房地产行政管理手册(编辑修改稿)

房地产行政管理手册(编辑修改稿)内容摘要：

条 外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，并作出登记、转告。 第十条 长途电话使用：（一）到前台办理登记后再拨打。 第十一条 手机使用管理：（一）为便于提高工作效率，公司领导层或特殊情况人员，其手机话费按财务规定电话费标准给予补助（标准另定），其他员工使用的费用一律自理。 （二）公司所有工作人员无论是在工作日，还是在休息日，节假日均不能随意关闭手机，以便影响工作，违者将给予处罚。 第七部分 电脑使用管理办法第一章 总 则第一条 将电脑管理予以合理化，以利于业务进行；充分发挥电脑的最大效力，特制定本管理办法。 第二章 管理办法第二条 人员规定：（一）每台电脑指定专门人员上机，负责日常操作，非操作人员不得随意上机；（二）电脑管理员负责密码的设立管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露；同时，使用人员不得随意更改密码。 （三）公司电脑由行政部统一调配。 第三条 操作规定：（一）严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项。 （二）严禁私自携带各种应用软件在公司电脑上进行安装，如需安装，应经电脑管理员同意后，由管理员进行安装、调试。 （三）严禁员工删除服务器上的任何文件，以及无故对文件加密。 （四）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。 （五）不得随意下载Internet网上的文件，以免感染病毒。 （六）严禁使用BT、电驴等P2P下载软件；（七）严禁在任何时间使用MSN，等聊天软件。 第三章 电脑的保养第一条 总经办电脑管理人员定期使用杀毒软件进行病毒检测和清理工作，电脑操作人员一旦发现电脑感染上病毒，应及时报电脑管理人员处理。 第二条 机器出现故障，应及时报电脑管理员维修。 第三条 定期对电脑资料进行整理，做好备份及删除不必要的文件资料，保证电脑内运行空间的畅通，备份磁盘由电脑管理员负责管理。 第四条 定期由电脑管理人员负责组织安排专业电脑维护公司进行维护和保养。 第八部分 电子文档管理办法第一章 总 则第一条 为了规范公司的电子文档，保证公司档案的完整齐全，方便日后查阅和借鉴，提高工作效率，特制定本办法。 第二条 电子文档即能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁盘、磁带或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 电子档案即具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和硬、软件说明。 公司附属组织和分支机构皆遵循此办法。 对电子文档规范化方面成绩显著的部门或员工实行奖励。 第三条 对各部门电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由各部门档案员具体负责，总经办统一协调管理。 第四条 电子文件形成部门负责电子文件的收集、保管和整理工作，档案部门要进行指导、监督、归档。 第五条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 第七条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。 进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 第二章 电子文档的收集第八条 收集范围：各部门生成的编号文件。 第九条 收集与积累的要求：（一）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质文件相符合。 （二）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。 （三）用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。 （四）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （五）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 （六）用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 （七）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。 （八）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 收集、整理方法：（一）各部门在部门信息共享中设专用文件夹，用于存放本部门电子文件登记表及电子文件。 （二）《电子文件登记表》用于登记部门各类电子文件，按公司现有《档案管理制度》中有关规定将形成的各类文件分门别类予以登记（注明：文号、文件名、责任人、时间、备注等）（三）各部门所有电子文件按《电子文件登记表》中相应的不同类别分别存放在文件夹中。 （四）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 （五）电子文件的归档：定期（视电子文件的多少）把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。 1．归档范围 ：具有保存价值的电子文件属于归档范围以内。 2．归档时间： 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成（视电子文件的多少）。 3．检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。 其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。 4．归档前的鉴定： 电子文件归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。 如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。 