星耀集团gms房地产开发管理制度流程文件汇编(181页)-地产制度(编辑修改稿)

星耀集团gms房地产开发管理制度流程文件汇编(181页)-地产制度(编辑修改稿)内容摘要：

（ 2）对公司建设的网络环境（包括网络、通讯线路及其接口），未经行政人事部同意，任何人不得擅自安装、拆卸和破坏； （ 3）办公用机和业务用机软件安装遵守统一的标准： ◎操作系统： win9 winXP 、 win2020 客户端版。 ◎办公系统： office9 office20 officeXP、瑞星， IE 等。 ◎业务系统： EOE、销售系统、预算系统、财务系统、信息报关系 统等客户端软件。 ◎其它经行政人事部批准并备案的软件。 （ 4）办公网内计算机名称应与使用者姓名相同（若多台机器属同一责任人则在该名称后添加数字以区别）。 电脑硬件设备管理 （ 1）电脑硬件设备包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、投影仪、照 /摄像器材等电脑硬件设备； （ 2）电脑硬件设备采购 本 资料来自 ①需采购固定资产部门提出申请，填写“申购单”交行政人事部。 ②行政人事部核实后确需购买 的，报总经理审批同意后由行政人事部统一采购。 （ 3）电脑硬件设备的管理 ①由行政人事部联系集团信息部对电脑硬件设备进行定期维护清理。 ②行政人事部会同财务部每季度对公司及项目部所有电脑硬件设备采购、使用进行检查、核对，发现问题及时进行纠正、管理。 ③硬件设备应由专人管理，要认真做好防尘、防磁、防潮、防高温、防火、防盗的工作，要保证设备的整齐清洁，各种软件应固定存贮于带锁的可屏蔽的磁盘柜中。 ④禁止在上班时间玩游戏、上网聊天等与工作无关的事情。 （ 4）硬件设备维修： ①所有电脑、打印机、扫描仪、复印机、投影仪、照 /摄像器材等硬件设备都由行政人事部负责维修； ②硬件设备损坏或故障时，填写“报修单”向行政人事部申请修理； ③行政人事部协助集团信 息部对故障进行判断，硬件故障，送往厂家进行维修，在报修单上登记修理情况； ④计算机系统软件类的故障由行政人事部联系集团信息部，指定专人负责检查和维修，并确认故障性质，分清责任，并在报修单上登记修理情况。 ⑤要切实作好防病毒工作。 一旦发现病毒或其它故障时，操作人员不得自行处理，应保留现场信息，做好系统异常记录并报行政人事部。 ⑥行政人事部协调集团信息部对系统软件定期进行检查、维护、更新或升级，各部门不得擅自安装、更换系统软件。 信息系统建设 （ 1）提出意向：需要新建或对原有信息系统二次开发的部门提出需要， 报行政人事部受理，汇总后协调集团信息部进行办理。 （ 2）受理意向书：行政人事部会同有关部门进行调研，制定计划方案报总经理审批，同意后按集团公司采购规范进行实施。 项目完成后行政人事部会同业务部门按照合同的要求组织验收，并跟踪服务。 电话系统管理 （ 1） 行政人事部协调集团行政部进行公司电话网络安装，维护整个网络的正常运行， 本 资料来自 保证公司正常办公需要； （ 2）行政人事部负责电话机的分发、调配、维修以及员工离职时的收回工作； （ 3）行政人事部负责报装新的电话、改装电话等相关事务。 15 行政办公费用管理 目的 加强对行政办公费用发生的管理，合理控制行政办公费用总量，提高费用配置的合理性。 范围 行政办公费用是指公司管理工作过程中，各部门关于行政办公事务所发生的相关费用。 包括办公场所及设备、用品开支和行政办公事务开支。 职责 行政人事部统一管理行政办公费用，各部门、项目部配合执行。 工作程序 费用控制原则 （ 1）对相对固定的行政费用采用预算管理。 （ 2）对其它相对变动的费用采用预算与额度相结合的管理方式。 （ 3）对耐用大件的办公设备，采用控制管理的办法。 相对固定费用的管理 （ 1）相对固定的行政办公费用有房 租、办公设备、保洁绿化、邮电通讯、交通车辆（汽油、保险、维修、车检等）水电消耗、订书报及茶叶饮品等费用。 （ 2）对相对固定的行政办公费用，公司采用年度预算的方式，严格执行相关管理办法（如固定资产、车辆管理办法等），厉行节约，严控不合理的费用发生。 相对变动费用的管理 （ 1）相对变动的费用有招待费、差旅费、会议费等。 （ 2）对相对变动的行政办公费用，公司采用预算管理与总额控制的管理办法。 ◎招待费：来客或工作业务往来需要宴请、活动，统一由行政人事部定点安排，公司陪同人员签单挂账消费。 费用统一由定点单位向公 司财务收取。 费用标准由陪同人员按客人具体情况酌情掌握。 ◎会议费、活动费：要求事先拿出计划方案和经费预算，报总经理审批后，按方案实施，费用附审批方案报销。 ◎修理费：有关设备发生故障，相关人员需填写“报修单”，由行政行政人事部安排修 本 资料来自 理。 ◎差旅费：参照差旅费开支管理暂行规定。 本 资料来自 16 文书管理办法 目的 使文书管理制度化，增进文书处理质量和效率。 范围 适用于公司日常工作中所有相关文书的事宜。 职责 以公司名义与外界来、往的文书，以公司行政人事部为主管部门； 各部门、项目部之间往来文书原则上以发文 部门 /项目部为主管部门，必要时报公司行政人事部备案。 发文部门由专人负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、档案管理等事宜。 文书的收发、领取与寄送，由公司行政人事部为总收发部门，公司各部门 /项目部应指定人员负责收发。 工作程序 文书的范围 “文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议诀议、规定、合同书、传真、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用文件。 文书的分类 —— 机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 —— 普通：指非机密文书。 —— 传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。 文 书收发管理 （ 1）收文 —— 登记来文由收发人员拆封后，于《收文登记簿》登记收文编号、日期、来文单位等必要信息。 —— 收发人员将文书分送至各收文单位（经办部门），必要时进行交接登记。 —— 经办人办理文件时，原则上应将拟办或复文拟搞签呈主管审批，并将处理经过、结果或复文摘要进行记录。 （ 2）发文 —— 拟稿、登记 本 资料来自 经办人拟妥文稿，交行政人事部审批后，经收发人员编号、按《印章管理办法》用印后，在《发文登记簿》上填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名等必要信息。 —— 发文处理 收发人员核对上信息准确无 误后即行发文。 （ 3）文书处理要点 —— 重要文件，由行政人事部将正本归档，应用时应以副本进行分发、使用和处理。 —— 涉及其他部门的，由行政人事部通知配合部门，及时处理文书上的各项要求。 （ 4）文书处理期限 —— 收发人员收文时，应随到随送，不得积压。 —— 来文有答复期限者，必须于来文所定期限内处理完毕。 —— 文件归档，原则上应当日完成，最迟不得逾二日。 —— 签呈文件，按分层负责的决议层次订定时限。 本 资料来自 17 档案管理 目的 加强对公司档案的管理，对各类档案有效利用和共享，防止各类档案的丢失、损坏。 范围 本办法 适用于公司本部、项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。 职责 行政人事部负责对公司的各类档案实行统一监督管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各职能部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。 行政人事部负责对公司本部人事档案的直接管理。 项目部在行政人事部、项目管理部的监督、指导下负责项目工程档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。 销售部负责销售档案、客户档案的管理。 工作程序 档案 的分类 公司档案包括：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。 立卷、归档 （ 1） 行政人事部及各职能部门应定期或不定期的进行档案的收集。 （ 2） 立卷归档的时间 ①有保留价值的 各类法规、政府文件等外来文件，各部门、项目部在收到或取回文件后，原件必须在 5 个工作日内送交行政人事部，进行统一管理。 ②各类文书文件由行政人事部在办结后随时归档。 ③规章制度类文件在成稿后由行政人事部归档。 ④凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在当月内立卷归档。 ⑤与项目有关的证照在项目交用 前均在部门保存， 房屋交用后须移交行政人事部保存。 （ 3）立卷归档的要求 ①归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持 本 资料来自 文件之间的历史联系。 ②案卷要求 ◎归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，标题简明，保管期限准确，装订整齐。 ◎归档文件要按次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。 ◎卷内文件排列要有顺序，便于保管和查找。 ◎填写案卷一律用钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹清晰。 （ 4）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须使用原件。 （ 5）影像 档案摄录必须记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 档案交接 （ 1）交接的资料必须完整、准确，做到文、图、物相符，签字手续完备。 （ 2）归档资料必须为原件，如遇特殊情况需总经理批准。 （ 3）交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理审批方可归档。 （ 4）交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，由经手人和负责人签字。 （ 5）对工程资料档案的特殊要求： ◎工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手 续要完备。 ◎不同幅面的工程图纸应统一折叠成 A4 幅面，图标栏要露在外面。 ◎所有竣工图均应加盖竣工图章。 ◎文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 档案的保管 （ 1） 档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。 （ 2） 按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。 （ 3） 行政人事部定期（每季度）对各类档案的归档、保管情况进行检查。 档案借阅 本 资料来自 （ 1） 需要外借的档案，借阅人 应办理借阅审批和登记手续。 （ 2） 职能部门工作人员可直接查阅属本业务工作范围的档案资料。 如需查阅其他重要文件和有密级档案，须经行政人事部批准，方可借阅。 （ 3） 借阅档案必须按期归还。 不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。 档案鉴定和移交 （ 1） 行政人事部应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。 （ 2） 档案的鉴定工作应在行政人事部经理的指导下，由有关业务人员鉴定。 失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经总经理批准后方可销毁。 （ 3）工程 档案 的移交工作应严格按照城建档案馆的规定及要求进行。 本 资料来自 18 会议管理 目的 提高会议质量和工作效率，促进内部沟通与信息传递，确保会议决议的贯彻落实。 范围 适用于公司所有工作会议的管理。 职责 行政人事部负责公司会议的组织安排，各部门、项目部配合执行。 各部门、项目部负责主办的专题会议、例会的组织安排。 工作程序 会议类型 （ 1） 公司会议分为总经理办公会、专题会、例会、员工大会及公司半年度、年度工作会议等。 （ 2）专题会议包括资金计划会议及预算执行情况分析会、薪酬及考核会议、设计方案评审会议、 招标会 、 工程进度、质量、安全会议、项目市场推广、营销会议、其他专项协调会议等。 （ 3）例会包括总经理办公会、工程现场例会、销售现场例会等。 会议提议与审批 （ 1）公司定期例会无须提议和审批。 （ 2）临时会议使用会议室需提前向行政人事部预约或询问。 （ 3）需要集团领导参加的，提议人应提前与集团领导、本公司总经理协商并说明事由。 会议准备 （ 1）会议召集人和与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟定会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案通知与会人等）。 （ 2）召集人一定要提前发放资 料、议案，避免在会场才熟悉会议资料。 （ 3） 需要下发《会议通知》的，会议召集人应拟制通知并提前 12 个工作日下发。 （ 4）对于一般性会议或者人数少于 5 人（含）的小型会议，可通过电话方式通知，但必须得到被通知人的确认。 会议纪律 （ 1）严格遵守会议时间，按时开会，准时闭会。 本 资料来自 （ 2）公司级会议、专题会议或其他重要会议，参加者应在《会议签到表》上签字。 （ 3） 会议参加人员要主动、积极发言，严禁“开小会”。 （ 4） 出席会议的人员均对会议所议事项有保密义务，不得擅自披露未决议或有争议的事项。 会议记录 （ 1） 公司办公会由行政人事部负责现场会。