行政部运行手册(编辑修改稿)

行政部运行手册(编辑修改稿)内容摘要：

事部。 第三条 合同管理部门的主要职责是对合同专用章的使用进行专门的管理，办理签订合同委托手续；管理合同文本；协助企业法律顾问参与合同纠纷的仲裁与诉讼活动。 第四条 签订合同，实行分工负责制，各部门负责本部 门业务范围内的有关合同。 第五条 对外订立合同，承办部门应首先调查了解对方权利能力和履行能力（包括资格、资信），应要求对方出示“营业执照副本”，“法定代表人证明书”、“授权委托书” ，订立数额较大（ 10万元以上）的合同，应要求对方出示银行资信证明或提供担保。 担保者必须是能够承担相应经济责任，具有法人资格的经济实体。 第六条 签定合同，应当符合规范要求，避免漏洞和不平等条款出现，有国家统一合同示范文本的，应按合同示范文本签定，没有合同示范文本的，可参照相应的合同文本签定，合同需要公证、鉴证的，可以向法定的 机构申请公证鉴证。 可由常年法律顾问审阅。 第七条 合同签字，盖章或公正、签证、审批等程序生效前，要按照以下内容进行审查，然后加盖合同专用章或单位公章。 签约双方是否具有签订合同的法人资格； 签约双方是否自愿平等； 签约对方的经营范围、资产情况、履约能力； 合同内容是否符合国家法律和行政法规的规定； 合同的主要条款是否齐全，签定程序是否符合法定程序； 合同纠纷发生后，选择的仲裁机构和诉讼管辖、违约责任是否明确。 Beijing Futong Property Management 富通物业管理公司 21 第八条 签订合同的审查程序 承办部门要按规范的合同制式起草合同文本，经 财务部、 行政人事部 审查无误后，交由公司法定代表人审批。 第九条 对外签订合同一般由主管领导在法定代表人的授权范围内以委托人的名义签定，因特殊情况超出授权的，承办人员要用电话等通话工具请示允许后实行，回到公司后补办手续。 第十条 合同正式签定后，由承办部门把合同正本交由 行政人事部 留存，承办部门、财务部门留用复印件。 如承办部门未及时向 行政人事部 提交合同正本，合同在履行与查询中出现问题由其承担责任。 第十一条 行政人事部 作为公司合同管理部门，经审查发现已签字生效的合同存在显失公平和有重大误解问题的，应督促承 办部门主动与对方协商修改。 协商不成的，应在一年内向有管辖权的人民法院申请撤销。 第十二条 在履行合同中发生纠纷的，承办部门、 行政人事部 要密切合作，按法律程序解决纠纷。 第十三条 合同管理责任 凡对外签定合同，因没有认真了解对方单位（签约人）资格和履约能力，给企业造成损失的，追究承办部门责任，并对承办部门处以损失额 10— 20%的罚款。 凡因企业不能完全履行合同而造成损失的，应查清原因，对造成损失有责任的承办部门按责任大小处以损失额 10— 20%的罚款。 凡因对方违约造成损失，而未及时追究的，要追 究责任部门的责任，并处以损失额 20— 30%的罚款。 凡违反公司合同管理规定，以及在签定和履行合同中，利用职权索贿，受贿，恶意串通，损害国家和本公司利益，应依据有关规定，追究有关部门的行政责任、经济责任，直至追究法律责任。 Beijing Futong Property Management 富通物业管理公司 22 第六节 计算机使用管理规定 为了规范计算机的管理 ，保证员工工作的便捷性、计算机使用的高效性，特制定公司计算机管理规定。 第一条 公司各部门计算机应有专人负责，计算机管理员要保证工作期间系统的正常运行。 第二条 管理人员应对公司的计算机设置开机密码，以保正内部资料的安全性。 密码仅告知公司内部人员。 未经部门主管同意，密码不得告与他人。 第三条 管理人员上班前必须开机，计算机使用者下班后使用完毕必须关机。 第四条 公司人员不得在上班期间利用电脑处理个人事务，更不允许玩电脑游戏、上网聊天。 第五条 公司员工或客户带来的软盘必须经过消除病毒后方可在企业计算机或网络上浏览。 