office使用技巧(编辑修改稿)

office使用技巧(编辑修改稿)内容摘要：

级链接”复选框，最后单击“确定”按钮完成关闭。 英文单词换行排 在输入英文或较长网址时（特别是中英文混排时），大家可能常遇到上行字距明显拉宽，而英文单词或网址跑到下行的情况，这样影响了文件的美观，请问有没有办法让英文单词截断换行排呢。 答：可以，只需对单词或网址加入一个不间断空格，具体操作方法是先选择词组中每个单词1 1 （除最后一个单词）后的 空格并按下“ Ctrl+Shift+Space”组合键即可。 不同页面的设置 在一些特殊的 Word 版式设置时，需要将一个文件中的页面设置成不同的方式，请问此时除了把不同页面做成另一个文件进行设置外，还有没有其他方法轻松完成设置。 答：要在 Word 中同一文件中设置不同页面，可以采用下面这种方法进行：首先在菜单栏单击“文件 →页面设置”命令，在“页面设置”对话框中将文件前一种页面版式设置好后，再将光标移至需更换版式的页面，再次打开“页面设置”对话框，并按需要对页面进行调整后，在“应用于”下拉菜单中选 择“插入点之后”项，如图 113 所示，此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。 图 113 不同页面设置 1 1 修改自动加标注 在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改，当然希望能一眼就看出修改了哪些地方，请问有没有办法做到这呢。 答：可以，只需利用 Word的追踪修订功能，在把文件交 给其他人修改之前进行一些设置即可。 打开要使用追踪修订功能的文件，再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能，这样便会在进行文件阅读修改时， Word 将自动地给修订者做修改标注，而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。 字体设置快速做 在 Word中对文字进行编辑时，经常需对文字进行一些修饰，象文字的加粗、倾斜、下划线等，请问有没有快捷的方法来完成设置呢。 答：可以完全利用键盘来完成设置。 下面对常用的几种方法分别介绍如下：  文字加粗 首先选中要加粗的文字，直接按组 合键“ Ctrl+B”便可快速完成；而若要对接下来将输入的文字加粗，则可利用命令格式“ *加粗文字 *”（双引号不用输入，下同）来完成，即先输入一个“ *”号，然后再输入文字内容，需加粗的文字输入完后，再输入一个“ *”号即可自动让两个“ *”号之间的文字加粗。  斜体文字 要把文字设置为斜体同样可采用两种方法，对于已输入的内容则可先选中它们，再利用组合键“ Ctrl+I”快速完成斜体设置；而未输入的文字，则可利用命令格式“ _斜体文字 _”来完成。 1 1  下划线文字 要设置文字下划线，则可先选定 要添加下划线的文字，再同时按“ Ctrl+U”组合键即可实现。 怎样调出多重剪贴板 在 Word 97 后的版本中就提供了多重剪贴板功能，请问若在关闭它后又怎样去打开多重剪贴板进行选择粘贴呢。 答： Word 2020 将剪贴板中所容纳数据的数目由原来的 1 个调至 12个，而 Word XP 更增加至 24 个。 多重剪贴板可以大大方便我们的编辑处理，而若关闭了多重剪贴板后，则不能再进行选择粘贴，此时若要再使多重剪贴板出现，则可在菜单栏单击“编辑→ Office 剪贴板”命令即可要开剪贴板。 如何调整下 划线和文字的距离 在编辑 Word时给文字添加下划线后，有时觉得下划线与文字的底边之间距离不合适，请问能不能对这个距离进行调整。 答：可以调整文字与下划线之间的间距。 在选择好要添加下划线的文字后，再在菜单栏单击“格式 → 字体”命令，然后在打开的字体对话框中选择“字符间距”选项卡，再在“位置”下拉列表框中根据需要选择“提升”或“降低”项，如图 114 所示，并在“磅值”框中调整好需要的距离数值要提升的幅度。 可以改变其中的值，从最下面的自动演示框中可以看到设置效果。 设置好后，单击“确定”按钮关闭“字体”对话框。 回到编 辑窗口后，再选择刚才设置字符间距的文字内容，然后用组合键“ Ctrl＋ U”设置下划线。 这样，下划线和文字底边就没有紧靠在一起了。 1 1 图 114 调整文字和下划线间距 快速去除回车、分页等特殊设置 有些朋友可能深有体会，当从网上复制文章并想粘贴到 Word文件中时，常会出现格式混乱的情况 ，请问有没有办法快速去除这些不想有的格式设置。 答：在对网页上的文章进行复制时，它的格式也被复制，因而在进行粘贴时便会发生很多麻烦，如要去除其中的其他非文字符号、软回车、制表符等，我们只要对这些特殊符号删除掉，或者替换掉就可以了。 