office使用技巧faq宝典(编辑修改稿)

office使用技巧faq宝典(编辑修改稿)内容摘要：

没有办法恢复的，只有再重新贴图。 问：如果 Word 突然定在那里了怎么办。 答：重新打开会回复，或者在 word 自身的 templates 里面找 到近期文件，重写的不用太多。 问：如何解决 word 说磁盘已满不让保存的问题。 答：有时候，当要保存一个文件时， Word 会弹出一个对话框说是磁盘空间已满，无法保存文件，可实际上磁盘上空间还很大。 这是非常令人恼火的一件事情。 这一信息最常见的原因是 Temp文件夹已经达到了一个文件夹中可以包含的最多文件数的上限。 这时的解决方法很简单：在【资源管理器】中右击安装有 Windows系统的磁盘，在出现的快捷菜单中单击【属性】，将出现【属性】对话框，从【常规】选项卡中选择【磁盘清理】按钮，此时将出现【磁盘清理】对话框。 执行磁 盘清理完毕以后， Windows 会弹出一个新的对话框。 在【要删除的文件】框中选中【临时文件】选项，然后选择【确定】。 Windows 将删除临时文件。 要人工删除临时文件，进入临时文件夹，删除任何旧的临时文件（临时文件以波浪号开始，以． tmp扩展名结束），返回 Word，再次试着保存文件。 如果此时还不能正确保存文档，可以采取以下的方法，步骤如下： （ l）按 Ctrl＋ A选定整个文档。 （ 2）按 Ctrl＋ C 将整个文档复制到内存中。 （ 3）关闭 Word 程序。 此时系统会提示： 您将大量文本放在了 39。 39。 剪贴板 39。 39。 中，是否希望在 退出 Word 后这些文本仍可用于其他程序。 （ 4）选择【是】按钮。 （ 5）重新打开 Word 程序。 （ 6）按 Ctrl＋ V，将复制下来的文本粘贴到新文件中。 注意：在删除临时文件时，可能会出现一个对话框，提示不能删除正在使用的文件。 这是因为 Windows 运行的时候，需要不断地用到一些临时文件。 因而，在人工删除临时文件时，试着在开始时只删除几个文件，然后对桌面上的回收站进行清空。 否则可能无法删除所有选择的文件。 论文 Word 技巧小结 前一段时间用 Word2020 写论文，越来越觉得 Word 设计者独具匠心。 我从初 中开始用，一直用到现在这个版本，其间用它排过两本书，大概用过超过 80%的功能（粗略地按 help 统计），包括自己写宏和带对话框的 Word Basic，应该说比较有发言权。 微软的东东总的来讲让我满意的很少（ Windows 一日不消除蓝屏，就一日不能登大雅之堂）， Word算头一号。 我看过一篇对微软 Office 组总头的专访，他说市场调查显示绝大多数用户只用到Word很少的一点功能，非常可惜。 我相信这并非妄言。 半月前我们实验室有个哥们说 vi比Word功能强，我听着不服，让他举例。 他说， vi可以选定文本中的 一列， Word 不行。 我当时无言以对，因为我确实不知道 Word 里怎么选定列， EditPlus 或者 UltraEdit 倒是可以，后来我看了帮助，才知道 Word 里按 Alt 拖鼠标是可以选列的。 再早些时候， Plateau Wolf 曾经敏锐地观察到 Word 中文排版每行最后的标点符号参差不齐，并因此大肆鼓吹 WPS 2020。 我也是到最近才知道， Word 里有个选项， “排版时压缩标点间距 ”，把它关了就没事了。 可见，往往弱的不是 Word 而是我们。 下面我总结几条用 Word 排论文的技巧。 插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式 编号右对齐。 只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输入时按 TAB 即可。 建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字体在缺省 A4 页面上是每行 40 字符，居中制表位就可以设在 20 字符处。 我的公式编号用 SEQ 域输入，从 “插入 ”菜单选 “域 ”即可。 这样做的好处是如果我有 100 个公式，在最开始插入一个新的，那么这 100 个公式的编号都要加 1。 如果手工修改会非常耗体，而 Ctrl+A全部选定再 F9 更新域则十分快捷。 参考文献用尾注，也在 “插入 ”菜单里。 缺省的是上标格式，按 Ctrl+39。 +39。 可以改成正常格式。 好处也是可以自动排 号。 图片说明用题注。 一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。 Word 表格中可以进行简单的计算。 比如我有一个表格，让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几，用 “表格 ”菜单的 “公式 ”即可，不用 Excel高射炮轰蚊子。 对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用， “插入 ”菜单下。 好处是可以做成超级链接，而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。 所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。 好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成，可以在文档结构图（ “视图 ”菜单）中浏 览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。 我一般关闭 “基于所用格式定义样式 ”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。 我的图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。 表格每个单元格水平垂直均居中对齐（ Word 2020 新增功能）。 表格段落格式选 “段中不分页 ”，这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。 我的正文缺省样式是首行缩进 2字符。 输公式的时候要另起一行，但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段（鼠标三击可以选定段），我用 Shift+Enter小回车搞定。 每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段， 用格式刷复制即可。 先写这么多，以后有新的再补充，也欢迎大家补充。 用 Word 编辑论文的几个建议 由于各方面的原因，大家主要还是用 Microsoft Word (以下简称 Word)编辑论文。 Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。 如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。 我把自己以前使用 Word 的经验和教训总结一下，抛块砖。 原则 : 内容与表现分离 一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。 相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。 这两者的关系不言自明。 在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。 Word 倡导一种所见即所得（ WYSIWYG）的方式 ,将 编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。 可惜的是很多作者滥用 WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。 本文所强调的 “内容与表现分离 ”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给 Word 去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 Word。 因为 Word 不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。 主要建议如下。 1. 一定要使用样式，除了 Word 原先所提供的标题、正文 等样式外，还可以自定义样式。 如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。 对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。 这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。 使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。 2. 一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。 如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。 标题的编号可以通过设置标题 样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。 在写 “参见第 x章、如图 x所示 ”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。 这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。 并且可以自动生成图、表目录。 公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议，见 5。 3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。 只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。 所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。 如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。 同理 ，一定不要敲回车来调整段落的间距。 4. 绘图。 统计图建议使用 Execel生成，框图和流程图建议使用 Visio 画。 如果不能忍受 Visio对象复制到 Word的速度，还可以试试 SmardDraw，功能不比 Visio 弱，使用不比 Visio 难，速度却快多了。 如果使用 Word 的绘图工具绘图，最好以插入 Word 图片的方式，并适当使用组合。 5. 编辑数学公式建议使用 ，其实 Word集成的公式编辑器是它的。 安装MathType 后， Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。 一定要使用 MathType 的自动编号和引用功能。 这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号。 Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。 6. 参考文献的编辑和管理。 如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。 应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。 手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。 Word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。 我建议使用 Reference Manager，它与 Word 集成得非常好，提供即写即引用（ Cite while you write，简称 Cwyw）的功能。 你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。 这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。 并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。 类似软件还有 Endnote 和 Biblioscape。 Endnote 优点在于可以将文献列表导出到 BibTeX格式，但功能没有 Reference Manager 强大。 可惜这两个软件都不支持中文，据说 Biblioscape 对中文支持的很好，我没有用过，就不加评论了。 如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并设置当前节的。