一个外企女秘书的日记(doc121)-人力资源综合(编辑修改稿)

一个外企女秘书的日记(doc121)-人力资源综合(编辑修改稿)内容摘要：

多。 ” “ 我想补充一点。 ” 孟姐接着科长的话题，不紧不慢地说： “还有一些秘书喜欢问客人＇你预约了吗＇，这种说法跟＇你找我有事吗。 ＇一样，容易让客人反感。 作为秘书，客人预约没预约，你自己心里应该有数，所以，这么问客人就是失职；客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌，但你不能 用＇你预约了没有。 ＇这种冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客气地问对方预约了没有，实际上是告诉客人，我知道你没有预约，你不请自来，让我讨厌。 别人不走斑马线横穿马路，你就有理由开车去撞他。 客人既然上门了，作为秘书，你就得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。 ” “没有预约，怎么接待。 ”小石认真地问。 这应该是常识，但孟姐还是很认真地对小石说： “首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位，有什么事情。 如果客人点名要与某某见面，就应当立即与当事人联系。 但是，在联系好之前，不要给客人肯定的答复， 因为当事人可能不在，也可能不愿见这位客人。 如果是不愿见这位客人，你就要这样答复人家： „实在对不起，某某不在家 ……‟。 这样，你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。 ” “对。 ”科长说， “秘书最可怕的就是冷漠，而最可贵的则是热情。 有热情才有亲和力。 如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书，你们就问问自己，我身上有没有这种亲和力。 ” “科长，什么是亲和力。 ”玛丽有意将科长的军。 “亲和力就是与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意和喜欢与你一起工作。 ” 科长似乎也没好好琢磨过 “亲和力 ”这个词的确切含义。 与做理论家相比，秘书更应该是个实干家。 “亲和力也可以说是一种氛围，在自己帮助别人的同时，自己肯定也会得到别人工作和情谊上的回报。 ” 我觉得，亲和力的准确含义是什么并不重要，重要的是秘书身上必须有亲和力。 秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。 几乎秘书的每项工作，从收集信息到给领导安排工作日程，都需要各科室和各部门的协助配合。 秘书有了热情，就能把繁杂和许多额外的工作当作机遇，就能把那些不管预约没预约、真正是有急事要找领导的 人当成朋友；就能真诚地宽容别人的一些不礼貌甚至是鲁莽的行为，这样，人家会自然而然地信赖你，这就是亲和力。 确实，秘书在公司里的位置是有些特别。 有些秘书一方面由于工作能力强，又善解人意，很受领导的欣赏，所以，她的地位在无形之中上升了；另一方面，由于秘书能经常优先得到公司内部机密，甚至是最高机密，如公司在开常务会议时进去送茶，就可能听到某某要调到什么地方当总经理的消息，一些部门的人也会因此而对你另眼相看，甚至相当羡慕，因此，一些秘书在不知不觉中，也会产生一种优越感。 但是，如果一个秘书在工作中，一天到晚总是带 着这种优越感，以睥睨一切的目光看待别人，永远摆出一副事不关己的样子，让别人总觉得自己是在求她或打扰她，她的工作还能做好吗。 特别是在秘书部门内部，如果她脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情，即使再有能力，一样会影响团结、破坏大家的情绪。 一个成功的秘书，总是三分做事，七分做人。 前几天，在十三楼一家美国投资银行当秘书的师妹就被老板炒掉了，理由就因为她是个 “冷面美人 ”。 客观地讲，她的工作能力相当强，老板交待的事从来不用老板再操心，人更是长得漂亮，可她自视甚高，加上感情上被在美国哈佛留学的男朋友伤害过，所以对待各部门 的人和外来的客人总是带着几分警惕和不屑。 慢慢地由于不能与各部门配合，老板发现和意识到事情的严重性后，也只好让她另谋高就。 “当秘书最可怕的是冷漠。 一个冷漠的秘书，就像一个麻风病人，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且离你越远越好。 