excel的50个使用技巧(编辑修改稿)

excel的50个使用技巧(编辑修改稿)内容摘要：

便直观，简单明了。 二十四、计算单元格中的总字数 有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。 要解决这个问题，除了利用到 “SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用 “TRIM”函数来删除空格。 比如现在 A1单元格中输入有 “how many words?”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙： “=IF（ LEN（ A1） =0,0,LEN（ TRIM（ A1）） LEN（ SUBSTITUTE（ TRIM（ A1） ,″,″,″″）） +1） ” 该式的含义是先用 “SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用 “TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出 “空格 ”的数量，最后将空格数 +1，就得出单元格中字符的数量了。 二十五、关于欧元的转换 这是 Excel 2020中的新工具。 如果你在安装 Excel 2020 时选择的是默认方式，那么很可能不能在 “工具 ”菜单中找到它。 不过，我们可以先选择 “工具 ”菜单中的 “加载宏 ”，然后在弹出窗口中勾选 “欧元工具 ”选项， “确定 ”后 Excel 2020就会自行安装了。 完成后我们再次打开 “工具 ”菜单，单击 “欧元转换 ”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。 与 Excel 的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的 “源区域 ”和 “目标区域 ”，然后再选择转换前后的不同币种即可。 所示的就是 “100欧元 ”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。 当然，为了使欧元的 显示更显专业，我们还可以点击 Excel 工具栏上的 “欧元 ”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。 二十六、给表格做个超级搜索引擎 我们知道， Excel 表格和 Word中的表格最大的不同就是 Excel是将填入表格中的所有内容（包括静态文本）都纳入了数据库的范畴之内。 我们可以利用 “函数查询 ”，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。 比如在所示的表格中，从 A1 到 F7 的单元格中输入了多名同学的各科成绩。 而在 A8 到 A13 的单元格中我们则建立了一个 “函数查询 ”区域。 我们的设想是，当我们在 “输入 学生姓名 ”右边的单元格，也就是 C8 格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。 具体实现的方法如下： 将光标定位到 C9单元格中，然后单击 “插入 ”之 “函数 ”选项。 在如图 18弹出的窗口中，选择 “VLOOKUP” 函数，点 “确定 ”。 在随即弹出的 “函数参数 ”窗口中我们设置 “Lookup_value”（指需要在数据表首列中搜索的值）为 “C8”（即搜索我们在 C8 单元格中填入的人名）； “Table_array”（指数据搜索的范围）为 “A2∶ B6”（即在所有学生的 “语文 ”成绩中搜索）； “Col_vindex_num”（指要搜索的数值在表格中的序列号）为 “2”（即数值在第 2列）； “Range_lookup”（指是否需要精确匹配）为 “FALSE”（表明不是。 如果是，就为 “TURE”）。 设定完毕按 “确定 ”。 此时回到表格，单击 C9 单元格，我们看到 “fx”区域中显示的命令行为 “=VLOOKUP（ C8， A2∶ B6， 2， FALSE） ”。 复制该命令行，在 C C1 C1 C13 单元格中分别输入： “=VLOOKUP（ C8， A2∶ C6， 3， FALSE） ”； “=VLOOKUP（ C8， A2∶ D6， 4， FALSE） ”； “=VLOOKUP（ C8， A2∶ E6， 5， FALSE） ”； “=VLOOKUP（ C8， A2∶ F6， 6，FALSE） ”（其参数意义同 C9 中一样，不再赘述）。 接下来，我们就来检验 “VLOOKUP”函数的功效。 试着在 “C8”单元格中输入某个学生名，比如 “赵耀 ”，回车之下我们会发现，其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。 二十七、 Excel 工作表大纲的建立 和 Word 的大纲视图一样， Excel 这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。 如果在一 张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域，然后点击 “数据 ”菜单的 “分类汇总 ”选项。 并在弹出菜单的 “选定汇总项 ”区域选择你要汇总数据的类别。 最后，如图 19所示，现在的表格不是就小了许多吗 ?当然，如果你还想查看明细的话，单击表格左侧的 “+”按钮即可。 二十八、插入 “图示 ” 尽管有 14 大类 50多种 “图表 ”样式给 Excel 撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。 因此在最新版本 Excel 2020 中加入了 “图示 ”的功能。 虽然在 “插入 ”菜单的 “图示 ”窗口中只有区区 6 种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了 “四两拨千斤 ”的效果。 比如要显示数据的层次关系可以选择 “组织结构图 ”；而要表达资金的流通过程则可以选择 “循环图 ”；当然，要说明各种数据的交叉重叠性可以选择 “维恩图 ”。 你看，如图 20 所示的维恩图多么漂亮。 而且你还可以右击该图示，调出 “图示 ”工具栏。 随心所欲地设置 “图示样式库 ”甚至还可以多添加几个圆环。 二十九、熟悉 Excel 的 “从文本到语音 ” 这是 Excel 2020 中的一个抢眼的新功能。 它就是让 Office软件不仅能写、能算，还要能看 、能说。 尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的 Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。 按照 Office的默认安装，你可能还不能在 Excel 的菜单中找到它，在我们确认安装了 “从文本到语音 ”的选项后，就可以在 Excel 的 “工具 ”菜单中看到 “语音 ”项目了。 如图 21 所示，打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击 “从文本到语音 ”工具栏上的 “朗读单元格 ”按钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。 