20xx年鼎湖山泉公司前台岗位管理规范手册(19页)-销售管理(编辑修改稿)

20xx年鼎湖山泉公司前台岗位管理规范手册(19页)-销售管理(编辑修改稿)内容摘要：

内部人员接待 熟记公司领导、各部门负责人、关联企业主要负责人，见面应起立、微笑、问好。 各部门同事来前台打印、复印、收寄快递等，应热情、友好给予协助。 严禁面无表情，严禁头也不抬。 外来人员接待 外来人员来访，应起立、微笑、问好。 问清访客要访问哪个办公室，应让其在前台稍等，电话联系公司被访人员，确认后，给予指引。 访客等 候区休息时，应给予茶水供应。 面试人员较多，应起立并招引其到二楼人力行政部参加面试。 严禁面无表情，严禁头也不抬。 外来文件处理 外来文件（含传真、文件等）收到后，应立即在外来文件登记本上记录，并填写《外来文件处理单》，并在 ，如经理不在，则交由行政主管审批。 审批完成后，主管或经理通知前台文员交至相关部门时，必须由对方签字确认收到 . 收到寄送到公司领导的信件时，做好登记并在。 董事办专员收到信件后，如是杂志等可拆阅并视情况给予处理。 如信封上写明为领导姓名时，应特别注意可能是私人信件，不得私拆。 如怀疑信件时间太久可能影响工作时，应电话或短信向公司领导请示后再行处理。 电话接转 电话铃响三声内必须接听，标准语音为：“您好。 鼎湖山泉”。 对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。 随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求。 作出标准回话。 联系 业务 标准回复 ：先生（小姐），关于这方面情况，让我们公司 XX 先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。 无关联业务 标准回复： 先生（小姐），我们公司 现在没有这方面需要，请您 留下电话，如有需要时再与您 联系，谢谢。 找人 电话标准回复 ：先生（小姐），您找的 X先生（小姐）名字叫什么。 您跟他（她）预约了吗。 请您稍等。 （然后接通本公司 联系人 的电话，询问转接与否。 ） 找公司领导电话标准回复：公司领导现在外地出差，请你留下电话，如有需要时再与您 联系，谢谢。 通话简明扼要，不应长时间占线。 结束时应说 “谢谢。 ”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。 严禁未经许可，告知对方我公司领导及各部门员工电话或手机号。 报纸收发 收到报纸后， 办。 前台留置报纸、杂志， 1小时内在一楼、二楼阅报夹装好，摆放整齐。 取下的废旧报纸、杂志，不得在阅报夹下堆放 . 鼎湖山泉报收到后， 1个工作日内将 50份送档案室存档。 鼎湖山泉报应在 2个工作日内发达至各部门，并签字确认。 旧报纸应集中存放于小仓库内，每周清理一次。 快件寄发 未经行政组主管或人力行政部经理签字，不得私自收寄快递。 每周做好快件送发统计报表，每月 3日前统计上月快递费用。 前台仓库管理 仓库用于储备饮用水、常用物料，各类物品有标识、不得混放乱放。 饮用水安全库存为 5箱，低于此标准，应写申请单给予补充。 物品出入库应建立出入库登记表。 饮用水出入库专设登记表。 每周六进行一次盘点，每月最后一周，进行一次月度盘点，盘点报表报行政主管、人力行政经理。 会议室管理 前台负责一楼会议室管理。 每天早上上班后，确保会议室内白板清洁，有至少两支备用白板笔及板擦。 每天下午上班后，检查各会议室卫生及设施完好性。 一楼会议室，建立会议室使用登记表，使用部门经行政主管或人力行政部经理审批后，由前台打开会议室供对方使用。 一楼会议室内空调、音响、投影、麦克风、电脑设备每周一 、四检查保养完好情况并作记录。 发现有设备故障的，应立即通知行政主管，由行政主管通知信息技术组维修。 （会议室设施检查表） 设备的保养维修工作 每天检查前台区域电脑、电视、空调、门窗、饮水机、传真、复印机等设备运行情况。 每周一、四进行前台区域设备检查，建立前台设施检查表。 发现有设备故障的，应立即通知行政主管，由行政主管联系人员维修。 1 公共电脑上网登记 每天上班开机后，设备正常运行，启动后处于上网锁闭状态。 上网人员到前台登记后，由前台文员开放上网权限。