xx集团公司企业管理标准策划部管理办法(doc81)-其它制度表格(编辑修改稿)

xx集团公司企业管理标准策划部管理办法(doc81)-其它制度表格(编辑修改稿)内容摘要：

收到签署生效的合同当日，营运招商部收款员根据合同条款制作付款通知，送租户签收； 收到签署生效的合同当日，营运招商部书面通知物业管理处租赁期限，车辆类型、牌照号码等信息，由物业管理处与租户办理相关手续。 租户的入驻 /退租手续 新租户入驻中汇大厦步骤流程图 补充说明： 《租户入驻通知单》 (ZL008)中应详细描述管理处交房给租户的状态，必要时附上租赁合同中有关交房标准的附件复印件给物业管理处作为标准。 租户退租中汇 大厦步骤流程图 租赁合同签署完毕 经理助理填 写《租户入驻通知单》 《租户入驻通知单》(ZL008) 复印件存档案（备忘录） 签发至物业管理处 部门经理审核签署 协助办理入驻手续，租户搬迁日赠送鲜花并拜访 中 国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 15 页 共 81 页 补充说明： 《租户退租通知单》（ ZL009） 中应明确租户到期交还租赁场所的交房标准作为管理处收回办公室的验收依据，必要时附上租赁合同中有关交房标准的附件复印件给物业管理处作为标准。 商务中心租户入驻操作流程 租户名称（中、英文） 租赁日期、租赁场所 数据线的租用资料 租户负责人的姓名联络方及有 关特殊要求 家具布置要求 客服主管与经理助理核对入驻信息 书面通知物业管理处安装电话线 安装日期 加入宽频网络服务的电脑台数 通知网络管理人员开通网络服务 安装日期 电话线种类、数量和号码 经理助理通知帐务主管有关收款事宜以及客服主管有 关入驻事宜 租赁合同签署完毕 《租户信息表》 (KF001) 租户于租期前三个月书面通知退租事宜 经理助理填写《租户退租通知单》 《租户退租通知单》（ ZL009） 部门经理审核签署 签发至物业管理处 抄送财务部 复印件存档案 (备忘录 ) 与物业管理处确认退租手续完毕 与财务部确认应付款已付清 租户搬出租赁场所 办理退保证金手续 完成退租 经理助理 中 国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 16 页 共 81 页 入驻资料准备 钥匙准备 租户入驻 自查 经理助理或部门经理检查 与帐务副主管查询前期费用是否到帐 带客户参观并详细介绍商务中心公共设施，介绍商务中心员工 客服主管 试用钥匙，告知钥匙管理的规定 带领客户进入办公房， 呈入驻资料 介绍电话机的使用方法 介绍商务中心规章制度 询问客户有否问题并给予解答 租户公司铭牌制作计入《每日服务记录》待租户签署确 认 检查入驻前的准备工作 通知管理处移动家具事宜 具体日期时间 家具数量 房门钥匙 家具钥匙 大堂铭牌，书面通知物业管理处 商务中心铭牌，联系供应商 部门经理或经理助理把租户代表人介绍给客服主管 核对家具、数量和状况 一个工作日内向租户收回填好的资料 《每日服务记录表》 （ KF011） 欢迎入驻函 (KF003) 综合信息 (KF004) 电脑维护计划 (KF005) 宽频服务接入通知 (KF006) 家具清单 (KF007) 员工登记表 (KF008) 客服主管 客服主管 客服主管 客服主管 客服主管 客服主管 电脑维护计划 (KF005) 家具清单 (KF007) 员工登记表 (KF08) 中 国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 17 页 共 81 页 补充说明： 铭牌制作需要先得到租户对公司名称的确认以及提供公司标志 LOGO。 钥匙准备，常规大门钥匙、家具钥匙均各一把，以后根据租户要求，商务中心规定再给予提供。 办公房家具的配备一般按标准提供，租户增加办公家具应相应收费，除非在租赁中谈到中已定或经理准批。 商务中心租户退租操作流程 输入资料，存入租户档案 经理指令有关租户到期日期 客服主管与租户代表持《家具清单》检查核实家具配置 查核房内装修 帐务主管 与租户代表核对所有应付款，租户代表签字确认 收集所有房间和办公 家具钥 匙 对家具、设备、钥匙进行查核，若有损坏遗失情况按标准向租户提出赔偿费用 书面通知物业管理处于退租日之次日拆除所有电话线 与租户确定剩余应付款的付款方式和保证金的退还方式 客服主管 记录租户搬迁后的联络方式并告知前台 赔偿费用计入《每日服务记录》，租户代表签字确认 统计搬迁物品，开具《出门单》给租户 租户退租搬离 通知 IT 客户 服务于退租日之次日切断网络服务收回网络线 《家具清单》（ KF07） 《每日服务记录》（ KF011） 帐务主管 客服主管 《出门单》 (KF009) 书面通知 客服主管 中 国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 18 页 共 81 页 退租前，客服主管会同租户代表根据“家具清单”将租用给他们的所有家具进行检查、核实。 