采购管理操作手册新(编辑修改稿)

采购管理操作手册新(编辑修改稿)内容摘要：

按 CTRL+F2 键，弹出物料参照，选择一个或多个物料，系统将存货及对应结构自由项带入到单据中。 根据存货编码，系统带入存货名称、规格型号、存货自定义项、主计量、单位、换算率等栏目。 采购订单参照存货时，只能参照存货档案中具有外购属性或者折扣劳务存货。 采购到货单手工增加时只能参照存货档案中具有外购属性的存货。 采购发票可以参照 “应税劳务 ”的存货，用于采购发票上的运费费用、包装费等采购费用。 采购发票可以参照设置 “是否折扣 ”的存货，在开票时可以没有数量，只有金额，或者在蓝字发票中开成负数。 同一张单据上可以 有相同的存货及自由项。 停用日期小于或等于单据日期的存货为已停用，不可参照录入，不可用于新增单据；但可以进行单据、报表查询。 设置［检查存货权限］，则填制单据时只能参照录入有权限的存货。 存货自由项：录入或参照，结构性自由项必须输入。 对于结构自由项，存货 +结构性自由项必须在物料组合范围内。 存货自定义项：根据存货编码带入，不可修改。 合同号：显示关联的合同号。 合同标的编码：显示从关联的采购合同带出的合同标的编码。 供应商存货编码：对于该存货，供应商所使用的编码。 在填制采购单据时，如直接输入供应商存货编码， 则系统自动转化为本企业的存货编码；如直接录入本企业的存货编码，则系统自动带出供应商所对应的存货编码。 供应商存货名称：对于该存货，供应商所使用的存货名称。 销售订单类别、销售订单号、销售订单行号：用于 LP 件预留时使用，当采购单据根据来源 单据生成时，来源单据中记录此三项的值，则带入来源单据的值，不可修改。 主计量、换算率、单位（辅计量）、数量、件数（辅数量）： 录入数量或件数，必填，大于 0。 无换算率的存货：系统带入主计量，数量必填；换算率、单位、件数不可编辑。 固定换算率的存货：系统带入主计量、单位 （采购默认单位）、换算率；数量、件数可以填写其中一项，系统根据换算率自动计算另一项；可以改变单位，系统根据新换算率、件数反算数量。 浮动换算率的存货：系统带入主计量、采购单位、换算率（存货档案默认换算率）；数量、件数可以填写其中一项，系统根据换算率自动计算另一项；可以改变换算率，根据［浮动换算率计算规则］设置，以数量或件数为主进行反算。 蓝字单据（不包括发票），存货的数量、件数必须大于零。 红字单据（不包括发票），存货的数量、件数必须小于零。 在一张发票中可以同时输入正负数量的商品，但蓝字发票的总金额不能小 于 0；红字不能大于 0。 采购发票可输入折扣类存货，折扣类存货可以不输入数量、单价，只输入金额。 原币单价、原币含税单价、原币金额、原币价税合计：录入或反算，必填。 单价指无税单价、金额指无税金额。 手工增加单据时，原币单价、原币含税单价根据［取价方式］带入，可修改，不能为负数；参照来源单据生单时，如果来源单有单价，则带自来源单据单价，没有，则根据选项取价。 系统如果设置了最高进价，则要进行最高进价控制。 具体参见 “ 最高进价控制 ”。 税率：录入或带入，必填， 0≤税率＜ 100。 取值方式为［手工录入 ］时，表体税率取自存货档案中的 “进项税率 ”，可修改。 取值方式为［最新价格］时，表体取最新价格的税率，没有的取表头税率，可修改。 取值方式为［取自供应商存货价格表价格］时，表体取供应商存货价格表的税率，没有的取表头税率，可修改。 一张单据中允许有不同的税率；同一种存货在同一张单据中也允许有不同的税率。 税额：录入或反算。 扣税类别为应税外加：税额＝无税金额 *税率 %。 扣税类别为应税内含：税额＝价税合计 *税率 % 外币有关栏目参见 “外币业务 ” 本币单价（无税）、本币金额（无税）、本币税额、本币价格合计：录入或反 算，有外币业务的，需要在【单据设计】增加本币价格栏目。 原输入的单价、金额等都视作原币，汇率改变时，系统自动重算本币。 其中原币价格为表头币种的价格，本币价格为本位币（一般为人民币）的价格。 用户输入其中一个价格时，系统根据业务规则计算其他价格（本币、原币）。 自定义项（表体）：为满足业务需要，用户可自定义表体自定义项。 项目大类编码：录入或参照，参照内容为项目档案。 录入项目，自动带入该项目所属的项目大类。 项目大类：根据项目大类编码带入，不可修改。 项目编码：录入或参照，参照内容为项目档案。 项目：根据项 目编码带入，不可修改。 单据状态 根据单据的状态，可以将单据分为： 不需审核的单据 需要关闭的单据 可以锁定的单据 不需审核的单据 不需审核的单据：保存单据即为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。 