excel使用技巧精编(编辑修改稿)

excel使用技巧精编(编辑修改稿)内容摘要：

答：只要为需要的单元格或工作表设置数据有效性检查即可。 先选择需要进行该设置的单元格，然后在“数据”菜单中找到“有效性”命令，单击执行它。 在弹出的对话框中选择“设置”选项卡。 再从“允许”下拉列表框中选择要设置的类型，如“整数”、“小数”、“日期”等。 如果对数据输入的大小或范围有要求的话，还可以对“数据”项进行设置，如图 22 所示。 图 22 检测数据有效性 当然还可以在“出错警告”和“输入法模式”选项卡中为单元格设置提示的类型和默认的输入法等。 最后单击“确定”按钮。 这样设置后，当用户输入的数据不符合你的设置要求时，系统会自动弹出一个“输入值非法”的提示对话框来提醒用户。 Excel 使用技巧－吴艳芬整理 通过剪贴板为单元格添加数据 为什么利用“复制”和“粘贴”命令来为单元格中添加信息时，在菜单中的“粘贴”命令项有时是灰色的，没办法操作。 请问该怎么办。 答：想通过“粘贴”对单元格内容进行添加数据是无 法实现的。 但是可以利用“剪贴板”来实现。 首先要通过“编辑”菜单中的“ Office 剪贴板”命令，调出剪贴板查看程序，然后将要添加的数据“复制”到剪贴板上，这时可以在右边的剪贴板上看到该数据。 接着将光标定位到要添加的单元格中，再单击剪贴板中刚才复制好的数据条目，数据就会自动的添加到单元格中了。 直接公式输入法 在输入公式或函数时，每次都要在前面带个“＝”号，实在麻烦。 请问可以直接输入公式吗。 答：当然可以，只要稍微设置一下就可以实现了。 具体步骤如下：先单击“工具”菜单中的“选项”命令。 再在弹出的 选项对话框中选择“ 123 的帮助”选项卡，选择“转换 Lotus 123 公式”复选框，如图 23所示。 图 23 直接公式输入 Excel 使用技巧－吴艳芬整理 最后单击“确定”按钮即完成设置。 不过需要注意的是，这样设置后必须保证输入的公式全部都是数字，不能包含有引用单元格的其他符号。 否则必须加上“＝”号。 让文本输入自动适应单元格长度 在 Excel 单元格中输入文字时，即使输入的文字长度超过单元格长度，系统也不会自动换行，而只是显示为一行。 请问可以让系统自动根据单元格长度来调整文本的行数吗。 答：其实这就是文本的自动换行问题，要实现起来是很容易的。 在输入文本时，当到达单元格最右边时，同时按下“ Alt＋ Enter”组合键，这样系统会自动加宽单元格的宽度，而文本也会自动换到下一行。 如果觉得每次按组合键太麻烦，可以执行如下设置来一劳永逸：首先单击工作表最左上角的行、列相交的空白处，选择工作表中的所有单元格（当然也可 以按下“ Ctrl＋ A”组合键来选择）。 然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，选择“自动换行”复选框，如图 24所示。 图 24 文本自动换行 Excel 使用技巧－吴艳芬整理 最后单击“确定”按钮即可完成。 如果只要实现部分单元格的自动换行，可以先选定这些单元格，再执行上述操作 就可以了。 利用“填充柄”快速输入相同数据 在编辑工作表时，有时整行或整列需要输入的数据都一样，很显然如果一个一个单元格的输入实在太麻烦了。 请问有什么快捷的方法吗。 答：可以利用鼠标拖动“填充柄”来实现快速输入。 具体操作如下：首先在第一个单元格中输入需要的数据，然后单击选中该单元格，再移动鼠标指针至该单元格右下角的填充柄处，当指针变为小的黑色“ +”字型时，按住左键，同时根据需要按行或者列方向拖动鼠标，选中所有要输入相同数据的行或者列的单元格，最后松开鼠标即可。 这样数据就会自动复制到刚才选中的 所有单元格了。 不过上述方法只适用于输入的是文本信息。 如果要重复填充时间或日期数据时，使用上述方法填充的将会是一个按升序方式产生的数据序列。 这时可以先按住“ Ctrl”键，然后再拖动填充柄，填充的数据才不会改变。 利用组合键在单元格中快速定位 在修改工作表中的单元格数据时，如果要在单元格中增加数据的话，每次都要先用鼠标定位，然后再用键盘输入，这样来回地切换很不方便。 请问有什么键盘组合键吗。 答：当然有，可以用键盘的方向键来选择单元格，然后按下“ F2”键。 这样单元格就会自动转换输入模式，同时光标 也自动定位在该单元格的最后面，直接输入数据就可以了。 在信息输入前就给予提示 Excel 使用技巧－吴艳芬整理 希望在用户为单元格输入信息时，系统能自动的给予一些必要的提示，这样不但可以减少信息输入的错误，还可以减少修改所花费的时间。 请问该如何实现。 