会议的基本知识(ppt99)-经营管理(编辑修改稿)

会议的基本知识(ppt99)-经营管理(编辑修改稿)内容摘要：

（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。  ⒉重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。 姓名卡片可设计为红、蓝、白、黄四种不同的颜色。  ⒊在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。 不同类型的姓名卡片样式  粘性标签 —— 比较经济、方便，但它们可能由于粘贴在衣服上而留下痕迹。  系带的卡片 —— 比较经济，戴取方便，但可能在衣服上晃动。  有夹子的卡片 —— 成本略高，它们能更换塑料封里面的标签而重复使用，并能移动夹在衣服的不同部位。  台签式的姓名卡片 —— 这些是开会的时候放在桌子上使用的。 证件的类型、作用  代表证 ：与会者不仅能参加会议，而且有表决权，选举权。  列席证 ：能够到会旁听，但无表决权。  工作证 ：只证明是大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。  记者证 ：是发给新闻媒体的有关的工作人员、记者，持记者证在有些工作区域出入受到限制。  来宾证 ：表明是被主办方邀请的嘉宾。 会议证件既能证明与会者身份，保证会议安全，控制出入人员；又能统计大会人数和维持会场秩序。 注意事项  ⒈ 在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。  ⒉应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。 有的公司强调区分开不同职务、地位人员的身份；有的公司强调所有员工的平等。  ⒊姓名卡片的大小式样应注意经济活用美观大方。 发放会议文件资料 学习目标  掌握各种会议文件的发放方法 会议资料的准备对于会议的成效至关重要。 会议文件资料发放工作的基本方法  ⒈ 按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明 “ 会议文件 ” 等字体。  ⒉分发重要文件一般要编号、登记。 文件编号通常印在文件首页的左上角处。 字体字号应有别于文件正文。 具有保密性内容的文件，还要注明密级。  ⒊一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录。  ⒋分发会议资料时要适时适量。 准备会议资料不能有多少代表就打印多少份，有可能出现临时增加与会者，或者出现代表丢失材料的情况，一定要留有充分的余地。  ⒌内容重要又需事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达  常见的会议文件资料主要包括 ： 开幕词、闭幕词、领导讲话稿、主题报告、专题报告、会议简报、会议记录、会议纪要、新闻稿、会议通知、日程安排等。 准备会议所需用品和设备 学习目标  掌握会议所需各种物品和设备的准备方法 尽量考虑全面，有备无患  ⒈了解可以租用会议设备公司的名称、地址和电话号码。  ⒉了解文具用品和相关设备供应商的名称、地址和电话号码。  ⒊掌握企业内可用的音像设备的类型和存放位置的清单。  ⒋掌握公司内部紧急维修工程师以及外部维修单位的名称、地址和电话号码。 会议用品和设备的类型 可分为必备用品和特殊用品。  ⒈必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。  ⒉特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。 例如：张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。 注意事项  ⒈ 事先要制定周密的准备方案，尽量详细的列出用品和设备的名称、数量和价格。  ⒉会议用品和设备是购买、租用还是使用原有的，要本着统筹节约、经济适用的原则。  ⒊准备会议用品和设备要力求一丝不苟、有备无患。 预订内部会议室 学习目标  掌握内部会议室的预定方法。 会议室预订的基本方法  大多数企业都有自己的内部会议室，这就减少了租用外部场地和设施的费用，内部会议室多适合内部会议和活动。  ⒈ 预订会议室要打出一定的提前量，在确定准确的会期之后，应尽早预订，以免临时被动。  ⒉正式预订会议室之后，在使用的前一天，一定要再次落实，以免与其他会议发生冲突。  ⒊预订和调配会议室应尽量使场地的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。  ⒋调配安排会议室时要留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不要太紧，使人们安心开会，不致出现会议还未结束就被人请走的麻烦事。  ⒌负责会议室安排和协调的秘书 ，事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。 热情迎接与会者 学习目标  掌握接待与会者的基本工作内容和程序。 做好会议的接站和报到工作的主要内容和程序  会议的性质与规模不同，接待的要求、程序和规范也不同。 大中型会议参加人数较多，应及时做好接站报到工作。 接站报到工作的主要步骤  ⑴ 要有统一的指挥调度系统，掌握与会代表的名单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格，并掌握与会议代表的联络方式。  ⑵要备有足够的车辆和接站的人员。 接站人员要人手一份代表抵达的时间表，按分工的时间和线路迎接。  ⑶对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。  ⑷在车站、机场设置接待站。 制作醒目的牌子或横幅，上面要表明 “ 天地公司接待处 ” 的字样。  ⑸在报到处的周围设立引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。  ⑹接待人员将预先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员。 必要时，引导与会者去其。