公司采购业务运作精要(ppt41)-采购管理(编辑修改稿)

公司采购业务运作精要(ppt41)-采购管理(编辑修改稿)内容摘要：

例：采购管理人员的发展 采购基础知识 TG20202026 PURCHASING COURSE 16 采购作业流程 TG20202026 PURCHASING COURSE 17 • 采购作业流程基本步骤 • 流程控制手法 • 采购表单 采购作业流程 TG20202026 PURCHASING COURSE 18 • 采购作业流程基本步骤： 采购之来源 —— 国内采购，国外采购。 采购的方式 —— 议价，比价，招标。 作业细节上有差异 采购的对象 —— 物料，工程发包等。 流程大同小异 公司规模越大，采购金额偏高者，对程序的设计越为重要。 举例：介绍美国采购学者威斯订（ ） 采购作业步骤 : 一般采购作业流程设计关键点： （下页） 采购作业流程 TG20202026 PURCHASING COURSE 19 举例：介绍美国采购学者威斯订（ ） 采购作业步骤（ 1） 1. 确认需求。 即在采购之前，应先确定买哪些物料。 买多少。 何时买。 由谁决定等。 2. 需求说明。 即确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说明，以便来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。 3. 选择可能的供应来源。 即就需求说明，从原有供应商中，选择实绩良好厂商，通知其报价。 或以登报公告等方式，公开征求。 4. 合宜价格决定。 即决定可能的供应商后，进行价格谈判。 5. 订单安排。 即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。 订单或合约，均属具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利义务，须予列明。 采购作业流程 TG20202026 PURCHASING COURSE 20 6. 订单追踪与稽核。 即签约订货之后，为求销售厂商之如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运，并予严格检查收入库。 7. 核对发票。 厂商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，财务部门才能 办理付款。 8. 不符与退货处理。 即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依照合约规定退货。 并立即办理重购，予以结案。 9. 结案。 即凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高阶层管理或权责部门核阅批示。 10. 记录与档案维护。 即凡经结案批示后之购案，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题之查考。 档案都有一定保管期限之规定。 举例：介绍美国采购学者威斯订（ ） 采购作业步骤（ 2） 采购作业流程 TG20202026 PURCHASING COURSE 21 一般采购作业流程设计的关键点 : 1. 注意先后顺序及时控制。 即应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。 譬如，避免同一主管对同一采购案件，做数次的签核；避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购案会签部门太多，影响作业时效。 2. 注意关键点之设置。 即为便于控制，使各项在处理中的采购作业，在各阶段均能追踪管制。 如：国外采购，从询价，报价、申请输入许可证、开信用状、装船、报关、提货等均有管制要领或办理时限。 3. 注意划分权责或任务。 即各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。 如：请购、采购、验收、付款等权责均应予区分，并指定主办单位。 4. 避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱。 即注意变化性或弹性范围以及偶发事件之因应法则，譬如“紧急采购”及“外部授权”，系有权宜办法或流程来特别处理。 采购作业流程 TG20202026 PURCHASING COURSE 22 5. 程序繁简或被重视的程度 ,应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。 即凡涉及数量较大，价值较高或易发生舞弊之作业，应有较严密之处理监督。 反之，则可略予放宽，以求提高工作效率。 6. 处理程序应合时宜。 即应注意程序的及时改进，早期设计的处理程序和流程，经过若干时日后，应加以检讨，不断改进，以因应组织的变更，或作业上的实际需求。 7. 配合作业方式的改善。 譬如手工的作业方式改变为电脑化作业，因此流程与表单需作相当程度的调整或重新设计。 一般采购作业流程设计的关键点 : 采购作业流程 案例 TG20202026 PURCHASING COURSE 23 • 流程是指使用资源将输入转化为输出的活动或一组活动。 • 流程控制是指系统的识别和管理组织内所应用的流程，特别是这些流程之间的相互作用。 • 流程控制力求实现持续改进的动态循环，使组织获得可观的收益，典型表现在产品，业绩，有效性，效率和成本方面。