答：可以按如下操作：首先选择需要给予输入提示信息的所有单元格。 然后执行“数据”菜单中的“有效性”命令，在弹出的对话框中选择“输入信息”选项卡。 接着在“标题”和“输入信息”文本框中输入提示信息的标题和内容即可。 正确显示百分数 在单元格中输入一个百分数（如 10％ ），按下回车键后显示的却是。 请问该如何设置才能正确显示百分数。 答：出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成数值类型了，只要更改其类型为“常规”或“百分数”即可。 操作如下：选择该单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，再在“分类”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。 巧做设置，使公式更加明了 在工作表的公式中，我们经常是通过单元格标号来引用数据的，如 “ F2=A2+B2+C2+D2”。 这样很难一下子了解公式具体的内容。 有没有方 法用文字来取代单元格的符号，让公式更直观些呢。 答：这个想法的确很不错，当然也是可以实现的。 可以按下列步骤来操作：例如在一个特定的数据库工作表中，一般每一列数据都是同一个字段下的。 可以先为每一列数据设置好相应字段名（如：语文、数学、外语、总分等）。 再单击“工具”菜单中的“选项”命令，选择“重新计算”选项卡。 在“工作簿选项”区域中选择“接受公式标志”复选框，如图 25 所示。 Excel 使用技巧－吴艳芬整理 图 25 “重新计算”选项卡 最后单击“确定”按钮。 这样如果要利用公式计算时，可以直接在公式中输入字段名称来表示了，例如：总分 =语文＋数学＋外语。 在连续单元格中自动输入 等比数据序列 请问有什么好的方法来输入一个较大的等比序列吗。 答：可以通过填充的方法来实现。 具体操作如下：首先在第一个单元格中输入该序列的起始值，然后通过拖动操作选择要填充的所有单元格。 再依次单击“编辑”菜单中的“填充”项下的“序列”命令。 在弹 出的“序列”对话框中，再选择“类型”中“等比序列”单选按钮，再在“步长”文本框中输入等比序列的比值。 最后还要在“终止值”文本框中输入一个数字。 不一定要是该序列的最后一个值，只要是一个比最后一个数大的数字就可以了。 如图 26所示。 图 26 自动输入等比序列 Excel 使用技巧－吴艳芬整理 最后单击“确定”按钮即可。 这样系统就自 动将序列按照要求填充完毕。 选择大范围的单元格区域 由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠标拖动操作，总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。 请问有什么别的好方法吗。 答：当然有。 可以试试如下操作：首先在“名称”框（就是公式输入栏 fx 左边的输入框）中输入该操作区域的起始单元格名称代号，然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号，中间用“：”冒号分开。 最后按下“ Enter”键，这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。 为修改后的工作表添加批注 想在对工作表 文档进行修改的同时，在修改处添加批注，以方便日后查阅。 请问该如何操作。 答：为修改添加批注是很容易实现的。 具体操作如下：首先选择已经修改过的单元格，然后单击“插入”菜单中的“插入批注”命令。 这时在该单元格旁边会弹出一个黄色的文本输入框，输入框最上边会自动显示系统安装时使用的用户名字，当然也可以改为当前使用者的名字。 在光标处就可以输入要添加的批注了。 输入完成后鼠标单击任意位置，批注文本框就会自动隐藏起来。 这时在该单元格的右上角部位会多出一个红色的小三角形符号，当鼠标移动至该单元格上时，会自动弹出刚才添加的批注 内容。 同时还可以用鼠标右键单击该单元格，在弹出的菜单中通过“编辑批注”和“清除批注”命令来进行其他的修改操作。 隐藏行或列的其他方法 Excel 使用技巧－吴艳芬整理 请问要实现行或者列的隐藏有什么其他好的方法吗。 答：要实现行或者列的隐藏除了利用“隐藏”命令外，还有以下几种方法可以实现。 其中最简单的就是直接拖动鼠标来实现。 先移动鼠标指针至要隐藏的行或者列的最下边或最右边，当鼠标指针变成了一个黑色的带有上下箭头的“ +”字状时。 按下鼠标左键，然后拖动鼠标使其不可以见即可。 