采购与支持活动战略(doc25)-采购管理(编辑修改稿)

采购与支持活动战略(doc25)-采购管理(编辑修改稿)内容摘要：

支票 订购单 买方 邮递 卖方 发票 财务部 收货报 告 中国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 11 页 共 25 页 发货单 发票复 印件 财务部 支票 发货单发货单 的规格并正式通知生产部开始生产。 • 机床生产好后，生产部通知财务部并把机床交给发货部。 • 财务部把发票原件交给收发室，发票复印件交给发货部。 • 收发室把发票邮寄或快递给买方。 • 卖方的发货部根据发票复印件填写发货单，并同机床一起运给买方。 • 买方的收发室收到发票，同时收货部也收到附发货单的机床。 • 买方的收发 室把发票的复印件交给采购部，通知机床已运到了。 发票原件则交给财务部。 • 买方的收货部核对机床、发货单和订购单。 如果机床状态正常，并同发货单和订购单指 定规格相符，收货部就填写收货报表，并把机床交给生产车间。 • 收货部把填好的收货报表交给财务部。 • 财务部核对订购单、收货报表和原始发票的所有细节，如果一切相符，就开出一张支票 交给收发室。 • 买方的收发室把支票邮寄或快递给卖方。 • 卖方的收发室收到支票后交给财务部。 • 卖方的财务部按发票、发货单、销售单来核对支票。 如果所有细节都相符，财务部就把 支 票交给卖方银行，把收到的款项入账。 2. EDI 的采购过程 图 9 6所示是 E D I采购过程中的信息流。 其中 E D I网络的数据交换过程替代了上例的邮递过 程，运行 E D I软件的计算机替代了买方和卖方之间的纸面形式的信息交换。 图 96 EDI采购过程中的信息流 2 1 8 电子商务 下载 生产 车间 采购部 买方卖方 财务部 收货部 银行 发货部 财务部 销售部的 中国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 12 页 共 25 页 销售订单 系统 生产部的生产管 理系统 EDI翻译 EDI网络程序 EDI翻译 程序 在 E D I方式下，当车间的生产经理要更换金属 切割机床时，要进行下面的流程： • 生产经理向采购部发一条电子信息，指出切割金属所要求的机床。 • 采购部通过电话、电子邮件或网站同卖方接洽，磋商价格和发货条款。 采购部选定卖方 后，就向卖方的销售部发出一条信息。 • 买方的 E D I翻译程序将这条信息转换成标准格式的订购单报文，然后通过 E D I发给卖方。 • 采购部要向收货部发一条电子信息，以便收货部安排收货事宜。 采购部还要向财务部发 一条电子信息，告知价格等细节信息。 • 卖方的 E D I翻译程序将收到的订购单报文转换成自己信息系统的格式。 • 翻译后 的订购单细节数据进到销售部的销售订单系统里，并自动发到生产部的生产管理 系统和财务部的系统里。 • 发给生产部的信息详细描述了机床的规格，并正式通知生产部开始生产。 • 机床生产好后，生产部通知财务部并把机床交给发货部。 • 发货部向财务部发一条电子信息，指出机床已准备好发运了。 • 财务部发出信息，由 E D I翻译程序转换成标准的发票报文，并通过 E D I网络发给买方。 • 买方的收货部收到机床前就收到了发票报文，由 E D I翻译程序转换成自己的信息系统可 识别的格式。 于是买方的财务部和收货部就立刻得到了 发票数据。 • 机床到货时，收货部按照计算机系统中的发票信息来验收机床。 如果机床状态良好，符 合计算机系统里的规格要求，收货部就向财务部发一条信息，确认机床已经收到并且状 态良好，然后把机床交给生产车间。 • 买方财务部的系统比较订购单数据、收货数据和卖方发来的发票数据，如果所有细节都 相符，财务系统就通知银行把发票所示的金额划拨给卖方。 E D I网络可提供此服务。 