秘书培训课程(doc32)--如何成为上司的得力助手-管理培训(编辑修改稿)

秘书培训课程(doc32)--如何成为上司的得力助手-管理培训(编辑修改稿)内容摘要：

s have not arrived, and the customer has been unable to use your product for over a week. 如何提升工作效率与效能 讲义所刊内容，非经全友管理顾问有限公司同意，禁止任意翻印、转载为任何形式 如何提升工作效率与效能 一、 高效率的档案管理技巧 二、 如何为上司与自己管理时间 三、 会议管理技巧 四、 行程安排技巧 一、 高效率的档案管理技巧 档案管理 (1)档案归档的方法 按字顺序 以编号分档 依地理位置分档 依日期顺序归档 依数字分档 (2)如何减低档案管理的工作量 尽量维持办公桌的整齐 建立特定的整理档案的时间表 建立一个“暂持存放”的系统寄放不需马上归档的文件 如果同时替一人以上工作，应分开存放要归档的文件 桌上应放一个“文 件篮” 应随时准确接受新科技 随时改进自己的档案管理系统 “双重”归档 如何追踪“传阅”的文件 如何剪报 档案管理的原则 理想的档案管理原则是：正确、简明、经济及富有弹性，兹分别简述如下： (1)正确： 良好的档案管理，是希望能做到调阅某一档案时，就能迅速地找到，因此档案的分类及存放要正确，取用后归档也要正确地放回原处，不可紊乱。 (2)简明 档案管理须力求简单明了，其分类也要简明，放置的位置及使用的方法，让公司里的有关人员都能清楚与了解，使上司或其他同事也随时可取用参考。 (3)经济： 档案管理人员的多寡，视实际需要而定， 不宜太多，以节省开支；档案所占的位置愈小愈好，以免浪费空间，因此档案要确定。 保存年限，适时的销毁（即处理掉）清理已失时效者。 (4)富有弹性 档案的分类上立案上要富有弹性，以适应业务的扩充或临时的变动。 如以人事的档案为例，若机关或公司规模小，人事十分单纯，分类就不心太精细，而公司扩弃人员增加后便须详细划分，分为任用、训练、考核、薪资、升迁、请假、退休、辞职等类。 档案的重要性 (1)处理业务的参考 一个机关或公司的档案，可以供业务承办人员在处理业务时作为了解案情及立意遣词的参考或援引；以期在业务处理上不会发生矛盾分歧的 现象，回复信件也不致于重复。 (2)可作为法令的依据 一个机关或公司业务的计划与施行，必定要牵涉到许多国家的法令或公司本身的规章或会议的决议，而法令、规章、会议记录，都是公司档案的一种，所以档案可作为法令的依据。 (3)可作为了解机关或公司历史的参考： 介绍一个机关或公司的概况，必须要叙述其沿革，以见其发展的轨迹与成就，而要真切地了解其沿革，唯有参考其档案，以获得正确的资料。 (3)可作为研究时的参考： 一个机关或公司的档案，是研究时最直接最正确的原始资料，撰写公司有关的学术报告或业务报告，必须要运用档案。 此外，一外机关或 公司的档案，其中必定有些秘密性，如果档案的管理妥善完美，就通达到保密的功用，否则管理失当，甚至发生丢失档等事情，因而泄漏了公司的秘密，使公司的业务遭遇到重大的障碍或损害。 二、 如何为上司与自己管理时间 如何提高效率 (1)例行性工作与执行性工作处理程序 如何计划 优先顺序 Follow up System的建立 (2)拆阅信件的程序 (3)向上属报告的方法 (4)交件呈送上属的方法 (5)如何善用他人的时间 (6)一心二用 (7)PERT（工作进度评估术） (8)能提高工作效率的办公室文具 一些建议 (1)每日列出“应做事项”及排列优先顺序。 (2)每星期做全周工作计划 (3)设定预计工作完成时间 (4)在工作空档，计划全日尚未过完时间（弹性） (5)如发现自己在拖延，问自己逃避何事，将大计划分数个小工作，个个击破。 (6)减少无生产力的活动，如闲聊等 (7)保持座位整齐、有秩序 (8)每件物品及文件均有定位，可立即找到使用 (9)学习拒绝的技巧 (10)保持每日最有生产力的时间作有创意性的工作 (11)询问专家意见以减少时间的消耗 基本思考过程 你如何处理下列文件 (1)顾客寄来的一封欲订购产品的信件 (2)下周三公司经理会议通知 (3)一本公司订阅的杂志，内有两篇文章，你想详细阅读，但目前没空读 (4)购买文具后所取得之发票 (5)某研究机构寄来有关人事 方面之问卷表 (6)上司交下一份下月份开会有关之资料 (7)一封要立即回复的信，但你有更急的事要行办 (8)收到新书出版广告，你想订购几本，但目前尚无法决定 (9)一张结婚喜帖（下星期六宴客） (10)外贸协会寄来之调查表，你必须从其他几个部门获取足够资料，才能填写 三、 会议管理技巧 每一位秘书 /助理人员都能成为安排会议与活动的专家。 了解会议 /活动的宗旨与目的 设计流程（控制人、事、时、地、物） 执行与协调 检讨与跟催 会议（活动）的种类 (1)以性质分 定期 /不定期、例行会议、公司内部会议、经销商会议、会员会议 (2)以功能分 解决问题 /讨论会、 教育训练、准备资讯、收集资讯、动脑会议、沟通感情 (3)以人数分 5人 — 10人 小型会议 50人 — 100人 中型会议 100人 — 500人 大型会议 500人以上 超大型会议 (4)以地域分（开会的地点） 公司内召开 在国内召开 在外国召开 时间进度表 /职责分配表（范例） 会议 /活动名称： 会议 /活动性质： 200人国际性科技研讨会（国外 100人，国内 100人） 开会 /活动日期： 1994年 11月 15日 19日 2月底以前： 成立筹备委员会及秘书处 设定主题 邀请 VIP讲者 宣传、工作开始 ─海报 ─通告 经费筹募开始 接洽饭店 /餐饮 /交通 勘察场地 3月 6月： 宣传工作 经费筹募 /制定预算 发出海报 /通告 接受报名 确定参与 VIP 论文审核 决定初步议程 与协力厂商签约 设定翻译者 /节目主持人 7月 10月 宣传工作 经费 /预算控制 制作最后确定议程 /节目 继续接受报名 执行者 学术组 学术组 /秘书处 宣传组 财务组 接待组 场地组 宣传组 财务组 宣传组 /秘书处 注册组 学术组 学术组 学术组 接待组 /场地组 学术组 /节目组 宣传组 财务组 学术组 /节目组 注册组 制作论文搞要集 决定场地布置细节与视听设备需求 制作现场所需工作检索明细 与协力厂商确认细节 确定一切 VIP安排 11月 1日 14日 确定一切细节 做好确认工夫 沙盘演练 会议后 /活动后： 结帐 会议记录 /活动纪实 致谢 函（ VIP） 甚至跟催工作（可另拟一明细） 宣传组 /学术组 场地组 秘书处 秘书处 秘书处 筹备委员会 /秘书处 筹备委员会 /秘书处 财务组 /秘书处 学术组 /宣传组 宣传组 /秘书处 工作检索明细（范例） 场地： 交通是否方便 是否靠近机场 是否有计程车 /其它交通服务 是否有足够停车位 附近是 否有地方特色 是否便于购物 是否有休闲设备 是否有餐饮服务 是否有邮局 是否有银行 安全性可好 声誉可好（是否合适会议 /活动） 视听设备是否理想 服务是否有效率、亲切 外观是否合适 环境是否整齐清洁 是否有良好的通讯设备（电话 /传真） 是否能提供良好的后勤空间 若是会议，隔间是否合适 音效是否合适 灯光是否合适 会议名称（定期会议）议程 上一次会议记录的宣读、修正、通过 年 月 日 时 时 15min 报告事项 *A *B 讨论事项 *A案由 可行方案 *B案由 可行方案 *C案由 可行方案 临时动议 休会 10min 10min 30min 20min 15min 15min 会议记录 (1)会议名称 (2)开会 /休会 日期、时间 (3)与会人员人数 /名单（主席人名） (4)报告 /宣布事项 (5)提案 /议案 讨论 /内容 结论（决议之执行、任务分配） (6)临时动议 讨论内容 结论 会议记录的用途与意义 (1)记录 (2)行动依据 (3)内部沟通 流程管理 (1)时间进度与职责分配 请把从现在到开会期间（平均）分成三 — 四个阶段 月 日前 完成 /进行工作项目 执行人 会议 /活动后 进行工作项目 执行人 (2)工作检索明细 会场用品 请为您的会议活动做一个议程或节目表 四、 行程安排技巧 行程的安排 (1)事前准备： 了解旅行社的特质 日期、时间 交通工具、路线 住宿安排 抵达目的地行事表 出国证件 携带用品、资料、公司的信封、信纸、名片 各地联络电话、电报 (2)出发 当日 车辆安排 检查有无遗漏的东西 送行人 (3)出发后 与上司代理人配合 来往信件处理 办公室例行的工作 (4)回来后 出差报告 出差费用核报 为上司做行程的安排 (1)资料的搜集 (2)旅游中必备用品（参考用） CHECK LIST 飞机票（火车票） 旅馆订房确认 费用（旅行支票、信用卡等） 旅行支票、信用卡、号码明细 费用填报表 名片 旅游证件 办公室资料 /档案（副本） 办公室文具 商业旅游中拜访客户有关资料 阅读资料 其它 (3)即将走前 CHECK LIST 通知要在你的上司离开前必须见他的人 弄清楚谁是上司的代理人 上司离开期 间会议 /活动的安排 上司私人信件，事务的交待 请转达的特殊信件 将上司带走的档案做一记录 (4)离开期间 CHECK LIST 回例行的文件 /信件 无法先回的文件 /信件，先通知对方已收到文件 /信件，等待上司回来再做答复 电话留言记录 安排上司回来后的约会 来往信件分类、记录 (5)上司回来后， Followup的工作 处理上司带回来的资料 /档案 电话、信件分类交与上司 填报费用 旅游报告 Follow up信件 行李清关 如何成为上司得力助手 讲义所刊内容，非经全友管理顾问有限公司同意，禁止任意翻印、转载为任何形式 如 何提升工作效率与效能 如何成为上司得力助手 一、 如何与上司相处 二、 如何与同事相处 三、 人际风格的类型与运用 四、 上司需要什么样的秘书 五、 应对之道实例解析 一、 如何与上司相处 正确的工作心态 上司也是人 不要过分关切私事 如何称呼上司 和上司出外吃饭 愉快的性情 不要泄露秘密 传播重要讯息 互相尊重 调整自己的个性以配合上司 不以自己的私人问题影响工作 乐于接受额外的差遣 你是替上司工作而非上司替你工作 团队工作 忠心 你一定要喜欢你的上司 怎样和上司相处 女秘书如何才能赢得上司的信任和器重 上司授权给女秘书的范围，决定于女 秘书本身的能力，女秘书往往期望上司能给予最大的自由，让自己独立处理各项事务，然而女秘书本身的能力素养，是上司考虑的最大因素。 根据事实显示，愈受老板器重的女秘书，所做自己裁决的事愈多。 对你的工作具有信心 你要别人对你有信心，先要对自己有信心，要忠实地衡量自己的能力，充实女秘书的各项素养，把你的素养毫不保留地应用在工作中。 正确的判断力 “前事不忘，后事之师”，要不断从经验中吸取教训，作为判断力的基础。 具有良好、正确的判断力，对你的工作才能胜任愉快。 要有勇气 你要毫不畏惧地把工作承接过来，一显身手，发挥你行 政管理方面的才能，面临新的挑战不要害怕，你要付出心力，绞尽脑汁，全力以赴。 不要对上司存有害怕或畏惧的心理，。