业务操作内部控制-采购循环风险控制(ppt59)-风险管理(编辑修改稿)

业务操作内部控制-采购循环风险控制(ppt59)-风险管理(编辑修改稿)内容摘要：

313 责任及处罚  凡违反公司制定的采购政策及其他规则 、 规定的 ， 必须对由此引起的损失 （ 物品 、物料 、 设备或合同性服务 ） 承担个人经济责任。 三、采购政策设计 27 41 采购规划控制的流程模块 411 采购规划的性质： 采购规划是一个过程，用以确认最佳采购行为和结果（物品、服务）以满足企业需求 采购规划过程需考虑：  是否采购。 (Whether)  如何采购。 (How)  采购什么。 (What)  采购多少。 (How much)  何时采购。 (When)  从何采购。 （ Where) 四、供应商选择与管理 28 信息输入 需求范围报告；发货能力说明 采购渠道；市场状况 假设条件 手段与技术 制造 / 采购 分析 专家判断；合同类型 结果输出 采购管理计划；工作说明 信息输入 采购管理计划 工作说明；其他计划结果 手段与技术 标准表格；专家判断 结果输出 采购文件；评估标准 更新工作说明 信息输入 采购文件 合格供应商名单 手段与技术 招标介绍会 广告 结果输出 方案 信息输入 方案 评估标准 组织的采购政策 手段与技术 合同谈判 权衡系统 甄别筛选系统；独立评估 结果输出 合同 信息输入 合同；工作结果 变更需求；供应商发票 手段与技术 合同变更控制制度 业绩报告；支付系统 结果输出 供应商联系 合同变更；支付请求 信息输入 合同文件 手段与技术 采购业务审计 结果输出 合同卷宗 正式接受与存档 采购规划 采购计划 供应商寻求计划 供应商寻求 采购渠道选择 合同管理 合同开立与结束 四、供应商选择与管理 412 采购规划流程 29 42 供应商政策  采购控制从供应商选择开始  案例一：西门子的供应商政策 ：技术、成本或产量领先 （物以类聚，依赖于公司本身的声誉、能力、规模）； ，以保证服务水平和物料的可 得性（基于公司对供应商的重要性）； （与公司发展配合、财务安全）； ，每个产品或材料限制在平均 23个供应商，规避供应风险，保持 供应商之间的 良性竞争；防止过度竞争 恶化供应商关系； 成本每年都必须要有一定幅度的降低 ； ，供应商的订货份额将取决于总拥有成本分析（ TOC）： 产品价格＋物流服务水准＋产品质量； TOC 成本越高，订单份额越少； ，打破原有供应商竞争格局；借新供应商更好的服务和更低的 价格会迫使老供应商降低价格、提高服务。 四、供应商选择与管理 案例：英国电信如何考察华为 30 四、供应商选择与控制 市场研究 寻找 备选供应商 供应商考察 财务状况、企业历史 技术背景、质量 生产能力、生产流程 合格供应商 参与设计 参与研发 参与高级采购部设计 试生产及审核 证明供应商能按公司 流程生产符合质量要求 的产品 大规模试生产 确保供应商产品质量符合 6西格玛要求； 质量及生产的稳定性 建立考核系统 质量水平、服务表现 关键指标不达标的教育 成为合格供应商 现行供应商淘汰 以公司采购策略为基础 TOC 或服务水平为标准 西门子的供应商选择流程 31 42 供应商政策 案例二、 W公司的供应商控制程序 1． 0 对新供应商的要求 销售产生采购 ， 销售和采购均可规定新供应商的要求以取代现行供应商； 2． 0 供应商能力评估 填制新供应商评估表评估新供应商能力；评估包括下述 1项或多项： ∎ 满足公司要求的供货能力：交货时间 ∎ 价格：参考比较 ∎ 物品样本提供：按公司的客户需求 （ 注：若产品或服务为公司客户要求 ， 无须进一步评估 ） 在批准供应商之前，公司与供应商间必须就拟采购之物品或服务的全部细节进行交流； 3． 0 供应商能力评估结果的处理 无能力 ， 转入程序 1． 0 有能力 ， 转入程序 4． 0 4． 0 采购 供应商列入公司批准的供应商名单 ， 由采购部门负责维护更新； 5． 0 监督 四、供应商选择与控制 32 42 供应商政策 案例二、 W公司的供应商控制程序 6． 0 供应商执行情况的评估 不能满足公司要求 转入 6． 1 满足公司要求 – 继续采购业务交往 6． 