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mba会议管理55页doc(编辑修改稿)内容摘要：

会议的时间 16 和地点作书面的确认。 要点 ● 必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。 ● 与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。 ● 会前向全体与会者提供书面的背景材料。 ● 会议场所必须有适当的设备，会场大小适宜。 使与会者明确会议目标的最好方法是，预先发给他们一份明确的 议程。 准备议程有几种方法，选用一个适合你目的的方法。 小提示 25： 避免在一天的情绪低落时段内开会，例如紧接在午餐之后。 编排议程 会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。 它应当简洁、一目了然。 首先汇集所有的有关信息，然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。 你会发现与其他会者商计是有用的。 若有许多的问题要讨论，就给每一项目分配一个时间限度，以保证你不会超过规定的时间。 在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。 小提示 26： 保证将议程的任何改变都通知会议主席。 编写议程 在为类似会议 编写议程时，可把这份简单的议程作为模板。 给每一项标出号码，并给每一项分配一个开始时间，以有利于那些不需参加整个会议的与会者。 小提示 27： 议程应尽可能简短。 例如：委员会会议议程 7月 6日上午 11点 格林• 德雷 饭店 （议程开头为会议日期、时间与地点） ⒈（ 11： 00）任命一位会议主席 ⒉（ 11： 10）为缺席致 17 ⒊（ 11： 15）批准上次会议备忘录 ⒋（ 11： 30）上次会议提出的事项 ⒌（ 11： 45）讨论联络司宜 (每项编号、每项均有一个起绐时间 ) （ 12： 00）会间休息 ⒍（ 12： 15）财务事项 ⒎（ 12： 45）特别事项 ⒏（ 13： 00） 其他动议 ⒐（ 13： 15）其他事宜 ⒑（ 13： 35）下次会议细节 （下次会议细节写在议程的未尾） 小提示 28： 试将议程限于一页纸 要点 ● 议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。 ● 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 ● 全体与会者需要确切知道会议对他们的要求 ● 分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序 ● 时间。 无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间是令人不快的。 当你撰写会议议程时，尽量按逻辑排列主题，并把类似的议题放在一起，这样可以避免同一领域谈了一 遍又一遍的情况出现。 你的议程可以从常规事情开始，如指定一位会议主席，为缺席致 ，然后转入批准上次会议（若相关）备忘录并听取前次会议上接受任务者的报告。 会议的下一个议程应当是就当前的问题，例如最新的财务会计及销售情况，进行大量的讨论。 最后是其他事宜，并计划确定下次会议的日期、时间和地点。 小提示 29： 早些讨论最重要的问题，此时与会者最有精神。 一旦你草拟了一份议程，就将其发送给与会者，供评论、补充或征求同意。 如果你希望 18 在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目，必须征得与会者的同意。 与增加 项目相比，他们可能会更喜欢减少一些项目，除非他们对你希望加上去的项目有特殊的趣。 当与会者抵达会议时给他们一份修改的议程，这种做法是不能接受的，除非因临时事件而必须这样做，例如主席生病，或财务情况的突然变化。 尽可能在会议之前预先分发最后决定的议程。 要做的事 ⒈决定需要在会上提出的问题。 ⒉将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于其他项目的建议。 ⒊将建议汇总到下一个草案中。 ⒋重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅此是一个 舒适的问题，而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。 对所有会议都这们，无论小会或大会，正式会议或非正式会议。 小提示 30： 为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间 小提示 31： 为残疾与会者提供必要的设备。 认清你的需要 会议地点应与会议目的相适合。 