若有损坏遗失视情况赔偿处理； 由财务主管与租户代表核对所有应付清的费用以及与客户讨论付费和返押金的方式； 收齐所有家具和房门钥匙，在核对钥匙时须询问客户是否自己配过钥匙，一并收回； 查看房内装修是否有损，如有则告知可能的赔偿费用；赔偿费用依据《商务中心服务费一览表》（ KF002） 和物业管理处的收费标准。 请客户留下即将搬迁的地址及电话、传真、联系人以便有事联系； 在确认客户退租后，要 提前通知管理处，及时撤除该公司所有电话线，以防再发生电话费用；通知网管切断宽频网络并收回网络线。 客户搬迁后，需改动密码，并以书面及电子邮件的形式向所有租户发出更换密码的通知； 退租后，通知清洁工打扫房间。 若装修设施有损通知管理处予以修复。 房间布置须恢复到原有的供参观状态。 租户的续租 /扩租 租户的续租 房内布置恢复到标准状态 变动门禁密码，并以书面及电子邮件形式向所有租户发送更换密码的通知 安排清洁工打扫房间 通知管理处修复房内坏损部分以及对房内设施进行翻修处理 客服主管 客服主管 书面通知予以提醒并告知续租条件 续租条件洽淡 租赁合同条款之租赁期限 签发《租户退租通知单》(ZL009)给物业管理处 签署租赁合同 租赁合同 租户书面通知租期到期后不再续租 签发《租户续租通知单》(ZL010)给物业 管理处 《租户续租通知单》 (ZL010) 《租户退租通知单》 (ZL009) 中 国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 19 页 共 81 页 大厦租户租期到期前四个月之前，商务中心租户在租期到期前二个月之前，营运招商部书面通知租户有关租期到期事宜，着手联络续租问题； 根据市场 状况、租赁单位的具体情况，在续租谈判中有关续租条件给租户一个客观的报价。 在谈判过程中要善于发觉客人的意图、想法及目的，以便续租工作的顺利开展； 续租顺利则及时与租户签订续租合同。 有关续租合同的签订过程可参照租赁合同订立过程。 租户的扩租 在日常工作中应十分留意租户的动向，特别有关租赁事宜。 若发现租户有扩租意向应主动及时联系，根据租户提供的信息（主要是面积），给予适当的信息和安排。 尚未到期的租户，若急于扩租，并不十分在意是否同一楼层。 但若有同层次的空房，应优先提供。 报价方面基本按照其以前合同的基价以及现中汇 大厦办公楼的报价和市场因素综合考虑。 若租户是扩租与续租一同考虑的话，是否同一楼层即显得十分重要。 此时应根据客户的具体要求给予尽量满足，否则就容易失去一个好的客户。 扩租谈判过程中价格及位置是一个很重要的因素，但利用平时工作积累的感情去打动客户也是一个致胜的法宝。 在谈判过程中，应适时掌握进攻、联络的销售步骤，特别注意对其行政主管或负责人的跟踪。 扩租谈判成功，应尽快安排签订租赁合同，有关过程可参照租赁合同订立过程。 . 应收款 大厦租户应收款操作流程 每月 15 日左右制作《中汇大厦租户本月应收款表》 (ZW001)及各《服务费统计表》 (ZW026) 部门经理审核签署 复印 3 份， 1 份送财务部， 1 份留存档案， 1 份以备销账用。 审 核 确 认 部门经理审核签署 财务部 《中汇大厦租户本月应收款表》(ZW001) 《电费电信费统计表》(ZW002) 《清洁费统计表》(ZW025) 《维修费劳务费统计表》(ZW004) 次月租赁表 物业管理处的上月各租户电费、水费、电话费、服务费等明细表。 退租手续 中 国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 20 页 共 81 页 每月 18 日制作各租户的付款通 知 审核无误后在每份通知上盖锦发或锦友的财务部印章 复印 1 份，原件送租户，复印件用于档案留存。 每月 20 日，帐务主管把付款通知送其每租户，租户签收。 收到每笔应收款，财务部开具发票、收据交帐务主管；帐务主管送达租户签收，同时在《应收款表》上记号销账。 次月 8 日制作《大厦 未付款一览表》，打印 2 份 次月 18日每日与财务核对应收款到帐情况。 核对确认 报部门经理 制作《催款通知》限定最后付款日期。 审核确认 在每份催款通知上盖锦发或锦友的财务部印章 付款通知(ZW005/006) 付款通知 付款通知签收本 签收本 发票、收据 《中汇大厦租户应收款表》 《大厦租户未付款一览表》（ ZW002） 催款通知(ZW024) 发票收据 催款通知签收本 《大厦租户应收款表》 财务部 财务部 财务部 审 核 确 认 部门经理审核签署 审核确认 部门经理 部门经理 中 国最大的管理资料下载中心 (收集 \整理 . 部分版权归原作者所有 ) 第 21 页 共 81 页 补充说明： 所有给租户的付款通知、催款通知及票据都必须让租户在签收本上签收，若无法直接送达租户可通过寄挂号信的方式并保留挂号信的编号，以便查询。 由于各租户合同条款不一致，如延迟履行金的付款、人民币与美金的汇率指定、最后付款日期等，因此应收款表、付款通知、催款通知的制 作必须严格遵循合同条款。 若租户以支票或现金方式支付款项时，尤其是现金方式，让租户直接付至我司财务部。 若无法推脱地收下租户的支票应记录支票号码让财务签收。 有其个别租户在发放付款通知时须带上发票、收据，并让租户签收。