1 改正程序 对供应商的改正程序执行如下： 四、供应商选择与控制 质量原因 行动措施 供应商状态 第一次拒收 电话通知 合格供应商 12个月内 2次拒收 电话通知 发出书面整改通知 合格供应商 12个月内 3次拒收 电话通知 发出书面整改通知 发出警告信 降级为限制供应商 限制供应商 合格供应商（ Approved supplier）： 12个月内拒收次数少于 2次； 限制供应商（ Conditional supplier）： 12个月内拒收次数多于 2次，可能从公司 合格供应名单剔除 33 43 供应商选择的关键控制  建立商务考察制度 (条件许可下的生产性采购供应商 )应考虑的变量： □ 价格 □ 运输空间距离 □ 交货可靠性 □ 影响报价的特殊因素 □ 订单批量 ⁔财务状况 □ 供应商的稳定性和可靠性  建立质量考察制度 (条件许可下的生产性采购供应商 )  建立重新评估供应商制度  建立以一定条件为标准的供应商分类制度  对合格供应商建立统一的文档资料及数据库  合格供应商为发放订单 /合同的必要条件 四、供应商选择与控制 34 44 供应商价格的关键控制  询价 1. 请购单批准后实施 2. 设置专职询价员 ， 询价员不参与采购谈判和采购决策 3. 除特殊情况外 ， 须向两家以上合格供应商询价 4. 询价单统一编号 ， 返回的询价单由专人统一管理 ， 并将报价数据维护进报价信息数据库  报价选择 1. 建立报价选择的会议制度和报价确认的会签制度 （ 例 ） ；  价格比较与批准 1. 必须反映国内外同类产品在同等交货条件下的价格及本企业的历史采购价 2. 按零件或材料别单独列表 3. 价格批准：通用 、 大批采购由总经理一次批准；零星 、 特殊采购实行联签或经总经理批准 4. 采购员填写经批准后交专人归档 5. 每次采购价格变动必须按本步骤反映并报批 6. 订单或合同的价格必须与获批准的最新价格相同 （ 会计控制 ） 7. 本步骤的实施并被批准是订单或合同签定生效的前提 （ 会计控制 ） 四、供应商选择与控制 35 五、采购控制 51 采购控制目的和控制程度 采购流程控制的目的：保证按公司制定的采购政策，采购符合公司要求的一切物品； 控制方式和控制程度：根据采购的物品对最终产品的影响及组织结构而定 52 采购信息控制 采购信息是对拟采购物品的描述 ， 包括： 对产品 、 程序 、 处理过程及设备的批准要求； 对质量管理制度的要求； 采购人员的资格要求 53 采购物品的检验控制 公司实行收货检验、测试及其他检验手段，以鉴定采购物品的质量； 36 54 采购申请控制 1. 所有物料 、 物品 、 服务的请求及合同必须按公司授权权限经过批准 2. 无合法采购订单 （ PO） 号 ， 任何员工无权要求公司采购任何物品和服务； 3. 无合法订单号而擅自采购物品和服务者 ， 由个人承担一切成本并受行政处罚； 4. 公司任何员工不得以采购名义挪用公司资金； 5. 同类项目采购不得拆分 2个或以上的采购申请 ， 以逃避招标标准； 6. 若使用部门无法证明必须使用某特定供应商物品的充分理由 ， 普通用途或生产使用的大批量采购项目 ， 由公司以一揽子合同进行采购； 7. “ 唯一可能渠道 ” 物品和服务的采购申请必须附书面解释和证实；确认权归采购经理； 8. 当公司设有不同地区分支机构 ， 诸如仪器 、 打印机等服务和维护协议 ， 由公司总部采购部门按地区统一签定；该类维护协议在签订前须进行评审； 9. 若地区性维护合同不可行 ， 各分支机构可与对手签署 ， 但合同期限不得超过 12个月； 10. 含有人工工资确认的技术改良采购 ， 通过招标授予并按设备维护计划由相关部门执行； 11. 外部临时职员或临时工服务申请由 HR部门以公司名义签定合同； 12. 无规范实施的服务采购订单 ， 任何临时人员不得工作 五、采购控制 37 55 采购订单的设计控制 551 规范采购订单 1. 规范采购订单的发放适用于一次性商品或服务的采购。 当商品或服务提供 、 货款付讫订单结束。 2. 规范采购订单的发放适用下述条件：  拟采购商品和服务的质量已知并经确认 ， 项目清单和单价已确定；  确定的常年采购合约或多次发货 （ 在合同有效期内 ） 的单一合同；  合并采购的固定资产价值 400000元及以上；  设备租赁 （ 一年或多年；分期付款或一次付款 ） ； 552 标准采购订单 1. 标准采购订单适用于无数量或单价要求的采购 （ 如零星劳务提供 ） ； 2. 标准订单附有商品说明和总费用但无总量； 3. 标准订单允许需求部门根据需求通过电话或其它手段向供应商申请商品或服务 ，无须通过采购部门提交申请。 4. 因无数量只有总额 ， 需求部门无权选择该订。