excel会计应学35招秘技(编辑修改稿)

excel会计应学35招秘技(编辑修改稿)内容摘要：

十六、为单元格快速画边框 在 Excel 2020 以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦， Excel 2020对此功能进行了全新的拓展。 单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按 钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。 单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。 提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。 ②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。 ③这一功能还可以在单元格中画上对角的 斜线。 十七、控制特定单元格输入文本的长度 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候， Excel 就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊 !要实现这一功能，对 Excel来说，也并不难。 例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。 所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。 在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。 然后在“数据”下 拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“ 4”。 同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法 !”和“请输入四位数年份。 ”字样。 很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时， Excel 就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。 神奇吧 ?其实，在 Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有 兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的 Excel展示出与众不同的光彩呢。 十八、成组填充多张表格的固定单元格 我们知道每次打开 Excel，软件总是默认打开多张工作表。 由此就可看出 Excel 除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。 要协调关联，当然首先就需要同步输入。 因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。 那么如何对表格进行成组编辑呢 ?首先我们单击第一个工作表的标签名“ Sheet1”，然后按住 Shift 键，单击最后一张 表格的标签名“ Sheet3” (如果我们想关联的表格不在一起，可以按住 Ctrl键进行点选 )。 此时，我们看到 Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。 在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。 但是，仅仅同步输入是远远不够的。 比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢 ?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。 这时， Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。 十九、改变文本的大小写 在 Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。 不要以为 Excel 中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容， Excel 都有对它编辑的特殊函数。 例如改变文本的大小写。 在 Excel 2020 中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。 它们分别是：“ =UPPER(源数据格 )”，将文本全部转换为大写；“ =LOWER(源数据格 )”，将文本全部转换成小写；“ =PROPER(源数据格 )”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。 例如，我们在一张表格的 A1 单元格中输入小写的“ excel”，然后在目标单元格中输入“ =UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“ EXCEL”。 同样，如果我们在 A3 单元格中输入“ ”，然后我们在目标单元格中输入“ =PROPER(A3)”，那么我们得到的结果就将是“ ”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。 如果我们想快速从 A4 单元格中提取称谓的话，最好使用“ =RIGHT(源数据格，提取的字符数 )”函数，它表示“从 A4 单元格最右侧的字符开始提取 2 个字符”输入到此位置。 当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“ =LEFT(源数据格，提取的字符数 )”函数了。 还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。 比如我们要想从A5 单元格中提取“武汉 ”两个字时，就只须在目标单元格中输入“ =MID(A5,4,2)”就可以了。 意思是：在 A5 单元格中提取第 4 个字符后的两个字符，也就是第 4 和第 5 两个字。 二十一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。 因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“ th”后缀，但大凡是以“ 1”、“ 2”、“ 3”结尾的数字却分别是以“ st”、“ nd”和“ rd”结尾的。 而且，“ 11”、“ 12”、“ 13”这 3 个数字又不一样，它们却仍然是以“ th”结尾的。 因此，实现起来似乎很复 杂。 其实，只要我们理清思路 ， 找准 函数 ，只 须 编写 一个 公式 ，就 可 轻松 转换 了。 不信 ， 请看 ：“ =A2amp。 IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}), ″th″ ,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″ st″ ,″ nd″ ,″ rd″ ),″th″ ))”。 该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“ 11”、“ 12”、“ 13”结尾的，则加上“ th”后缀；②如果第 1 原则无效，则检查最后一个数字，以“ 1”结尾使用“ st”、以“ 2”结尾使用 “ nd”、以“ 3”结尾使用“ rd”；③如果第 2 原则都无效，那么就用“ th”。 因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。 二十二、用特殊符号补齐位数 和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“ $”之类的符号。 其实，在 Excel 中也有类似的输入方法，那就是“ REPT”函数。 它的基本格式是“ =REPT(“特殊符号”，填充位数 )”。 比如，我们要在中 A2 单元格里的数字结尾处用“ ”号填充至 16 位，就只须将公式 改为“ =(A2amp。 REPT(″ ″ ,16LEN(A2)))”即可；如果我们要将 A3 单元格中的数字从左侧用“ ”。