广州新世界物业管理有限公司行政工作手册65页-物业管理(编辑修改稿)

广州新世界物业管理有限公司行政工作手册65页-物业管理(编辑修改稿)内容摘要：

则： 1） 文件编号由：物管公司 /项目物管处 /发文部门 /文件种类 /档号 组成 例如： G80 /RMS/CW /M1/ 0001 档号 文件种类 发文部门 项目物管处 物管公司 诠释： 物管公司 G80 文件类型 内部工作联系单 W 项目物管处 时代 RMA 备忘录 M 岭南 RMS 会议纪要 MU 逸彩 RMY 电子邮件 E 发文部门 资源部 ZY 传真 F 财务部 CW 物管公司 0 工程部 GC 项目管理中心 1 客服部 KF 合作公司 2 保安部 BA 往来公司 3 档号 `0001 始 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十 家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 13 日期的格式统一有以下两种 中文式 XXX年 X月 X日，例如：二零零五年一月三十一日（以下简称为中文 文字日期）、或 2020 年 1月 31 日（简称为中文式数字日期）。 英文式 —— 年 /月 /日，例如： 2020/1/31。 使用规定 6． 对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件，其最后落款的文件日期，统一使用上述之中文式文字日期；正文内容提及到的日期，则可选择上述格式中的任一种。 其他种类文件（包括电子邮件），其正文内容提及的日期和文件的日期，则可选择上述格式中的一种。 7 管理处印章使用管理规定 目的： 规范管理处印章使用管理，确保公司利益不受损害。 使用范围： 新世界物业管理有限公司下属各管理处印章管理。 职责： 管理处主任为印章的第一责任人，负责印章日常保管、使用审批，并在休息时以面授权形式，将印章指定专人（人事行政）保管、使用审批。 管理处行政人员按《印章申请使用流程》办理盖章手续。 工作程序：见《印章申请使用流程》 申请使用印章部门 填写《印章使用申请表》 将《印章使用申请表》及文件一并交人事行政助理 人事行政助理审核 管理处主任 人事行政助理向管理处主任口头汇报（文件内容） 审查 不同意 不同意 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十 家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 14 使用规定： 管理处印章只限于发布管理处内部文件、对业主的通告、管理处内部制度及与物管公司各管理处之间文件往来；不得用于发往外部单 位、政府部门及个人等的对外发文，及有关合同、协议、担保、证明等事项。 使用印章应填写《印章使用申请单》，经管理处主任批准后再加盖公章。 加盖的印章应端正、清晰，加印位置应“齐年盖月”。 不得在白纸或空白介绍信上加盖印章。 行政助理要严格遵守印章管理规定，严格核对《印章使用申请单》上注明的文件内容、份数，对不符合管理处印章使用范围的要予以指正。 8 资产管理规定 本文件的适用范围 适用于对公司及公司辖下各管理处之全部相关资产的管理。 资产的定 义 泛指使用期为 1 年以上（含 1 年）在公司及公司辖下各管理处使用的资产。 其中，单位价值在 RMB2020以上（含 RMB2020 元）的资产，属固定资产类，财务软件系统中划分为 A 类资产；单位价值在 RMB2020元以下的资产，属非固定资产类，财务软件系统中划分为 H 类资产。 资产的分类 所有的资产是根据与财务账相一致的标准进行分类的，具体为： 办公设备类（包括家私、传真机、复印机、打印机、空调、碎纸机、绘图仪、音像器材、电器、厨具、电话等）； 电脑网络类（包括服务器、 PC、外设设备、网络设备 、电脑软件等）； ..3 交通设备类（包括汽车、摩托车、电池车等）； 人事 行政助理代签（管理处主任上班后一天内补办有关手续） 在申请表上签字 使用部门在《印章使用登记表》登记 盖章 文件复印存档 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十 家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 15 . 4 房屋类； 资产管理和主管部门 管理处行政部为管理处的资产管理部门。 负责按照规定办理资产的增加、调配、转移、报废、减少、盘点和资产系统的登记等工作，并对资产安排适当的维护，以保证公司资产的实物和资产的记录统一一致。 资源部为公司所有资产主管部门。 负责监督和指导管理处的资产管理工作。 资产使用部门 资产使用部门是指具体贯彻执行公司资产管理和使用的有关规定，负责部门资产日常维护工 作的执行部门。 资产所有权及相关责任 资产所有权 资产所有权归属于负担其成本费用的物管公司或管理处。 在广州新世界物业管理有限公司及辖下各管理处范围内，资产位置的改变并不构成所有权的改变。 资产管理部门责任 负责按照规定办理资产的增加、转移、报废、减少、盘点等组织、登记手续，并对资产进行必要的维护安排。 资产使用部门责任 资产作用部门应清楚本部门所属下的资产所处的位置，并确保该固定资产处于正常的使用中； 如发现使用人变更、 或使用地点变更、或损坏、或遗失等，应及时通知该资产管理部门，以便于更改资产的登记资料和作相应的处理； 资产管理部门已对管理处所有资产及其使用人进行了编号并登记，各资产使用部门及资产的具体使用权人须对应使用，并妥善保管、爱惜使用。 固定资产的折旧 固定资产每月折旧费用最终由该固定资产的使用部门 /管理处承担。 