可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完成。 另外还可利用 Word 提供的“选择性粘贴”进行：在进行了复制操作后，再转入 Word，在其菜单栏上单击“编辑 → 选择性粘贴”命令，如图 115 所示，另外也可采用先把内容复制到记事本中再从记事本进行复制，然后转入到 Word 文件中进行粘 贴的间接方法完成。 小提示：对于一些特殊符号则需要知道它的输入表示法。 如：‚ ^l‛表示软回车，‚ ^p‛表示硬回车，‚ ^t‛表示制表符，‚ ^m‛表示手动分页符，‚ ^+‛表示长划线（ — ），‚ ^=‛表示短划线（ – ），‚ ^l‛表示人工换行符， ^n表示分栏符。 1 1 图 115 “选择性粘贴”对话框 轻松调用数据库文件中数据 在使用 Word 进行编辑时，如要调用 Access、 Excel 等其他数据库中的数据，除了最常用的复制、粘贴的方法外，请问还有没有其他更好的方法。 答：常规的复制和粘贴操作调用其他数据库中的数据后，会带来一些麻烦，如数据的修改更新、编辑处理等。 而若利用“插入数据库”方法完成调用，则可大大方便以后的操作处理。 其具体方法是：先通过选择“视图 → 工具栏 → 数据库”选项，使数据库工具出现在 Word 界面上，然后将光标移至需调用数据的位置，再单击数据库工具面板上的“插入数据库”按钮，在新打开的“数 据库”对话框中单击“获取数据”按钮，如图 116 所示。 在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框，此时“设置查询选项”将起作用。 在此要对调用数据库进行设置筛选等，可以根据自己的需要，设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。 另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序，在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。 当所有的筛选条件均设置好以后，就可以插入数据了。 图 116 “数据库”对话框 小提示：当插入的数据发生改动时，可以利用源数据库文件改变进行自动更新，则可单击‚工具栏‛中的‚更新域‛命令来快速进行更新。 1 1 编辑排版技巧 (3) 精确进行文本移动 在对 Word 文件进行编辑时，常需对某行或某段文字位置进行调整，通常采用鼠标拖曳的方式进行移动，但在长文件中进行操作时比较麻烦，请问有没有更好的方法精确移动。 答：可以利用“ F2”键来进 行精确移动，其具体操作方法是这样的：先选中要精确移动的文本内容，再在键盘上按“ F2”键，此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处。 ”的提示。 接下来只需把光标移至目的地，按回车键便可精确完成移动。 相同格式段落快速选定 在 Word中，若要对某些段落进行相同格式设置或修改，请问有没有办法快速完成选定呢。 答：可以，可先选中其中任意一个段落，然后单击“格式→显示格式”命令，在弹出的任务窗口中单击“所选文字”区域示例文字框右边的下拉按钮，选中“选择所有格式类似的文本”即可实现全部选定。 编号自动生成 在 Word中进行编辑时，有时需要文件自动产生一些编号，这样便于在修改时自动进行变化，请问这个自动编号怎样生成呢。 答：如果要输入一系列编号，则可利用 Word 的虚拟表格功能来让系统自动输入编号。 方法如1 1 下：假设要输入一个 1～ 300的一个编号。 首先在 Word中单击工具栏中的“表格和边框”工具按钮，然后在文件中画一个表格，并把该表格设置为列数为 1，行数为 300。 然后选中制作的表格，选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”选项，在弹出的对话框中选择“编号”选项卡，再在下面的格式中选择一种自己中意的编号形 式，这样电脑就会自动生成这种编号。 然后再次选中该表格，选择“编辑”栏下的“剪切”项，然后在选择“编辑”菜单栏中“选择性粘贴”选项，在弹出对话框中选择“无文本格式”，最后单击“确定”按钮完成。 此时在文件中就会产生一个 1～ 300的编号，而没有了表格。 只要在各个编号中输入内容即可。 如何自动生成目录 在利用 Word编写一些书本时，常希望能自动生成目录，请问该如何进行设置才能快速生成。 