汇能房产置业公司行政管理制度手册(98页)-其它制度表格(编辑修改稿)

汇能房产置业公司行政管理制度手册(98页)-其它制度表格(编辑修改稿)内容摘要：

的人员知悉的事项。 第三条、 公司全体员工都有保守公司秘密的义务。 第四条、 公司保密工作实行既确保秘密又便利工作的方针。 第五条、 公司秘密包括下列事项： 1. 司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 2. 公司管理制度、文件、通知等。 3. 公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。 4. 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表产值。 5. 公司掌握的尚未进入市场尚未公开的各类信息。 6. 公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。 7. 其他经公司确定应当保密的事项。 第六条、属于公司 秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、 保存和销毁，由总经理办公室负责保密，并采取相应的保密措施。 第七条、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，须事先报总经理批准。 第八条、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： 1. 选择具备保密条件的会议场所。 2. 根据工作需要，限定参加会议人员的范围。 3. 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。 4. 确定会议内容是否传达及传达范围。 第九条、不准在私人交往和通讯中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递 公司秘密。 第十条、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理。 第十一条、出现下列情况之一者，给予警告，并处以 50500 元罚款： 1. 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的； 2. 违反本制度第六条、第七条、第八条、第九条规定的； 3. 已泄露公司秘密但采取补救措施的； 第十二条、出现下列情况之一的，予以辞退和赔偿公司经济损失并取消其在公司的一切利益（包括工资和效益工资）。 ，造成严重后果或重大经济损失的。 ，为他人窃取、刺探 、收买或违章提供公司秘密的。 第十三条、本制度由总经理办公室负责解释、修改。 第五节 档案管理条例 一、总 则 第一条、 加强公司档案管理工作，进一步发挥档案为公司经营管理直接服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《北京市企业档案管理暂行规则》的要求，结合公司具体情况，特制定本条例。 第二条、 本条例所界定的档案资料是指公司在经营管理活动全过程中形成的具有查考、利用和保存价值的文字材料、图纸、图表、声像等资料的总和。 第三条、 档案的管理和开发利用是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司 经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，公司所有员工对档案管理工作均需承担义务，任何部门、企业（单位）、个人不得以任何借口、任何方式私自留存原始档案材料或阻碍档案收集归档工作。 二、机构设置及职责范围 第一条、 公司总经理办公室是公司档案管理工作的主管部门、总经理办公室由专人具体负责公司系统的档案管理工作。 第二条、 公司总经理办公室直接负责公司的档案管理工作，同时负责公司系统档案管理的组织领导工作。 公司各部门及分公司应设专职或兼职人员负责档案管理工作。 第三条、 公司档案管理人员的主要职责是： 1. 负责公司档案室的管理工作。 2. 制定 各类档案管理办法、明确归档范围和分类、编号方案，制定档案工作计划。 3. 依据档案管理规定，收集整理各类档案资料，负责立卷、归档工作。 4. 档案资料的鉴定、验收和交接。 5. 档案资料的入库管理和维护。 6. 档案的开发利用和信息处理。 7. 对公司各部门及分公司档案管理进行业务指导和监督。 8. 处理与档案管理有关的其它事务。 