翰瑪標識制造工程公司會務手冊(29頁)-工程综合(编辑修改稿)

翰瑪標識制造工程公司會務手冊(29頁)-工程综合(编辑修改稿)内容摘要：

时序 总 经 理 室 总 经 理 秘 书 相 关 部 门 备 注 会前 会间 会后 确定参会人员、时间范畴、内容 N 审批 修 改 Y 下 发 准备工作 会间服务 审 批 N 下 发 结 束 整理资料 Y 开 始 确定时间、地点、人员 拟定通知 修 改 接 收 反 馈  在公司外召开的会议 部门 时序 总经理室 总经理秘书 相 关部门 备 注 会 前 Y N 确认议题及 参会人员范围 选址及确定 起草会议通知 会议预算 人员确认 （住宿，交通） 设备准备 预定会议室，房间，用餐，娱乐 车辆安排 起草会务通知 议程 PPT制作 食品采买 指导服务员工作 场所布置与熟悉 开 始 会 中 会 后 四、程序  会前工作（按顺序） 议题及参会人员范围的确定 会议场所的选定： 在 会前至少十个工作日 确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。 要求 外部环境幽雅，适宜散步； 内部设施齐备： 会议室的布局，光线明暗，灯光，音响，空调等 会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作 娱乐设施齐全（乒乓球，保龄，游泳等） 住宿、餐饮、娱乐的距离要适宜 说明： 对符合上述条件的场所最终提请总经理室。 会议通知的起草 在 会前一周 确定本次会议的 议程 ，其中包括 汇报的具体时间 ， 主要内容及安排 ， 汇报人 ， 列席人员 等事项。 举例如下： 议程 时间 汇报议题 主要内容及时间安排 主要汇报人员 列席人员 1 9:00— 10： 00 98财年经营情况通报 汇报人： ――― ―――、―――――― 、―――、―― 10： 0010： 15 休息 2 10： 15— 11： 45 人力资源情况通报  人事及培训工作通报（ 40分钟通报 +50分钟研讨） 汇报人： ―― ―――、―――、――、―――、―――、 结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在 会前十天 发出。 申报会议预算 依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做如下费用明细， 包括：会议室费用，住宿费用 ，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。 会议预算要求在 会前四天 完成，经秘书处经理审阅后，报王总或刘总审批。 人员确认 结合会议通知中所注明的参会人员名单（主要是总经理室成员及全程列席人员），与其确认住宿，交通（往返）情况。  对于 QDI 的总经理室成员要了解到京及离京的时间，做 好接机、送机及住宿的安排工作；原则上如有继续留京人 员，建议安排在翠宫饭店入住。 设备准备 设备明细 数 量 设备明细 数 量 投影仪 1 台 长线接线 板 至少 2 个 胶投 1 台 激光笔 2 个 笔记本电脑 1 台 磁带，电池 依据会议长短 打印机及驱动程序 1 套 胶卷 依据会议长短 幕布（大） 1 个 胶片 1 本 白板（笔、擦） 至少 2 套 A4 复印纸 1 包 照相机 1 台 订书机 1 个 宽带透明胶 1 卷 圆珠笔 若干 曲别针 1 合 预定 依据征询结果，进行预定，其中要求确定的有：会议室，房间，餐饮，娱乐（保龄，乒乓球，游泳，台球等）。 要求： 会议室要确认是否有音响设备及白板。 车辆安排 依据会议议程确定车辆往返的安排，一般选用依维柯。 要求 明确发车时间，地点，路线，并将安排情况通知公司车辆管理员。 车辆安排的原则： A. 结合会议议程安排，并要求车辆于会前 10 分钟到达会场； B. 车辆路线的安排应以所送汇报人员的出发地为主， ，最好在会后 1 小时由会场出发。 会务通知起草 在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草 会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。 应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图（ 注 ： 要包含会议通知的所有内容）。 如议程中包括总经理室周例会，在会务通知中注明下一周的例会是否召开。 会务通知要求在 会前四天 完成，经秘书处经理审阅后，报王总或刘总审批。 会务通知要求在 会前三天 发给参会人员。 议程 PPT 制作 制作会议议程的 PPT 文件，以便会议主持人介绍会议的安排。 其中 PPT 应包括会议时间，内容，汇报人。 食品的采买 依据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心，具体明细如下： 水 果 干 果 点 心 春天 草莓，油桃，香蕉，伊丽莎白瓜 开心果，应子，话梅，蜜枣， 巧克力 派， 凤梨酥， 小蛋糕， 萨其玛 夏天 西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊丽莎白瓜 秋天 香蕉，葡萄，橙子，苹果 冬天 苹果，芦柑，香蕉 指导服务员工作 确定每次会议需有 3 名 服务人员。 通知服务人员每 15 分钟续茶。 指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。 会议场地布置与熟悉 事先与宾馆人员联系，保证服务人员的及时到位。 所有会议所需用品需在 会前 2 小时 运到会场；会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）需在 会前 1 小时 摆放并调试完毕。 在抵达宾馆后将会议所用水果、干果及点心交 由服务人员清洗并在 会前 30 分钟 摆放完毕。 会议室的灯光、音响、空调等设备要求在 会前 30 分钟 准备并调试完毕。 会议室内的茶水需在 会前 10 分钟 开始冲泡。 摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。 通知汇报人员于 会前 5 分钟 就座并准备好汇报资料。  会中工作（按顺序） 会议室保障 会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。 每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。 协助汇报人员做好汇报 PPT 文件的调试及资料分发工作。 在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资 料收发。 及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工 作。 汇报人员的保障 落实汇报人员及时到会。 了解汇报部门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电脑，资料准备等）。 落实汇报人员用餐情况。 落实汇报人员返回情况。 用餐的保障 要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。 要求凉菜在正餐开始前 15 分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。 如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。 娱乐的保障 满足总经理室成员的娱乐需求。 要有 1 名会务 人员进行保障。 要在活动期间提供饮用冰水。 住宿的保障 在所有需要住宿的人员抵达宾馆时，要及时提供相应房间的钥匙。 在当晚要与总台设定好第二日的。