增值网 比较图 9 5所示的纸面形式的采购过程和图 9 6所示的 E D I采购过程，可以看出，各部门之 间交换的是同样的信息， 但是 E D I减少了纸面单证的流动，使公司内部各部门 中国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 13 页 共 25 页 之间以及公司之 间的信息交换更为顺畅。 这种效率就是本章引言中所提到的 G E照明设备公司所获得的效益。 图 9 6所示的改变采购过程的关键是连接两个公司的 E D I网络（而不是邮寄服务），以及将买方 与卖方内部使用的数据格式转换成标准的 E D I报文集的 E D I翻译程序。 贸易伙伴可通过多种方 式来实现 E D I网络和 E D I翻译处理，但不论哪种方式都需要连接，而连接方式不外乎有直接连 接或者间接连接。 1. 贸易伙伴间的直接连接 直接连接 E D I要求 网络上每个企业都运行自己的 E D I翻译计算机（如图 9 6所示）。 这些 E D I翻译计算机通过调制解调器以及拨号电话线或专线直接相连。 如果顾客或供应商的时区不 同而且交易量很大或交易时间要求很高，拨号连接的方法就很麻烦。 如果企业需要同很多顾 客或供应商建立连接，专线连接的方法就非常昂贵。 使用不同通信协议的贸易伙伴也很难实 现拨号连接和专线连接。 2. 贸易伙伴间的间接连接 除了与贸易伙伴直接连接外，企业还可以通过增值网与贸易伙伴间接连接。 第 1章已经介 绍过增值网（ VA N），它提供接收、存储和发送电 子信息（包括 E D I报文）所需的通信设备、 第 9章采购与支持活动战略 2 1 9 软件和技术。 公司要使用 VA N服务，需要安装同 VA N兼容的 E D I翻译软件。 一般来说， VA N 会向用户提供这种软件。 图 9 7所示为直接连接 E D I和通过 VA N进行间接连接E D I之间的区别。 图 97 直接连接 EDI和通过 VAN的间接连接 EDI 要向贸易伙伴发送一个 E D I报文， VA N的用户可用专线或电话线连入 VA N，然后把 E D I 格式的信息发给 VA N。 VA N记录此信息并把信息送到贸易伙伴在 VA N上的邮箱里。 贸易伙伴 可拨号进入 VA N并从邮箱中找到这些 E D I格式的信息。 这种方法之所以称为间接连接 E D I， 是因为贸易伙伴之间通过 VA N连接，而不是把各自的计算机直接连接来传递信息。 提供 VA N 服务的公司有 G E I S、 G PA S、 H a r b i n g e r、 I B M、 I M S、 K l e i n s c h m i d t和 S t e r l i n g。 使用 VA N有 以下优点： 2 2 0 电子商务 中国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 14 页 共 25 页 下载 仓库银行 航空货运公司 汽车货运公司 零部件制造商 成品制 造商 批发商 分销商 零售商 仓库银行 航空货运公司 零售商 分销商 批发商成品制造商 零部件制造商 汽车货运公司 间接连接 EDI 直接连接 EDI • 用户只需支持 VA N的一种通信协议，不需要支持各贸易伙伴的各种协议。 • VA N在运行记录中记下了信息传输活动，这是关于交易的独立记录，可帮助解决贸易伙 伴间的纠纷。 • VA N提供贸易伙伴所用的不同交易报文标准之间的翻译服务（如把 ASC X12标准翻译成 E D I FA C T标准）。 • VA N可自动进行标准检查，确保交易报文符合 E D I格式 要求。 然而， VA N也有一些缺点。 其中一个主要问题是成本太高。 大部分 VA N要收注册费、月 租费和交易费，交易费是按交易量、交易期或两者综合来收取。 如果一家企业在VA N上的交 易量很小，固定的注册费和月租费对它就太高了。 例如，实施 E D I（包括软件、注册费和硬件） 的先期成本会要 5万多美元。 