若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。 同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。 对于你本部门的会议，仍有一个选择问题，你必须决定家中、中立处或外地哪个最适合你的需要。 选择会议地点 如果 你在安排一个会议，要租用会场及其他设备，你应比较一下价格，尤其在预算紧张的情况下更应该这种做。 你可能发现你能谈成一个折扣。 大城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。 城外会议场所对与会者吸引力较小，但如果会议持续一天以上那是值得的。 另一方面，一个 19 城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。 衡量你的优先顺序，挑选合适的会议地点。 根据法律，必须邀请某些人参加某种会议，如公司的股东年会 — 虽然有一些不道德的公司找一 个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。 给年会设定一个使股东无法投票的日期和地点，这是不合法的。 将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。 在任何会议中，物理因素起着重要的作用。 不论什么场合，注意使与会者足够舒适以集中精力开会，但不要让他们舒服得想打瞌睡。 检查并使外面噪声保持在最低小水平，取暧和通风有益于工作，但不要过分。 大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光，而自然光对于维持一种活跃的气氛是重要的。 小提示 32： 确定电话已被移出会议室。 会议场所 考虑的因素 你的办公室 你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子。 ● 你的全部参考资料在手边。 ● 你的权威性可能得到加强。 ● 可能会有电话干扰，或者有人打扰。 下级的办公室 一位下级的工作处。 ● 可能提高一位下级的地位和士气 ● 如果工作处狭小，可能会使双方都感不适 单位会议室 供员工使用的公司会议室 ● 避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题 ● 处人可能同与会者接触而打扰会议 外面的会议室 在你公司之外的一个中立的会议室。 ● 保证设有任何一方占地主优势。 ● 如果保密是重要的，这类会议室很有用。 20 ● 可能昂贵，并 且每人个人都不熟悉。 会议中心 一个大的聚会场所，例如在一所大学里。 具有开大会的设备。 需要时能够提供技术支持和安全 保卫。 可能缺少非正式的小规模聚会的机会。 城外的会议场所 异地的一间办公室、会议室或饭店。 如果与会者来自全世界，那是合适的。 在某种场合增加几分的力。 旅途、时间和食宿花费很多。 避免陷阱 有几个原因（有的明显，有的不太明显）使会议场所选择得不好。 当你寻找和预订会议场所时，应预计避免下列常见的陷阱： ● 参加会议的人比预计的要多 —— 房间不够大，人们感到不舒服。 ● 出 席人数比预计的少得多，空荡荡的房间令人。 ● 空调不合适，房间闷热，或气温太高，难以调节。 ● 会议室中的灯光开关或插头未作检查和标记，出现技术问题。 ● 会议地点或附近缺少服务部门，如咖啡厅或银行。 小提示 33： 把有潜在问题的会议安排在中立地点。 要点 ● 会前对于不熟悉的会场至少访问一次。 ● 房间最好有窗，可以打开或关上以调节温度。 ● 发言者需要知道空调器和灯光开关的位置。 ● 洗室及其他设备应清楚地标明。 ● 椅子应试坐十分钟，检查是否舒适。 小提示 34： 要求你的助手检查当地公共交通运输的可利用情况，时间表和季节性变化。 案例研究 随着公司的发展，会计部门与销售人员合作时产生了问题，所以会计经理在一个方便于销售部门的房间里召开一个会议，讨论一起工作的方法。 21 然而，房间太小，椅子不够，有些人得站着，挡住了别人的视线，致使他们不能看到经理。 正在翻动的图表。 空调无效，窗也未开，所以室内闷热；一扇门开着，但这让办公室外面的噪声进入。 财务经理被电话叫走，然后有几个人生气地走了。 经理回来询问建议，但几 没有什么响应，结果未获得实际的解决办法。 选择了错误的会议场所：这个事例指出，尽管有完好的意图，却选择了一个不好的会议场所 ，实际上是损害而不是改善了两个部门之间的关系。 在一个没有打扰且有足够空间容纳参加讨论的全部成员的中立处，两部门的聚会可能会获得更积极的结果。 关注音响效果 一个构建良好的会议室并不保证能有一个好的会议，但是它可显著增加这种机会。 记住你的会议目标。 大多数会议的主要目的是与别的与会者口头交谈来分享信息，所以优良的音响效果是必需的。 即使在一个小房间里只有少数人进行交流也会有这种问题，而音响效果对于有众多与会者参加的会议尤其重要。 