第六条 公司员工要严格做好计算机内部资料的保密工作，对计算机内部资料、数据不得对外传播。 第七条 因使用者使用不当或使用计算机上的他人资料而造成数据、资料丢失或计算机损坏的应有使用人负责。 Beijing Futong Property Management 富通物业管理公司 23 第七节 计算机网络应用管理规定 为了规范计算机的管理，营造良好的工作环境，提高计算机的使用效率，特对公司内部计算机网络的使用做如下规定： 第一条 网络管理员的职责 负责公司内部网络以及互联网的管理。 有责任保证局域网及互联网的通畅，维护网络设备的正常使用。 有权利在任何时间检查公司员工计算机使用网络资源的情况，并对违反规定的行为人进行考核。 第二条 内部局域网的管理 为了正确合理地使用局域网资源，公司计算机必须登陆到指定的与工作有关的区域中，并严格按网络管理规定进行操 作。 包括网络管理员在内的公司员工未经上级主管授权不得进行超越权限的任何操作。 公司员工不得安装和使用危害企业计算机硬件及网络安全的软件或外部设备（包括带有病毒的、或具有潜伏期危害性的软件），不得私自动用和调整企业网络设备； 各级领导和各部门要按照各自的权限共享资源。 否则，由此造成的一切损失由个人负责。 第三条 互联网资源的管理 不得浏览与工作无关的信息。 严禁访问非法网站及色情网站。 未经行政人事部授权或同意，严禁任何人利用公司名义从事一切网上活动。 未经上级主管同意及网络管 理员授权，任何员工在任何时间不得私自使用调制解调器通过企业电话线上网。 全天时间内不得玩网络游戏，不得上网聊天。 不得私自下载软件。 如因工作要求需要从网上下载应用程序或软件，须经上级主管批准并通知网络管理员后方可下载，下载时应保证其安全性及合法Beijing Futong Property Management 富通物业管理公司 24 性，网络管理员有权删除未经允许的下载软件。 全天时间是指上午 8点 30分至下午 5点半。 违反本规定每次考核当事人 20元，给公司造成损失的，当事人要承担相应的责任。 Beijing Futong Property Management 富通物业管理公司 25 第八节 公司档案管理规定 为了提高办公效率，充分 发挥档案的作用，规范公司档案的管理和使用，特制定本管理规定。 第一条 适用于公司所有文件、资料的管理，包括公文、大厦资料、客户资料、管理文件与资料、财务资料、工程资料等。 第二条 各相关部门负责本部门文件及相关文件的存放管理工作；行政人事部负责检查、督促、指导其他部门文件、资料的管理以及公司所有文件的归档管理工作。 第三条 管理要求 文件资料管理全过程 （ 1）文件的归档范围： （ 2）行政文书：内部通启、对外发文、外部来函。 （ 3）人事劳资：员工档案、培训档案、工资档案。 （ 4）经营财务：经 营管理、财务管理、合同管理。 （ 5）客户管理：住户资料、回访记录、消防治安管理、清洁卫生管理、绿化管理、停车场管理等。 ， （ 6）工程技术、设备管理：大厦竣工验收资料、改造变更资料、房屋及公共设施维修 (维护 )资料、设备管理及技术资料、设备运行维护保养资料。 （ 7）质量管理：质量体系文件、质量管理资料。 文件的归档要求： （ 1）归档的文件资料必须字迹工整，纸张及文件格式符合国家要求。 （ 2）归档时必须进行认真验收，并办理交接登记手续，同时必须确保文件资料的完整、系统、准确、真实性。 （ 3）归档的文件 必须是原件，在特殊情况下可使用复印件，但必须附上说明。 （ 4）归档文件必须进行科学分类、立卷和编号，档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。 文件的归档时间： Beijing Futong Property Management 富通物业管理公司 26 （ 1）财务档案在会计年审后，由财务部门保管。 （ 2）文书及管理资料在次年第一季度前经由职能部门审定，按归档要求整理后向档案部门归档。 （ 3）基建项目、改造工程的资料在竣工后一个月内归档，一年后向档案部门归档。 （ 4）工程、设备运行资料必须在次年一季度前整理并向档案部门归档。 四、档案借阅： （ 1）借阅档案（包括文件、资料）必须登记借阅簿，机密档 案文件要经经理级领导批准方可借阅。 （ 2）借阅档案期限不得超过二星期，到期归还，如需再借，办理续借手续。 （ 3）借阅人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。 （ 4）借出和归还档案时，应办理清点、登记手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。 档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，不得隐瞒不报，应立即写出书面报告，并按情节追究当事人的法律和行政责任。 Beijing Futong Property Management 富通物业管理公司 27 第九节 公文管理规定 为统一公文运行程序，加强公文管理，提高办公效率，制定本规定。 第一条 各级政府、上级机关和其他单位报送本公司的公文，统一由行政管理部收管，并负责签收、分类、登记和分发、传阅工作。 第二条 以公司名义发出的各种文件，由行政人事部编号、登记，统一对外发送。 公文处理： 公文登记分类，交行政人事部负责人审阅，提出拟办意见； 根据拟办意见，行政人事部人员送领导及有关部门阅处； 领导批办的公文，先交回行政人事部登记，由行政人事部人员按批示意见，交由有关部门的承办人员负责办理和签复，行政人事部应及时催办； 如承办过程中有疑问或问题，应及时通过请示、报告解决； 承办 人办理完毕，应填写承办结果，连同原文件退回行政人事部存档。 第三条 公文传阅： 据文件内容和性质，由行政人事部负责人提出传阅范围；送阅文件要抓紧时间传阅； 一律由行政人事部人员传送，部门之间一般不横向传阅； 文件阅后，阅文人要签名并写上时间； 文件传阅完毕后，由行政人事部归档保管。 Beijing Futong Property Management 富通物业管理公司 28 第十节 图书、报刊管理办法 本规定对公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等作出以下规定。 第一条 购买图书由行政人事部根据公司业务发展需要及各部门经理的申请要求进行。 第二条 购买程序：按 财务采购程序办理。 第三条 图书采购人员按计划实施采购，并注意控制预算，不得超支。 第四条 报销程序：填写报销凭证 购买的书籍交办公室登记 行政人事部在报销凭证上签字确认 财务审核 总经理签字 第五条 凡新购进的图书按图书分类科目进行分类整理与编号，贴上标签，输入图书管理系统。 第六条 期限：普通图书借期一月，专用工具书籍的借阅期限视具体情况限定。 第七条 继借：借阅图书到期，必须到行政人事部办理继借手续。 第八条 归还：如有破损、遗 失情况，照价赔偿。 第九条 报刊订阅：公司由行政人事部负责刊物的订阅，各部门可以部门名义提出订阅刊物的需求，由行政人事部综合平衡并提交总经理审批后订阅。 第十条 报刊收发：办公室每日收取报刊，整理并发至各部门以供阅览。 第十一条 归档：每年年底将期刊装订成册，归档备用；报纸每季度处理一次。 Beijing Futong Property Management 富通物业管理公司 29 第十一节 工服、工牌管理制度 为了树立公司良好形象，规范管理，特制定工牌、工服管理规定。 第一条 工牌、工服由行政人事部统一制作、发放和管理。 第二条 工牌管理 员工从入职之日起应配备相应的工作标牌。 员工应妥善保管工牌，保持无破损；如丢失需交纳工本费方可补办。 离职人员应将保存完好的工牌退还行政人事部布洗房。 第三条 工服管理 工服由行政人事部分岗位统一订制，按员工所属部门及岗位对工服进行。