档案管理实施细则(doc16)-经营管理(编辑修改稿)

档案管理实施细则(doc16)-经营管理(编辑修改稿)内容摘要：

双方要签名。 移交清单由移交部门与档案室各自存档。 2． 移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。 行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。 存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号 +文件标题”。 同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。 第十四条 档案的保管 1． 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2． 公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。 档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。 保 持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。 3． 每年须定期对档案进行一次清理， 清除不必要保存的材料； 对破损和褪色的材料进行修补和复制。 第五章 档案名称、编号 第十五条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容 中国最大的管理资源中心 (大量免费资源共享 ) 第 7 页 共 16 页 性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 第十六条 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 第十七条 档案分类 各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第十八条 档案编号原则 1． 公司内归档文件的档号结构为“全宗号 — 类别号 — 年度 — 保管期限 — 文件类型 盒号 — 件号”。 2． 每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。 (见附件 2) 3． 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录。 4． 档号的表示方式如下：商管公司 ABCCCCDEF(G)00 00 1) “商管公司”表示文档归属公司名称，即全宗号 2) “ AB”表 示文档归属部门名称，即类别号。 如：行政类、营运类、策划类等等。 3) “ CCCC”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在年度，以 4位阿拉伯数字标注公元纪年，如： 2020。 4) “ DE”表示保管期限。 如：长期、二年。 5) “ FG”表示类型名称（大类 /小类）。 例如：营运部月报，招商进度表，会议记录等等。 6) “ 00 – 00”表示文件档号。 即盒号、件号。 5． 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此来编列档 中国最大的管理资源中心 (大量免费资源共享 ) 第 8 页 共 16 页 号。 6． 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 7． 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。 第六章 档案的编目与装盒 第十九条 归档文件应逐件编目。 归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目 (见附件 4) 第二十条 档案目录以手工填写和以打印两种方式。 目录填写须使用碳素墨水书写。 请将卷内目录放在卷首。 第二十一条 装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。 一盒内的文件数量无限制，以装满一盒为准。 第二十二条 装盒完毕后，填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》 (见附件 1)。 填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。 第二十三条 不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。 第二十四条 档案盒的封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第七章 档案的鉴定与保管期限 第二十五条 档案的鉴定。