如何准备并进行有效的演示(ppt75)–作演示前必看(编辑修改稿)

如何准备并进行有效的演示(ppt75)–作演示前必看(编辑修改稿)内容摘要：

因此，如果在演示中遇到了麻烦，很有可能是因为没有充分利用听众分析表。 评估听众的方法 ▲ 向其他已经向这些听众作过演示的人求教。 ▲ 与部分听众进行事先交流。 ▲ 研究听众所作过的工作。 ▲ 回顾自己最近的演示。 ▲ 借助自己的常识。 管理资料下载 13 练习 依据听众分析表和其他的听众相关信息，写一份简略的听众分析报告，采用前面选定的演示主题。 与同事讨论你 的分析报告，确定他们是否认为你的描述是准确的。 针对演示的目标听众，用一两个简短的句子总结他们的相关信息，包括听众的知识、经验、态度等。 听众分析表（ AAA） （在下面的空白处填上最合适的描述性语言，或者选择最合适的选项。 ） 明确演示目标。 你希望演示后听众做些什么。 明确听众的预期收益。 听众希望从演示中获得什么。 明确听众的精神需求。 你希望听众在演示后有什么感觉。 分析目标听众。 你需要了解他们什么特征。 ● 听众与你和你的组织是什么关系。 顾客 高层管理者 公众 同事 雇员 供应商 其他（请详述） ● 你和听众的这种关系已经维持多久了。 ● 听众对于演示内容有多大程度的理解。 技术的 非技术的 很高的 很低的 不知道 ● 听众对于演示内容的态度如何。 渴望的 接受的 中立的 轻微反感 强烈厌恶 不知道 ● 听众对于演示内容有多了解。 非常多 一般 有限 不了解 不知道 ● 听众对于你所在的组织的态度是什么。 非常喜欢 有好感 中立 轻微反感 公开厌恶 不知道 ● 听众对于演示主题的态度是什么。 管理资料下载 14 非常喜欢 有好感 中立 轻微反感 公开厌恶 不知道 ● 听众的地位是什么。 决策者 影响决策者 不知道 其他 ● 听众为什么要参加这个演示。 ● 列出一些演示目标对于听众的优缺 点。 优点： 缺点： 确定合适的演示信息和技术。 ● 最可能吸引听众注意力的信息或者技术的类型是什么。 高科技 统计比较 相关成本 趣闻逸事 例示 其他（请描述）： ● 什么信息和技术会引发听众的反感。 从前述五步中总结出最重要的信息。 步骤三 准备演示初步方案 第三步也许是整个演示过程中最有价值的一步。 在决定如何进行演示之前，你应该先准备一个初步演示方案。 这个方案不是一个演示提纲，而是一个 如何实现演示目标的有逻辑的行动指南。 因此，可以把它想象成演示的蓝图。 它的目的是建立一个框架，在此框架下，演示者确定传达的观点，并决定演示材料的取舍。 管理资料下载 15 为什么要准备初步演示方案 ? ▲ 初步演示方案促使演示者仔细考虑所采用的演示内容，从选择演示主题，到使演示中心突出、重点明确的整个过程。 ▲ 初步演示方案建立一个框架，在此框架下，演示支持人员可以有效地提供备份数据、准备演示图表、在演示过程中提供协助。 我们许多人都有如下的经历，在把某项职责授权给他人后，得到的结果与预期相距甚远。 充分准备的初步演示方案将把这种问题出现 的可能降到最低，因为它给予演示者和辅助人员以明确的、书面的指导，协助大家完成演示过程。 要注意，很少有人能够把一个完全由他人准备的演示作好。 如果你要做演示，必须积极地投入到演示的准备过程，至少要参与初步演示方案的拟订。 只有这样，你才能对使用的观点和材料提出自己的见解，并在最后的演示中反映你的观念、个性和能力。 许多准备很好的演示未能达到预定目标，就是因为演示者未参与准备过程。 如果没有足够的时间和强烈的动机去参与演示的准备，你最好不要去做这个演示，而让位于更合适的人选。 怎样准备初步演示方案。 