希波速冻食品办公室管理制度(61页)-食品饮料(编辑修改稿)

希波速冻食品办公室管理制度(61页)-食品饮料(编辑修改稿)内容摘要：

总经理 加印材料 补充修正 申请提出 申请人 加盖印章 审查批准 审查批准 审 批 申请部门 主管经理 副总、分公司总经理（必要时） 集团总经理（必要时） OKKKK OK OK NO NO NO OK OK 介绍信管理办法 一、需要公司开具介绍信者，应填写用印申请单，注明介绍信用途，经主管经理批准后，交总经办主任 /人行部经理签批，总经办 /人行部文员依据此单填写介绍信，盖章后发需要人。 二、介绍信由总经办 /人行部文员负责管理，严禁发出空白信。 三、开具介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期限 5 年。 四、如发现介绍信丢失，领用人应立即向总经办 /人行部反映，及时采取相应措施。 五、各部门接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所列的事项是否相 符；并在留下的介绍信背面签注办理情况，以便日后查对。 六、注意事项： 开具介绍信时要对使用介绍信个人或部门严格审核，如：用信人的姓名、所在部门、事由等。 部门名称要用全称或规范化的简称，标明签署、用印时间。 开具的介绍信要有编号和骑缝章，存根和发出信的内容要一致。 第四章 电话通讯管理 关于通讯设备的使用管理规定 一、国内电话使用管理 各部门需要安装、停用电话或需要增加话费指标，应由申请部门填写请示单，写明申请事项、原由，主管签署意见后报企管部 /人行部（分公司各部门由人行部批示后报企 管部），由企管部 /人行部请示总经理批准后执行。 降低话费指标由企管部 /人行部共同依据实际工作通讯业务量或阶段性话费进行调整。 各部门没有其它部门同意，不得使用其它部门电话。 每月各部门电话实用额，由话费查询部门在每月 30 日前对照各部门电话费用标准核查后，将结果、处理意见、手机实际费用一并报财务部经理。 财务部按各部门电话费用标准结算，超费自付，特殊情况需集团总经理批准核销，其他人无权核销超标准电话费。 各部门电话不得用以私人、私事通话，如有特殊事，先请示本部门领导同意，做好详细登记，月末上报话费查询 部门，按当地通讯中心登记的话费清单金额到财务付款。 二、国际电话使用规定 由需要办理国际业务的部门填写请示单，经总经理批准后交总经办 /人行部，由总经办 /人行部按照总经理批示将所要使用的电话国际网打开。 办理国际业务的部门使用电话必须认真、详细地做好使用记录。 通话、传真完毕后，由总经办 /人行部负责将所有的电话国际网关闭。 任何部门或个人不经总经理批准，无权打开公司内部任何一部电话的国际网，如有违反此规定或没按以上规定办理造成的经济损失由行政部负责赔偿，除交付所使用的费用外，罚款 200 元。 三、通讯 费用支付、报批 凡是公司支付的手机、 BP 机、均由总经办 /人行部负责管理。 每月周一由总经办 /人行部向邮局查询以上通讯费用的使用情况，如手机的余额较低时，由总经办 /人行部负责为手机交费，每月最少交费额为持机人月定额费用；持机人出差时另行付费；其它通讯设备按其各自缴费额规定进行交费。 月末由总经办主任 /人行部经理将当月各部门电话费用额、奖罚处理情况及各手机使用者费用额报总经理阅批。 电话费用需预交的，可由总经办主任 /人行部经理按其权限办理。 四、通话注意事项 接听电话一律用文明用语：“您好。 希波集 团”或“您好。 希波”。 接、打电话用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。 每次通话时间以三分钟为限，长话短说，简洁扼要，长途电话使用前应对讨论、商洽内容加以构思或拟出提纲。 以免耗时占线，浪费资金。 通话注重礼貌，体现公司良好的文化素养和精神风貌。 打电话一般电话零声响五次无人接听，即挂机。 接听电话一般在铃响三次内接听。 各部门查找电话号码可到总经办 /人行部查阅电话号码簿，查询不到方可播打 114 进行查询。 