广东富盈集团公司总部办公大楼管理办法(32页)-其它制度表格(编辑修改稿)

广东富盈集团公司总部办公大楼管理办法(32页)-其它制度表格(编辑修改稿)内容摘要：

监查小组。 各部门员工如发现可疑邮件，应及时通知监查小组，以尽可能将病毒控制在最小的范围之内。 结构 1)组长：信息管理部经理或由其指派的网络管理员。 2)组员：各部门、各分公司行政、各办事处秘书。 组长职责 1)负责病毒的检查及防范 工作。 2)负责定期更新升级杀毒软件。 3)负责定期检查每位组员的查、杀病毒记录。 4)负责以 E－ MAIL方式向组员及全体员工发布最新的病毒警告、升级杀毒软件等相关信息。 5)负责对各组员进行查、杀病毒培训。 组员职责 1)负责定期（每星期至少一次）提醒、监督所负责范围内各电脑使用者杀电脑病毒，并填写《病毒查杀记录》。 2)负责及时反馈电脑病毒情况，外地组员每周五将《病毒查杀记录》 EMAIL给组长。 3)责提醒、监督各电脑使用者定期升级杀毒软件。 第八节 机房管理 机房内各类设施摆放整齐、无灰、 无尘。 机房钥匙由网络管理员持有，并由人事行政部备份、登记。 任何人不得擅自进入机房，如因工作原因必须经网络管理员许可；违者每次处以 100元罚款。 第九节 日常管理 计算机设备开机顺序：先开 UPS电源、打印机、扫描仪、显示器等外设，再开主机；关机顺序相反，不得强行开 /关机。 计算机连接有打印机、刻录机、扫描仪、光驱等外部设备时，应首先在关机状态（关掉所有设备电源）下将计算机及外设连接好，禁止带电连接或去掉计算机外部设备。 计算机外部设备不使用时，应关掉外部设备的电源 ， 禁止长期打开不使用的 外部设备电源，显示器 12 应设置节能模式，要求做到人走机关。 不得私自拆卸、增加、减少或试用新配件 ， 及时按正确方法清洁和保养设备上的污垢，保证设备正常使用。 打雷闪电时应暂时关闭电脑系统及周边设备，防止出现雷击现象。 第八章 办公电话的使用管理规定 电话是为公司有关的业务服务的，如发现有个人行为，公司将予以严厉处罚并按对应的数额交纳话费。 每部电话的使用人都应按要求设定长途电话使用密码，员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。 每月由网络管理员列出每部电话的长途电话费用明细，费用由 列入各部门的管理费用。 公司员工在使用电话时必须在本部门所指定的电话机上拔打，严禁盗打其他部门的电话；一经发现或核实，每次处以 100元罚款。 公司员工接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，与之最近的职员应主动接听，重要电话应作好接听记录。 在使用电话时，通话人员需力求言简意赅，尽量缩短通话时间，严禁长时间占用公司电话用于处理私人事务。 公司鼓励员工工作联络通讯，在可行的情况下，使用电子邮件等方式。 员工不经同意即私打国内长途电话，或以公事为由骗打国内长途电话的，除全额 承担话费外，还需承担罚款 50元 /次；私打香港或澳门的，除全额承担话费外，还需承担罚款 100元 /次；私打国外长途电话的，除全额承担话费外，还需承担罚款 500元 /次。 第九章 办公室钥匙管理规定 公司所有钥匙任何时候须有不少于一把备用，所有备用钥匙须造册登记。 各办公室、设施房及文件柜的钥匙应清楚标明，并整齐有序的放置在钥匙专柜中，钥匙专柜由行政部掌管。 在正常情况下，备用钥匙不予借用，如特殊情况下，必须填写《借用钥匙登记表》，经部门负责人同意、行政人事总监批准，方可借用。 钥匙丢失或损坏时， 当事人应填写《钥匙丢失 /损坏申请表》，并应承担相应责任，由行政部查实后填表补回。 行政部必须妥善保管好备用钥匙，熟悉各钥匙的使用范围，并承担相应责任，每月月底统计一次。 第十章 公司访客及来宾参观接待办法 第一节 访客接待办法 13 公司所有访客接待统一安排在五楼，面试人员安排在四楼，其它办公楼层，外来人员一律不准进入。 行政部应为来访人员制定专门的访客证，并且明显区别于员工工作证，所有的访客证都必须有独立/唯一的号码，并分为：普通证、 VIP证、施工证。 公司来访人员应在前台做好登记后，由前台派 发访客证，并要求全程佩戴。 VIP证主要用于政府首长、社会名流以及国内外各大企业负责人或公司指定人员，允许出示个人名片登记，如有公司高层领导陪同，则无须登记；其他人员来访必须提供有效身份证件登记，如特殊情况，必须被访人代为登记并签名证实，来访者方可进入大厦。 