值得一提的是，当碰到标点符号时， Excel 的朗读会自动停顿 一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。 还有一点需要说明的是，如果你想调整 Excel 2020 中语音朗读的速度，可以在 “控制面板 ”中双击 “语音 ”图标，然后在 “文字到语音 ”卡片上调整即可 三十、 Excel 中 “摄影 ”功能的妙用 这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等 “正统 ”功能格格不入，因为它的作用竟然是 ——“抓屏 ”!而且还不是像 “PrintScreen”按钮那样 “一把乱抓 ”，而是允许让你通过鼠标进行选择， “指哪抓哪 ”。 要找到这个功能还不太容易，我们点 击 Excel“工具 ”菜单的 “自定义 ”选项。 在 “命令 ”卡片的 “类别 ”中点 “工具 ”，再在命令栏中找到 “摄影 ”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。 如果我们想要对表格中的某一部分 “照相 ”，只须先选择它们（图 23），然后按下 “摄影 ”按钮，这时该选定区域就被 “拍 ”了下来。 然后将鼠标移动到需要显示 “照片 ”的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按下 “摄影 ”按钮，这样刚才被 “拍摄 ”的 “照片 ”就立即粘贴过来了。 当然，和 “照片 ”一同出现的还有 “图片 ”工具栏。 很显然， Excel是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩 放处理。 不过，请各位一定要注意：这可不是一般的照片 !你可以试着改动原来被我们 “拍摄 ”下来的表格数据看看 ——刷新一下 “照片 ”，结果 “照片 ”中的数据竟然也被同步更新了 ! 三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用 也许我们会奇怪，为什么每次打开 Excel，软件总是打开了一个由 3 张空白表格组成的文件组呢 ?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单靠一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。 比如我们首先制作 “Sheet1”为 “一班学生成绩表 ”， “Sheet2”为 “二班学生成绩表 ”，然后来到 “Sheet3”，想进行“一班 ”和 “二班 ”各科成绩的比较以及 “年级平均分 ”的计算。 此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数。 然后在 Excel弹出的函数对话框中，利用数据列表右侧的 “”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。 你看，如图 24 所示，这时函数窗口中就会出现 “班学生成绩表 !单元格 ”的字样了。 此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在 “Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计 算。 三十二、 “驯服 ”Excel 2020的剪贴板窗口 Excel 2020 极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳 24个项目（而 Excel 2020 只能容纳 12 个）。 而且，这个剪贴板可以在任何 Office 应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。 但每次当你连续使用两次 “复制 ”或 “剪切 ”命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌。 好在， “驯服 ”剪贴板的方法非常简单。 笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板 菜单底部的 “选项 ”，清除 “自动显示 Office剪贴板 ”复选框上的钩。 如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来，只须清除掉 “在任务栏上显示Office 剪贴板的图标 ”和 “复制时在任务栏附近显示状态 ”两个复选框上的选择。 只保留 “收集而不显示 Office 剪贴板 ”复选框前面的钩即可。 当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢复这个功能。 比如我们可以自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板。 从菜单中选取 “工具 ”之 “自定义 ”选项，点击弹出对话框下部的 “键盘 ”按钮，在弹出对话框的 “类别 ”列表 中选取 “编辑 ”，然后，在对话框右上方的 “命令 ”列表中选取 “EditOfficeClipboard”； 将光标置于 “请按新快捷键 ”对话框中，并按下 Alt+Shift+C（或者你喜欢的其他组合）， “关闭 ”对话框。 现在，我们只要一按下 Alt+Shift+C，Excel 2020 的剪贴板就会立刻出现在你面前了。 提示：此秘技也适用于 Word 20 PowerPint 2020。 三十三、利用公式审核工具查看数据出处 Excel 2020 有一秘密武器 ——“公式审核 ”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计 算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。 让我们单击 “工具 ”菜单的 “公式审核 ”选项，并点击 “显示公式审核工具栏 ”。 我们仍然借用 “给表格做个超级搜索引擎 ”一招中的例子，用鼠标选择 C12 单元格。 从图 25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数 “=VLOOKUP（ C8,A2∶ C6,3,FALSE） ”得出的。 因此，数据来源有 3 个： C A2 和 C6。 所以，当我们单击 “公式审核 ”工具栏上的 “追踪引用单元格 ”按钮后， Excel 立刻用箭头和蓝点指明了这 3 个单元格的所在（图 25）。 当然，如果我们表格中某个数据无效或语法不 当的话，也可以点击 “公式审核 ”工具栏上的 “圈释无效数据 ”按钮来让 Excel 自动帮我们检查纰漏。 三十四、巧用 Excel 2020 的 “智能鼠标 ” 我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的 “标配 ”，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢 ? 点击 Excel 2020“工具。