华普信息技术公司费用控制及管理制度表格(31页)-其它制度表格(编辑修改稿)

华普信息技术公司费用控制及管理制度表格(31页)-其它制度表格(编辑修改稿)内容摘要：

报销的时限： 1. 员工每月可以报销二次日常费用。 2. 其余同差旅报销原则 第四条：日常费用报销的管理和审批： 1. 员工报销日常费用，应先填写“日常费用报销单”，同时附上所有的原始发票或单据。 2. 各种发票、单据应单独使用 A4纸分类粘贴整齐，并在右下角写明合计数，与报销单分类合计数保持一致。 不得掩盖发票金额。 发票不得随意涂改，对于无法看清楚发票金额的、没有盖发票专用章的发票，公司不予报销。 3. 电话费和应酬费的报销，应符合第二章和第三章的规定。 4. 员工需要加班，应事先填写“加班申请单”， 获批后按月累计提交给本部门直属主管，报人力部统一计算发放。 加班月累计在 3个工作日内的，建议倒休。 5. 员工报销的各项费用，均应该注明合理的报销事由。 未注明事由的，公司不予报销。 6. “日常费用报销单”先由本部门的直属主管审批，超过本部门的审批权限，依照第六章逐级向上申报。 7. 所有借款及报销单据上的经理签字，必须是亲笔签字，不得使用人名章且必须有相应的日期；凡传真批准的，应将传真原件及批准件同时提交财务。 8. 团队费用使用，应先有年度预算；具体执行时，应有单笔明细预算，经 CFO+总裁签署后，报销时，由总经理审批 单据样本：（以下所有表格均有 EXCEL版本） 1． 日常费用报销单 2． 加班申请单 日常费用报销单 记帐凭证号： 姓名 : 员工 ID： 页数： / （总页数） 费用所属财务编码： CC： LC： TC： 日期 合 计 出租车费 0 私车公事费 0 应酬费 0 加班餐费 0 电话费 0 体 检费 0 邮电费 0 其他 0 合计 0 0 0 0 0 0 0 0 大写： 小写： 0 详细说明 报销人签字： 已借公司款项： 应还公司： 日期： 应付报销人： 审批人签字 部门直属主管 : 总监 : 总经理 : 总裁 : 日期 : 日期 : 日期 : 日期 : 财务审核人 签字 : 审核日期： 财务付款人： 财务付款日期： 加班审批报销申请单 姓名： 员工 ID 费用所属财务编码： CC： LC： TC： 加班日期 加班时间 小时数 餐补 车补 加班事由 从 至 合计： 0 0 0 申请人： 部门直属主管： 总监： 总经理 （ 3个工作日） (3个工作日 ) 日期： 日期： 日期： 日期： 第五章：其他办公费用的管理 第一条：其他办公费用是指公司经营过程中，支付的除差旅费、 通讯费、业务应酬费、以及个人日常报销以外的各项业务支出。 第二条：其他办公费用的范围： 1. 业务部门的办公费用包括：邮费、运输费、仓储费、技术服务费及其他业务支出。 2. 行政部门的办公费用包括：文具、办公用品的支出；房租和各项租赁；办公室水电费及清洁费用； 3. IT部门的办公费用包括：电话费以及其他通讯费用。 第三条：其他办公费用的管理和审批： 1. 业务部门的办公费用应根据实际业务的需要，按照第八章规定的审批权限，填写“转帐借款报销单”并附有相应的单据证明和发票。 待单据和审批齐全后，交财务部付款下帐。 2. 行政部门的办公费用由 行政部统一管理，其他部门不得自行支付。 3. 其他部门如果需要购买的文具，办公用品等，应先填写“购物申请单”，经审批后，交行政部统一采购。 4. 公司的房租、租赁费、清洁费及其他各项月度支出，以及合同规定分期分批支付的费用，应先按照所签合同的总金额交管理层审批并交财务备案。 然后按月或按合同规定的时限填写“转帐借款报销单”并附有相应的单据和发票，经审批后交财务部付款。 