有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不可修改、删除。 在《采购管理》中不需审核的单据：采购到货单（到货退回单）、采购发票、采购结算单、期初暂估入库单、期初发票、期初受托代销入库单；未与《库存管理》集成使用时，《采购管理》的采购入库单不需审核。 【操作流程】 进入单据查 询界面。 点击〖增加〗，进入单据录入状态。 输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。 填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。 在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据查询界面。 保存单据，单据可以修改、删除。 需要关闭的单据 有些单据可以关闭单据，从业务上可分为五种状态：录入、未审核、已审核、已执行、关闭。 需要关闭的单据：采购请购单、采购订单、采购到货单、代管挂账确认单。 【单据流程】 进入单据查询界面。 点击〖增加 〗，进入单据录入状态。 输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。 填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。 在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据查询界面。 保存单据，单据状态为未审核。 未审核的单据可以修改、删除。 审核单据：未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。 已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。 弃审单据：已审核未执行的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核。 有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能 弃审。 执行：已审核的单据为有效单据，可以执行，可以被其他单据、其他系统参照使用。 已执行的单据不能弃审，但已执行的采购订单可以进行变更。 关闭单据：已审核的单据可以关闭。 已关闭的单据不能执行、弃审，但不影响根据该单据生成的下游单据的正常操作。 1打开单据：已关闭的单据可以打开。 打开后的单据状态为关闭前的状态，如已审核、已执行。 【行关闭及行打开】 采购订单可以按单据的明细行记录进行行关闭和行打开操作。 在采购订单表体，选择要进行行关闭或打开的明细行记录，点鼠标右键进行行关闭或打开的操作。 行关 闭：对于已审核的采购订单明细记录可按行进行关闭操作。 行关闭时，系统检查对制单人的权限。 行打开：对于已关闭的采购订单明细记录可按行进行打开操作。 行打开时，系统检查对明细行行关闭人的权限。 可以锁定的单据 在启用制造模块后，对于采购系统中的请购单和采购订单，需要根据单据是否处于锁定状态，决定是否作为 MPS/MRP 运算时的数据来源。 为此，对请购单和采购订单设定锁定状态，支持手工锁定和解锁，支持参照 MPS/MRP 采购计划和请购单生成单据的自动锁定。 单据常用操作 单据右 键操作 单据录入状态 在单据表体点击鼠标右键，则系统弹出右键菜单。 菜单上部分为常用功能： 单据查询状态 在单据表体点击鼠标右键，则系统弹出右键菜单。 菜单上部分为常用功能： 查看现存量：进入现存量查询。 供应商：进入供应商档案，可录入新的供应商，或修改供应商记录。 存货：进入存货档案，可录入新的存货，或修改存货记录。 菜单下部分功能： 行关闭：对于已审核的采购订单明细记录可按行进行关闭操作。 行关闭时，系统检查对制单人的权限。 行打开：对于已关闭的采购订单明细记录可按行进行打开操作。 行打开时，系统检 查对明细行行关闭人的权限。 联查单据，可以〖向上联查〗、〖向下联查〗。 定位记录：用于表体记录的定位。 合并显示：当表体记录很多时，可以设置一些记录按某一个规则进行汇总显示、打印。 比如：当表体含有同一个存货的记录，如果希望将同一个存货合并在一行显示，就可以使用合并显示的功能，按存货编码进行合并，数量汇总。 这样系统将同一个存货只显示一行，数量进行汇总。 新增单据 新增单据时，可以人工输入，也可以拷贝（参照）其他单据。 具体采用何种方式新增单据，取决于企业采用的业务模式和系统参数设置。 【操作流 程】 手工新增单据 进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。 