三、档案管理的要求 第一条、 公司档案室由总经理办公室专人负责管理。 档案应一律保存在编号的铁皮柜内。 档案室要保持通风、清洁、安装防盗、防火装置，确保档案安全。 第二条、 公司各部门及分公司因工作需要借阅一般性档案资料应填写登记表，由档 案借阅部门负责人批准后方可借阅。 重要档案资料的借阅须经总经理批准。 外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信，并按文件性质的批准权限办理借阅手续。 第三条、 凡经批准借阅的档案资料，不得私自转借、拆散、涂改，原则上只可在总经理办公室阅读，复印档案必须经档案借阅部门负责人批准。 第四条、 根据国家有关规定和公司实际情况，公司档案的保管期限定为永久、长期和短期 3 种： 1． 永久保管 ：凡是反映公司主要经济和管理活动以及基本历史面貌的，对公司的建设发展有长远利用价值的档案资料，列为永 久保管。 2． 长期保管 ：凡是反映公司系统的经济和管理活动，在较长 时间内对公司建设和发展有利用价值的档案资料列为长期保管，时限一般为 10 年。 3． 短期保管 ：凡是在较短时间内对公司系统的经济和管理活动有利用价值的档案资料，列为短期保管，时限一般为 3 年以下。 四、归档工作的程序及要求 第一条、 划定归档范围，目的是保证确有参考价值的文件资料能齐全完整地立卷保存，既避免遗漏重要文件，以不使案卷重复庞杂。 第二条、 公司总经理办公室档案室归档范围一般包括公司系统在经济或管理活动中形成、使用并办理完毕，具有参考价值的文件资料。 主要有：。 、批准、请示、报告等文件资料。 4. 具有参考价值的不相隶属单位的文件资料。 5. 具体归档范围详见附录一。 第三条、立卷应根据文件的形成规律，如：时间、组成机构、问题、性质、名称等进行分类，以便查找。 第四条、卷内文件的排列应保持内在联系，一般应把来文和复文放在一起，来文在前，复文在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。 第五条、 年度的文件，一般应放在针对的年度，多年的计划 、规划放在开始的一年，多年的总结放在最后一年，既有计划又有总结放在总结为主的一年。 第六条、 卷内文件经过系统排列后，应用阿拉伯数字编写页号，以固定排列顺序，方便查找。 第七条、 编号的位置应当统一，一般左侧装订的案卷编在右上角，凡有字迹的纸页每页正面编一个号，大张图表折叠后也编一个页号，卷内有印刷小册子的只编一个页号，另在备考中注明。 第八条、 编号宜使用铅笔，以区别原有文件页码，并便于编排时修改，必要时也可使用编号机。 第九条、 在每卷文件前须填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件内容与组成。 卷内文件目录包括：顺序号、作者、文件标题、发文日期、所 在页号、备注等。 第十条、 卷内文件目录除一份附在卷内文件首页之上外，应复印一份填写卷号，按案卷排列顺序装订成册，作为查找文件的工具。 第十一条、备考表是用来说明卷内文件的状况，应注明卷内文件实有页数、立卷日期、立卷人签名，日后卷内文件如有变动，档案管理人员应及时注明。 第十二条、案卷封皮应用统一的厚纸印制，使用毛笔或钢笔正楷字填写，主要包括：组织机构名称、案卷标题、卷内文件页数、立卷日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等。 第十三条、归档案卷均应装订，以避免文件散失或损坏，未经许可不得随便拆卷。 对于某些特殊珍贵的 手稿、照片、图纸，可采用卷盒、卷袋保管。 第十四条、案卷装订前，须去掉文件上的金属钉、针，以防年久腐蚀文件。 凡书写未留装订线的应补贴加边，残破文件应当修补。 装订时使用线绳勒紧结牢，注意防止倒置、脱漏页张。 第十五条、案卷经过编目装订后，应按保管期限分别排列，并注意保持每卷之间的内在联系，以系统反映本部门的年度工作。 第十六条、将系统排列的案卷按案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件页数、保管期限、备注等编号登记就形成案卷目录，该目录可作为各部门向总公司 档案室移交案卷的依据和凭证。 五、档案移交办法 第一条、 每年 3 月底前，为公司各部门及分公司向公司档案室移交档案的截止时间。 各部门档案管理人员应按本条例要求完成上年度文件资料的收集、整理、立卷，经公司档案管理人员检查验收后，移交公司档案室统一保管。 第二条、 分公司应归档的文件资料由主管部门统一整理、立卷后随该部归档案卷一并移交公司档案室。 