职业经理人如何进行行政管理(doc72)-职业规划(编辑修改稿)

职业经理人如何进行行政管理(doc72)-职业规划(编辑修改稿)内容摘要：

控制会议数量的主要措施有： ? 熟练应用包括会议在内的多种工作方式，如打电话、制发文件、亲自指导等，因情制宜，选择最有效的工作方式； ? 建立严格的会议审批制度； ? 提高会议的质量，避免及减少连带性的冗长会议； ? 建立统一的协调机制，统筹安排各部门的会议，避免重复会议； ? 定期对例会进行 检查与分析，取消功能和价值不高的例会； ? 合理设置组织机构，从机制上控制会议数量。 ? 会议的质量控制 中国最大的管 理 资料下载中心 (收集 \整理 . 大量免费资源共享 ) 第 20 页 共 78 页 会议的质量表现为会议的效率。 所以，要保证会议的功能和效率，就必须对会议进行有效的质量控制。 衡量会议质量的主要标准： ? 会议是否有召开的必要性和明确的目的性； ? 会议召开的时机是否成熟； ? 会议的规模是否适度； ? 会议的节奏是否紧凑； ? 会议的准备工作是否充分； ? 会议能否有正面的实际效果。 提高会议质量的主要方法有下列各点： ? 严格执行会议审批制度，杜绝不符合程序的会议； ? 充分有效地做好准备工作，特别是让与会者明确会议的宗旨和目的，以及掌握相关的文件和材料； ? 尽可能地控制会议的人数，精干高效； ? 会议的议题集中，会议日程紧凑； 中国最大的管 理 资料下载中心 (收集 \整理 . 大量免费资源共享 ) 第 21 页 共 78 页 ? 保持良好的会场秩序，创造良好的会议环境； ? 实行有效的措施监督会议执行的全过程，保证会议的有效性； ? 提高会议主持人的能力，有效掌控会议。 充分利用电视、电话、录像、图板、照片、模型等现代化技术手段，提高信息的传递效率，改变传统会议模式，节省时间。 ? 会议 的成本控制 现代企业管理应该注重投入与产出的比例。 因此，对会议成本的核算不可忽视。 会议成本包括会议所花费的费用总和和与会者所消耗的时间资源。 对于费用总和的计算，现在，国外流行一种计算公式： 会议成本 = 2A B T 其中： A为与会者的平均工资（以小时计）的 3 倍； B 为参加会议的人数； T 为会议时间。 时间的价值目前还难以量化，一般用倒推法来计算。 即假定与会者在这一段会议时间若不开会，而进行正常的工作所可能创造的价值。 总之，要控制会议的成本，首先需要将会议的费用进行精确的计算 ，做出会议预算，对预算进行严格的审批。 同时，强化人们的时间观念，提高办事效率，在减少会议数量的同时，也减少无形资源的支出。 9 牢记要点 合理的会议控制要做到： 中国最大的管 理 资料下载中心 (收集 \整理 . 大量免费资源共享 ) 第 22 页 共 78 页 _ 控制会议的数量 _ 提高会议的质量 _ 控制会议的成本 . 实践练习 请您做下面的实践练习题： 1．判断下列描述的对错，对的打 “√”，错的打 “”。 （ 1）会议的重要性和成本之间存在正比例关系。 （ ） （ 2）会议的成本控制得越低越好。 （ ） 2．列举出几个您认为功能和效率不高的会议，指出其问题所在 ，并找出合适的解决方法。 参考答案： 1．（ 1） ； （ 2）。 关于这方面的学习资源有很多，例如： ? 《办公室文秘事务处理技巧》，方圆编著，石油工业出版社， 2020 年。 ? 《现代秘书学通论》，王熙梅、王景清主编，海洋出版社， 1993 年。 技能点 6 如何做好会后工作 主 题 词 行政管理 会议管理 会后工作 中国最大的管 理 资料下载中心 (收集 \整理 . 大量免费资源共享 ) 第 23 页 共 78 页 适用情景 当会议结束后，需要做一些相关工作以落实会议精神时，查看此技能。 7 技能描述 一个会议要取得真正的成功，不仅取决于会议过程的顺利与否，更在于会议的决议 和精神是否真正被贯彻执行。 因此，在会议结束之后，仍有许多总结和落实的工作需要认真去做。 否则，会议就变成了纸上谈兵，没有任何实际的指导意义。 一般来说，会后工作有以下几个方面： ? 会务工作总结 会务工作总结往往以总结会的形式进行。 对会议组织及服务工作的全过程进行总结，找出其中的漏洞与不足，从中吸取经验教训，避免再次犯错。 同时，对会议工作人员进行表彰与鼓励。 ? 会议简报 会议简报是为了方便交流情况。 因此，要求简报要真实地反映会议的内容，并且做到文字简练，篇幅短小，着重反映会议中的重要问题。 简报的印发数量和发送范围应视需要而定。 应对会议简报进行编号，以便于分类归档。 通常会议简报有两种写法：一是指导式写法。 即采用新闻报道的形式反映会议情况，从会议中选取有价值的内容。 二是转发式写法。 即直接登载某些会议的发言，在前面配发一定的按语或评论，以强调转发内容的指导意义。 ? 会议纪要 中国最大的管 理 资料下载中心 (收集 \整理 . 大量免费资源共享 ) 第 24 页 共 78 页 为更好地贯彻执行会议精神，会议结束后，通常要根据会议宗旨和精神撰写会议纪要印发给有关部门。 