excel培训手册(doc47)-管理培训(编辑修改稿)

excel培训手册(doc47)-管理培训(编辑修改稿)内容摘要：

技巧之一 Excel的功能太多了，一一讲解的话那就是一块厚厚的砖头，而不是培训手册了。 所以本讲仅介绍 Excel 的一些常用功能和相关的技巧。 下面按菜单顺序选取常用的功能进行介绍。 一、设置顶端标题行 \左端标题列 操作：【文件】→〖页面设置〗→“工作表”选项卡 ☆ 选中“行号列标”复选框，打印行号列标； ☆ 若要在每一页上打印 列标题，请在“打印标题”下的“顶端标题行”框中，选取列标志所在行，然后单击“打印”。 逸凡注：你是否干过这样的傻事：为保证打印的工作表的每一页都有表头，每隔十几二十行复制一个顶端标题行。 我也这样做过，嘿嘿 ：） P。 ☆ 若要在每一页上打印行标志，可在“打印标题”下的“左端标题列”框中，输入行标志所在列的列标，然后单击“打印”。 二、选择性粘贴 操作：【编辑】→〖复制〗、【编辑】→〖选择性粘贴〗或点右键→〖选择性粘贴〗 复制就不多说了，快捷键为 Ctrl+C。 注意：不能对多重数据区域使用复制剪切命令。 技巧 ： 选择要复制的单元格、图表等对象，按住 Shift,点击【编辑】菜单 ,该菜单会出现一个 〖 复制图片 〗 的子菜单 ,点击后出现“复制图片”的对话框（如下图，如选“打印效果”则不会有网格线），点击确定，然后“粘贴”即可将复制的对象粘贴为图片。 链接： 按住 Shift键 点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就变成“全部关闭”，可关闭全部工作簿。 名称: 逸凡账务系统作者: 龙逸凡: 392028647 复制图片对话框 “复制图片” 的效果 “照相机”的效果 链接 :也可使用“照相机”功能复制单元格为图片，两者效果差不多。 只是“复制”出的图片无边框，见上图。 “照相机”照出的图片在 Excel里会随着源数据的变化而变化，“照相机”不能复制图表。 关于“照相机”的使用请参见本手册的“实用功能介绍及技巧”的“自定义工具栏”部分。 选择性粘贴是一个非常实用的功能，下面介绍常用的几个选项： 粘贴公式 当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化。 如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。 粘贴数值 ☆ 将单元格中的公式转换 成计算后的结果，并不覆盖原有的格式； ☆ 仅粘贴来源数据的数值，不粘贴来源数据的格式 粘贴格式 复制格式到目标单元格。 但不能粘贴单元格的有效性。 链接 1： 选择含有要复制格式的单元格或单元格区域，单击“常用”工具栏上的“格式刷”，也可复制单元格或区域的格式。 格式刷适合复制比较复杂的格式，而 F4 或 Ctrl+Y 只适合重复单一的格式设置。 名称: 逸凡账务系统作者: 龙逸凡: 392028647 技巧 1： 若要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，请双击“格式刷”按钮。 当完成复制格式时，请再次单击该按钮或按 Esc以关闭格式刷。 技巧 2： 若要复制列宽，请选定要复制其列宽的 列标，再单击“格式刷”按钮，然后单击要将列宽复制到的目标列标。 粘贴时运算 可对粘贴对象进行加减乘除运算，如： A1单元格数值为 2，复制 A1单元格，选定 B5：E7区域，进行下列操作：选择性粘贴 运算 乘，则 B5： E7单元格的数据变成原来的 2倍。 其余运算类推。 技巧： 如果某单元格区域的数字已设成文本格式，无法对其进行加减，可在某空白单元格输入数值 1，复制数值为 1的单元格，再选定目标区域，选择性粘贴→乘，即可将文本格式的数字转换为数字格式。 另：用除 1或加减零都可转换。 同理，使用“选择性粘贴→乘”的功能将单元格 区域的数字转换正负号、将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位是非常方便的。 链接： 还可以在不改变数据原值的情况下把报表转换为以千元或万元为单位显示，其方法请参见本讲第十二项《设置单元格格式》中的 技巧 7： Excel中的变形术。 跳过空单元 防止用复制的空白单元格替换数据单元格。 转置 复制区域的顶行数据将显示于粘贴区域的最左列，而复制区域的最左列将显示于粘贴区域的顶行，很方便哦。 