上海市建筑科学研究院建设工程咨询监理部监理项目资料档案管理作业指导书(17页)-工程监理(编辑修改稿)

上海市建筑科学研究院建设工程咨询监理部监理项目资料档案管理作业指导书(17页)-工程监理(编辑修改稿)内容摘要：

代码  案卷分类代码：第一位为 L 代表监理档案； X 代表声像档案；D 代表电子文件档案，第二位为 1 代表纵向档案。  归档年度：取归档年份的最后二位数字。  项目编码代号：第一位为 L 代表监理咨询部，第二位为项经部代码， 1~6 代表第一至第五项经部和市政项经部。  归档项目顺序代号：为至 001 开始的流水顺序号。  案卷顺序号：为至 01 开始的流水顺序号。 档案编制说明的内容 编制说明的内容包括监理工作档案的概况、案卷号和工程项目 的简要说明，以及其他需要说明的内容。 索引目录卷的编制 档案需编制索引目录卷为零零卷，不列入总卷数内，索引目录卷由编制说明、案卷目录及各卷卷内目录组成。 声像档案的编制 重大工程及建筑面积大于 3000 平方米的建设工程的监理项目应按要求建立音像资料档案，并进行归档，音像资料档案可分为照片和录像二项，其归档内容如下： a） 反映工程项目原地物、地貌及建成后的建（构）筑物的照片和录像； b） 反映工程项目施工主要过程，关键工序质量的照片和录像； c） 反映监理工作开展、组织工作的照片和录像； d） 有关领 导来监理项目部或施工现场检查、指导工作所拍摄的照片、录像。 在归档时拍摄的照片、录像应分别表明拍摄时间、拍摄地点、简要说明、拍摄者，录像还应表明放像用时间，应将底片、盘带全部归档、统一编目。 音像资料必须图像清晰、声音清楚，并按专题内容和拍摄时间进行排序和归档。 电子文件档案的编制 监理项目部使用计算机或使用监理软件或各种辅助性管理软件开展监理文件编制和管理工作的，应将监理过程中产生的电子文件进行归档。 归档时应按电子文件的性质确定具体分类、编目规则。 电子文件应刻录 在不可擦的光盘上进行归档。 5. 项目档案的验收 监理项目资料档案编制完成后应及时报请相关人员进行项目档案验收工作。 中、小型监理项目的档案应由项目总监、项经部档案主管人员、项经部主任工程师进行档案验收工作；大型监理项目的档案应由项目总监、项经部档案主管人员、项经部主任工程师、总师室档案主管人员、总师室副总工程师一起进行档案验收工作。 项目档案的验收工作应在项目通过竣工验收三个月内完成档案验收工作。 项目档案的验收工作采用表格打分法进行，满分 100 分，合格分为 80％的得分率（见附表二），多人参加验收应分 别打分，以平均分值计算，档案验收考核分值将计入监理部对项经部和项目总监年度工作考核中。 6. 项目档案的报送 监理费用在 50 万元以上的大、中型监理项目其经验收合格的项目档案应 由各项经部档案管理人员在工程项目竣工后三个月内向建科院档案科进行报送和移交，档案存放于建科院档案科，同时按有关规定办理交接手续，有院档案科签发“档案移交（接收）清单”（见附表六）。 项目总监取得移交清单后交项经部和工程技术部备案。 监理费用在 50 万元以下的小型监理项目其经验收合格的项目档案应由各项经部档案管理人员及时向建科院监理部工程技术部进 行报送和移交，档案存放于监理部档案室，同时按有关规定办理交接手续。 由工程技术部签发“监理项目档案移交清单”（见附表七）。 7. 项目档案的保存 项目档案为监理部内部资料，保管期限为长期（保存期限等于该工程的 使用寿命）。 监理部建立档案室保存项目档案，由监理部档案管理员负责档案室的日常管理工作。 监理部档案室应按规定保持适宜的储藏环境，应避光、防虫、防蛀，室内温度控制在摄氏 14－ 24 度、室内湿度控制在 40％－ 60％。 项目档案的借阅工作应按监理部受控文件的管理要求进行。 项目档案 的销毁应获得监理部总工程师的书面同意。 附表一 监理项目资料档案归档内容及分卷目录 类 别。