如果运用视觉因素，例如使用视觉辅助装置，视听效果都必须良好，所有椅子的安放 位置都不能有碍视线。 小提示 35： 找一个肯定不会受到打扰的会议场所。 在良好的氛围中开好会议 好的设备有助于气氛，如良好的音响装置、适宜的照明以及舒适的座位。 如果听众注意力不分散，就能集中在发言者身上。 发言者会由此受到鼓励而讲得更好。 案例研究 一家广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一项宣传活动。 这个客户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。 会前一周，广告公司的一名成员来饭店检查会议室，看到一套多媒体系统和一张大桌子。 他 要求把桌子搬走，并要求安置一套标准的视听设备，因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准备的。 开会那天，广告公司的执行人员提早到来测试影响强度，并将座位安排成半圆形，调整了窗帘和空调，并定好了点心。 会议进行得很顺利，广告公司赢得了这个新的客户。 22 提供完善的会议场所：正如这个事例所表明的，每件事均须预先组织，并有一个试运作过程，这样这个广告公司能预先排除潜在的问题，从而能集中在他的展示工作上。 另外，这里广告公司做了一个明智的决定，拒绝了现代化硬件，而使用较老式的但更恰当的设备。 与会者座位的安 排对会议的成功有很大的影响。 预先考虑座位安排，如果必要，设计一个座位安排方案，给会议创造一个良好机会来达到目的。 小提示 36： 考虑多个安排座位的方案，然后选择其中最恰当的一个。 一对一会议 在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会议的格调，并影响讨论的进程。 如果你正在主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。 一对一会议有三种座位安排：支持性的、合作性的和面对面的。 为了解与会对方对会议气氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到会前你先坐下，再看他坐在哪里。 支持性的 ：如果你希望是支持性的 ，可与另一个人在桌角两边就座，这有助于消除障碍且可进行目光接触。 合作性的： 坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。 面对面的： 坐在桌子的对面，使自己与另一人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。 小提示 37： 在非正式的会议上用圆形会议桌。 就座分组 大型会议的目的决定会议安排。 围绕一张桌子安排一群人就座时，用两种形状的桌子有三种基本的选择。 如有谈判或对抗的可能性，选一张长方形的桌子，“双方”可相对而坐，在一边的中心安排一位中立的主席。 要强调会议中的等级观念，主席就座于 长桌的顶端。 对于较非正式、不分等级的会议，选择一张圆桌，每个人平等的围桌而坐。 如果一个会议的参加人数众多、将在礼堂或大房间内举行，就将座位安排成行且面对主席。 文化差异 23 等级在某些文化中显得特别重要。 在亚洲许多地区，年龄有很大的份量，所以最年长者在会议上往往就座于地位最高的座位。 另一些文化中，重要性与职位相联系，所以一个资力较低的副总裁决不会被安排在比总裁更重要的座位上。 面对面就座 ：当你在讨论问题或试图做出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。 主席坐在团队成员之间。 显示等级： 如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资力递降顺序就座。 主席坐在长桌的顶端，资力最浅者坐在离主席最远处。 自由讨论： 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌。 主席可坐在任何一个座位上 小提示 38： 确保任何与会者能互相看到。 主席坐的位置决定了其他座位的意义。 习惯上主席位置在长桌的顶端，其右手座位是最优先的位置。 但并不一定要这样排座。 策略性排座是以与会者会受其邻座的影响这个假设为基础的。 明确你想从会议得到什么，然后通过安排座位帮助你达到目 的。 对于有争议的问题，通过座位安排把派系分散开，避免让观点相反或观点十分相似的人相邻而坐，这样做，使观点泾渭分明，并防止讨论离题。 可根据你了解和分析的与会各人对所要讨论问题的观点，来构划座位安排图。 目光接触对于向自己团队的成员表示下一步将做什么是很重要的。 想一想谁应该能够与谁进行目光接触，相应地安排人们的座位。 小提示 39： 安排座位时，使就座者相互间保持一臂间距。 小提示 40： 不要让与会者就座于直射的阳光下。 画一张座位安排表，以与会者对即将讨论的最有争议的问题的观点为依据，这会有助于 分散与会者在这一事项上。