工厂管理之采购管理(doc90)-采购管理(编辑修改稿)

工厂管理之采购管理(doc90)-采购管理(编辑修改稿)内容摘要：

门工作结果和评定；物流部门协作 中国最大的管理资源中心 (大量免费资源共享 ) 第 11 页 共 64 页 是设定某一范围。 而对于另外一些指标和项目，就应该时时刚性管理，即必须达到某一点。 对于具体的内容详述，我们将在下面各章节中具体介绍。 第五节采购流程 采购流程根据企业规模的大小和采购物料的分类以及数量大小而不同。 一般来说，越靠近生产性物料，其采购流程越短；采购数量和金额越小，其采购流程越短；企业规模越小，其采购流程越短。 但无论采购流程有多么短或简单，都必须拥有基本流程。 基本流程是从初次 采购角度来说，对于签订购物合同的供应商采购来说，其基本流程则会更简短。 任何采购流程都是从“请购单的递交”环节开始，的后将视情况而定进行环节的增减。 基本流程如 图113。 请购单递交 计划制定审核 供应商寻找 合同签订 运输和验收 入库或进入生产领域 图 113 采购的基本程序 中国最大的管理资源中心 (大量免费资源共享 ) 第 12 页 共 64 页 对于上述环节分述如下： 请购单递交。 专门采购人员接到“需要采购信息”的后，开出请购单交给采购部门。 需要采购信息包括： A 工厂企业内各类物料缺少的信息； B 市场信息（例如某类物料将要涨价或者短缺等等、市场竞争情况导致的某类产品生产超过计划等）； C某类定购合同将要到期； D企业计划采购设定条件成熟等。 采购计划制定和审核。 除 CD 两类情 况外，企业采购部门要根据具体信息，决定购买哪些物料及多少数量并确定初步价格。 具体的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，也要加以明确说明。 上述任务完成后，采购部门将计划上交采购部门主管和拥有审核权的企业领导。 供应商寻找。 企业的采购部门根据领导审批的采购计划，利用各种渠道搜集供应信息，确定供应商和购买时机；研究谈判技巧和价格幅度等；决定物流方案和物料检验标准；决定采购方法等。 在这些问题当中，最关键的环节就是确定采购方法（相关内容参见第一章第二节）。 采购执行和合同签订。 对于一般采购来说，要经过询价 、报价、比价等程序决定对企业有利的价格；对于特殊采购来说，要按照招标的方式方法进行个性工作的准备，做到合法招标（相关内容参见第二章第四节）。 上述程序完成后，企业采购部门或企业领导要与供应厂商，签订采购合约、开具物料订购单等工作。 物料运输和验收。 如果供应商负责物料的运输，采购部门应该时刻监督供货商能否准时交货。 一般情况下供应商负责运输；但因为各种各样的原因，采购企业或厂商可能会自行进行运输，在这种情况下，采购部门就要和企业的运输部门进行协作，寻找物流方案。 物料运输到到企业后，企业将依据合同上的运输、 物料品质等相关条款，对物料和物料运输进行验收，并对供应商出具验收检验报告，并为供货商的不良品加以处理等等。 在这一阶段采购部门应注意两个问题：各类票据表单的核对。 交货验收合格后，采购部门应随即开具各类表单特别是发票，要对发票的内容是否正确进行审核，先经采购部门核对无误后，财务部门办理付款手续。 退货和重购。 所交货品与合约规定不符经验收不合格的物料，应依据合约规定进行退货并立即办理重购，此种情况应该向物料主管经理或厂长进行通报并等待审批结果。 入库或进入生产领域。 采购部门的最后一项工作是将物料入库。 虽然这一阶段 的主体工作并非采购部门，而是库房管理机构（物控部门）的主体工作。 但采购部门工作人员应该与他们进行各种事物的交接，只有这项工作完成后，采购部门的工作才算是基本完成。 当库房管理机构和生产部门在日后的工作中，发现物料问题还需要采购部门进行核实，核实的后向供应商进行交涉。 当采购部门对采购流程进行设计的时候，除了上述基本流程需要遵守以外，应该进行详细规则的 中国最大的管理资源中心 (大量免费资源共享 ) 第 13 页 共 64 页 制定。 在制定详细规则的时候，需要考虑如下一些问题。 如表 表 流程设计因素 要点 说明 流程统一 流程应 该做到：同一部门负责，同一部门进行审核。 避免同一主管对同一采购案件，做数次的签核；避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购案件审签部门太多，影响作业时效。 便于实施 为了更好地完成采购任务，采购流程的设计应该便于采购主管进行监控、便于采购人员自行考核自己的工作、便于采购人员的业务处理。 其基本做法是：对于一些受环境影响较小的项目，进行刚性管理，例如采购总体预算；相反则要进行柔性管理。 权责任务 各环节的负责人和审批人员的权利与义务以及任务要明确。 譬如，请购、采购、验收、付款等权责均予区分。 实时监督 流程设计完毕的后应该与具体采购人员进行日常联系，向其询问流程设计是否严密等，如果问题积攒到一定程度，能够证明流程设计的某个环节不合理，设计人员应该尽心改进或完善。 中国最大的管理资源中心 (大量免费资源共享 ) 第 14 页 共 64 页 第六节采购机构与职能 采购工作一般由采购部门具体负责，但鉴于采购部门的重要性，一般在采购部门和物料管理部门的上会有一个副总经理（副厂长）进行主管。 包括副总经理在内的采购机构人员，最重要的工作有八项：评估现有的供应商；选择及开发新的供应商；安排采购及交货日期；谈判采购合约的选定；从事价格分析；采购决 策的制定；指定运输方式；控制存货水平。 