有效性 粘贴单元格的有效性条件。 技巧： “全部”和“边框除外”选项也可复制数据有效性设置。 三、查找、替换 操作： 【编辑】 →〖查找、替换〗 可查找（替换）某特定格式或某文本；可在整个工作簿内查找（默认为仅在工作表内查找）；可设定是否区分大小分、全角半角等。 查找内容中可使用“。 ”、“ *”等通配符，用法见下表。 通配符类型 用法 ?（问号） 任何 单个 字符 例如， sm?th 查找 “smith” 和 “smyth” *（星号） 任何字符数 例如， *east 查找 “Northeast” 和 “Southeast” 技巧 1：查找 *或。 符号本身 在 * 和 ? 前加 ~ 即可使它们失去通配符的作用，如：要查找“ *” 那么在查找内容里输入“ ~*”即可； 要查找“ lhm?88”请输入“ lhm~?88”。 技巧 2:将工作表中包含某字符串（如 “ 逸凡账务系统 ” ）的多处单元格一次性设置为某格式 方法 1: 【编辑】→〖替换〗，在替换对话框点击“选项”，查找内容和替换内容均输入“逸凡账务系统”，在“替换为”那一行的“格式”中设置你需要的格式，再点“全部替换”。 方法 2：【编辑】→〖查找〗→在查找栏输入“逸凡账务系统”→点“查找全部”→按Ctrl+A，再设置需要的格式退出。 方法 3：【编辑】→〖查找〗→在查找栏输入“逸凡账务系统”→点“查找下一个”→设置格式（不要 退出查找对话框）→双击格式刷→点“查找全部”→按 Ctrl+A→关闭退出。 四、定位 操作：【编辑】→〖定位〗 什么是定位。 定位就是 Excel 替你选定符合你所设定位条件的单元格。 此功能的快捷捷为 Ctrl+G，打开定位对话框后单击“定位条件”按钮可选择包含特殊字符或条目的对象、批注或单元格。 这是一个很实用的功能，大家一般都不太用，即使是经常使用 Excel的朋友也不常用。 下面介绍一下它的一些常用选项： 若要选择包含批注的单元格，请单击“批注”。 若要选择包含常量的单元格，请单击“常量”。 若要选择包含公式的 单元格，请单击“公式” 注 ：常量和公式选项又有数字、文本、逻辑值、错误等子选项可选。 若要选择空白单元格，请单击“空值”。 若要仅选择区域中可见的单元格，虽然该区域也跨越隐藏的行和列，请单击“可见单元格”。 若要选择 当前区域 ，如整个列表，请单击“当前区域”。 注释：当前区域 指填写了数据的区域，该区域包括当前选定的单元格或单元格区域。 该区域向四周扩展到第一个空行或空列。 技巧： 如果要选定一个很大的单元格区域，建议使用定位功能。 如要定选 A1： D20200区域，为避免大量滚屏，可以直接在定位对话框的“引用位置 ”直接输入 A1： D20200即可。 当然也可先选定 A1单元格，然后拖动滚动条到 20200行，然后按住 Shift选定 D20200单元格即可。 （在名称框里输入 A1： D20200回车也可以。 ） 五、插入行、列 操作：【插入】→〖行、列〗 这个功能就不介绍了。 建议：在【工具】→〖自定义〗→“命令”选项卡里将“插入行”、“插入列”、“删除行”、“删除列”的命令按钮拖动到工具栏，以方便插入或删除行 \列。 技巧： 插入多行：选定需要插入的新行之下相邻的若干行。 选定的行数应与要插入的行数相等； 插入多列 选定需要插入的 新列右侧相邻的若干列。 选定的列数应与要插入的列数相等。 结合选定不连续的单元格，也可以一次性在不同的地方插入行或列。 如选定 A2： A4以及 A11： A15单元格区域，然后使用插入行命令可在原第 2行前插入 3行，在原第 11行数据前插入 5行。 六、插入工作表 操作：【插入】→〖工作表〗 此功能为插入空白工作表。 也可在工作表标签点鼠标右键，点击“插入”，然后选择“工作表”即可插入空白工作表。 也可使用下面 链接 1的方法复制空白工作表。 链接 1：点击工作表标签，直接拖动工作表标签可移动工作表的顺序；按住 Ctrl 拖动鼠标可复 制工作表到本工作簿。 （插入新工作表的快捷键是 Alt+Shift+F1，如果你需插入 10个表，不妨用快捷键） 链接 2： 如果工作簿里工作表较多，可以在工作表标签点鼠标右键，点“移动或复制工作表”，使用此方法在较多工作表时移动很方便直观。 如果点“移动或复制工作表”并将“建立副本”的选项勾上，选择要移动至工作簿，即可将工作表复制到其它工作簿。 