访客证号码必须记录于来访人员登记表上，结束来访后，前台必须核对和收回访客证。 所有来访人员，登记完毕后必须在前台等待，由前台电话通知被访人员后，在前台或保安的引领下在五楼会客室等待。 来访者在一楼大堂等待时间原则上不得超过 20 分钟，到时前台 人员再次提醒被访人，如因工作或其它原因确实不能接待的，被访人应及时电话告之来访者改日约见；否则，处以被访人每次 50元罚款。 对拜访公司高层的客人，在经行政人事中心允许后，可由前台或保安引领至高层的独立办公室，无特殊情况，任何人不得将来访客人带入公共办公室内，以防止公司重要资料、信息、机密之泄漏。 违者每次罚款 200元。 在公司被访人员接洽访客之后，前台或保安方可离开会客室。 接待部门、公司前台均要控制接待人数，避免接待楼层来访人员太多，造成无序或混乱。 访客离开公司后，由前台及时通知清洁工做 好会客室清洁工作。 第二节 访客接待时间要求及服务提供 一般来访：接待时限 20分钟，不备茶水。 业务签约：接待时限 60分钟，提供支装水或部分果点。 业务洽谈：接待时限 60分钟，不备茶水。 VIP接待：接待时限 60120分钟，提供茶点、咖啡、水果。 第三节 来宾参观接待办法 1 2 贵宾参观：政府首长、社会名流以及国内外各大企业负责人经公司允许参观者。 普通参观：一般客户或业务有关 5 团体参观：凡参观人数能在会客室容纳者，均以茶水招待，否则一律免于招待，至于陪同人员由行 贵宾参观：按公司通知以咖啡、西点、冷饮、茶水或其他方式招待，并由公司高级人员陪同。 14 3 4 贵宾参观及团体参观：由公司核准并于参观前三日将参观通知单填送相关部门及行政管理部门，以凭办理接待，如事出至急 普通参观：由部门经理核准，并于参观前一日将参观通知单填送相关部门及行政管理部门，以利接 临时参观：由各部经 (副 ) 未经行政部核准的参观人员，一律拒绝参观，擅自带领参观人员参观者，按泄露公司商业机密论处。 参观人员除特许外，一律婉拒拍照，并由陪同参观人员委婉说明。 第十一章 前台值班管理 1 前台文员每天当值时间为 08： 1521： 00，实行轮班制。 前台文员要按以下程序工作：提前 15分钟上班，穿工作服，检查打卡机，开启空调机 (夏天 ) 前台文员对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导。 客流密集时要保持站立姿势，与 访 客谈话时应尽量简洁扼要 ； 接听电话时要长话短说， 严格 使用 电话接听礼仪， 并做好记录。 员工上下班刷卡高峰期，接待员应保持站立姿势，并微笑问候。 各楼层的文员，应视本楼层的具体情况，参照前台的工作程序做好工作，会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的 各楼层文员每天应推迟 15 分钟下班，关好空调、水电并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭，如有员工确因工作需要须加班时，要告知其离开时通知前台保安员，并做好登记。 对所有来访人员，前台必须做好登记；违者每人次罚款 100 第十二章 公司图书资料管理 第一节 图书杂志 公司所属图书是专供公司内部相关人士参阅，由行政部统一保管，于每年 6月、 12月下旬详实盘点。 图书管理员应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工 由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期，如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅，借书人不得拒绝。 一般情况下，图书只得在公司内阅读，借书册数以三册为限，借阅图书一律在管理员处登记，借书 15 期限不得超出过二周，用毕及时归还，重新到行政部处登记。 损坏、丢失图书，按图书的价格赔偿或赔偿。 在外地购买图书，必须有经理签字，回公司后及时到图书管理员处登记，办理借阅手续，报销时需有图书管理员的签字。 员工离职，须归还所借图书，否则不予以办理离职手续。 第二节 专业资料 资料分类：公司搜集的各种 公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件，公司由政府主管部门购买的政策法规，公司各类剪报等。 公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料。 