信工久远自动化工程公司管理制度手册(35页)-工程制度(编辑修改稿)

信工久远自动化工程公司管理制度手册(35页)-工程制度(编辑修改稿)内容摘要：

以电话索取资料、样本时，应当即纪录详细地址、或让对方发传真，一旦确认提供资料，应尽快地寄达。 (4)要有喜悦的心情 打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“ 对方 在 看着我 ” 的心态去应对。 要记住，接电话时，应有“ 我代表 公司 形象 ” 的意识。 不能把个人情绪带到工作中。 (5)认真清楚的记录 随时牢记 5W1H 技巧，所谓 5W1H 是指 ： (When) 何时 ， (Who) 何人 ， ( Where) 何地 ， (What) 何事 ， (Why)为什么 ， (HOW)如何进行。 在工作中这些资料都是十分重要的。 打电话，接电话具有相同的重要性。 电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5W1H 技巧 应将关于业务上的电话做好纪录，如需要他人处理应及时通知。 对电话内容加以分析，对有希望进行合作的客户要进行追踪。 (6)挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时（一般应当由打电话的一方提出；推销或无用的来电除外），然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，说一声礼貌用语，如：“谢谢” 、“ 再见 ” 等，再轻轻挂 上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。 电话报价 (1)对咨询给料机、电子皮带秤等大设备及设备上的配件等业务，新客户要凭传真报价；老客户要按以往价格报价，自己不清楚具体价格时，要 委婉解说，抓紧时间落实后及时回复。 (2)其它经常销售的小型设备（如：电振机、配件等）可以直接报价。 (3)加强业务学习，应熟知公司定型产品性能、参数，根据不同的客户群能够及时与客户沟通客户的需求，确定产品参数，给出合理的报价。 业务知识 (1) 声音甜美，普通话标准； 具有 良好的语言表达能力，沟通能力；熟练应用办公自动化软件，独立完成一般方案的制作。 (2) 应熟知公司的业务范围，公司的成型产品种类及应用领域。 (3) 熟悉各种产品的性能、特点，能简述其工作原理。 (4) 在客户不清楚时，能根据客户的需求帮助客户选择产品类型、型号。 (5) 对公司的新产品要抓紧时间学习，尽快掌握其性能、特点及应用领域。 收发工作 (1) 认真做好往来资料的收发工作，公司定的技术性杂志、报刊要及时交相关部门。 (2)对发货、取货的事宜要做好纪录，及时通知相关人员，并在有效时间内提醒相关人员以免误事。 直至完成这件事后，将纪录 画上句号。 (3)对发出或收到的信件、传真要及时转交相关人员，或归类保存，以备今后查询。 (4)对收到的传真合同（采购合同）要妥善保管，并存一份电子文档以备今后查用；及时将合同的内容（厂家、货物名称、规格型号、数量等）列一电子表格存到计算机的共享文件夹内，供仓库保管员收货用。 由仓库保管员将其表格剪切到仓库的计算机内，待收货后在复制到该文件夹，以便于催货及核查。 (5) 对签订的销售传真合同（备件、小型设备等）要妥善保管，并存一份电子文档以备今后查用；及时将合同的内容（货物名称、规格型号、数量、交货期等）通知 相关人员准备货物。 公司员工考勤记录 要对公司所有人员认真、如实填写，不得有薄厚之分，不得弄虚作假，如发现与当事人同样处罚。 每月 16 日下班前将考勤统计情况报公司财务部。 接待工作 接待工作的要求请参照 《 员工礼仪守则》 之第六条～第九条内容。 办公室工作 (1) 做好公司的会议记录。 负责传达、督促、检查公司所定制度的完成情况；听取、搜集员工对公司的建议，及时将信息反馈给公司主管。 (2)将一周之内的业务情况进行汇总、整理，将普遍性的问题或个别有关公司信誉的问题及时反映给公司主 管经理，不要只管记录而不管落实及执行情况。 (3) 负责总经理办公室的整理、清洁及外来人员的接待工作。 (4)完成公司临时交给的其它工作。 职业要求 (1)决不允许以任何方式将公司商业上的信息，透露给其他单位或个人。 如违反，按泄露商业机密处理。 (2)考勤纪录真实，无虚假， 对自己的工作负责到底。 员工礼仪守则 意义 为维护公司良好形象，加强职工礼仪规范，特制定本办法。 要求 职员必须仪表端庄、整洁。 具体要求是： (1)头发 职员头发要经常清洗，保持清洁， 男性职员头发不宜太长。 (2)指甲 指甲不能太长，应经常注意修剪。 女性职员涂指甲油要尽量用淡色。 (3)胡子 胡子不能太长，应经常修剪。 (4) 化妆 女性职员化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。 工作装 工作场所的服装应清洁、方便，不追求修饰。 具体要求是： 衬衫：无论是什么颜色，衬衫的领子与袖口不得污秽。 鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。 女性职员要保持服装淡雅得体，不得过分华丽，不穿奇装异服。 职员工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装。 待人接物 (1) 握手 用普通站姿，并目视对方眼睛。 握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。 伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的，异性间应先向男方伸手。 (2) 出入房间的礼貌 进入其它部门房间，进入后，回手关门，不能大力、粗暴。 走到要找的人跟前轻声讲话，尽量不影响他人工作。 进入会客室，如室内有人正在谈话，要先轻轻敲门听到应答再进，进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看住机会。 而且要说： “对不起，打断您们的谈话。 ” (3) 递交物品 如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，笔尖应向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。 (4) 走路 无论在自己的公司，还是到访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。 在通道、走廊里遇到他人要礼让，不能抢行。 公共物品 (1)公司的物品不能野蛮对待，挪为私用。 (2) 及时清理、整理账簿和文件，对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭。 (3) 借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处。 (4) 工作台上不能摆放与工作无关的物品。 (5) 公司内以职务称呼，同事、客户间以先生、女士等相称。 (6) 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。 电话 正确、迅速、谨慎地打、接电话。 (1) 电话来时，听到铃响，至少在第三声铃响前取下话筒。 即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近若没有其他人，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。 通话时应先问候，并自报公司、部门。 对方讲话时要留心听，并记下要点。 未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。 (2) 通话简明扼要，不得在电话中聊天。 (3) 对不指名的电话，如判断自己不能处理时，可直接告诉对方，并马上将电话转给能够处理的人。 在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。 (4) 工作时间内，不得打私人电话。 不许让客户等待而先干自己的事。 接待工作及其要求 (1) 在规定的接待时间内，不缺席。 (2) 有客户来访，马上起来接待，并让座。 (3) 来客多时以序进行，不能先接待熟 悉客户。 (4) 对事前已通知来的客户，要表示欢迎。 (5) 应记住常来的客户。 (6) 接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。 介绍和被介绍的方式和方法 (1) 无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍者负责。 (2) 直接见面介绍的场合下，应先把地位低者介绍给地位高者。 若难以判断，可把年轻的介绍给年长的。 在自己公司和其他公司的关系上，可把本公司的人介绍给别的公司的人。 (3) 把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定。 (4) 男女间的介绍，应先把男性介绍给女 性。 男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。 名片的接受和保管 (1) 名片应先递给长辈或上级。 (2) 把自己的名片递出时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交一边清楚的说出自己的姓名。 (3) 接对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起。 如遇对方姓名有难认的文字，马上询问。 (4) 对收到的名片妥善保管，以便今后检索。 2 计量管理制度 计量器具的配备、使用 ﹑ 维护制度 选 用配备计量器具应由质检部和技术部根据产品性能的要求，从计量器具的用途，技术性能、经济性等几个方面综合评定后进行选配，确定其配置的计量器具及试验设备的名称，规格型号，技术性能，数量，生产厂家。 而且要考虑到设备 的维修和周期送检等因素，做到不影响生产。 经主管领导批准后由采购部门进行购置。 入库检定计量器具及试验设备经采购部门和设备主管部门验收检查后，须送公司计量部门进行入库检定，经入库检定合格的计量器具和试验设备，由计量部门签发检定合格证，不合格的计量器具和设备，由计量部门签发检定结果通知书，采购部门负责办理退货等有关事宜。 计量器具必须按检定周期进行检定，检定周期依据检定规程及生产需要确定。 本公司设备主管部门应负责建立本公司计量器具及实验设备的台帐，台帐内容包换包括设备名称、型号规格、精度等级、出厂编号、制造厂家、存放地点（或使用人）、周检记录等。 在用的计量器具及试验设备必须具有在有效使用周期内的标志。 未经检定或 超过检定期限的计量器具不准使用。 计量器具和试验设备使用人用前要进行状态检查和调校，严格按使用说明书执行操作规程。 计量器具和试验设备使用前 必须根据其技术规范（使用说明书）满足其正常工作的使用条件，如温度、湿度、照明、挪动、防尘控制、电磁干扰及其影响测量结果的其它因素，改善环境条件，满足使用条件要求。 计量器具和试验设备用后要解除设备上的一切负荷要，切断电源、清除表面污迹，需涂油的要按规定涂上防护油，做好防尘、防潮、防腐蚀工作的。 计量器具在搬动过程中，要注意保护主品标志和有关检验状态标志，防止碰撞和冲击震动，其配件，附件要保持齐全完好。 计量器具周期检定制度 计量器具的检定周期由计量部门根据检定规程 和计量器具使用的频次，使用条件以及测试对象的关键程度，计量器具本身的质量等因素统一确定。 本公司使用的计量器具根据公司计量部门的“计量器具周检计划”应按指定的时间及时组织送检。 送检率不得低于 87%，如无特殊原因，送检率达不到送检指标的，要按公司经济责任制进行考核。 计量器具周期检定是保持计量器具处于完好状态的基础工作，是研制、生产、实验数据准确可靠的保证。 该项工作由设备管理员与主管部门共同完成。 公司计量部门不能检定的计量器具，须向市或省计量部门提出送检申请，按规定的检定 周期及时送检。 计量器具在送检时应登记造册，注明设备出厂编号、配带的资料及附件，有交接手续 ，以免差错和丢失。 计量标准和出厂检验设备管理制度 依据本公司的产品检测要求，技质部负责选定适用的计量标准和出厂检验设备（以下简称检测设备），由企质部提出申请，填写《设备购置申请单》，经总经理批准，由采购部门负责采购。 新购置的检测设备，由技质部验收合格后按就近原则送往法定的计量检定机构进行检定，经检定合格后下发到相应部门使用，经检定不合格的由采购部门负责退货。 所 有检测设备应进行统一编号、标识，建立《检测设备台帐》、检测设备档案。 企质部每年按检测装置“有效期”，制定《检测设备周期检定计划》，按时到法定的计量检定机构进行检定，以控制和保证检测设备的准确度。 当计量器具和检测设备不存在相应。