x保险股份公司-重要单证管理流程手册(doc60)-保险制度(编辑修改稿)

x保险股份公司-重要单证管理流程手册(doc60)-保险制度(编辑修改稿)内容摘要：

证管理员编制代码 低 区域共享服务 — 财务中心财务、总公司电脑部负责人  根据重要保险单证代码编制办法，由总公司单证管理员 编制重要单证代码 ， 并负责代码维护  编码规则应充分考虑单证种类、险种、使用单位、版本号等因素  分公司修改重要单证的，须报总公司批复，并根据修改的情况，由总公司单证 管理员设置相应的单证代码 中 总公司单证管理员 交付印制 主要步骤 描述 风险初步评级 职能  单证管理系统中设置预警功能 ，根据各类重要单证的使用情况、库存情况、印刷前置时间等因素，在单证库存达到设定的安全库存量时，高 区域共享服务 — 财务中心 财务、总公司单证管 印刷申请 1 格式确认 4 编制代码 5 重要单证管理流程手册 13 主要步骤 描述 风险初步评级 职能 系统及时提示单证管理员进行单证印刷申请 []  保险业专用发票 中心支 /支公司财务根据业务需求填写 发票印制申请审批表 ，向主管地方税务机关办理审批手续，并将经批准的发票印制申请审批表上报区域共享服务 — 财务中心备案  其它重要空白单证 单证管理系统 根据历史调拨记录、实际的库存和 预测的各分公司申请调拨情况计算所需空白单证的数量 [] 总公司单证管理员填写 单证印刷申请单 并签字，注明申请日期、类别、单证编码、单证名称、数量、使用部门名称、备注，其中“备注”栏指标准格式内容以外的特殊内容  分公司因特殊情况需自行印制重要空白单证的，必须将需印制的单证种类、代码、数量、申请理由，以及所指定的印刷厂情况，经公司分管总经理签字同意，上报总公司单证管理负责人审批 理员  保险业专用发票 区域共享服务 — 财务中心财务根据分支机构上报的申印 发票种类及数量，编制全辖发票申印计划，上报当地主管税务机关 低 区域共享服务 — 财务中心财务  总公司单证管理员接收分公司上报的印刷申请，通过 单证管理系统 ，核定其现有库存量、申印数量、印刷单位情况等  经审核通过的，总公司单证管理员中 总公司单证管理员 发票印制申请审批表 单证印刷申请单 申印计划 2 审核 3 重要单证管理流程手册 14 主要步骤 描述 风险初步评级 职能 分配相应的单证编号范围，并在 单证管理系统 中作设定 []  保险业专用发票 区域共享服务 — 财务中心财务将全辖发票申印计划及各机构的 发票印制申请审批表 报省、直辖市地方税务局批印 税务局的审批意见反馈给区域共享服务 — 财务中心财务  其它重要空白单证 经总 公司单证管理员核定现有库存数量、使用情况等，由单证管理负责人批准 高 区域共享服务 — 财务中心财务、总公司单证管理负责人  保险业专用发票 由各地税务主管机关负责印制，各级公司到本级的税务机关领取  其它重要空白单证 总公司单证管理部门统一组织印刷重要空白单证 分公司自印单证经审批的，由分公司单证管理员负责组织印刷 中 各省级税务主管机关、总公司 /分公司单证管理员  保险业专用发票 各分支机构财务指定专人与单证管理员共同从当地税务局领取保险业专用发票 领取时清点数量并做好与税务局的交接工作  其它重要 空白单证 总公司 /分公司单证管理员接收印刷厂印制好的重要空白单证，办理交接付款手续，签收到货单并填写入库单 中 区域共享服务 — 财务中心财务、总公司 /分公司单证仓库管理员 审批 4 入库 6 印刷 5 重要单证管理流程手册 15 主要步骤 描述 风险初步评级 职能 分公司自印单证的，应将印刷厂的发票复印件交至总公司作为印刷申请证明文件备案  单证仓库管理员收到印刷单证后，进行初始入库，核对印制的单证编号是否在单证管理系统的授权编号（ 参见 审核 ）范围内，若是则可以办理入库手续， 单证管理系统 提示当前库存，若否则不得入库，并核实差异原因 [@]  具体入库手续 参见 入库 重要单证管理流程手册 16 2 分发领用 流程图 总公司 分公司 中心支 /支公司 单证管理 单证库 管理层 单证管理 单证库 使用部门 单证管理 单证库 使用部门 负责人 管理员 管理员 分管 经理 管理员 管理员 财务 业务人员 /代理机构 管理员 管理员 财务 业务人员 /代理机构 单证领库 单证分库 单证领用 设定库存限额 1 审批 1 2 本级复核 4 入库 7 运送 6 设定库存限额 1 入库 6 出库 5 领库申请 3 领用申请 1 办理领发 3 系统记录 4 领库申请 3 审核 1 5 审批 1 2 审核 1 4 审核 1 2 领用申请 1 办理领发 3 系统记录 4 审核 1 2 否（临时例外情况除外） 是 否（临时例外情况除外） 是 重要单证管理流程手册 17 管理方法 管理原则  总公司重要空白保险单证的发放按分级管理原则 办理，即：总公司负责向分公司发放，中心支公司和支公司、营销服务部按实际需要向分公司领用。  