环境监测中心程序文件(doc101)-程序文件(编辑修改稿)

环境监测中心程序文件(doc101)-程序文件(编辑修改稿)内容摘要：

和相关监 测人员对分包方的能力进行评审，并填写《分包方能力评审表》，如结果符合要求，经技术负责人批准后由总工室与分包方签订分包协议。 分包协议内容包括： (1)分包项目名称和执行的监测依据； 程 序 文 件 编 号 ZHJZ/CW06－ 2020 第 1 页 共 2 页 主题： 分包管理程序 第 3 版 第 0 次修订 (2)分包项目监测费用； (3)双方承担的责任义务； (4)违约责任； (5)分包有效期限。 分包的终止和变更 分包协议履行过 程中，应对分包方进行定期评审，若发现分包方的能力发生变化，不能满足本中心要求时，应立即终止分包协议。 分包协议的终止由相关监测科室提出书面申请材料，交质量负责人审核，经技术负责人批准后由总工室实施。 应在原分包协议终止后，再进行分包方的变更。 分包方变更程序见本程序 条款。 分包项目应在监测工作实施前以书面形式征得委托方同意。 监测报告中分包方的监测结果必须以“项目由实验室分包”字样明确标识。 分包方提供的监测报告连同本站监测原始记录与监测报告副本一 起存档。 办公室负责保存有关分包的所有记录（如能力评审记录、分包协议、分包方能力证明材料等）。 5 相关记录 ZHJZ/ZJ07 分包和监测方法征求意见表 ZHJZ/ZJ09 分包申请表 ZHJZ/ZJ10 分包方能力评审表 程 序 文 件 编 号 ZHJZ/CW06－ 2020 第 2 页 共 2 页 主题： 分包管理程序 第 3 版 第 0 次修订 1 目的 规范对监测质量有影响的服务和供应品的采购，加强监测用试剂和消耗性材料 的管理，确保监测工作质量。 2 适用范围 适用于对监测质量有影响的服务和供应品的选择、采购、接收、储存及使用的控制。 3 职责 质检室负责仪器设备服务商和供应商的选择和建档资料的收集，仪器设备的采购； 各监测科室负责试剂与消耗性材料供应商的选择和建档资料的收集，试剂与消耗性材料的采购； 各监测科室负责本室服务和供应品的申购、使用、接收及对其使用的评价和反馈。 4 程序 各监测科室根据本室所需服务和供应品，填写《采购申请表》。 对监测质量有影响 的供应品采购文件 (包括采购申请表、图纸、检查方法以及表明检测结果可被接受的技术条件等信息或资料 )在发出之前，其技术内容应经技术负责人审查批准。 采购员应优先选择质量有保证的服务商或供应商，并保持服务商和供应商选择的稳定性。 若服务商或供应商无独立质量保证时，应进行必要的市场调研，对服务商或供应商进行评估，选择质量相对保证的服务商或供应商。 评估的主要内容： (1)各服务方同类服务比较，各供方同类材料、仪器设备的性能比较； (2)各服务方和供应方的质量保证、服务能力； (3)性价比； (4)其他用户的 使用信息反馈。 仪器设备服务商和供应商、试剂与消耗性材料供应商的评估分别由质检室和相关监测科室负责组织，技术负责人、有关监测人员参加，评估意见应记入《供应 (服务 )商登记表》。 程 序 文 件 编 号 ZHJZ/CW07－ 2020 第 1 页 共 2 页 主题： 服务和供应品管理程序 第 3 版 第 0 次修订 新购入的所有影响监测质量的供应品、试剂、消耗性材料等均由仓库管理员 会同有关监测人员进行验收。 对无质量保证的供应商供应品，应进行重点检查，必要时按相应监 测标准进行检测，确保其符合要求后方可入库。 对有质量保证的供应商提供的产品，也要定期抽检，以保持对其质量的监控。 仓库管理员应建立健全入库试剂、消耗性材料台帐，监测人员领用材料须登记，领用剧毒品须经室主任批准。 常用的试剂、消耗性材料应保持一定量的储备，对易挥发或不宜久放的试剂、材料，尽可能做到随用随买。 试剂、消耗性材料应贮存于固定的场所（仓库），严禁烟火，无关人员不得入内。 保持存放场所的适宜环境条件，并配备通风、防火、防盗等设施。 液体试剂仓库应安装防爆灯。 