资产的取得 申请购买资产 作购买前的准备，填写“固定资产申请表”（所申购的资产属固定资产类时适用）、或填写“非固定资产 /费用申请表”（所申购的资产属非固定资产类时适用），然后将 申请表汇总到资源部审核，由资源部进行调配，无库存则再由资源部组织购买。 资产购入后的验收 资产管理的公司责任人应负责资产到达后的质量确认，保证其今后的正常使用。 当物品送到时，申请人或接收人应检查该物品以确保以下几点：。 注：如发生物品与要求不符或质量不合格，该接收人或资产管理的部门 /管理处责任人必须通知资源部， 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十 家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 16 并作有关 的协调，保证对资产情况的及时了解。 资产的编号 资产转移 所申请的资产是从库存中调配的，则属使用者的变更，不产生新的资产编号，资源部作相应的变更使用人登记。 当一项物品被认定为资产后，由资源部登记，给予其一个新的资产编号，按统一的位置将资产编号的标签粘贴在该物品上。 资产的签收 资源部将该资产编号填写在申请表的“取得登记栏”中，再由申请人或使用人在“取得登记栏”上签收。 资产资料的存档 资产管理的公司责任人，将该资产的申请表、购买合同、产品介绍书、保质书 、发票复印件、资产卡片、资产转移单等资料存档。 资产购买款的支付 由资源部负责办理资产购买款的支付手续，并将已填写“取得登记栏”的申请表原件、资产卡片、发票等资料交财务部。 资产的处理 资产的处理应填写《实物资产处理申请表》，并根据有关规定执行；如属固定资产 批准后交由财务部操作。 由于使用中损坏而处理的，在归档时必须附有损坏报告。 由于遗失（或被盗）而处理的，在归档时必须附有遗失（或被盗）报告。 需废弃而处理的，应须附有该物品的照片，以作处理参考。 固定资产的变卖，必须附有变卖的有关资料，包括变卖报告、手续、票据复印件等。 其它 定期资产检查 两种周期性的维护来保持记录的精确、真实： 资产的年报（由资源部负责） 周期性盘点（由资源部主持各部门配合） 资产的年报 资源部于每年 12月 31 日前，根据当年二次资产盘点的情况，调整好资产登记后，打印出公司 /管理处资产的年报，交档案室归档；同时将各部门 /管理处的资产年报发给各资产管理的部门责任人。 周期性的盘点 周期性的盘点为每 年的 3 月和 9 月。 9 采购管理规定 目的 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十 家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 17 规范物管公司各管理处物品采购，物品入仓、出仓的程序，确保采购物品符合规定要求。 适用范围 适用于物管公司各管理处有形产品采购工作，供应商管理及仓库管理等。 职责 各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用计划及采购清单，并负责仓库管理 作及货款报销、采购资料存档管理工作。 各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用计划及采购清单。 公司资源部负责收集有关供应商信息及资料，负责审核各管理处的月资金使用计划及 采购清单，并汇总编制物管公司的月资金使用计划，报总经理审批，负责落实供应商的评审管理工作。 财务部负责资金审核及调拨。 总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用计划及采购清单。 仓管员负责物品的验收、领用，库存物品的管理。 采购制度要点 维修物料的采购原则：实行补仓制，由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。 每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。 仓存金额最高限额在 10,000 元内，零星或补储备仓的采购每月的次数不超过（含） 三次。 采购行为分类 指单位价值在 1000 元以上（含 1000 元）且使用期不少于 2 年的、在广州新世界物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。 包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。 /费用类 指单位价值在 1000 元以下（物品的使用期不限）的物品 /费用。 包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。 采购方式 ： 员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养（协议期限一般为一年）等。 ： 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十 家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 18 文具 /办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。 经市场调查，固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时，临时寻找的供应商，采购品单价在 300 元（含）以上，或总价值在 1,000 元 (含 )，要求有 3 家或 3 家以上供应商来进行比较、核价。 采购审批权限按《广州新世界物业管理有限公司财务审批权限》执行。 其他采购要求 : 尽量要求按时送货，如需外出采购，行政助理应安排集中物品采购。 采购物品均要求供应商提供正。