秘书公文写作与公文处理(ppt114)-经营管理(编辑修改稿)

秘书公文写作与公文处理(ppt114)-经营管理(编辑修改稿)内容摘要：

不相隶属的没有领导指导关系的机关之间的一种行文。 比如，中共中央各个部之间，国各院的各个部、委、局之间，省人民政府之间，各个县委之间，各个县人民政府之间都是平级平行机关。 再如，省军区和省人民政府之间，学校和工厂之间，没有领导指导关系，是一些不相隶属的机关。 上述这些机关之间，在相互联系或协商工作问题时，一般都适宜于使用公函作为平行文。  需要说明的是，机关之间的上级与下级的关系并不等同于级别高与级别低的关系。 在行政和业务上均无隶属关系的单位之间，即使地位有高下之分，但双方之间的行文关系仍然是平行关系。 如某县公安局与邻县的县政府，某地方中学与某省军区，它们之间虽然地位、级别不等，但彼此之间联系工作仍应以平等关系行文。  （ 3）下行文。 下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。 比如，中央给各个省委，国务院给各个部委局和各省人民政府所发的文件就是下行文。 下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。 下行文是上级机关对下级机关实施领导、指导责任的重要工具。 对下级机关来说是重要的收文。 一些面向群众的布告、通知等文件，也是下行文。 从公文的秘密程度和阅读范围来划分  从公文的内容是否涉及到党和国家的秘书，涉及到秘书的程度，以及公文所限定的阅读范围，又可将公文划分为秘书文件、普通文件和公布文件。  （ 1）秘密文件。 秘密文件是指内容涉及到党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。 根据文件的秘密程度，又可以确定为 秘密、机密、绝密三种，通称 “ 三密 ” 文件。 密级越高，传送、阅读和保管的要求也就越严。 因此，确定和划分文件的密级要十分慎重，力求准确。 否则，密级过高不利于文件内容的传播；密级过低则扩大了知密范围，给党和国家造成不应有的损失。 当然，文件的保密要求不是一成不变的，密件的内容随着时间的推移和形势的发展，其秘密的性质也会发生变化。 所以文件的保密要求应当有时间限制，经过一定的时间，应按有关规定对 “ 三密 ” 文件进行清理，该降密的应作降密处理，该解密的则应予解密。  （ 2）普通文件。 普通文件是相对秘书文件而言的，从这个角度说，也可称非密文件。 这种普通文件也并非无密可保，可以供任何人阅看。 如机关、组织的决议、工作计划、总结，对工作人员的处理决定、通报等。 这类普通文件阅读的范围比较宽。 但一般只限于本机关、组织内，不对外颂，即不在社会上公布，不向国外传播。  （ 3）公布文件。 公布文件就是向人民群众和国内外公开发布的文件。 比如一些公告、通告、公报、法律、法令、中央领导同志的某些重要讲话、报告等，通常都可以采用广播、电视播放、报刊登载，公开张贴或口头传达等方式进行公布。 从公文制发机关的性质和公文作用来划分  从公文的制发机关的性质和公文的作用可以将公文分为法规文件、行政文件和党的文件。  （ 1）法规文件。 法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规文件。 法规文件一般分为以下三种： ①法律文件。 法律文件是体现统治阶级的利益和意志，以国家强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的一种工具。 法律文件在我国是由行使最高立法权的机关 —— 全国人民代表大会按照立法程序制定的。 如 《 宪法 》 、 《 刑法 》 、 《 刑事诉讼法 》 等。 ②法令文件。 法令文件是根据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名义发布的。 如公布法律的命令以及宣布施行重大强制性行政措施时发布的命令等。 ③行政法规文件。 行政法规文件是由国家行政机关和地方行政机关，为具体贯彻执行法律、法令和行政法规，对于行政措施、行政制度和活动规则所制定的条例、办法、细则、规定等。  （ 2）行政文件。 行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。 具有行政指挥、领导指导工作和公务联系的作用。 例如政府机关、行政管理机关使用比较普遍的指示、通知、请示、报告等。  （ 3）党的文件。 党的文件是指由党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。 其中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文件，又叫党内文件。 从公文的内容和特点来划分  按照公文的性质、内容和特点，可以将公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。  （ 1）指挥性公文。 指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。 它需要下级机关单位和有关人员认真学习和贯彻执行，是下级单位决策和进行工作活动的依据。 例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。  （ 2）规范性公文。 规范性公文是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的公文，有较强的规范性和强制性。 例如章程、条例、规定、办法、细则、规则等。  （ 3）报请性公文。 报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。 这类公文主要是报告、请示等。  （ 4）知照性公文。 知照性公文是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。 例如公报、公告、通知、通报、函等。  （ 5）记录性公文。 记录性公文是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。 如会议记录、会议纪要、大事记、日志等。  常见的公文的分类还有：从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件又可分为特急件和急件；从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件；从文件的发送目的来划分，可分类为主送件、抄送件和批转件、转发件；从文件的处理要求上来划分，可以分为需办文件和参阅文件等。 二、公文的名称  任何事物都有自己的名称。 名称就是事物的概念，事物的称号。 公文作为国家管理的一种工具，也有自己的名称。 如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结等都是公文的名称。 在通常情况下，人们把这些具体的公文名称统称为文种。  1957年 10月，国务院秘书厅 《 关于公文名称和体式问题的几点意见（稿） 》指出： “ 不同的公文名称，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。 