固体试剂、液体试剂及 气瓶等应分类存放。 剧毒品存放在保险柜内，钥匙由两人保管。 过期、变质、损坏的试剂和消耗性材料由仓库管理员提出报废清单，经技术负责人审核、站长批准后，各监测科室组织有关人员进行处理。 凡有毒有害物品按《实验室管理程序》 条款处置。 办公室应保存所购服务和供应品的记录、服务和供应商的评价记录、获批准的服务和供应商名单。 5 引用文件 ZHJZ/CW18－ 2020 实验室管理程序 6 相关记录 ZHJZ/ZJ11 采购申请表 ZHJZ/ZJ12 供应 (服务 )商登记表 ZHJZ/ZJ13 消耗性材料质量检测记录表 程 序 文 件 编 号 ZHJZ/CW07－ 2020 第 2 页 共 2 页 主题： 服务和供应品管理程序 第 3 版 第 0 次修订 1 目的 正确、有效地处理客户和被监测方对本中心工作质量提出的投诉，维护客户的权益和本中心服务信誉。 2 适用范围 适用于所有客户和被监测方对本中心工作质量投诉的受理和处理。 3 职责 质量负责人负责客户投诉的受理，科室主任、项目负责人负责其它不满意信息的受理，并及时上报质量负责人。 质量负 责人组织投诉调查、分析复验（必要时）、纠正措施落实以及向客户反馈信息； 各责任科室配合受理人做好客户投诉处理工作； 办公室负责投诉记录的归档保存。 4 程序 投诉受理 客户就本中心质量方针、监测结果、服务质量以及管理水平等方面均可提出投诉。 受理人对来访者所投诉的问题应在《投诉受理登记表》中作相应记录，并由投诉人签字。 对电话、传真等形式的投诉，由受理人在《投诉受理登记表》作相应记录。 办公室在发放监测报告时，不定期附《监测报告用户意见表》，主动征求 客户意见，提高监测工作质量。 投诉的处理 质量负责人组织内审员及相关人员对投诉的问题进行调查、分析，判定是否存在影响工作质量的因素。 需对监测结果进行复测时，由质量负责人指定人员（一般为非原监测人员）对原样品进行监测，原样品无法监测时，可使用备样或在同等条件下重新采样分析。 复测过程应由质量监督员进行质量监督。 如投诉内容涉及违反本中心质量方针或程序，或者对实验室管理体系的运 程 序 文 件 编 号 ZHJZ/CW08－ 2020 第 １ 页 共 2 页 主题： 投诉处理程序 第 3 版 第 0 次修订 作是否符合 CNAL/AC01:2020《检测和校准实验室能力认可准则》产生疑问时，质量负责人应按《内部审核程序》对涉及的要素和部门进行附加审核。 经核实确定不属于本中心责任的问题，通过与投诉者沟通解决。 投诉的反馈 质量负责人就客户投诉涉及事项的调查、处理结论向顾客反馈，反馈应采用书面的形式。 证实监测报告有误时，应按《监测报告管理程序》发放更改报告，并承担客户损失和不良影响。 所有投 诉记录由办公室负责归档保存。 5 引用文件 ZHJZ/CW13－ 2020 内部审核程序 ZHJZ/CW36— 2020 监测报告管理程序 6 相关记录 ZHJZ/ZJ14 投诉受理登记表 ZHJZ/ZJ15 监测报告用户意见表 程 序 文 件 编 号 ZHJZ/CW08－ 2020 第 2 页 共 2 页 主题： 投诉处理程序 第 3 版 第 0 次修订 1 目的 及时对监测工作中出现的不符合项进行识别和控制，以保证监测工作质量。 2 适 用范围 适用于对不符合管理体系要求和技术要求的监测活动，以及有差错监测报告的控制。 3 职责 内审员和质量监督员分别负责对管理体系和技术运作的各环节中所出现的不符合工作进行识别，并跟踪不符合工作的处理结果； 监测报告审核人员、授权签字人负责监测报告的质量控制； 质量负责人负责对不符合项评价并作出处理决定； 各科室负责对本室不符合工作采取纠正措施。 4 程序 不符合项的识别 不符合项的识别可在管理体系和技术运作的各个环节进行，例如客户投诉、质量控制、仪器设 备校准和期间核查、消耗材料的核查、质量监督、监测报告审核签发、内审和外审、管理评审等。 监测人员按照管理体系文件要求开展监测工作，一旦发现偏离，则以记录。 