关于计算机上网使用的有关规定 为加强并规范集团办公自动化，提高部门间信息传递速 度和工作效率，制定本规定。 一、集团所属以下部门及个人可实行计算机上网办公： 集团总经办、人力资源部、研发部、综合计划部、企划部、企管部、各分公司人事行政部、集团各副总、销售总监。 二、所有可上网的部门及个人必须建立上网记录，并认真填报，月末交电话费用核算部门。 三、实行计算机上网办公的部门（个人）之间传递信息的，应尽量采用电子邮件的形式发送和接收。 四、为保证信息安全，在信息收发完毕后须将收（发）信箱内的相关信息删除。 五、工作需要时可上网查询信息、收发电子邮件，但必须认真做好上网时间记录和使用记录并根据 本部门实际情况制定出固定的查询邮件时间。 六、禁止利用计算机上网聊天、娱乐、下载与工作无关的信息等。 第五章 办公用具管理 公司办公设备、用品管理规定 一、范围 公司办公设备 /设施包括：计算机（含手提式）、打印机、扫描仪等计算机附属设备、复印机、传真机、电话、验钞机、打卡机、办公室内空调、饮水机、办公桌椅、沙发、档案柜、窗帘、盖布、计算器、算盘、各类文件夹、订书器、打孔器、剪刀、削笔刀等一切办公设备 /设施。 公司办公用品包括：软盘、胶水、双面胶、钢笔水、圆珠笔、炭素笔、铅笔、 橡皮、纸张等消耗性物品。 二、建帐 公司所有办公设备均须建帐，建帐时按各部门 /科室由财务人员、企管部人员共同盘点，属办公设备 /设施均须一一登记入帐，并由物品使用部门经理签字确认。 登记时各部门 /科室人员必须积极配合，如实上报。 公司所有办公设备必须贴有统一形式的标签以便核对查实。 公司办公设备 /设施购买时必须通过设备设施管理人员签字，以便保证公司办公设备 /设施台帐的准确性。 财务部见设备设施管理人员签字后，方可给予购买办公设备 /设施报销。 三、购买 办公设备 /设施及办公用品 的购买由需求部门按照“物资采购程序”及物资采购审批权限进行办理。 所有办公设备 /设施及办公用品，都由办公驻地财务部统一管理。 办公用品购买由需求部门提报领用计划，部门经理批准，交财务部，财务部按办公用品台帐，确定购买与否、购买数量，实施采购（分公司可交由采购员实施采购）。 常规消耗性报表应按其消耗水平确定印刷、订购数量（各部门提报计 划时应附报表格式）。 四、保管与发放 办公设备 /设施购置后由财务部通知需求部门办理领取手续，并建立台帐，加贴标签。 所有办公用品都必须登记台帐。 必须清楚掌握办公用品库存数量，经常整理与清扫，必要时实行防虫等保全措施。 购后物资及时通知需求部门领取。 领发物品随时记帐，计算余量，以便掌握库存数量。 五、监督与考核 办公用品每月月末盘点，监督发放数量及各部门消耗办公用品费用： 办公用品每月月末盘点，要求结余物资帐物相符。 核对办公用品领用单与办公用品台帐显示发放数量。 财务部经理核对各类办公用品收支、实物台帐。 办公用品管理员计算出各部门办公用品 费用，按照各部门办公费用指标核算，将情况汇总上报财务部经理，并通知超标部门， 超标自负。 六、注意事项 严禁员工将公司办公用品作为私用。 为控制办公用品费用，节约经费开支，每个员工必须节约使用各种办公用品，不得浪费。 凡背面能够书写的纸张（但文件、财务报表等涉密材料不可利用）应该妥善保管，以备做打草稿用纸，违反者一次罚款 5 元。 内部传阅的各种草稿尽量利用使用过的纸（正面有字，反面能书写），不准使用公司统一印制的稿纸，如有违反者一次罚款 5 元。 各部门制定的各种表格必须本着节约用纸、压缩 篇幅的原则，能小的尽量小，不得有明显的空白。 正常消耗性文具用品如：圆珠笔、炭素笔、胶水领用时交旧领新，否 则不予核发。 计算机使用管理规定 一、计算机归口管理部门为总经办 /人行部。 二、归口管理部门负责对计算机运用的长远规划；负责软件开发规划；负责组织计算机技术培训；负责对分散使用的计算机保密、病毒检测清理、是否安装游戏软件等方面进行不定期检查；负责计算机的故障时联络维修单位进行维修。 三、计算机中所有的软件为集团所有，任何人不得擅自复制、转让或出售。 四、输入计算机的信息属公司机密，未经批准不准向任 何人提供、泄露信息内容；所有计算机均要加设屏保密码，对于绝密文件应对其加设密码防护（离职离任时须将计算机密码通报监交人）。 