凡没有发票的，经办人应做承诺声明 5. 平均每月每位员工的文具、办公用品支出限定 30 元。 6. 各部门员工均应该以公司整体利益和节约为原则，合理调配和使用公司的资源。 避 免浪费和重复采购。 7. 与公司业务无关、单据提供不齐全的的费用，公司不予支付。 8. 业务人员应该尽量在付款前获取发票，由于特殊原因不能事前提供发票的，应于付款后 5个工作日内将发票交财务保管。 9. 如果公司事先对各部门在某一时期内的办公费用做出了预算，则各部门的办公费用不应超过预算，超过的部分需要总裁批准方可付款。 10. 支付金额超过 10000 的费用，各部门应该事先通知财务部并提供相应的合同复印件作为备案，在征得财务部认可后可签订合同并办理付款手续。 11. 所有行政办公费的开支，应按年度复审相关合同内容，并作到货比三家，以使办公成本 最小化 12. 所有临时发生的大额开支，必须有经总裁审批的总体预算后，方可逐笔领取 13. 对于房租等大额费用，应由财务部加贴印花税并保存合同正本 14. 对于费用的分配：应本着尽可能按照实际费用分摊的原则，将各部门的实际费用分摊下去。 对于不可分摊的费用，按照公司核算政策执行。 单据样本：（以下所有表格均有 EXCEL版本） 1． 转帐借款报销单 2． 购物申请单 转帐借款报销单 姓名： 员工 ID： 记帐凭证号： 费用所属财务编码： CC： LC： TC： 预算：内 外 付款金额： 人民币 /美元（大写） 人民币 /美元（小写） 付款方式： 现金 支票 银行汇票 电汇 支出内容及所属时间： 付款信息： 收款单位全称 收款单位帐号 收款单位开户行 申请人签字： 日期 ： 部门 /区域经理： 总监 /总经理 CFO 日期： 日期： 日期 ： 财务部 财务审核人 票据签发人 总裁 日期 日期 日期： 领款人声明 ：由于 原因，在领款时，仍未取得发票。 本人保证，将在 个工作日内即 年 月 日取得发票。 领款人签字 ： 财务确认收票日期： 财务负责人签字： 购物申请单 申请人姓名 : 员工 ID： 费用所属财务编码： CC： LC： TC： 申请物品 规格 数量 估价 用途 合计 0 0 申请人： 申请日期： 审批人 签字（本签字仅用于批准申请人使用该物品） 部门直属主管 : 总监 : 总经理 : 总裁 : 日期 : 日期 : 日期 : 日期 : 行政 /信息部门评估意见： 公司已有，可调剂使用 公司无法调剂，建议外采 评估人签字 行政 /信息部经理签字 行政 /信息部完成采购日期及资产编号： 第六章：月度费用预算的制定（除成本类 费用 ） 第一条：月度费用预算报送目的： 为了合理使用公司的资源，加强公司资金的管理，每月 所有变动费用都必需报预算，以便财务在预算的范围内控制费用的支出，使公司资金合理有效的使用，使各事业部、利润中心完成利润指标的考核，各管理部门经理落实部门费用的控制，从而更好地完成公司的目标利润。 第二条：月度费用预算的项目和制定： 1. 月度费用预算项目包括差旅费、交通费、应酬费、手机费、误餐费等变动费用。 2. 第一、二事业部变动费用预算，由财务根据下列的方法制定到每个区域。 3. 第一、第二事业部每月的预算具体制定办法 : 7月份费用预算指数 =15月份销售毛利实际完成率（超过 100%按 100%） 费毛比 =预算费用 /计划毛利指标 7月份的预算 =7月份的毛利指标 *预算指数 *费毛比 8月份的预算指数会根据 16月份的销售毛利完成率，以后每个月依次类推。 4. 第一、第二事业部每月的预算，财务会在当月的第一个工作日下发给业务部总经理、区域经理、销售助理，区域经理在审批费用同时必须控制费用在不超预算范围内，当月。