划清各种公文名称的使用界限，正确地使用公文名称，对于做好文书处理工作，具有重要意义。 ” 也就是说，一份文件的名称并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。 各种不同的文件名称，可以概括地表明和反映各种文件的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现文书处理的规范化、制度化。  现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用文件名称，不能滥用。 否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响文件的及时处理。 例如，对于要向上级领导机关请示的问题，如果不使用 “ 请示 ” ，而错误地使用了 “ 报告 ” 这一文件名称，就可能造成上级领导机关认为是一般性的工作报告，不需要作答复，而没有及时处理，以致耽误了工作。 再如，同不相隶属的机关联系工作问题，即使发文机关的级别比受文机关级别高一些，也不能使用 “ 命令 ” 、 “ 指示 ” ，因为这不符合本机关的职权范围和所处的地位，而应当使用 “ 公函 ”。 又如，有的机关发文，不分什么内容和性质，总是使用 “ 通知 ” 这一名称，这样也就失去了以文件名称来概括和提示文件意图的作用。  中华人民共和国成立以来，国家对统一公文的名称非常重视。 1951年 9月，中央人民政府政务院班颁布了 《 公文处理暂行办法 》 ，规定公文名称为 7类12种，即①报告；②签报；③命令；④批复；⑤通报，通知；⑥布告、公告；⑦公函、便函。 此后，国务院办公厅在 1957年、 1981年、 1987年、 1993年又先后四次对公文处理办法进行修改调整。 在 1993年 11月 21日，国务院办公厅经修订后重新发布的 《 国家行政机关公文处理办法 》 中，将现行国家行政机关的公文文种调整为 12类 13种，即：①命令（令）；②议案；③决定；④指示；⑤公告、公告通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾函；⑿会议纪要。  以上党政领导机关用法规性文件的形式发布的主要的公文文种都具有法规的严肃性。 其所属的、有关的各级机关组织在行文时都必须严格遵守，不能违反，因而被称作法定公文文种。 这些法定的公文文种都具有独立对外行文的资格，可以使用套红的 “ 文件版头 ” 德文，通常称之为 “ 红头文件 ” ；机关中还有一些其他常用的应用文种，如计划、总结、方案、细则等。 此外，在企业单位和涉外机构，根据其业务工作范围的特殊需要而专门形成和使用的专业文种。 这些文种的使用范围和写作要求将在以下有关章节中分别叙述。 思考题  什么是公文。 怎样理解公文的含义。  简述公文的产生与发展。  简析文书、文件、公文三个概念的异同。  公文的特点与作用表现在哪些方面。  为什么要给公文分类。 常见的分类方法有哪些。  公文的名称是怎样确定的。 我国现行的党政机关公文的常用种类有哪些。  解释以下词语：  甲骨文书 《 尚书 》 公务文书 法定作者 行文单位 对外文件 收来文件 上行文 平行文 下行文 秘密文件 法规文件 行政文件 指挥性公文 规范性公文 报请性公文 知照性公文 记录性公文 报告  — 、概述 “ 报告 ” 是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。 “ 报告 ” 是陈述性文体。 写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。 “ 报告 ” 是行政公文中的上行文种，撰写 “ 报告 ” 的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作，或作出某一决策提供依据。 “ 下情上达 ” 是制发 “ 报告 ” 的目的。 所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。 语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。 报告  报告的主要特点，概括有四： 一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以 不带请示事项 ，这也是它与请示区别的重要区别之一。 二是报告中 一般不提出建议或意见。 如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。 三是报告在内容上不象请示那样有 “ 一文一事 ” 的要求，它 可以在一件公文中综合报告几件事情 ，层次结构也比较复杂。 四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息， 是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。 向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。  报告的种类从内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告和例行工作报告。 报告  二、写法 报告的结构一般由标题、主送机关、正文、落款和成文时间组成，下面分别介绍几种报告写法。  （一）汇报性报告 汇报性报告主要是下级机关向上级机关、执行机关向权力机关汇报工作、反映情况的报告。 这种报告一般可分为两种类型： 1．综合报告。 这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性的报告。 其内容大体包括工作的进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见。 这种报告的特点是全面、概括、精炼。 所谓 “ 全面 ” ，是指报告的内容要体现一个地区、一个部门在某一段期间内的全面工作情况；所谓 “ 概括精炼 ” ，是指表述内容的时候，少写或不写繁琐的工作过程，要用结论性、要求性的语言，表达出某项工作的结果、希望或要求。 报告  2．专题报告。 这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统就某项工作或某个问题，向上级领导部门所写的汇报性报告。 其内容与综合性报告差不多，但也有自身的特点：  一是内容专一。 也就是说，一份专题报告只反映某一方面的情况和问题。 除了写出事件的结果以外，常常把重点放在情况的阐述、事情的原委、性质的分析和自己的看法上。 如果是反映成绩的报告，则应把重点放在作法、成绩、经验和总结上。 也可就某一问题专门提出建议。  二是针对性强。 主要包括两个方面的意思。 一种是日常工作中出现的新情况、新问题，向上级汇报以后可以及时得到支持或指示；一种是上级部门在安排部署某项工作任务时，就要求下级单位在一定期间把工作进展情况按期向领导汇报。 领导要求什么，汇报什么，所以针对性较强。 汇报性报告主要便。