七、插入图表 操作：【插入】→〖图表〗 选定数据区域，点击图表向导 或【插入】菜单→〖图表〗，根据图表向导的提示，可完成简单的图表设置。 此功能内容的详细介绍计划在《 XX 培训 手册》之飞龙在天以专题介绍。 或登录 学习。 八、插入符号 操作：【插入】→〖符号〗 使用此功能可插入一些键盘、软键盘上没有的符号。 如 若要输入 请按住 Alt 并 在数字键盘 键入此代码 165。 0165（这是人民币符号哦，一定要记住，不要再用 ￥ 来代替了。 ） € 0128 另：万分号 ‱的快捷键为 2031 Alt+x(逸凡注 ：先在 word 文档内输入 2031，然后按住 Alt+x，输入的 2031自动变 为 ‱)，或在 Excel内（ Word内也行）按以下操作： 【插入】菜单 〖 符号 〗子菜单 ，在字体： Lucida Sans Unicode，子集为“广义标点”中选取。 技巧： 如果你需要经常输入某个生僻的字符，你可以在 【 工具 】菜单 → 〖 自动更正选项 〗 子菜单将某字符串设置为自动替换为该字符，这样可大大提高效率。 链接： 如果要经常输入某字符串，如“ 逸凡账务系统是个 Excel财务软件 ”，既可采用自动更正的方法也可采用手工造词来达到快速输入的目的。 此方法在 office其他软件里同样适用。 九、插入分页符 操作：【插入】→〖分页符〗 在要插入水平或垂直分页符的位置下边或右边选中一行或一列，单击右键，再单击“插入分页符”。 链接：删除分页符 选定插入的分页符后的那行 /列，点击“插入”菜单，此时的“分页符”已变成“删除分页符”，点击即可删除分页符。 十、插入函数 操作：【插入】→〖函数〗 函数是 Excel 最强大最实用最迷人的功能之一。 什么是函数呢。 函数是一些预定义的公式，通 过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。 如果你不太理解这句话，你就把函数理解为“函数就是能完成特定功能的字符串，这些字符串已经预设了公式。 要使用它，必须得按照既定的格式来使用，否则它就无法完成这些特定功能”。 函数的结构以等号 (=) 开始，后面紧跟函数名称和左括号，然后以逗号分隔输入该函数的参数，最后是右括号。 函数可以嵌套使用，但嵌套层数最多为七级。 在使用函数时必须注意函数中的引用类型。 如果需要多行或多列地复制公式，那么请正确地使用相对引用或混合引用。 函数中可以使用预先定义的名称或行列 标志。 具体用法请参见 Excel的联机帮助。 链接 ： 在编辑公式时选择要更改的引用，按 F4可切换引用类型。 下面简单介绍一下本人认为必须掌握的函数： if、 and、 or、 sum、 sumif、 dsum、 countif、vlookup、 round。 其它常用函数拟在 《 XXExcel 培训手册》之飞龙在天 详述。 或直接到、 的函数版面的精华贴下载各网友总结的精彩实例。 双击打开下表参看具体实例： if 函数语法格式 ：if( 检测条件 , 检测条件为值时返回的值 ， 检测条件为假时返回的值 )注 ： 检测条件可以是多条件 ， 实例请参见 and 函数姓名 性别 工资 判断 1 判断 2职工 A 男 低工资职工 B 女 3, 高工资 高工资职工 C 男 4, 高工资职工 D 男 高工资 低工资职工 E 女 2, 注 ：假设工资低于 1000 的为低工资 ， 高于 3000 的为高工资if 函数是公式中的智能开关 , 也可以说是组合公式的指挥部 , 它对数值和公式进行条件检测 , 执行真假值判断 ， 根据逻辑计算的真假值 ， 返回不同结果 十一、插入名称 操作：【插入】→〖名称〗 定义名称有如下好处： 减少输入的工作量、使公式更简洁、使人们更容易理解公式的含义、突破 Excel 对 函数的嵌套层数 仅为七层的限制（类似于使用辅助单元格）、使用某些特殊的函数（如EVALUATE、 ） 使用方法： 【插入】→〖名称〗， 再单击“定义”。 在“在当前工作簿中的名称”框中，输入公 式的名称。 在“引用位置”编辑框中，键入“ =”（等号）和公式内容或常量数值。 注意：名称的第一个字符必须是字母或下划线，名称中不能有空格，可以用下划线和句号作单词分隔符，名称中不区分大小写，名称最多可以包含 255 个字符。 技巧 1：数据有效性条件中不能使用对其他工作簿或工作表的引用，使用定义名称就可绕过此限制。 举例说。