会议纪要是纪实，必须反映会议的真实意思，不应掺杂个人的主观意见。 同时，会议纪要必须简明扼要，语言精练概括，内容全面、条 理清晰、主次得当。 会议纪要是为宣传、贯彻会议宗旨服务的。 所以，撰写者必须准确理解会议宗旨，把握会议的精神实质，并贯穿于纪要的始终。 一般来说，撰写者应该参加会议的全过程。 这样便于他理解会议精神，消化会议内容。 会议纪要一般可分为两部分： 第一，简述会议情况，包括会议的时间、地点、与会人数、会议目的、讨论结果等。 第二，阐述会议的主要精神，所讨论的主要问题，做出的正式决定等。 这是会议纪要的主体，往往要对会议的原始记录进行提炼、选择。 会议纪要写完之后需要经过有关人员的审核，审核通过后及时发 给有关部门。 印发会议纪要的方式有两种：一是全文印发，二是摘录需要的部分印发。 所以，应视不同情况采用恰当的方式。 如果会议纪要的内容具有机密性，应注明密级。 并且印发纪要编制序号，以便归档保存。 ? 文件资料的收退 一般来说，会议文件需要退回有以下几个原因： 其一，一些文件内容有高度的机密性，为防止泄密，不宜扩散； 其二，一些文件属于参考性质，与会议的精神并不完全相符，如果扩散会影响会议精神的准确传达； 其三，一些文件记录了会议中与会人员的即席发言，不宜扩散。 中国最大的管 理 资料下载中心 (收集 \整理 . 大量免费资源共享 ) 第 25 页 共 78 页 文件资料的收退有多种方 法，在一些小型的日常会议中，如与会者之间比较熟悉，可直接口头交代，进行文件的收交。 而召开一些大型的会议往往事先开具文件资料的清单，由工作人员分发给与会者，要求在会后按照清单将文件资料退回。 ? 议定事项的检查催办 议定事项的检查催办是会后工作的关键环节，它可以保证会议的精神真正落到实处。 而且它还有利于会后信息的及时反馈。 一般来说，议定事项的检查催办应设置专人负责，并制定相关的登记及汇报制度。 检查人员可以用电话催办、发放催办通知单或亲自检查催办。 在检查催办的同时应随时向有关领导汇报相关情况并接受 指导。 总之，会后工作是会议管理的收尾工作，看似可有可无，实际上却非常重要。 经理人在对会后工作进行管理过程中，一定要注意上文列举的诸多注意事项。 9 牢记要点 会后工作的主要内容有： _ 会务工作总结 _ 撰写及印发会议简报 _ 撰写及印发会议纪要 _ 文件资料的收退 _ 议定事项的催办 中国最大的管 理 资料下载中心 (收集 \整理 . 大量免费资源共享 ) 第 26 页 共 78 页 . 实践练习 请您做下面的实践练习题： 会后工作是个需要注意的问题，您和您的组织是否意识到这一点了，看看有哪些方面是和本文讲到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改进的方法。 关于这方面的学习资源有很多，例如： ? 《实用秘书工作手册》，王千弓等编，光明日报出版社， 1987年。 ? 《现代秘书实用手册》，蔡翔、李保华编译，中国卓越出版公司， 1990年。 技能点 7 如何掌握会议管理的技巧 主 题 词 行政管理 会议管理 会议管理技巧 适用情景 当需要了解一些会议的注意事项时，查看此技能。 7 技能描述 会议的进行和管理需要科学化、合理化，这样才能达到预期目的，这其中有着许多的注意事项以及一定的技巧与方法。 如果会议管理者掌握了这些技巧，无疑会对会议的管理 大有帮助，使会议能够顺利进行，从而事半功倍。 1．会议进程中的注意事项 在会议进行的整个过程中，为了保证会议能够高效进行，必须随时发现并纠正一些问题。 包括： 中国最大的管 理 资料下载中心 (收集 \整理 . 大量免费资源共享 ) 第 27 页 共 78 页 （ 1）开会和散会是否准时。 （ 2）会议议题的说明是否简练、明确。 （ 3）是否有无法讨论的议题。 （ 4）会议是否按照程序进行。 （ 5）是否强迫某位特定人员发言。 （ 6）是否批评某人的发言。 （ 7）是否有人发言过于感情用事。 （ 8）是否有人窃窃私语。 （ 9）是否得出了明确的会议结论。 （ 10）是否找到了解决与 会者意见对峙的办法。 （ 11）是否尊重了少数人的意见和想法。 （ 12）是否正确记录了决定的事项。 （ 13）是否妥善保管了会议记录。 以上问题经常在会议进行的过程中出现，如果处理不当，会对会议进程产生阻碍，影响会议质量。 因此，必须予以高度重视。 2．主持会议的注意事项 中国最大的管 理 资料下载中心 (收集 \整理 . 大量免费资源共享 ) 第 28 页 共 78 页 许多会议都设有主持人，以便于会议能严格按照议程进行。 而作为会议的主持人，必须了解掌握相关的知识，并且运用一定的技巧。 一般来说，主持会议需要注意以下事项： （ 1）清楚开会的时间； （ 2）充分了解会议目的，把握会议主 题； （ 3）引导与会者积极参与会议讨论； （ 4）让与会者公平自由地表达意见，不要擅自指定发言； （ 5）当讨论出现混乱时，应有拨乱反正的能力； （ 6）如果讨论偏离了议题，应及时。