严格按照“定量控制、差额领用”的单证管理原则，制定各级机构各类重要空白单证的库存限额。  单证管理员不得监管与重要单证相关的业务或财务专用章。  严禁在重要空白单证上预先加盖业务或财务专用章。 管理职能 单证管理、业务管理、业务拓展、共享服务 — 财务中心 管理文件 分发领用 流程中包括以下文件： 文件名称 相关步骤 填制人 复核人 参考编号 重要空白单证领库申请单 领库申请 分公司单证管理员 本级管理层 现有格式521 保险业专用发票入库单 入库 单证管理员 部门负责人 现有格式522 重要空白单证验收入库单 入库 单证管理员 部门负责人 现有格式523 重要空白单证实物保管卡 入库 仓库管理员 部门负责人 现有格式524 重要空白单证领用单 领用申请 领用人 支公司单证管理员 现有格式525 保险业专用发票领用单 领用申请 领用人 支公司单证管理员 现有格式526 重要单证管理流程手册 18 流程描述 单证领库 主要步骤 描述 风险初步评级 职能  总 公司单证管理员根据各分公司单证使用、业务开展、单证管理等情况的历史记录，制定各分公司重要空白单证库的最高库存限额，作书面记录交由单证管理负责人审批  所设定的最高库存限额须定期由单证管理员根据各分公司实际业务发展的需求和单证使用、管理情况的更新作及时调整，并由单证管理负责人审批变更 中 总公司单证管理员  总公司单证管理负责人审批确认单证管理员制定的各分公司重要空白单证最高库存限额，签署书面意见  单证管理员在 单证管理系统 中根据经审批的各分公司最高库存限额作相应设定，并由单证管理负责人复核，确保与书面审批 记录一致 [] 低 总公司单证管理负责人、单证管理员  单证管理系统 在某一品种重要空白单证达到安全库存量的时候，及时提示分公司单证管理员向总公司单证管理员申请调拨该品种重要空白单证 [] 安全库存量由单证系统根据单证品种历史领用记录、调拨前置时间、现有库存量等因素自动计算设定，并由总公司单证管理负责人核准系统参量设置 []  分公司单证管理员根据实际的单证使用需求，通过单证管理系统向上级总公司单证管理员提出领库申请，提供以下信息：申请单位、申请日期、单证编码、单证名称、现有库存量、领库申请数量， 以及发中 分公司单证管理员 分库申请 3 设定库存限额 1 审批 2 重要单证管理流程手册 19 主要步骤 描述 风险初步评级 职能 送地址、联系方式，并由经办人在系统中确认 现阶段由分公司的单证管理员规范填制 重要空白单证领库申请单（一式三联），填写的事项与系统申请相同，并由经办人签字  总公司通过单证系统接收分公司单证领库申请，进行初步审核  同时分公司打印出领库申请单，交由本级管理人员复核签章  若申请数量加上现有库存量超过最高库存限额的，必须经总公司单证管理审核同意，允许临时超过库存领用或修改库存限额  分公司分管单证管理的经理核实领库申请单的申请单证、申请数量等内容，同意申领后签字，并加盖分公司公章  领库申请单一联留存，两联上报总公司单证管理员 高 分公司分管经理  总公司单证管理员收到分公司领库申请后， 核对单证管理系统中该单位所申领单证的领用、核销记录及库存情况，对申请的数量进行审核  同时核对重要空白单证领库申请单上经办、审核人员的签名样本，若通过系统申领的，须核对电子签名，确认一致无误  审核通过后，总公司单证管理员在单证系统中对分公司的申领请求进行确认处理 现阶段由单证管理员将领库申请单一联返还分公司作其实物入库依据，另一联留存  若分公司的申请数量超过最高库存高 总公司单证管理员 审核 5 本级复核 4 重要空白单证领库申请单 重要单证管理流程手册 20 主要步骤 描述 风险初步评级 职能 限额的，则由总公司单证管理部门审 核是否调整库存上限或者允许临时 超过库存限额领用 ，上限审批 参见 设定库存限额  如果审核不通过，则总公司单证管理员在系统中退回申请或在申请单上注明原因，将申请单返还分公司，由其修改申领数量  总公司审核通过后，根据总公司的实际库存情况，单证管理员通知分公司运送单证的时间， 并负责 按时将分。