这样的人还能做秘书吗。 ”科长最后说。 下班的时间到了，大家收拾东西准备回家。 “玛丽，你知道怎样做一个可爱的女人吗。 ”托尼开始跟玛丽瞎侃。 “我可以教你秘诀。 ” “我不知道。 ”玛丽冷冰冰地说， “我也不想知道。 ” “托尼，你说说看。 ”珍妮挺有兴趣。 “这个秘诀就 是十九八七六五四这几个字。 ”托尼卖关子。 “十九八七六五四，怎么理解。 ”珍妮问。 “十就是十分热情，九就是九分独立；八就是八分智慧。 ” “为什么不能是十分智慧。 ”珍妮问。 “这还不明白，因为太聪明的女人会让人感到害怕；女人最好是在聪明里带一点点傻气。 ” “瞎说。 ”珍妮接着问： “那么七呢。 ” “七就是七分灵气，六就是六分浪漫。 五就是五个工作日，就是说女人必须有工作；如果女人没有工作，不管是做官太太还是被包二奶，都不会可爱。 ” “那么四呢。 ” “四嘛， ”不知托尼是真的忘了，还是本 来就在瞎编： “四就是有四个爱你的男人。 ” “哇，太幸福了。 ”珍妮被托尼逗乐了。 “珍妮，别晕过去了，你还得挤公共汽车回家。 ” 玛丽给珍妮头上泼了一桶冷水。 伸手不打笑脸人 四月某日 一上班，公司驻西安办事处的邵文华的母亲来了。 她提出要见姜总，由于姜总太忙，所以科长让我负责接待这位快七十岁的老奶奶。 老奶奶说，自去年七月邵文华派到西安去之后，现在家里谁也管不住她那宝贝孙子了。 这孩子不好好学习，成天跟社会上一些不三不四的人混在一起，眼看着明年要考大学了，家里人都非常着急；只有邵文华才能管 住这孩子，所以她今天来公司，就是想请公司把邵文华从西安调回北京。 “ 这孩子如果明年考不上大学，那他一辈子就毁了。 ” 邵奶奶说着，眼泪就出来了。 看着她老泪纵横，我心里非常难受，也差点陪着她流泪，不知道如何帮她。 就这样，老奶奶反反复复说了一个多小时，我才把她送走。 送邵奶奶到大门口，回来刚出电梯口，值班的玛丽就指着我对一位客人说： “这位就是孙总的秘书，由她领你去孙总的办公室吧。 ” 我脑子里一闪，孙总今上午没约任何客人，这位客人是哪里来的。 在我纳闷时，客人朝我微微一笑： “给你添麻烦了，不好意思。 ” 来客也就二十几岁，很精神，跟一部记不起名字的电视剧里的演员的长相非常相像。 脸上虽带着歉意，但笑容很灿烂。 于是我带路领着客人到了孙总办公室。 十二点整，我正准备起身下楼吃饭，孙总来电话让我去他的办公室。 我一进门，孙总就劈头盖脸地朝我大发雷霆： “于雪，你今天脑子进了多少水。 你居然领着一个卖保险的到我办公室来；他死缠烂磨，浪费了我整整一个上午。 ” 仿佛有颗原子弹在我头顶上爆炸。 我眼前一阵发黑，眼泪差点就掉下来了。 我定了一下神，马上说： “孙总，实在对不起，是我的失误。 ” 孙总见我这样，似乎也意识到他自己有点失态，便朝我挥挥手： “下次别再做这样的蠢事了。 ” 从孙总的办公室出来，我马上跑进洗手间。 我的眼泪实在忍不住了，干脆让它流个痛快。 这玛丽这家伙真可恨，真恨不得在她脸上狠狠地咬一口，破了她的相，让她一辈子也嫁不出去。 这家伙害我害得太惨了 …… 我慢慢把脸上的泪擦干，朝楼下走去。 如果我当时对孙总说这是玛丽失误造成的，把责任往玛丽身上推，那又会是一种什么结果呢。 我边下楼梯边想。 如果我把玛丽推出去，除了让玛丽也挨顿臭骂以外，对我没有任何意义。 也怪我自己粗心，让邵奶奶的 眼泪把我弄得晕头晕脑的，不然不会惹孙总发那么大的火。 吃饭的时候，玛丽又挤了过来，问我，上午那位客人身高有没有一米八，我说不会有那么高，玛丽坚持说绝对不会低于一米七八。 下午，我又把中午的事情仔细地想了想。 孙总朝我发火的时候，我赶紧主动道歉是对的。 在当时的情况下，我不赶紧主动道歉，而是说自己太忙，或者找其他什么借口替自己辩护，孙总的火气可能会更大更持久。 在当时，孙总实际上根本就不需要什么理由，他要的就是发泄。 你越给他解释，他心中的火气就越大；如果你能给自己找一千个借口，他就有一千个理由骂你。 明明 知道自己有了失误，反而千方百计地给自己找借口，就像在外面饭店吃饭，结账时忘了让老板找你十元钱，你又花二十元来回打出租车，去要这十元钱一样，是非常愚蠢的事。 俗话说 “伸手不打笑脸人。 ”这的确是一句至理名言。 当领导发火时，你赶紧主动道歉，就等于你已经举起了白旗，对方还忍心对准你开枪。 就是两军交战，还有优待俘虏的政策，何况是领导对待自己的秘书。 总之，先把领导的怒火压下去，把一场可能发生的风暴消弭再说；如果自己真的比窦娥还冤，然后再想办法为自己申冤也不迟。 