公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携带出公司。 特殊情况需复印者，须填报复印申请批准。 第三节 客户档案 客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域。 客户档案包括客户提供的各类资料及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本。 客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携带带出公司。 特殊情况需复印时，须填报复 印申请报批。 服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任。 第十三章 办公室保密制度 任何人掌握的有关公司信息、资料和成果，应对上级领导全部公开，但不得向其它任何单位、组织或个人公开或透露。 员工不得透露业务或职务上的机密，凡是所具备的意见涉及公司的，未经上级领导批准，不得对外发表。 明确职责，对于非本人工作职权范围内的机密，做到不打听、不猜测，不参与消息的传播。 所有公司文件及相关制度，员工不得私自复印和拷贝及携带出公司。 公司对每个员工使用的抽屉或办公桌配备钥匙 ，外出或在下班以后，员工应将其锁上，公司以不定期方式进行检查，对发现未上锁者，每次罚款 100元。 全员应树立保密意识，涉及公司机密的书籍、资料、信息和成果，员工应妥善保管，若有遗失或被偷窃，应立即向上级主管汇报。 其他员工有泄密行为或非本公司人员有窃取机密行为和动机，应及时制止并向上级领导汇报。 公司专门的计算机房、档案室、财务室及接待室、会议室等，员工未经许可不得随便进出；违者每次罚款 100元。 员工应忠诚企业，保守本公司的技术及商业机密。 16 第十四章 车辆管理 第一节 总则 为了车 辆统一管理，合理调度，特定本办法。 公司公务车由行政部负责管理，按车牌号设册登记。 第二节 车辆的使用 总 公司所有车辆均由 行政人事中心行政 部统一调度 ， 各部门用车均须提前一天提出用车申请 ， 填写《 公务 用车申请 单 》，经所在部门 负责人 批准后送交 行政 部，由 行政部 按公务的轻、重、缓、急统一安排车辆，并经 行政 部经理审核后出车。 公司公车实行车队长派车后，原属各部门的车辆由车队收回管理权、派车权，但车队长在每天派车时，要重点保证这些部门车辆的优先使用。 车辆优先派车归口部门如下： 序号 单位 车牌号 车型 1 财务中心 粤 SOK136 丰田小车 2 行政人事中心 粤 SU9088 嘉华商务车 3 招标中心 粤 SV3328 东风商务车 4 粤 SL7032 五十铃货车 5 业务中心 粤 SAH993 飞度小车 6 产品研发中心 粤 SU8660 美亚小车 7 工程管理中心 粤 SA1722 美鹿小车 8 营销策划中心 粤 SU5511 瑞风商务车 如遇集团及下属公司工作需要或公司综合性活动需用车辆，公司驾驶公车的管理者和使用者都必须大力支持，服从公司的调派，公司车队同时要做好车辆调剂使用和相关的工作安 排。 无《公务用车申请单》擅自出车者，应予严惩。 各单位派车交货、洽公时，应依下列规定办理： (1)车辆为运送公司公务人员及物品的专用车辆。 (2)车辆不得运载任何与业务无关的职员或物品。 (3)车辆行前应特别注意安全检查。 (4)车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。 司机根据“公务用车申请单”的资料于每日填报“行车日报表”呈主管审核并核对实际里程。 “行车纪录本”上所载里程数应与车辆里程表相符，不符的数应由司机负责缴纳差数里程的汽油费。 例假日或 上班时间外车辆的使用应呈请行政部经理核准后始准调派。 车辆驶回后应停放在公司指定场所，并将车门、方向盘或档制锁妥。 车辆只能在公司指定加油站加油，因 特殊情况 需要购买燃油的，必须经 总务主管 同意。 17 1 驾驶员在交接车辆时，必须检查各自的车辆情况，发现问题及时报告 总务主管 ，否则发现损坏由当值驾驶员承担。 1公务用各种车辆的附带资料，除行车执照、保险卡由各使用人携带外，其余均由总务部门保管，不得遗失，如该车移转时应办理车辆转籍手续，并将该车各种资料随车转移。 1 严禁 将车辆交于 无证 人员 驾驶 或 私自 出车 ， 违者将给予开除处分。 第三节 车辆维修 1。