文档管理文员工作细则(doc49)-人力资源综合(编辑修改稿)

文档管理文员工作细则(doc49)-人力资源综合(编辑修改稿)内容摘要：

像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行 中国最大的资料库下载 中国最大的资料库下载 22 集中统一管理。 (二 )声像档案资料的收集 第四条 收集范围 1．反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。 2．各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料。 3．本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。 4．涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。 5．其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。 6．其它具有保存价值的声像资料。 第五 条 收集时间 l．声像档案资料应在形成后一个月内随文档部门其它载体形态的档案同时归档。 如有特殊情况可以适当延长归档时间。 2．档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。 第六条 收集要求 1．录音带、录像带、摄像带、影片、照片 (含底片 )和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。 凡末按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失。 2．接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件。 3．声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。 第七条 声像档案资料的征集 中国最大的资料库下载 中国最大的资料库下载 23 1．档案部门有责任随时征集重要 声像资料。 2．在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。 第八条 声像档案费用的报销 本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求询档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。 (三 )声像档案的整理 第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，便其系统起来，便于保管和利用。 第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。 第十一条 分类、编号 1．照片档案按年代、问题分类。 同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。 底片在全宗内编流水号。 格式 :全宗号－流水号。 2．录音带、录像带、摄像带按年代－问题分类，按内容编号。 同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。 3．编注与其他载体档案相联系的参照号。 格式为 (档案形态 )档号／（档案形态 )档号。 第十二条 保管期限 :应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。 中国最大的资料库下载 中国最大的资料库下载 24 第十三条 文字说明的编写 l．文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者 (摄制者 )等。 2．编写文字说明的要求 : (1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。 (2)照片的自然张 (内容相近的亦可以若干张 )编写文字说明。 录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。 一组声像资料联系密切的应加文字说明 : (3)文字简洁、语言通顺。 (4)时间用阿拉伯数字表示。 第十四条 编制格式 1．照片编制采用横写格式。 其格式为照片 /底片号 文字说明 参见号一摄制时间一摄制者。 2．录音带、录像带、摄像带的编制格式 :在盒套上置标注页。 按要求逐项填写。 第十五条 案卷要求 1．将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷 ，集中编放。 2．卷内目录 : 照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。 录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。 3．卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。 中国最大的资料库下载 中国最大的资料库下载 25 第十六条 编目 声像档案的著录依照 GB3792， 5 一 85(档案、著录规则 )进行。 (四 )声像档案的保管 第十七条 声像档案人库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。 第十八条 保管条件 底片、胶片库温度应保持在 13 一 15 度之间，相对湿度应保持35%一 45%。 照片库温应保持 14 一 24 度，相对湿度应保持 37 5%一67 5%。 录音、录像带库温应保持 18 度－ 24 度，相对湿度应保持 40%－ 60%。 第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开 30 奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于 3mm39。 存放磁带最好不用铁皮柜。 第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。 第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。 销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。 第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果 等项统计工作。 (五 )声像档案的开发利用 第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。 中国最大的资料库下载 中国最大的资料库下载 26 第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。 第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。 己移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。 第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。 如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。 利用率高的声像档案可将复制件外借。 外单位借 用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。 如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。 第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。 中国最大的资料库下载 中国最大的资料库下载 27 附 4 文档处理程序 一、文件、档案保存年限 档案分类 存档年限 档案名称 永久 10年 5年 3年 2年 1年 备注 经 营 类 的 档 案 文 件 有关公司章程类的档案 ○ 股东 大会的档案 ○ 股东名册、股东印鉴名薄 ○ 重要干部会议记录 ○ 重要干部到职宣誓书、重要干部名册 ○ 经营计划 ○ 关于组织、单位的档案文件 业务组织规章 ○ 修改组织有关的文件 ○ 有关会计业务的档案 方面 年度决算报告 ○ 人事档案文件 员工名册 ○ 员工的履历表、户籍誊本、就职宣誓书 ○ 总务、 中国最大的资料库下载 中国最大的资料库下载 28 庶务文件档案 销售业务的档案文件 生产作业的档案文件 二、文书管理规章 □ 总则 第一条 目的 为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。 第二条 范围 本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司 (含事业部、业务执行部门 )与外界来往的文书 (包括电报 )及关系企业 (含公司内容 )各部门间来往文书 (包含签呈 )，自收 (发 )文至 归档全部过程之办理与控制。 □ 承办部门 第三条 总收发部门 总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司 (工厂 )所在地的总收发由其所属总务部门办理。 总收发部门负责文书之收受及发送。 中国最大的资料库下载 中国最大的资料库下载 29 第四条 管理部门 (一 )总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门。 营业、采购、工务、资料、法律、服务训 l 练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。 (二 )各公司 (工厂 )所在地 与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处 (或总务部门 )为管理部门。 (三 )关系企业各公司、部门问来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四 )管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。 文书末按规定处理者，管理部门不得受理。 第五条 主办及会办部门 (一 )文书内容所涉及的业务主办部门为核项文书的主办部门，如有涉及其他部 l 门时，其他部门则为核项文书的会办部门。 (二 )本企业各类资料对 外统一报送的主办、会办及提供部门如下表 资料服送对象 主办部门 提供部门 备注 一、金融机构 二、主管机构 （一）税务主管机构 （二）商业及证券主管机构 （三）工厂主管机构 （四）外汇贸易主管机构 财务部门 各公司会计处 法律事务所 各公司总经理或独立厂区之管理部门 资材部 各公司会计处 各公司会计室 各分司会计处 各分司会计处及技术、工务部门 各分司会计处 会：法律事务室 会：法律事务室财务部如发布资料涉及公 中国最大的资料库下载 中国最大的资料库下载 30 三、报界资料 四、业务往来客户 五、股东及一般性客户营业部门 秘书室 营业部门 各公司总经理室 各公司总经理室 由营业部门委请设计 编制 各公司及总管理处有关部门 司业务政策事项应报告长核定后始得向外宣布 （一）务求文字简要，设计新颖，以便作为企业宣传之辅助工具。 （二）编印前先会法律事务室 □ 行文 第六条 行文类别 (一 )函 :发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。 (二 )公告 :就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。 (三 )便函 :关系企业各公司、部门间或公司内 各部门间业务接洽时使用。 (四 )签呈 :下级对上级有所请示或报告时使用。 (五 )电报 :业务处理须以电报行文时使用。 (六 )表格式公文 :政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。 (七 )其他 :1．司法文书依据司法部门规定程序实施。 诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。 2．会议纪录及例行表报等的发送不必行文。 第七条 行文名义、署名及印信借用 (一 )对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下 : 1．以 公司名义由董事长署名盖董事长职章 : 属政策性或影响公司重大权益的行文。 中国最大的资料库下载 中国最大的资料库下载 31 2．以公司名义由总经理署名盖总经理职章 : 对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。 3．以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。 A 对省政府、市政府所属二级机构等的行文。 B对当地市、县政府及。