当时不管你怎么解释，领导肯定认为你的 “解释 ”都是在 “推 卸责任 ”。 有些女秘书容易情绪化，一听到批评，特别是错误的批评，当着领导的面，马上就泪如泉涌，号啕大哭。 对于领导来说，他可能会动恻隐之心，当时不会再多说什么，但是从内心来讲，他可能会更看不起这种娇气的作风。 对于秘书来说，出现这种情况更加可怕。 其实，道歉并不是一件可怕的事，道歉是一种智慧的表现。 由于你只是偶然的失误，领导并不会把你怎样。 领导发火，也只是一时之气；领导大都是比较理性的，他们对长期与自己共事的秘书的印象和评价，一般不会只凭这样一两件事就发生改变。 所以，也就没有必要担心自己道歉认错后会被打入 “冷宫 ”。 另一方面，秘书也应能够理解，领导也是人，也有自己的喜怒哀乐，秘书做错事让领导受了气，领导发泄是很自然的，所以也没有必要把领导发火的事看得太重，认为自己道歉认错就是对自己自尊心的伤害。 总而言之，无论对领导还是对秘书，出现了失误就应尽快成为过去。 否则，就会影响正常的工作。 当然，如果领导朝你发火的时候，你认为责任不在你，不必计较领导的态度，他发完火之后，你只是微微一笑，说句 “我知道了 ”，以表示自己的开朗和大度。 那你就大错特错，从此你在领导的心中，将永远是一个没有责任感的秘书。 道歉不 仅是一种智慧，而且是一种品质。 做错了事，主动道歉，远比那些千方百计地找理由给自己辩护的人，更能得到谅解，甚至是尊敬。 因为对方能从你的道歉中看到你的人品中的正直和坦荡。 秘书在日常工作中，总会出现这样或那样的失误，如领导问你问题，你回答驴唇不对马嘴；领导让你找销售合同，你却给他科研报告；日程安排出现 “撞车 ”…… 所以，一旦发现自己失误，就应赶紧主动道歉，因此，学会主动道歉，对于秘书来说，应当是一种基本技能，就像要会打字，会说英语一样。 学会主动道歉并不难，只要诚恳就行。 下班的时候，我把中午的事给玛丽说了。 作 为师妹，她马上表示了道歉，并 “向毛主席保证 ”，不再犯类似的错误，而且表示愿意接受我的 “任何形式 ”的惩罚。 “我今天就不罚你了。 ”我说， “今天你干了件好事，所以我请客，犒劳犒劳你。 ” “真的。 ”“当然是真的。 ”我笑着说， “不过由你买单。 ” 玛丽马上像一只泄了气的皮球： “于姐，你是知道的，我是个月光一族。 ” “月光一族是个什么东西。 ”我奇怪地问。 “月光一族，就是一到月底就把工资全花光了。 ” 她说自己是 “月光一族 ”时，脸上的表情就像说自己喜欢吃麦当劳一样自然。 我又粗心大意了。 我早就该想到，到了这个时候，即使是玛丽主动提出请客，我也要提高 “警惕 ”，免得她请客我买单。 看来孙总今天没骂错，我脑子里今天确实是进水了 ,而且水进的不少 . 扎 “ 马尾巴 ” 的客人 四月某日 往年的这个时候，总会有几场风沙不请自来，但今年到了这个时候还没见过风沙，对于我们北京人来说，实在是一种福分。 吃过午饭，我带小石在前台值班。 我告诉小石，在接待那些不了解身份而又没有预约的客人时，一定要让他先自我介绍身份和来意；在没有了解对方身份和来意之前，你不能透露公司的任何信息给他，如某某经理正在开会， 或者某某经理不在，到某某地方出差去了，等等；但是，你的态度又必须热情大方，千万不能让对方感到一丝你的生硬和冷漠，因此，接待这样的客人的关键是要一气呵成 „„ 正在这时，一位扎着马尾巴发型的先生笑眯眯地进来了。 “ 二位小姐好。 ” 他先跟我俩打招呼。 “ 我找姜总。 ” “ 您好。 请问您是 „„” 我连忙站起身向客人打招呼。 今天下午姜总没约外来的客人。 一位不速之客。 “ 姜总在不在。 ” 他似乎没听见我的问话，一边问我，一边大大咧咧地朝里走。 “ 请问您是 „„” 我来到客人面前，微 笑着再次问他。 我第二次问你，你还不告诉我你的尊姓大名，就太不够绅士了吧。 “ 你就是于雪小姐吧。 ” 来客突然目不转睛地盯着我问。 “ 你肯定就是于雪小姐。 姜总不在，找你也行。 ” “ 找我。 ” 我一头雾水， “ 请问您是 „„” “ 不好意思，我是某某杂志社的运营总监，刘芒。 请多多关照。 ” 说着，他掏出一张名片递给我。 “ 我和你们姜总是哥们，今天过来找他也就是为了约你。 ” “ 刘总，我能为您做点什么。 ” 我还是莫名其妙。 “ 于小姐，你别误会。 是这样的，上个星期我们哥儿几个在打 高尔夫球的时候，蓝天公司的张总说姜总有个秘书很像电视剧 ‘ 现代都市丽人 ’ 里面的女主角，而我们杂志正在找封面模特，所以我今天顺路就过来了。 蓝天公司的张总你认识吧。 ” 我点点头，张总经常来我们公司，我认识。