项目中的財务管理(编辑修改稿)

项目中的財务管理(编辑修改稿)内容摘要：

审批阶段，资金将以预算的形式明确和分配下来。 预算分配的过程和成本计划的过程刚好相反。 它是沿项目的结构自上而下分配下去的。 预算和成本计划的区别在系统中是很微妙的。 预算是具有束缚力的，它是管理层控制一段时间内成本发展的审批工具。 当计划批准为预算后，这种束缚是体现在成本总额 上的。 明细的实际 /计划比较是分析的工具，而不具有直接的约束力。 可用性控制在一定程度上体现了预算的束缚力。 在项目的进行过程中，可使用的资金将被投入到不同的地方。 承诺（指采购定单和采购请求）和实际成本相继发生。 同时分配给该项目的消耗预算定单也将陆续发生各种成本。 所有这些统称为“已分配资金”。 当然我们可以使用“资金使用概览”等报表控制预算的使用，但是这种控制是被动的，也就是说，你必须自己去看这个报表才能知道预算使用情况，才能实施某种控制手段，比如冻结成本的发生，或通知相关人员。 ERP 项目管理系统还提供了主动的“ 可用性控制”。 在执行成本相关的操作时，系统将自动计算已分配资金并和预算比较。 如果超过了某个容忍水平（比如“ 90%预算已分配”，或“预算超过 5%”等等），将触发各种系统反映（比如，警告，警告并发送电子邮件或错误信息）。 我们可以在后台灵活地定义各种容忍水平和系统的反映方式。 系统在计算已分配资金时会自动寻找相关的 WBS 元素，并自动汇总它下层的所有成本对象的已分配资金。 对于预算控制，系统还提供了各种工具：原始预算编制，预算更新，预算释放和预算结转。 预算更新包括了预算增加，预算返还和预算划拨。 预算释放功能使得我们可 以分阶段部分地释放预算，以避免预算过早的耗尽。 预算的结转是指可以将本年未使用完的项目预算结转到下一会计年度。 此外，如果我们使用 ERP 的投资管理模块。 那么投资项目作为企业投资计划的实现工具，将被纳入整个企业投资计划的成本计划和预算控制架构中。 承诺和实际成本 和其他管理会计模块类似，项目实际成本流的来源是 ERP 系统的各种业务模块。 除了实际成本流以外，承诺（指采购申请和采购定单这些将来的成本流）也是项目需要控制的。 这些业务模块包括： 1采购：采购申请，采购定单，收货和服务确认。 2库存管理：物料领用。 3财务会计：总帐过帐。 4管理会计：间接费用法，流程成本（ ABC 成本法），利息计算，结算（定单），分配，分摊，作业分配。 5项目系统管理：确认（ Confirmation）。 确认（ Confirmation）记录了活动或活动元素的进展情况（主要包括实际时间和预计剩余时间），从而使我们可以作出关于项目将来发展的预测。 确认的动作在系统中会实现多项功能，其中包括实际成本过帐。 我们可以用很多方式来完成确认： 1单独确认，对个别网络，活动，活动元素或产能的确认。 2汇总确认。 3从信息系统出发，生成要求确认的工作流，发送给相关用户进行确认。 4使用跨模块的时间表（ Time Sheet）。 时间表是 ERP 系统中记录个人工作时间及工作对象的工具。 说它是跨模块的，是因为时间表的数据可以被很多模块使用，比如人力资源，项目系统，设备维护，管理会计，服务管理等等。 5使用 Inter完成单独确认，汇总确认或填写时间表。 6通过系统接口，从 PDA 设备，或其他外部系统输入数据。 项目中的物料 在项目结构这一节中，我们介绍了物料构件可以分配给网络中的活动。 这种分配的含义是指这些部件或原材料是 在项目的这个阶段所必须的，因此需要被保留或预定。 根据项目以及物料的特征，这些物料将通过触发 MRP 或者采购来获得。 从图三我们看到项目系统这个模块从项目的角度集成了销售，采购和生产等模块。 而项目中的物料是这种集成的一种重要形式。 项目中的物料是项目管理中一个复杂的组成部分。 比如有些物料是直接采购的，有些物料有BOM 和工艺路线，是企业内部制造的（如图三中分别指向采购和生产的箭头）。 再比如有些物料是纳入库存管理的，有些则完全不纳入库存管理体系。 再比如有些库存是项目专用的，而有些是企业统筹计划的。 再比如有些库存是有 价值的，而有些是不含价值的（或者说只管理物流而不管理价值流），诸如此类。 这些都体现了 ERP 的高可配置性和灵活性。 但是由于这个组成部分更多的涉及物流管理，因此本文中我们只选取一种常用的情景，从财务的角度来介绍项目中的物料这个功能。 我们的情景如图四所示，在项目 W100 中，活动 3100 分配给 WBS 元素。 在这个活动中需要物料构件 W71600。 W71600 是一种公司内部制造的部件，它的 BOM 包含三种原材料，分别是 W71610， W71620 和 W71630。 该项目物料的库存都是项目专用库存。 项目专用库存（ Project Stock）和统筹库存（ Collective Stock）存在以下区别： 1项目专用库存的物料需求计划（ MRP）是分项目运行的，和统筹库存是分开的。 2项目专用库存除了本项目，不能作其他使用。 （当然可以由专门的操作先将项目专用库存转作普通库存。 ） 3项目专用库存的生产定单及其成本，采购定单及其承诺等物流过程都可以在项目信息系统中分项目反映。 而统筹库存的物流过程是不分项目的，因此只有到最后库存被项目领用才会在项目信息系统中反映，在这之前的过程在项目中是无法反映的。 4项目专 用库存的估价和科目都可以和普通库存分开。 此外，该项目的库存都是有价值的，即物流和价值流同步，物料移动会自动产生相应的财务凭证。 生产定单 ：W716 00WBS 元素： W100 . 3活动： 3100物料构件： W716 00原材料 : W716 10 W716 20 W716 30采购定单生产定单成本 计划 实际作业 3,00 0 3,2 50材料 W716 10 6 00 6 00材料 W716 20 2 ,0 00 2 ,0 00材料 W716 30 1 00 1 00完工入库 5,700 5,700 0 25 0 采购申请 /采购定单 采购收货 生产领料 工票确认 完工入库 发货到活动WBS 元素： W100图 4 ：项目中的物料流程 在本情景中，已经通过 MRP 生成了物料构件 W71600 的生产定单以及三项原材料的采购定单。 我们的介绍从采购定单开始，下文的每一步对应图四中的 ① ⑥： 1． 采购定单。 对于项目 W100 的物料需求计划（ MRP）为该项目的所有物料以项目专用库存的形式作出计划。 MRP 的结果之一是对于 W71610， W71620 和 W71630 三种原材料的采购申请。