单击〖增加〗按钮，系统自动新增一张空白的单据。 手工输入单据表头和表体内容：直接录入或参照，录入存货后系统自动带入相关信息。 根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。 要删除某行，将光标移到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。 要增行，可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按〖增行〗增加一行。 要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。 如果不想保 存当前输入的单据，单击〖放弃〗按钮，则放弃当前新增的单据。 该张单据被确认正确后，单击〖保存〗，保存该单据。 未保存单据时，如退出当前界面，则系统提示是否保存对当前单据的编辑。 用户可根据情况做出选择。 单据增加完毕，再重复 29 步骤，增加下一张单据。 1当所有单据填制完毕，用鼠标单击〖退出〗按钮或当前窗口右上角〖 X〗 ， 退出填制单据功 能。 参照来源单据生成 进入单据界面，点击〖新增〗，点击右键，显示右键菜单，用户可选择相应的来源单据；或者点击生单的下拉列表，选择拷贝生单的方式。 系统显示参照单据的过滤条件界面，录入过滤条件，点击〖过滤〗按钮，系统显示符合条件的参照单据列表；用户可以按工具栏〖过滤〗按钮重新查询。 选择执行所拷贝的记录，过滤符合条件的记录。 双击选择栏，显示 Y则选择当前行；再双击，则取消选择；可〖全选〗、〖全消〗。 选择完符合条件的记录后，按〖确定〗，将所选的信息带入当前单据。 按〖保存〗按钮或按 [F6]快捷键，保存当前输入的单据。 【补充说明】 参照单据生成时，在选单界面中有两个选项：执行所拷贝的记录、显示已执行完的记录。 执行所 拷贝的记录 此选项用于参照来源单据生成后续单据。 选择此选项，生单后，后续单据和源单据建立关联关系。 显示已执行完的记录 此选项用于单据之间的复制时使用，减少用户的操作。 选择此选项时，后续生成的单据与来源单据之间只是一个复制的关系，相互不建立关联。 修改单据 修改已填制的单据有两种方法： 在单据卡片界面进行修改。 在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行修改。 【菜单路径】 各种单据菜单－单据工具栏〖修改〗按钮 【操作步骤】 在单据卡片界面进行修改 进入单据界面，系统显示所选的单据 格式，及最后一次操作的单据。 用鼠标点击〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需修改的单据；或点击〖定位〗按钮，利用定位功能将光标定位在需要修改的单据上。 在当前单据，点击〖修改〗按钮，进入单据录入状态。 要删除某行，将光标移到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。 修改表头供应商，表体会根据新的供应商进行重新取价（价格选项为取自存货价格表）；如果启用了最高进价控制，则按新供应商进行最高进价控制；重新按照供应商存货对照表对业务的控制规则进行控制。 要增行，可将光标移到表 体尾部空行处录入，也可按〖增行〗增加一行，行前序号由黑变为红。 要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。 如果不想保存修改内容，单击〖放弃〗按钮，则放弃当前修改内容。 修改完成后，按〖保存〗按钮，保存本次修改的内容。 未保存单据时，如退出当前界面，则系统提示 “是否保存对当前单据的编辑。 ”，用户可根据实际情况做出选择。 1修改完当前单据，再重复 28 步骤，直至所有需要修改的单据修改完毕。 在单据列表界面选择要修改的单据 进入单据列表界面，显示过滤界面。 输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏〖过滤〗按钮重新查询。 将光标移到要修改的单据的任一行，或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找要修改的单据记录，双击该单据行进入该单据查询状态，进行单据修改，操作说明见上。 删除单据 单据如不需要，则可以将该单据删除。 单据只能整张删除，单据行的删除请参见 “修改单据 ”。 删除已填制的单据有两种方法： 在单据卡片界面进行删除。 在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行删除。 【菜单路径】 各种单据菜单－。