答：首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮（或直接在格式选择栏中直接选择“其他”）打开“样式和格式”设置栏，再在其 中要设置的格式名称上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“修改”选项，按提示对字体、段落等设置好后，再在 Word 菜单栏单击“视图 → 工具栏→ 大纲”命令打开大纲，并在“大纲级别”中设置好该格式的级别，然后再对文件中各段落进行格式选择，设置完成后再把光标移到需放置目录的位置，再在 Word菜单栏单击“插入→ 引用 → 索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框，在该对话框选择“目录”选项卡，然后根据自己的需要设置好“显示级别”，如图 117 所示，完成后单击“确定”按钮便可快速得到自己想要的目录。 1 1 图 117 “索引和目录”对话框 轻松去掉页眉的横线 有很多朋友在利用 Word 插入页眉后，都发现页眉信息下总会有一条横线，影响整个文件的美观，请问有没有办法把这条橫线去掉。 答：方法当然有，最简单的方法就是在页眉区域双击鼠标左键激活页眉，然后单击“格式→边框和底纹”命令，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在 “应用于”下更改为“段落”，再单击“确定”按钮即可发现该横线已被去除。 1 1 快速设置段落缩进 在对段落进行编辑时，请问有没有快捷的方法对段落缩进进行快速设置呢。 答：有，将插入点定位在需进行设置的段落上，重复按“ Ctrl+M”组合键可增加该段落的“左侧段落缩进”；反之，按“ Ctrl+Shift+M”组合键即可减少。 同样，按“ Ctrl+T”组合键可增加该段落的“悬挂缩进”，按“ Ctrl+Shift+T”组合键可减少该段落的“悬挂缩进”。 快速设置左缩进和首行缩进 在对文件进行编辑 时，除了用标尺或菜单进行左缩进和首行缩进操作外，还有没有其他方法进行快速设置。 答：可以使用“ Tab”键和“ BackSpace”键设置左缩进和首行缩进。 快速复制 Word字体、段落格式 在 Word中如果要对文件的一个大段落进行格式操作，除了可以使用“格式刷”来复制文字、段落格式以外，还有没有其他的方法呢。 答：还可利用组合键来快速完成。 具体方法是：首先把插入点移到段首，按“ Ctrl+shift+↓”组合键选中整个段落，然后按“ Ctrl+Shift+C”组合键复制字体、段落格式；接下来把插入点 移到目标段落，按下“ Ctrl+Shift+V”组合键粘贴该格式。 值得注意的是，如果首先只是把插入点移到源格式段落中而不进行选定操作，那么复制和粘贴的就只有段落格式，而不包括相关字体格式。 1 1 精确对齐轻松做 在 Word文件中进行编辑时，有时出现某行总不能与其他行整齐对齐的情况，此时在标尺上进行拖动或按空格键总达不到要求，请问此时有没有办法对该行进行精确对齐。 答：当出现这种情况时，可以利用标尺上拖动首先缩进的方式进行，但和一般拖动不同的地方是在进行精确对齐拖动时按“ Alt”键不松开，此时便可随 心所欲地在标尺上对该段落首行缩进进行调整。 另外对于一些特殊的情况，如制作试卷时的选择题答案对齐，则可利用Word 的表格与文本转换功能轻松实现。 具体方法是：对于需精确按列对齐的选项，我们可以按照它的行列数绘制一个相关表格，利用表格列宽可以自动调整的功能进行对齐设置，然后再把表格转换成文本就可避开从键盘输入的烦琐，简单地输入了。 现在以英语试卷中输入一个有 5 道选择题的完形填空答题选项为例来了解一下它的操作过程： （ 1）绘制一 5 行 5 列的表格（确定列数的时候，要注意把题号算进去）。 （ 2）在表格的第 1 行第 1 列输入题号 “ 1”，后四列依次输入答案编号“ A、 B、 C、 D”和相对应的答案选项。 （ 3）依次在各行的第 1 列输入相应题号，后四列依次输入答案编号“ A、 B、 C、 D”和相对应的答案选项（答案编号可以使用“复制→粘贴单元格”命令进行快速输入）。 （ 4）由于第 1 列显示的是编号，通常列宽较窄，可以单独调节。 再选中其余四列，单击鼠标右键，选择“平均分布各列”选项。 （ 5）选中整个表格，单击“表格→转换→表格转换成文本”命令，再单击“确定”按钮即完成了答案选项的输入。 让鼠标助你快速复制 1 1 在 Word中要对某些内容进行复 制时，一般大家都采用先选择这些内容，然后利用鼠标在工具栏单击“复制”、“粘贴”按钮完成，或者直接在键盘上利用组合键“ Ctrl+C”及“ Ctrl+V”完成，请问还有没有更快捷的方法呢。 答：有，利用鼠标常用的有三种方法可快速完成复制。 第一种方法是，在选中要复制的内容后，再按住“ Ctrl”键不松开，并把鼠标指针移到该选择区上按。