在本章结尾（ 第十八 十九页）的行动指南可能是本书中最有用的工具了。 依据这些指南成功地进行了演示的人，都知道何时求助于它们。 有效的使用这些指南还能提高准备简短演示的能力，即使演示的时间仅仅为二十分钟。 这是一个多么大的优点呀。 前两个指南，即关于演示的目标和听众分析（演示准备的步骤一和二），是其余指南的基础。 指南三是演示初步方案的核心，它阐述了听众必须理解的主要观点和概念。 这些观点和概念对于实现演示的目标至关重要。 你应该以结论的形式撰写演示的主要观点。 这些结论是你希望听众可以通过演示而明晓的。 它们不仅仅应该指明演示 的主题，例如成本、日程、组织功能，而且应该明确希望听众相信什么。 它们可以是事实，也可以不是。 但它们必须为演示者陈述什么事实提供指导。 下面是有关成本、日程和组织功能方面的一些例子： ▲ 成本的情况是正常的，并对将来收益有重大影响。 ▲ 我们能够在截止日期前完成任务。 ▲ 工程部门能够完成设计任务。 通常，演示中只有一个中心要点，尽管可以从几个不同的角度对其进行论述。 例如，演示者要强调的中心要点是“尽管有临时的困难，我们能够达到预定目标”，可以用几种不同的方式说明这个观点。 如果演示者希望听众记住他的演示要点，要点的个数不 能超过五个。 如果，为了达到特定的目标需要传达更多的要点，可以把它们分为两次演示：第一次介绍背景情况，第二次来实现演示目标。 第四个指南指导演示者选择用何种事实来支持演示的主要观点。 这些事实必须是针对听众的，要能够吸引并保持他们的注意力。 尽量少用细节材料，除非演示是指导性的，或者需要向听众提供其熟悉领域的具体信息。 管理资料下载 16 下面的例子是关于经理职能重组。 因为一次演示不能有效地说明问题，演示将分为两次。 我们写出了第一次演示的中心要点，并附有支持性事实材料。 我们对 于第二次演示也做了同样的工作。 第一次演示：中心要点 公司主要市场状况的变化将显著地影响公司的利润情况。 评估组织结构以减少分摊成本。 职能的重组不会造成裁员。 根据行动指南，每个部门的领导应该就如何降低成本和维持成本提出建议。 第一次演示：支持信息 中心要点 1—— （公司主要市场状况的变化将显著地影响公司的利润情况） ▲ 过去几年的销售数字，表明公司的利润在减少。 ▲ 竞争对手的产品分析，包括销售成本和销售量。 ▲ 提出市场预测，详述未来趋势。 初步演示方案指南 初步演示方案可以用来： ▲ 帮助演示者选择演示材料，明确中心思想，突出重点。 ▲ 指导 演示辅助人员向演示者提供备份数据、准备图表、在演示过程中提供协助。 明确本次演示的具体目标。 牢记以下几个原则： ● 它们应该能够回答如下的问题“我为什么要做这次演示。 ” ● 它们应表述所预期的演示结果，即可以完成句子“作为这次演示的结果，我希望如下事实发生 …… ” ● 如果演示的目标中需要指明特定的项目，使用如下句式：“我想讲 …… 以使 …… 发生。 ” ● 演示目标应包含任何希望达到的次要目标。 明确演示的对象，即进行听众分析。 用一两个句子阐明听众的相关信息，包括他们的预期、知识、态度等等。 明确阐述听众需要理解的中心要点和概念， 这些要点和概念必须对实现演示的目标起到促进作用。 这些要点应该： ● 以结论的形式表述，最好用完整的句子。 ● 有利于实现演示的目标。 ● 本身吸引或者能够吸引听众。 ● 通常不多于五个。 选择必要的事实证据来支持演示中心要点，确保它们能够被听众理解。 注意避免过多的细节。 管理资料下载 17 中心要点 2—— （评估组织结构以减少分摊成本） ▲ 过去几年的分摊费用信息，表 明分摊费用在持续增长。 ▲ 将来几年的预期费用，如果保持当前的组织结构。 ▲ 分摊成本增长最快部门的具体成本数字。 中心要点 3—— （职能的重组不会造成裁员） ▲ 雇员被影响的部门，以及这些雇员在重组后安置。 ▲ 保护受影响雇员的方案。 中心要点 4—— （根据行动指南，每个部门的领导应该就如何降低成本和维持成本提出建议） ▲ 成本必须减少或者维持的领域。 ▲ 希望从各个部门获得的建议的种类。 第二次演示：中心要点 将与一个管理咨询公司签定合同，请他们做有关成本减少和成本维持方法的研究。 依据其在这个领域的经验，公司 A 获得了这份合同。 部门 XYZ 将与 A 公司合作，进行这项工作。 每个部门的领导将负责评估分析结果。 六个月后，提出最终建议。 第二次演示：支持信息 中心要点 1—— （将与一个管理咨询公司签定合同，请他们做有关成本减少和成本维持方法的研究） ▲ 作出此决策的原因。 中心要点 2—— （依据其在这个领域的经验，公司 A 获得了这份合同） ▲ 选择 A 公司的原因。 ▲ A 公司的背景材料。 中心要点 3—— （部门 XYZ 将与 A公司合作，进行这项工作） ▲ 选择部门 XYZ 的原因。 ▲ A 公司进行工作的流程。 中心要点 4—— （每个部门的领导将负责评 估分析结果） ▲ 评估活动流程。 ▲ 需要关注的要点。 中心要点 5—— （六个月后，提出最终建议） ▲ 建议如何被评估。 ▲ 实施时间表。 正如我们所见，演示初步方案中所叙述的中心要点本身不一定是事实，但它们必须是依据事实性材料得到的结论。 从这个事例中可以看出，初步演示方案在使演示达到“响亮而清晰”的效果中起重要作用，同时，它还能够促进演示目标的实现。 你可以用练习题中的演示初步方案工作表来巩固对于演示初步方案的认识。 完成这张表的优点是它节省了准备演示初步方案的时间，并确保考虑到所有必要的信息。 三个演示初步方案的例子在 这张表后面给出。 管理资料下载 18 练习 依据演示初步方案准备指南，为你已经选定的演示主题撰写一份初步演示方案。 你可以利用演示初步方案工作表，重点完成指南 3—— 中心要点和概念。 确保中心要点以结论的形式表述，而不是一些主题的堆砌。 这些叙述应该以完整的句子出现。 请同事评价你的演示初步方案，尤其注意演示的中心要点。 找出哪些要点对于他们是明晰的，哪些是模糊的，并要求他们提出改进意见。 确定中心要点是否符合指南的要求，以及这些要点是否促进演示目标的实现。 确认他们是否认同你的支持性事实，征求他们的意见。 但是，要知道同事的反馈有可能是有 帮助的，但你才是演示内容的决定者。 在演示准备过程中，听取同事的评价，用自己的判断力来考虑这些建议的重要性。 演示初步方案工作表 演示的题目： 演示的大致日期、时间、地点： 谁要求做这个演示。 演示目标 （如果演示成功了，最直接的结果是什么。 ） 听众分析 （他们是什么人。 他们对于演示主题的基本知识、兴趣、态度如何。 ） 管理资料下载 19 中心要点和概念 （听众必须理解和接受，并且对于实现演示目标 起促进作用。 ） 事实性材料 （用来支持中心要点） 中心要点 1 中心要点 2 中心要点 3 管理资料下载 20 中心要点 4 中心要点 5 初步演示方案：例 1 演示标题 ：项目 XYZ 的进展报告 目标： 保证顾客能够了解项目 XYZ 的最新进展状况。 通报出现问题的领域，并解释正在进行的该进措施。 听 众： 客户项目负责人和相关职员。 他们对于项目相当熟悉，并基本上对演示内容很感兴趣。 中心要点： 项目 XYZ 的进展比计划慢了 8 周，但通过下列措施，我们能够把时间赶回来。 ● 去掉一个冗余的检验过。