即由部门档案员实施，部门负责人负责，档案管理部门监督指导。 第十一条 归档要求（一）电子文件集中后，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。 必要时，复制第3套，异地保存。 对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，（二）推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。 禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。 （三）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、硬件及软件环境。 （四）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。 第三章 电子档案的移交与保管第十二条 电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。 第十三条 检验：档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。 归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。 与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％ 合格率应达到100%。 第十四条 检验项目：载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。 第十五条 将检验结果填人电子档案人库登记表。 检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。 第十六条 验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。 一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。 第十七条 电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。 第十八条 归档载体应作防写处理。 不得擦、划、触摸记录涂层。 载体应直立存放，做到防尘、防变形。 第十九条 环境温度选定范围: 14℃— 24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。 第二十条 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。 第二十一条 电子档案在形成部门的保管，也应参照上述条件。 第二十二条 存储有效性保证：（一）每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。 （二）每满2年进行一次抽样机读检验。 抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。 （三）设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。 （四）磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。 原载体同时保留时间不少于4年。 （五）定期检验结果应填人电子档案管理登记表。 第二十三条 利用：（一）电子档案的封存载体不得外借。 （二）利用时使用拷贝件。 （三）利用时要遵守保密规定。 （四）利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。 （五）具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。 第九部分 办公钥匙管理办法第一章 配备原则第一条 总经办负责公司内部所有钥匙的收发与管理。 第二条 有独立办公室的部门和员工各自负责保管和使用公用钥匙。 第三条 文件柜、办公桌钥匙由相关员工负责保管和使用。 第二章 使用规定第四条 员工应妥善保管钥匙，不得遗失、转借和私自配制，若有违规者或造成公司财产损失的，将追究个人责任，并视情节给予处罚。 第五条 若非正常上班时间需要回公司加班或工作的，必须通知总经办负责人。 第六条 员工离职时需及时交出所有钥匙，并作登记备案。 第十部分 员工奖惩制度总 则第一条 为加强管理，严明纪律，弘扬先进，鞭策后进，正确使用激励手段，调动员工的积极性，提高工作效率，本着以正面激励为主的原则，特制定本奖惩制度。 第二条 为了规范公司执行行政奖惩条例和人事奖惩有关规定，达到奖励先进，惩罚落后，弘扬正气，调动员工的积极性，提高工作效率，促进公司健康发展的目的，特制订本程序文件。 第三条 本程序文件适用于湖北爱特投资有限公司及其子公司。 第一章 职 责第四条 总经理负责重大奖惩决定的审批。 第五条 财务总监、分管副总经理负责监督检查所管辖部门负责人遵章守则和工作完成情况，并在权限内进行奖惩。 第六条 各部门负责人负责监督检查员工遵章守则和工作完成情况，对本部门违反公司规章制度和未完成工作责任人及时进行处罚，并将处罚结果通知总经办，由总经办统一公告并报财务部执行。 第七条 总经办负责完善制度、监督检查制度执行情况和各个部门奖惩情况、调查违规违纪事实；根据制度提出奖惩和公告、接受聆听、处理员工申诉；并对有异议的奖惩事项重新提出奖惩建议，获得批准后，进行公告。 第八条 全体员工有互相监督制度执行情况并向总经办反映的责任和义务。 第二章 奖惩原因调查第九条 总经办在例行制度执行情况检查中发现违规违纪现象或员工举报违规违纪情况，证据确凿，不需要调查的，总经办不再调查。 第十条 员工和部门负责人反映或举报的违规违纪现象，总经办应在接到举报后1小时内展开调查，了解是否存在当事人违规违纪事实；若本人承认事实，则调查结束；若本人不承认事实，但有与之相关多人证实违规违纪事实存在，调查也相应结束。 一般情况下，调查应在一个工作日内完成，特殊情况不得超过3个工作日。 第十一条 合理化建议奖励或其他例外奖励由总经办调查并提出奖励形式和奖励金额，总经理批准后进行奖励。 第十二条 总经办接受员工申诉，并开展调查，避免产生奖惩不公现象。 第三章 奖惩审批权限第十三条1。