五、信息载体必须安全存放、保管、防止丢失或失效；重要信息要拷贝软盘或移动硬盘，离职、离任时须将硬盘、或移动硬盘及软盘的内容交接清楚。 六、软盘使用前，必须确保无病毒；由各计算机使用部门制定病毒作业计划（含检测周期、时间、方式、工具及责任人），报总经办 /人行部检查其实施情况。 七、计算机操作人员应爱护各种设备，降低消耗、费用；对各种设备应按规范要求操作、保养。 发现故障及时报请维修，以免影 响工作。 八、计算机若两小时以上不使用，则须关机，班后将计算机及附属设备（打印机、扫描仪等）关闭，检查断开总电源。 九、计算机应由专业人员操作，禁止非专业人员操作使用，否则，造成设备损坏应照价赔偿，未经计算机保管人同意不得动用他人计算机。 十、不得利用计算机上网传递私人信件、下载私人材料；无上网权的部门不得利用计算机上网，特殊情况需请示总经办主任 /人行部经理同意后，方可上网。 十一、所有计算机不得安装游戏软件，严禁将计算机用于私人学习或游戏。 复印机使用的规定 一、复印机是高档办公设备，必须由专人负责使用 ，其它人员一律不得擅自动用，并由总经办 /人行部负责监督、检查。 如有违反者一经发现处以 10元罚款，造成设备损坏的，由其赔偿经济损失。 二、专责人要认真学习掌握复印机使用，保养基本知识，并严格按操作规程使用，保养，并按照复印机保养协议，定期联系落实保养工作，出现故障由专业技术人员负责修理。 三、为了节约费用，各部门领导要严格控制复印量。 四、为了延长复印机的使用寿命，实行定时开机复印的办法，每日开机两次，集团 9： 0016： 00；分公司 10： 00— 11： 00、 15： 00— 16： 00 为开机复印时间。 其它时间，有极 特殊情况经总经办 /人事行政部批准后，方可开机复印。 第六章 机要保密管理 关于保密工作的若干规定 一、总则 保密工作的主要任务是防止失密、泄密和被窃密事故的发生：所谓“涉密事项”，是指一旦披露或公之于众，给企业管理和未来发展带来重大不良影响，乃至造成重大损失的事项。 涉密人员是指那些因工作岗位和工作职责，需要经常接触涉密事项的人员，以及因工作需要偶尔接触涉密事项的人员。 保密工作是关系到企业命脉，必须引起我们的重视。 保密工作涉及企业的方方面面，绝对不是少数涉密人员的事情，必须增强全员保密意识，加强 组织领导。 二、关于保密工作的组织领导 为加强对保密工作的组织领导，经研究决定成立集团保密工作领导小组：由集团各副总、分公司总经理、集团总经办主任、分公司人行部经理、销售内勤等组成。 集团及各分公司保密工作主要包括以下内容： （一）文件保密 文件保密，是集团及各分公司印发的文件（含图表和传真）需确定适当的密级，并按照密级管理要求严格控制。 为了规范文件保密工作，现将文件密级确定原则及管理要求明确如下： 秘密文件 是指以集团或集团各部门、各分公司名义下发的，可以在公开场合学习讨论、并要求贯彻执行的文件，以及有关的规章制度等。 机密文件 是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的，只供个别部门或相关人员学习、贯彻执行的文件，如：有关人事任免事项；质量问题通报；产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数据；供货厂家、销售客户资料等。 此类文件的阅办人只可在规定时间内传阅不能留存或复印， 事后，当需要再次查阅时，需向总经办办理文件借阅手续，当场借阅当时还。 绝密文件 是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的，只供高层领导或极小范围内人员了解、知悉的文件，如：希波员工的工资体系和标准、品控部的工艺流程、工艺标准、品质检验报告、生产配方、制造成本、研发部的新品开发计划、正在研制中的新产品的实验数据、产品的配方、销售公司的产销量、营销机制、促销方案、营销价格等，此类文件应严格控制印发数量和印发范围。 为了落实文件保密规定，涉密人员。