中交一航局第五工程公司档案管理规章制度(95页)-工程制度(编辑修改稿)

中交一航局第五工程公司档案管理规章制度(95页)-工程制度(编辑修改稿)内容摘要：

制定《中交一航局 第五工程 有限公司文书档案立卷归档管理办法》 (以下简称《办法》 )。 第二条 本《办法》所称的 文书档案是指公司在 党群管理、行政管理、 生产 管理 和 经营 管理活动中形成的具有保存利用价值的各种纸质的历史记录。 第三条 本《办法》所称的立卷是指将归档文件以 “ 件 ” 为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的全过程。 第四条 本《办法》所称的归档是指 经理办公室、党委工作部等部门分别以年度为单位， 在其职能活动中形成的并已办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件等材料，按本《办法》规定的条例整理组卷后，向档案部门移交集中的过程。 第五条 对于其它专门文书档案可以采用灵活交叉的原则进行立卷归档。 第六条 本《办法》适用于公司本部。 二、 立卷归档的原则 第七条 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 第八条 归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册 (本 )为一件；来文与复文为一件；一次专业会议材料为一件。 第九条 归档文件应齐全完整。 已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 第十条 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。 三、 立卷归档的方法 第十一条 分类。 归档文件采用 “ 年度 — 保管期限 — 部门 ” 的方法进行分类。 第十二条 装订。 ㈠装订时，正件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；会议文件按议程的先后顺序；专题简报按时间先后；统计报表按年、季、月时间顺序。 ㈡装订应将 “ 件 ” 按一定方式对齐 (即左、上边 )，使用缝纫机或钢夹 (塑料夹 )在文件的左上角或左侧轧边 第十三条 排列。 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件形成的时间顺序排列，会议文 件、统计报表等成套性文件可集中排列。 20 第十四条 编号。 归档文件应依照分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章或相关内容。 归档章设置全宗号、年度、保管期限、部门、部门件号、档号等项目 (见 图 1)。 ㈠全宗号：档案馆给立档单位编制的代号 （公司暂设为空）。 ㈡年度：文件形成年度，应用四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 2020年。 ㈢保管期限： 公司文书档案的保管期限分为：永久、定期两种，定期为 30 年， 10 年、 5年三种。 保管期限划分原则应做到准确、恰当、合理。 凡是记述和反映本企业主要职能活 动和历史面貌，具有长远参考价值的，列为永久。 反映本企业一般性职能活动在比较长的时间内，有查考价值的，列为 30年。 在短期内有查考利用价值的档案，列为 10年。 不归档的文件材料，列为 25年。 ㈣部门：指单位内部机构各部门 (处、室 )的名称或规范化简称。 如： “ 总经理办公室 ” 或简称为 “ 总经办 ” ； “ 安全监督 部 ” 或简称为 “ 安监 部 ” ，但在归档立卷中应尽量使用全称。 ㈤部门件号：部门 (部 、 处 )文件排列顺序号。 件号应在同一年度内，同一部门的同一保管期限的归档文件，编号后形成三个流水号，即：永久的从 “1” 开始编一个流水件号 ； 30年 的从 “1” 开始编一个流水件号； 10年 的也从 “1” 开始编一个流水件号。 ㈥档号：本年度机关各部门在同一保管期限内文件排列的大流水顺序号。 ㈦盒号：同一年度内，同一保管期限形成一个流水盒号。 第十五条 编目。 归档文件应根据分类方案和部门件号顺序编制归档文件目录。 ㈠归档文件目录中要对每一件中的每个文件都要进行登记编目，但档号和部门件号只能是一个号。 如： 报送一航局 的人事任免请示文件和 一航局 的批复文件作为一件时，归档时要对请示和批复二个文件都进行登记编目，但档号和部门件号只是一个号。 ㈡归档文件目录表中设 有档号、部门件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目 (见图 2)。 档号：本年度机关各部门在同一保管期限内文件排列的大流水顺序号。 部门件号：本年度机关各部门不同保管期限的文件排列大流水顺序号。 责任者：指文件的发文机关或署名者。 如果是联合发文，只填写上级直属发文机关即可。 文号：文件的发文号。 如： 中交一航五公司党字 [2020]36号。 题名：指文件的标题。 如：关于同意销毁超过保管期限会计档案的批复。 如果有的归档文件没有标题或标题不规范的，立卷人员可按文件主题提炼标题，并在标题外 加 “ 〔〕 ” 号。 日期：指文件的形成时间。 一是要以文件盖章的日期为准；二是必须要用八位阿拉伯数字标注年月日，如 20200620。 页数：指每一件归档文件的页数。 如果文件中有图表页应按实际页数计算。 备注：注释文件需要说明的情况。 如某件文件到期销毁或移出等。 ㈢归档文件目录用纸幅面尺寸一律采用国际标准 A4 型 (长 宽为 297mm210mm)。 ㈣归档文件目录除盒内放置外 ，还应按不同保管期限将归档文件目录分类装订成册备查。 成册 21 的归档文件目录要编制封面，封面设置全宗名称 （公司暂设为空） 、年度、保 管期限、部门等项目(见图 3)。 第十六条 装盒。 