质量监督员通过对本室监测人员进行监督，在人员、技能、设备、方法、样品处置和环境条件等方面进行核查，发现问题及时记录，并报质量负责人。 质量负责人通过各科室反映的情况，以及客户投诉等进行分析，提出是否增加内部审核的频次，或进行附加审核建议，报中心主任批准后实施。 质量负责人组织内审员对管理体系运行情况进行审核，对审核中 发现的不符合项进行记录，具体程序见《内部审核程序》。 报告审核人和授权签字人通过对监测报告的格式、内容、所含信息量和结果表示等进行审核，发现有不符合要求的监测报告及时记录，并反馈到质量负责人。 质控人员依据《质量控制程序》对监测结果的有效性进行监控，记录和分析产生不符合结果的原因，并报质量负责人。 不符合项的评价 程 序 文 件 编 号 ZHJZ/CW09－ 2020 第 1 页 共 2 页 主题： 不符合的监测工作控制程序 第 3 版 第 0 次修订 质量负责人对所有发现的不符合工作按要素和科室进行统计分析，对个别 的、偶然发生的不符合工作，被证实不会影响监测质量的，鉴别为一般不符合项； 经统计分析，属某科室整体出现不符合项或某要素失控，或直接影响到监测报告质量的，鉴别为严重不符合项； 凡监测报告中出现不符合项均定为不合格监测报告。 不符合项的处置 属一般不符合项并能现场纠正的工作，由质量负责人通知责任科室或相关人员进行现场纠正，监测工作正常开展。 属一般不符 合项而不能现场纠正的工作，及属严重不符合项工作，则由质量负责人通知责任科室采取标识、隔离、立即停止工作等措施，并组织责任科室有关人员对产生不符合项的原因进行分析，提出纠正措施。 属不合格监测报告则由授权签字人扣发报告。 由报告审核人核查原始记录，属打印错误的则立即通知纠正，属其他原因引发的不符合要求的，按 条款处置。 如果不符合监测报告已发出，则由办公室负责收回，并重新发放符合要求的监测报告。 对经常性或重复性出现的不符合项 (或不合格监测报告 )，通过原因分析，如涉及到需对管理 体系文件的修改，则按《文件控制程序》进行。 不符合工作的控制 不符合工作识别人负责对纠正措施的实施结果进行跟踪验证，证实所采用的纠正措施已消除了产生不符合工作的所有因素，报请质量负责人批准后通知相关部门恢复工作。 若所采用的纠正措施消除不了产生不符合工作的因素，则通知客户本中心暂不具备开展该项监测工作的能力，取消该项监测工作，必要时给客户一定赔偿。 5 引用文件 ZHJZ/CW13－ 2020 内部审核程序 ZHJZ/CW03— 2020 文件控制程序 ZHJZ/CW15— 2020 质量监督工作程序 ZHJZ/CW33— 2020 质量控制程序 6 相关记录 ZHJZ/ZJ16 不符合项及纠正措施表 程 序 文 件 编 号 ZHJZ/CW09－ 2020 第 2 页 共 2 页 主题： 不符合的监测工作控制程序 第 3 版 第 0 次修订 1 目的 为消除已发生的不符合工作或其它不期望情况的原因，防止不符合工作的再度发生，实现管理体系的持续改进。 2 适用范围 适用于本站管理体系或技术运作活动中纠正措施的制定、实施和验证。 3 职责 技术负责人 负责技术运作活动中不符合工作纠正措施的审批； 质量负责人负责管理体系活动中不符合工作纠正措施的审批； 科室负责人负责本科室不符合工作原因分析、纠正措施的选择及实施； 不符合工作识别人负责对纠正措施进行跟踪验证。 4 程序 当在内部审核、客户抱怨、质量监督、质量控制、员工观察等过程中，发现有可能再度发生不符合项时，由审核人或识别人填写《不符合项及纠正措施表》，外部审核或管理评审中发现有可能再度发生不符合项时，由质量负责人负责组织实施纠正措施，并将其纳入管理评审报告中。 责任科室负责人组织本科室人员调查并分析产生不符合的所有潜在原因，包括客户的要求、样品管理、方法和程序、员工技能和培训、消耗品、设备及其校准等。 责任科室会同不符合识别人选择最能消除问题和防止问题再次发生的纠正措施。 纠正措施应与问题的严重程度和风险大小相适应。 针对技术运作工作中可能再度发。