机电公司文件管理办法含常用表格流程(编辑修改稿)

机电公司文件管理办法含常用表格流程(编辑修改稿)内容摘要：

新机电行政中心归档备查。 公司已经颁布并正在执行的制度编号仍然有效，新制定的制度和修订后的制度按照本规范进行编号。 运营管理中心酌情编制新旧编号对照表。 联系单管理 内部传送单管理 当项目组内某部门由于内部或外部原因需变更某合同内容时，填写第一栏意见，并按项目有关程序、确定需征求意见、协办、审核、批准的后续各部门/人员，后续部门/人员可以是一个部门/人员，也可以是多个部门/人员。 8 文件管理办法 按确定的后续各部门/人员的顺序，由各部门/人员填写“意见”并在“准备者”、“审核者”、“批准者”栏中签名。 最后签署意见者必须是《传真（工程联系单）发文及审批权限表》（见附件 11）中的签发人。 内部联系单签署完意见后，项目经理根据意见拟发传真或工程联系单，由项目秘书按权限表签批并分发。 内部联系单由项目秘书按流水号存档，并实时填写电子目录进行登记。 XXX 项目内部传送单目录编号 工作联系单管理主题准备者日期备注 中心收到工作联系单后，由中心文秘在资料目录中进行登记，报中心负责人批示处理意见，交由相关责任人处理。 中心文秘负责留存。 项目部收到工作联系单后，由项目秘书加盖收文章，在资料目录中进行登记， 并制作文书处理表（格式见附件 9），项目经理审批后分发，项目秘书留存。 工作联系单收文流程详见流程 5。 各中心发出工作联系单，由中心文秘或相关人起草、签名，中心负责人批准后，中心文秘依据发送范围填制《文件发放回收记录》进行分发。 各项目部发出的工作联系单，由项目秘书或相关人起草后，由起草人签名，项目经理批准，编制文书处理表后加盖发文章，按主送、分发人进行分发。 工作联系单发文流程详见附件流程 6。 联系单必须由中心／项目秘书（现场资料员）传送并办理签收手续。 并负责跟踪事件处理情况，反馈中心负责人／项目经理。 工程联系单管理： 项目现场产生的工程联系单，审批前须先填报《内部传送单》； 工程联系单必须依据《传真（工程联系单）发文及审批权限表》（见附件 11）进行签发，签发完毕后交现场文秘分发相关责任单位及责任人。 凡涉及与费用、进度等有关合同内容变更的所有事宜，工程联系单审批前必须填报，依据最终意见进行审批。 《内部传送单》是项目部各业务单元之间需相 9 互征求意见、协办、审核、批准的书面记录。 文件管理办法 收到现场施工单位、业主监理等相关单位发出的工程联系单，应由项目秘书填写文书处理表，报项目经理批示处理意见后，登记、转发相关责任人后存档。 传真管理： 传真接收管理： 行政中心资料管理员负责公司传真的接收、分类、编号，并在《传真接收登记表》上进行登记。 格式见附件 10。 登记后的传真在半小时内通知中心/项目秘书领取，并在《传真接收登记表》上签收，由中心/项目秘书送达相关责任人。 项目类传真由项目秘书归档保管，中心类传真由中心秘书或专人归档保管，归档登记时须登记传真编号。 传真从接收到送达至相关责任人员须及时完成。 原则上不超过 30 分钟（非工作时间接收的传真除外）。 收到不属于自己业务范围内的传真应及时退还给行政中心。 传真接收流程详见流程 7。 传真发送管理： 传真发送须发件人草拟传真件，由中心文秘/项目秘书统一进行编号按传真审批流程取得传真发送批准后，送至行政中心。 行政中心传真管理员依据《传真（工程联系单）发文及审批权限表》进行审核，确认符合审批权限后进行发送。 中心秘书/项目秘书填写《传真发送登记表》（见附件 12）签字确认发送。 传真发送流程详见流程 8。 会议纪要管理 所有会议需在 1 个工作日内整理完成《会议纪要》，由会议召集人对会议纪要的内容和发送范围进行确认和签发。 会议纪要记载会议精神和决议，与公文等效，与会者必须遵照执行。 会议纪要属公司内部重要文件，具有一定保密性，未经批准不得外传。 第七章 相关/支持性文件 集团 ZHJTX10010 《管理文件制定规范和流程》 10 《文件分类及编号规定》 《印章管理办法》第八章 附件文件管理办法 附件 1 WXJDMDX1116B1《公文处理单》 附件 2 WXJDMDX1116B2《公文签批单》 附件 3 WXJDMDX1116B3《文件发放回收记录》 附件 4 WXJDMDX1116B4《文件会签单》 附件 5 WXJDMDX1116B5《管理文件阅读登记表》 附件 6 WXJDMDX1116B6《文件变更单》 附件 7 WXJDMDX1116B7《管理文件废止申请单》 附件 8 WXJDMDX1116B8《文件调阅申请单》 附件 9 WXJDMDX1116B9《文书处理表》 附件 10 WXJDMDX1116B10《传真接收登记表》 附件 11 传真发文及审批权限表 附件 12 WXJDMDX1116B11《传真发送登记表》 11 附件 1 XXXX机电工程有限公司公文处理单编号：WXJDMDX1116B1 NO：收文日期 文件密级来文单位来 文 标 题字 号待复期限 承办人行政□ 财务□ 销售□ 商务□ 设计□文件属性文件管理办法领导批示主（会）办单位意见催办记录抄送备注项目□ 工程□办理结果 12  年 月 日 年 月 日年 月 日附件 2 XXXX机电工程有限公司公文签批单编号：WXJDMDX1116B2 NO：标题附件名称发文部单位/拟稿人： 会签单位/会签人：核稿： 签发人：主送单位或部门： 抄送单位或部门：打印人： 主题词：发文字号： 印发日期：秘密等级： 紧急程度：备 注： 13 文件管理办法附件 3 XXXX机电工程有限公司文 件 发 放/ 回 收 记 录 编号：WXJDMDX1116B3 NO： 版本/修订文件管理办法文件 名称 序号 1234567891011发放中心/部门 份 数 文件编号 签 收 日 期 号 发出部门 份 数。