第三条、 公司人事、合同、企业资质等专项档案除原件经整理、立卷后移交总经理办公室外，因工作需要本部门可保存一套复印件以备查询。 第四条、 公司财务部设财务分档案室 ,公司系统的全部财务档案由财务 分档案室负责管理。 第五条、 公司人力资源部设人事档案室，公司系统的部分 人事档案由人事档案室负责管理。 第六条、 公司工程部设工程档案室，公司系统的全部工程档案由工程档案室负责管理。 第七条、 公司行政部设企业资质档案管理室，公司系统的全部资质档案由行政部负责管理。 第八条、 归档的案卷必须编制移交目录，一式两份，由交接双方清点无误后履行签字手续，目录一份留移交部门备查，一份由公司档案室保存。 六、档案的销毁 第一条、 档案管理人员要根据档案资料的保管期限定期会同原档案资料形成部门的具体承办人和负责人对过期档案资料进行鉴定。 第二条、 经鉴定已确无保存价值的档案资料要登记造册，并填写《销毁文件清单》，经档案主管部门负责人审核， 公司总经理批准后进行销毁，并在原案卷备考表中加以注明。 七、附 则 第一条、 条例的解释权、修改权属公司总经理办公室。 第二条、 各分公司可参照本条例结合实际情况 ,制定本单位档案管理办法。 第六节 行文规定 一、上行文 第一条、 所有向上行文的公文必须采用正规形式及格式所有向上行文 的公文必须采用正规形式及格式，并且一律用电脑打印。 第二条、 形式分类： 1. 报告：汇报工作、反映情况，用“报告”； 2. 请示：请求对某项工作或问题做出指示，给予答复，用“请示”； 3. 总结：把已经做过的某一时期的工作进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究的，用“总结”； 4. 计划：对一定时期内的工作做出具体安排的，用“计划”。 第三条、 向上行文必须写明报 (抄 )送对象、报送人、行文时间及标题。 第四条、 报告、请示的标题要清楚、准确地概括所要汇报或请示工作内容；总结、计划的标题必须指明是哪一时期或某项工作的总结或计划。 第五条、 起草公文要做到情况属实、观点明确、文字简练、条理清楚、层次分明、标点正确、篇幅简短。 第六条、 起草公文的人名、地点、数字、行文要准确、时间要写具体的年月日。 第七条、 报告或请示的第一句话（或第一段）要简明、扼要的陈述所要汇报或请示工作的主题及目的、意义。 第八条、 公文的第二部分（一般指第二段），也就是报告 或请示的正题部分，要清楚写明工作包含的各个事项、时间、地点、责任人（承办人）、费用、工作的进展情况及如何开展工作等要素。 第九条、 公文的最后部分要根据报送人自己的想法提出下一步的计划及建议。 第十条、 此规定的适用对象为公司所有部门，各部门在向上请示或汇报 工作时必须严格按此规定办理，违者将所报公文退回重新行文，严重将给予过失处分。 第七节 部门奖有关规定 一、工程部统计各分公司 /分部产值，每月 1 日报人力资源部。 二、人力资源部核算部门奖，每月 10 日报财务部及各获奖部门，以便财务部及时下帐及各获奖部门及时登记收支流水帐。 三、 各分公司 /分部对部门奖做出“使用计划”报总经理审批，并报人力部及财务部进行备案。 四、各分公司 /分部经理 /主管依据“使用计划”填写“支出单”并注明所属部门，计划活动 内容，由财务部经理审核签字，然后出纳付款。 五、财务部为各获奖部门建立部门奖明细帐，详细记录款项的使用情况。 六、各部门设立专人对部门的奖金进行管理，作到一人管流水帐一人管库存现金。 遇有管理人员变动应有书面交接清单，交接清单及管理人员名单应送一份到财务部以备查。 七、各分部每月到财务部报销及对帐一次，时间暂定为次月的 15 日以前公司规定的报销时间。 八、财务部每季度最后一天 (或分部与财务部经理协商 )对分部的收支流水帐及库存现金进行抽查。 九、人力资源部每季度依据“使用计划”对各部门奖金使用情况进行核查。 八、 门奖管理流程：（见下页图） 门奖管理流程图： 工程部统计产值 人力部核算部门奖 财务部备案 获奖部门留存 每月 10日 每月 10日 制定“使用计划” 总经理审批 财务部备案 人力部备案 人力部每季核查 部门领取款项 财务部抽查 专人管理流水帐 专人管理现金 第八节 总部与外埠分公司工作衔接的规定 为加强总部与外埠分公司联络，提高工作效率，公司决定：由总经理办公室代理负责总部与外埠分公司工作衔接的管理、协调、监督工作，由总经理办公室主任暂时负责外埠分公司联络工作。 现将有关办法规定如下： 一、总部例会精神及公司主要事件 的传达 1. 每次总经理例会当日下午 17： 30 前，由总经理秘书。