当然也可以通过键盘组合键来操作完成：按下组合键“ Ctrl+9”隐藏的是行；按下组合键“ Ctrl+0”隐藏列。 如果要取消隐藏，只需要再同时按下“ Shift”键，即同时按下“ Ctrl+Shift+9”、“ Ctrl+Shift+0”组合键。 当然如果要隐藏的行或者列比较多时，用这上述两种方法还是显得有点麻烦，这时可以试试利用“ Shift+Alt+→（右方向键）”组合键来隐藏。 首先利用“ Ctrl”键来选择所有要隐藏的行或者列，然后同时按下“ Shift+Alt+→（右方向键）”组合键，这时会弹出“创建组”对话框，如图 27所示。 图 27 “创建组”对话框 询问要创建的组是行还是列。 如何隐藏的是行就选择“行”单选按钮，如果隐藏的是列就选择“列”单选按钮。 最后单击“确定”按钮完成。 这时在工作表中行或者列的序号处会产生一条黑线，它将刚才选择的所有行或列连接起来，同时在末端会有一个“－”符号。 单击该符号，则所选的行或者列就会组成一个组，从而达到隐藏的效果。 同时“－”号 会变成“ +”号。 要恢复隐藏，只要再单击该“ +”号即可。 或者按下数字“ 1”或“ 2”也可以实现。 如果要取消分组模式。 只需同时按下“ Shift+Alt+←（左方向键）”组合即可。 Excel 使用技巧－吴艳芬整理 恢复被隐藏的行或列的快捷方式 请问除了使用“取消隐藏”命令外，还有什么更快捷的方法来实现找出已经被隐藏的行或列吗。 答：要取消隐藏的行其实有更简单的方法。 例如要恢复被隐藏的第 2 行，可以执行如下操作：首先将鼠标指针移动到第 1行和第 3行之间的位置，当鼠标的指针变成横向为“＝”号，纵向为黑色实心双箭头的十字形状时，执行用鼠标 左键双击操作，这样被隐藏的行就会显示出来了。 这种方法比用“取消隐藏”命令要快捷的多。 取消列的隐藏方法同上所述。 Excel 使用技巧－吴艳芬整理 在常规格式下输入分数 当在工作表的单元格中输入如“ 2/ 6/7”等形式的分数时。 系统都会自动将其转换为日期格式。 所以每次都要先将单元格格式设置为“分数”后才可以正确显示。 难道就没有办法可以在常规格式下直接输入分数吗。 答：在“常规”模式实现分数的输入是可以实现的，而且还是非常简单的。 只要在输入分数前，先输入“ 0＋空格符”。 然后再在后面输入分数即可，如输入“ 0□ 2/3”（□表示空 格）即正确显示为“ 2/3”。 需要注意的是，利用此方法输入的分数的分母不能超过 99，否则输入结果显示将被替换为分母小于或等于 99 的分数。 如输入“ 2/101”，系统会将其转换为近似值“ 1/50”。 在单元格中自动输入时间和日期 日期和时间的输入形式太麻烦，而且有时记不清楚。 请问有什么方法让系统自动输入时间和日期吗。 答：可以执行以下方法来实现：选中需输入的单元格，直接按下“ Ctrl+；”组合键可输入当前日期；如果直接按下“ Ctrl+Shift+；”组合键即可输入当前时间；当然也可以在单元格中先输 入其他文字然后再按以上组合键，如先输入“当前时间为：”再按下“ Ctrl+ Shift+；”组合键，就会在单元格中显示“当前时间为： 16： 27”这样的结果。 以上方法美中不足的是输入的时间和日期是固定不变的。 如果希望日期、时间随当前系统的日期、时间自动更新，则可以利用函数来实现。 输入“ =today()”得到当前系统日期的函数，输入“ =now()”得到当前系统时间和日期的函数。 移动单元格中公式计算的结果 Excel 使用技巧－吴艳芬整理 一般地，可以通过在单元格中输入公式自动计算出数据的结果。 但是将这个计算结果移动到其他单元格 时，结果都变成了“ 0”，这是怎么回事。 该如何解决。 答：可以通过以下操作来解决：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“重新计算”选项卡。 选择“手动重算”复选框，同时取消选择“保存前自动重算”复选框，使其无效，最后单击“确定”按钮即可。 这样就可以通过“复制”和“粘贴”命令来正确移动公式计算出的结果了。 以图片格式插入 Word中的文本内容 请问在不用截图软件的情况下，可以直接将 Word 文档中的某些文本内容以图片格式插入工作表的单元格中吗。 答：当然可以，可以直接利用系统的内置功能实现文本内容 到图片格式的转换。 具体操作如下：在 Word 编辑界面，先选定需要插入的文字内容，然后利用“复制”命令将其复制到系统剪贴板中。 然后在 Excel 环境下，选定要插入该图片的单元格，再按住“ Shift”键，同时单击“编辑”菜单中的“粘贴图片”命令。 这样即可将剪。