如果企业在 VA N上的交易量很大，按交易量收的交易费就非常 高。 以前，很多供应商为满足一、两个大客户的要求不得不支付高额的 E D I费用。 这种情况在 汽车行业和零售业尤其如此。 如果一家企业的众多贸易伙伴都使用各不 相同的 VA N，对该企 业来说，使用 VA N就太昂贵了。 虽然有些 VA N能够提供同别的 VA N交换信息的服务，但费用 也非常高，而且不能保证保留用于解决纠纷的审计记录。 最近，企业开始把因特网用作一种 中国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 15 页 共 25 页 通信媒体，它们希望因特网能够克服传统 E D I的一些缺点。 因特网上的 EDI 随着因特网逐渐成为商务活动的主流工具，那些采用 E D I的贸易伙伴开始考虑用因特网代 替昂贵的专线和拨号连接（用于直接连接 E D I和间接连接 E D I）。 那些负担不起 E D I费用的企业 则把因特网看成一项重要的支持技术 ，使它们能够为要求供应商具有 E D I能力的大客户供货。 在因特网中进行 E D I的主要障碍有：因特网的安全性较差，而且不能为信息传输提供运行 记录和第三方验证。 随着因特网的 T C P / I P基础结构用 S H T T P等安全协议和多种加密技术增强 后，企业对因特网安全问题的担心逐渐减少，但还没有完全消除。 因特网没有内置的第三方 验证工具，所以缺乏第三方验证一直是个大问题。 E D I的交易属于商业合同，通常涉及大笔金 钱，因此不可否认的问题就非常突出了。 第 6章讲过， 不可否认就是证明一笔交易确实已经发 生，它防止了交易各方反悔或否定交易的有效性。 在间接连接 E D I中，不可否认的功能是由 VA N的运行记录来提供的；在直接连接 E D I中，可通过比较贸易双方的信息记录来实现。 1. 因特网的开放式体系结构 Commerce One、 Dynamic Web Enterprises、 EC Company、 I P N e t和 Va n Tr e e等很多新企业 已开始提供因特网的 E D I服务。 而提供传统 VA N服务的企业（如 ATamp。 T IP Services）也开始提 供同样的服务。 第 2章已经讲过，因特网的体系 结构是开放的，所以因特网 E D I也称为开放式 E D I。 这种新型的 E D I提供了很多超出传统 E D I的服务，能够帮助贸易伙伴实现更多的信息交 换，而这些信息交换往往是 E D I标准报文无法满足的。 因特网的开放式体系结构为贸易伙伴提供了定制信息交换方式的机会。 X M L等新工具可 以使贸易伙伴间的信息交换更加灵活。 三个 E D I组织最近开会成立了一个新的名为“ ASC X12 Task Group”的组织，负责以下工作： • 把 ASC X12的 E D I数据元和报文集结构转换成 X M L，并保证在 ASC X12和新的X M L数据 元之间一一对应。 第 9章采购与支持活动战略 2 2 1 • 制定 X M L数据元名，让了解 ASC X12报文标准的人在用新的 X M L报文时知识不至过时。 中国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 16 页 共 25 页 • 满足应用接口和人机接口的要求。 一些企业把内部网延伸到贸易伙伴，这样内部网就成了外部网。 由于虚拟专用网络 （ V P N）等技术保证了网络的安全性，这种趋势对企业越来越有吸引力。 例如，任天堂美国 公司原采用基于 E D I的产品登记系统来防止欺诈性的退货，系统允许零售商把所售任 天堂产 品的序列号直接发给任天堂美国公司。 对大零售商来说，这种方法很好；但对小的玩具商店 来说，实施这种方法就得不偿失了。 1 9 9 8年这个产品登记系统延伸到未采用 E D I的零售商。 小零售商可在收银台上用 I P N e。