某某物业公司行政管理作业手册(doc28)-物业管理(编辑修改稿)

某某物业公司行政管理作业手册(doc28)-物业管理(编辑修改稿)内容摘要：

中国最大管理资源中心 第 13 页 共 28 页 7. 对一些机密文件 ,需在文件页首加盖印章 ,以防止随意传播。 8. 每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。 每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。 附《档案资本销毁情况记录表》 9. 文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。 对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档，文秘必须做好登记造册工作。 每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。 10. 每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况 ,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。 中国最大管理资源中心 第 14 页 共 28 页 收发文流程 信函收文 总台收函 收件人签收 个人信函 部门信函 私函自理 公函归档 业务部门 总经理 主管归档 秘书筛选 登记归档 总经理 责任人：文员、 GM秘书 监督人：行政主管 发函发文 发函打印 主管签字 用公司印 收函登记表 分理 复印存档 信件 快递 文员送邮 总台电话 责任人：文员、总台 监督人：业务、行政主管 用印流程 发文登记表 传真 保密标识 中国最大管理资源中心 第 15 页 共 28 页 七 用印 1. 本公司以公司名义对外之行文由管理部负责盖印。 2. 公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请 (汇签 )经上级核准后交管理部秘书，由秘书登记于登记表。 用公司印流程 八 文档 （一）图书杂志 公司章 合同章 法人章 财务章 用印申请 GM秘书 GM签准 用印 GM秘书 申请单归类 申请人 责任人： GM秘书 监督人： GM 用印申请单 中国最大管理资源中心 第 16 页 共 28 页 1. 公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年 6月、 12月下旬详实盘点。 2. 文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。 如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅 ,借书人不得拒绝。 附《图书登记册》 3. 一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。 4. 对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。 图书管理流程 （二）专业资料 1． 资料分类： 、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本 图书购进 文员登记 入库 借阅 文员登记 借书人 图书登记表 每月清点一次 图书清点报告 图书借阅登记表 按时回库 责任人：文员 监督人：行政主管 中国最大管理资源中心 第 17 页 共 28 页 及复印件； ；。 （如建材、装饰等）材料 2． 公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外 3． 特殊情况需复印者，须填报复印申请批准 资料管理流程 资料整理 登记注册 入 库 借阅 复印 登记 申请 借阅人 复印人 登记表 保密标识 定时清点 清点报告 当天回库 借阅登记 复印申请 中国最大管理资源中心 第 18 页 共 28 页 （三） 客户档案 1． 客户档案是公司 文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域 2． 客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本 3． 客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外 4． 特殊情况需复印时，须填报复印申请报批 5． 服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任 客户档案管理流程 专案人员管理 结 案 中国最大管理资源中心 第 19 页 共 28 页 （四）办公文档 1． 行政管理部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理 2． 行政人员办公文档设：  工作计划与报告  司内行政 3． 业务人员办公文档设：  工作计划与报告  司内行政 行政登记 入 库 借 阅 复 印 登 记 申 请 借阅人 复印人 当天回库 借阅登记 复印申请 定时清点 保密标识 登记表 清点报告。