某央企集团子公司会务接待工作手册(21页)-其它制度表格(编辑修改稿)

某央企集团子公司会务接待工作手册(21页)-其它制度表格(编辑修改稿)内容摘要：

后的座谈参观，车辆安排都是不可或缺的部分，在进行准备工作时应尽早落实。 所安排车辆座位数（不含折叠座位）应略大于总乘坐人数（来访人数 +接待人 数）。 在保证车辆交通安全基础上，兼顾 乘车者舒适度 和临 时 增加 人 员乘车 空位 等问题。 在接待重要领导时，一般应为其单独安排一辆小车。 工作人员应及早落实车型、车牌号码、司机 姓名和手机号码，并提前与司机本人确认，保证本次出车的时间、地点 准确。 除司机本人联系方式外，接待人员还应储存车辆 调度人员 的电话号码，以便出现突发情况时可以快速做出调整，及时解决问题。 （二）机场接待 若对方要求我方接机，首先要确认对方的人数、航班号、起飞时间和随行联系人电话。 接待人员要提前落实 航班到达时间，并及时更新航班信息，安排 好 接机车辆，制作接站牌。 接到来宾后，应热情主动 地 自我介绍， 帮助来 宾拿 行李。 待来宾 到齐、行李件数确认后，接待人员应尽快带领来宾 返回。 如 重要贵宾，接待人员可以提前联系机场，申请 贵宾 通道 并 提前到达 贵宾厅，交费办理接机手续 等。 接到 贵宾 后 可询问 贵宾 是否需要稍事休息再上车。 （三）火车站接待 接待人员应提前落实接站车辆和制作接站牌 ，并 在出发前致电来访方的随行联系人，确认火车是否正点运行，告知对方自己将在何处等候。 若对方身份比较尊贵，则需 提前办理相关手续，到站台迎接。 接到来宾后，接待人员要热情主动 地 自我介绍， 帮助来宾拿行李。 接待人员应 提醒来宾注意保管好行李和随身物品，并尽快引领来宾离开火车站广场 ， 返回。 （四）来宾自驾车 来宾自行驾车来到 公司。 接待人员 要提 前与来宾约定好时间和下车地点， 向来宾 清晰 介绍 公司 的地理位置和行车路线。 当日 ，接待人员应 提 前致电来访方的联系人，询问对方 位置，再次确认 下车地点并表明自己将在那里等候。 如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。 （五）送行 应尽早了解对方离开的日期时间和交通工具，据此安排有关领导和车辆为客人送行。 四、会谈 （一）会谈的前期准备工作 首先，接待人员根据对方的来访要求确定会谈时间和内容，并请相关人员出席；根据会谈的规格和出席人数尽早预 定会谈场地。 随后，接待人员将拟定的接待计划及相关资料分送相关领导和出席人员。 重要 会谈，还应准备多媒体设备，制作领导名牌，注意领导排位。 若有需要，还要联系相关新闻媒体进行报道，请专人负责 会议记录。 （二）会谈当天的准备工作 当天，接待人员应 提前检查会场的布置情况。 保证会场整齐干净，有足够的座椅，有工作人员倒茶。 如有需要，还要 调试多媒体设备，摆放领导姓名座位牌和鲜花。 如有 媒体参与，还应特意为媒体准备一份介绍会谈概况的新闻稿。 （三）会谈 接待人员将来宾引领至 会 谈地点后，先进行主客之间的相互介绍。 按照礼仪，应先 把宾 客介绍给主人，再把主人介绍给宾客。 会 谈期间，接待人员应 坐在出入方便的位置，根据领导和来宾的需要随时提供服务。 接待人员 应注意 会 谈的节奏，如 需要，委婉地提醒相关人员把握时间。 （四）会谈结束 会 谈结束 ，接待人员应 注意 清理会场的工作，如回收会议资料 ；领导姓名座位牌 ； 与相关媒体联系 ， 撰写新闻稿 、 跟进报道 等。 如有 需要，尽快整理完成会议纪要，及时传递给与会人员。 五、参观 根据来宾的要求及 公司 的实际情况，可 安排一些参观活动。 根据来访者的不同要求来选择。 如果对方想了解广州的历史文化，一般可选择陈家祠、南越王墓博物 馆、中山纪念堂等具有广州地方特色的景点；若对方希望参观广州市区、购买广州特产，则可以选择天河城广场、北京路步行街等商业区。 来宾要求进行校外参观时，接待人员可根据具体情况决定是否需要全程陪同。 如果需要陪同，应事先策划好参观路线，收集要参观景点或地区的有关信息，届时为来宾介绍。 同时还要安排 车辆，预留经费，在车上准备充足的饮水，还应根据天气情况准备雨伞。 如果来宾自行参观游览，接待人员也应该向来宾提供充足的信息，包括天气状况、景点概况及特色、周围交通情 况等。 六、住宿 来宾如需住宿，应尽早为其预定住宿房间。 视来宾 情况可在房间里准备适量的水果和鲜花，若是大型会议，可提前在房间内放置会议流程和 公司 简介。 接待人员将来宾送至宾馆后，应清楚的告知对方随后的日程安排及 下次见面的时间地点。 如有需要，接待人员 可 要求宾馆提供 “早上叫醒 ”服务，以免延误时间。 如果来宾 迟到 ，接待人员应拨打房间电话，向来宾询问情况。 切忌直接到对方房间外敲门。 七、餐饮 餐饮宴请是接待工作中很常见的环节。 接待餐饮的主要原则为：节俭大方、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好，避免铺张浪费。 （一）确定宴请规格和形式 宴请的规格，以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。 宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定，例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。 （二）确定宴请地点 确定宴请地点应遵循以下原则：与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应；能够充分表达对客人的敬意；同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。 接待人员 应准备好经费和车辆。 接待人员应根据就餐人数提前预定进餐地点，用餐房间或席位，并 预留余地。 提前 将用餐的时间和地点通知有关参加人员， 举行正式宴请应发请柬。 若是级 别较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。 （三）现场布置 若 较正式的宴请，工作人员应提前到场进行布置。 其具体工作内容有：在餐厅门口设立欢迎指示牌 ， 调试灯光音响等设备，如 重要宴请 ，应布置领导致辞 稿 ； 席位的分配和摆放；领导桌座位 排位。 现场布置应庄重大方，可适当点缀鲜花。 （四）中餐宴请。