这八项工作的开展，并非只是主管采购事务的管理层面对的工作，尽管他们做着决策工作，但工作的完善离不开采购的执行人员，他们一起在不同层面上进行着这八项工作。 而在社会实践中，这八项工作似乎只是管理层面临的任务，这主要是因为他们误解了采购机构的层次划分。 采购机构层次划分是为了便于进行采购工作，而不是把采购工作分隔成几个部分。 采购工作的各个环节应该是同一流畅的一体，计划、管理、执行三个环节是一种相互影响的关系，而不是单一的从上而下的工作。 因此，对于以下内容，读者切不能孤立看待。 采购部门的职能主要有：分析公司原材料市场品质、价格等行情；寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握；核对请购单所购物料的技术规范和技术标准；与供应商洽谈，并安排工厂参观，建立供应商的资料；与供应商进行采购谈判，进行报价、议价等采购执行任务；验证进厂物料的数量与品质；对供应厂商的价格、品质、交期、交量等作出评估；进行跟单和催单；掌握公司主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本；依采购合约或协议控制协调交货期；呆料与废料的预防与处理；采购物料的入库、款项支付、 票据整理、归档。 采购部门根据企业的经济类型和规模的不同而有所区别，这亦同于他的工作流程一般，因此，它也有一个基本的部门设置。 采购部门的名称并不统一有的叫做采购中心，有的叫做采购部。 因此其内部的部门名称也就不相同。 例如采购中心下设的采购子部门叫作采购部，同理有的采购部门就叫采购部，那么其下设的采购子部门可能被叫做采购科。 为了避免名称混乱，我们对采购部门的内部部门设置以某某子部门的名称出现。 采购子部门。 采购部门的设置可以按照物品分类和采购地区进行设置，前者例如某钢铁制造企业的采购部门就分为 ：废钢科（主要采购废钢）；炉料科（铁合金、电极等）；设备备件科（备件、机电设备）；材料科；辅助材料；燃化科（煤、重油、化工原料）。 后者例如某企业把科室分为：华东科、华中科、华北科„„。 行政子部门。 负责各类票据和单据以及文件的保存。 这一子部门如果是在比较大的企业内则会分别成立不同的子部门，例如跟单科、档案科、行政科。 运输子部门。 运输子部门主要负责采购物料的运输。 这一子部门如果企业规模比较小，那么则归属于采购子部门。 残料子部门。 供应商提供的物料在运输过程中和各类情况下，会有一定的残料出现。 另外，在物料的日 常管理和生产过程中，同样会出现残料、废料的问题。 因此，应该有一个统一的组织对其进行处理。 因此，这一部门往往或者归属在采购部门或者归属在物料管理部门。 采购人员在此处是一种统称，是针对所有参与采购事务的工作人员的一种责任和权利的划分。 因为，采购工作分为：管理和执行两大部分，其中管理又可以分为：计划和管理两个层次。 所以，采购 中国最大的管理资源中心 (大量免费资源共享 ) 第 15 页 共 64 页 人员的责任和义务也就分为三个层次。 采购人员的职责与权利。 主管采购业务的副总经理（副厂长）和采购主管，主要负责战略层次的管理：采购流程的设计、采购运作方针和任务 说明书的制定和发布、开发和实施采购作业绩效的审计和复查程序、供应商选择评价标准体系的构建、维系供应商伙伴关系、重大的投资或购买决策等。 采购主管和副手，主要负责战术层次的管理：与供应商签订各类采购协定；确认战略层次确定的有关供应商的评价标准体系的工作效果；一般的供应商选择；维系与供应商的关系并对重点供应商进行日常关系处理；重点供应商采购谈判。 采购执行人员，主要负责业务层次的管理：供应商信息的收集、整理、分析，按照供应商选择评价标准体系进行情况汇总；日常采购谈判；测定计算采购总体预算；供应商日常关系处理；采购物 流的跟踪监控；各类单据和票据的填写和跟踪等。 采购人员的义务。 许多采购手册和书籍都不厌其烦的对采购人员义务，进行着道德层面的规定。 诸如要遵纪守法和洁身自好等等，然而道德层面的规定始终不能高于细致的规章制度。 比较详细的工作手册，是保证采购人员履行自己义务的最主要和关键的手段。 在工作手册中应该对其考核制定比较详细的指标规定，相关知识见第五章。 第二章 采购战略与计划 任何事物的决定、实行都要经过规划这一环节，即使我们经常批评的“拍脑袋决议”也是经过了规划的，只不过这种规划是纯粹建立在经验基础上的，是一 种不周密的规划。 在执行与监督过程中，也只不过是过去经验的一种再现，而不是升华成某种制度。 采购作为一项重要的业务活动，决不能出现这种情况，必须要经过严密的规划，才能够最有效率和质量地进行工作。 中国最大的管理资源中心 (大量免费资源共享 ) 第 16 页 共 64 页 第一节采购战略战术层次划分 通俗地讲战略就是长期规划，战术就是实现这一规划的方法和步骤。 采购战略与战术划分的关系可参见下图。 采购战略就是对企业采购工作的总体规划与布局。 它主要包括：公司的采购无聊是哪些。 库存水平到何种程度时，企业 应该进行采购。 采购工作的各类文件，如何设置和签署。 供货商如何选择以及怎样评估供应商。 采购方式是什么，是集中采购还是分散采购、混合采购。 采购部门的权利和责任怎样划分。 采购部门与其相关部门如何进行合作。 采购作业中如何评价和审查工作成绩和效果。 采购工作中的人。