鸿业地产公司行文流程及相关管理制度(21页)-地产制度(编辑修改稿)

鸿业地产公司行文流程及相关管理制度(21页)-地产制度(编辑修改稿)内容摘要：

包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）收文员应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密 级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。 对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 经办人如未能如期按要求办妥交办事宜，应于处理期限届满前，请示相关领导同意后，以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证文件的及时传阅。 公司外来文件和内部文的收文编号，由总经办收发员和部门收文员按年份依流水号一文一号编制。 三、关于收、发传真及快件的管理 发传真 时 必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、 接 收 人 的电话等事项，发 送 传真后须确认传真是否收到。 收传真 时 不得随意丢弃、扣压 拖延 传真 内容 ， 有接收人 及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。 总部发送、接收快件及挂号信一律在总经办登记，由总经办通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由总经办登记邮件资料 明细方可交给收件人。 收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。 公司内部各下属公司传给总部和各下属公司之间的收、发快件双方必须记录所邮寄资料明细，由直接收发人记录，以便查询。 流程图如下： 发文管理流程 公司外部来文处理流程 口头提出发文申请 同意发文 拟稿 形成拟稿审核表 总经办初审 相关领导审核 总部对外文件：主管经理核稿； 分公司对外文件：分公司经理核稿； 公司各部门往来文件：主管经理核稿； 一般事务性文件：下发部门负责人核稿； 规章制度：各部门负责人、总经理、董事长会审 签发 发文 存档 公文、规章制度：董事长签发； 一般 事务性文件： 业务类 主管经理签发； 管理类 主管经理签发； 一般事务性文件：网站公布，如需打印再印出下发 公文、规章制度：印出下发 填写发文登记表 文件原稿、拟稿审核表 发文部门 发文部门 校对、（盖章、装订）登记 总经办 总经办 总经办 相关领导批准 总经办收发员：可由总经办秘书兼任 外部来文 来文登记、签收、拆封 收文登记表 总经办 公司或个人 公司文件 个人文件 员工 总经办拟办意见 公文 收文阅办单 主管经理批办 传阅或办理 总经办收发员 稽催 承办通知单 总经办收发员 文件受理催办单 存档 收件原稿、收文阅办单、 （承办通知单、文件受理催办单） 总经办收发员 公司内部发文处理流程 四、文件的宣贯 （一）、公司所有下发的规章制度、通知及公告等，如文件的内容需向公司全体员工传达，均需在公司公告栏张贴（各办事处需在办事处公告栏张贴）。 （二）、对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合人事行政部培训组，在受文范围内组织培训，并针对特定人员予以考核。 具体培训方式以人事行政部培训组要求为准。 （三 ）、对于公司除制度以外的通知公告等类型文件由各部门经理负责在部门内部宣贯。 （四）、文件张贴的时间限制 a) 公告：需公司内部张贴 1 周； b) 通知：通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求。 内部发文 登记 部门或下属公司收文员 填写收文登记单 批示 部门或下属 公司负责人 填写部门收文阅办单元 传阅或办理 归档 部门或分公司收文员 收文原稿、部门收文阅办单 c) 通报：通常需公司内部张贴两周，具体视当次下发文件的要求。 d) 制度：通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求；以水印文本方式下发的文件，不得在公司内部张贴，但受文人需在部门内部按文件下发要求的范围内组织宣贯。 五、文件的保管与存档 （一）、文件的保管分为：有效期内文件的保管与过期文件的保管。 （二）、对于有效期内的文 件，须按“发文部门 — 机密程度 文件编号”进行有序存档管理。 如总部发文，文件编号为：鸿业总部【制度】字【 2020】第 01 号文件，机密程度为：秘密，应分放在管理总部机密类文件中，按编号有序排列。 （三）、公司文件在下发后两周内需进行存档管理 （四）、总经办需建立公司在用文件的电子目录 《公司在用文件目录表》每月 15 日及月底（遇节假日顺延）将公司在用文件的电子目录进。