归档文件要按永久、 30年 、短 10年 三种不同保管期限并选用合适厚度的档案盒分别依次排列装盒，并填写档案盒封面、盒脊等必备项目。 ㈠档案盒 档案盒封面应标明规范的全宗名称。 如： “中交一航局 第五工程 有限公司 ”等。 档案盒的外形规格尺寸为 310mm220mm(长 宽 )；盒脊厚度规格为 20mm、 30mm、 40mm、50 mm 等不同规格。 档案盒盒脊设置全宗号 （公司暂设为空） 、年度、保管期限、部门、部门件号、档号、盒号等项目 (见图 4)。 档案 盒采用无酸纸制作。 档案盒字体颜色为红色。 ㈡备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期 (见图 5)。 盒内文件情况说明：应填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：由负责归档文件的整理人员签名。 检查人：由负责检查归档文件整理质量的人员签名。 日期：填写归档文件整理检查合格后的日期。 四、 附则 第十七条 本《办法》由总经理办公室负责解释。 第十八条 本《办法》自发布之日起施行。 22 归档章 、归档文件目录、档案盒脊及备考表图示 单位 mm 图 1 归档章式样 图 2 档案盒脊式样 （全宗号） （年度） （部门件号） （部门） （保管期限） （档号） （全宗号） （年度） （保管期限） （部门） （部门件号） （档号） （盒号） 3 17 10 20 23 归 档 文 件 目 录 部门 ： 年度 ： 保管期限 ： 盒号 ： 档号 部门件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 图 3 归档文件目录式样 24 归 档 文 件 目 录 全宗名称 年 度 保管期限 部 门 图 4 归档文件目录封面式样 25 备 考 表 盒内文件 情况说明 整理人： 检查人： 年 月 日 图 5 备考表式样 26 文件材料归档范 围和保管期限表 归 档 文 件 保管期限 一、党群工作 （ 一 ） 党 务 工作 党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久 党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议发言、简报、小组会议记录 10年 党务综合性工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记 永久 上级机关关于党务工作的针对本企业重大问题的指示、批示文件 永久 上级机关关于党务工作的对企业一般性、普发性的文件 10年 上级机关对下属单位关于党务工作请示的批复 30 年 各项规章制度、管理办法与条例等 30 年 党和国家领导人视察本单位工作时的指示、讲话、题词、题字及录音、录像 、照片 等 永久 党务综合性工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记 30 年 党员干部考察、考核、任免、政审决定等 永久 1 本单位 领导 干部的 职务 任免 的请示、批复、 聘任 文件 上级对本单位领导人本单位对直属单位领导人任免永久 其他的 30年 1入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册党组织关系介绍信及存根 永久 30 年 1党委组织工作的规章制度、机构设置、调整、人员编制、统计年报、计划总结、组织发展计划、 永久 30 年 1单位编辑的报刊、出版物样本与定稿 重要的 30年 一般的 10年 27 归 档 文 件 保管期限 1 企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录；赈 灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件） 重要的 30年 一般的 10 年 （二）纪检与监察工作 纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复 永久 违纪案件调查处理材料中的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料 重大案件永久 一般案件 30 年 本单位 反映党员、领导干部问题的 群众来信、来访的记录、处理意见及上报材料。 重要的永久 长期 一般的 10年 纪检与监察工作统计报表 30 年 监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议 等 永久 （三）工会工作 工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录 30 年 职工代表大会及有关会议文件的 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久 民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件 30 年 工会会费与财务管理材料 30 年 工会工作统计报表 重要的永久 一般的 30 年 本单位工会劳动竞赛条件、竞赛评比总结材料、先进集体、先进个人 (光荣册 ) 永久 — 30年 （四）共青团工作 团代会、团委（常委、扩大）会会议文件中 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久 团员及团组织管理方面的决定、通知、批复 30 年 团费收据与团组织关系介绍信存根及统计报表 30 年 28 归 档 文 件 保管期限 三、行政工作 （一）行政管理 上级机关颁发的属本单位主管业务并需要执行的法律、指示、条例、规定、重要通知、通报等文件 重要的永久 30年 、 一般的 10年 企业发展规划、经营战略决策、企业改革 筹备期间的可行性研究报告、申请报告、上级对本单位和本单位对下级关于批准机构成立、注册。