abc公司内部控制系统审计报告(编辑修改稿)

abc公司内部控制系统审计报告(编辑修改稿)内容摘要：

运行。 我们建议，由贵公司主管副总经理协调采购部和财务部，制定出一套切实可行的采购欠款付款政策，报总经理批准后执行。 一般情况下，应力求保证付 款政策的一致性，出现特殊情况需要优先保证某供应商付款时，应由采购部提出申请，经财务部审核后报主管副总经理批准后执行。 供应商变动无审核标准。 贵公司的采购流程规定，由采购部根据生产经营的实际情况选择所需物资的供应商，报主管采购的副总经理批准后确定供应商。 在此项制度中，没有规定采购部根据什么标准选择供应商、副总经理根据什么条件批准供应商、在什么情况下应变更供应商。 由于没有标准，贵公司在供应商的选择和变更方面存在很大的随意性，也没有必要的监督，采购部经常受到以权谋私的指责，虽然这些指责大多没有确切的证据，但 贵公司各方面（包括采购部）对供应商选择的随意性的不满是很明显的。 产生这个问题的原因是，供应商提供的条件是在不断变化之中的，采购部受信息不对称因素的影响，不能绝对保证所选择的供应商总是最优的。 从贵公司自身的情况来看，不同时期对供应商的要求也不同，很难确定一套稳定的、具体的供应商选择标准来进行供应商管理。 我们建议，由采购部根据贵公司生产经营的实际情况，拟定一套供应商选择和变更的标准及所需要提供的资料，经主管副总经理审核后报总经理批准后执行。 如果出现需要变更标准的情形，应由采购部提出申请，经主管副总经理审核报总 经理后才能进行。 已报销入帐的单据文件没有核销处理制度。 贵公司的采购与付款循环流程中规定，物资采购业务结束后，财务部应依据有关单据的文件记录应付帐款明细帐。 但是，没有规定已报销入帐的单据文件必须进行核销。 这样，就存在已报销入帐的单据文件重复入帐、欠款重复支付的风险。 产生这个问题的原因，财务部对此问题的重视程度不足，认为只要认真检查，是不会出现问题的，他们也是从没有在这方面发生过错误。 我们建议，贵公司在采购与付款业务执行完毕，进行帐务处理时，应将已报销入帐的单据凭证和相关文件上加盖 已入帐 标记，或在 其上用打孔机打孔。 财务部在进行付款和帐务处理时，只要发现所处理的单据或文件上有 已入帐 或已打孔，就应拒绝接受并报财务部主管处理。 （二） 现行内部控制制度遵循方面存在的问题 部分采购业务没有采购招标比价文件。 制度规定，贵公司一次超过 50，000 元的物资采购都必须向已选定的供应商招标，由这些供应商提供投标文件，贵公司采购部编制采购招标分析表并确定最终供应商。 贵公司 2020 年一次金额超过 50,000 元的采购业务 305 笔，我们采取统计抽样的方法，共抽取了其中的85 笔进行检查（可靠程度 95%，总金额 15,045,140 元），发现有 5 笔没有已选定供应商提供的投标书，其采购金额合计 1,385,476 元；有 8 笔没有物资采购招标分析表，其采购金额合计 2,556,771 元。 不符合规定的采购业务占全部采购业务的 15%，这说明贵公司在这方面的工作存在的问题较大，虽然并没有造成重大损失，但如此严重地破坏控制制度，长此以往不经处理，必将给贵公司造成重大损失。 产生这个问题的原因是，采购部有关人员认为，其实他们已经执行了公司制度规定的程序，只不过是因为工作太忙，没有及时补充所需的文件，而且他们认为，只要是执行了规定的程序，文件资料 只是个形式，有没有都没关系。 我们建议，必须严格执行采购招标文件资料制度，应该要求财务部，凡是招标文件资料不完整的采购业务一律不得入帐和付款。 物资入库时清点验收工作流于形式。 制度规定，采购的物资 在入库时，应由仓储部有关人员进行清点和验收，确认实际入库物资的品种、规格、等级、数量等项目，以保证入库物资的准确性。 我们在检查中，观察了三次实际的入库清点验证过程，发现仓储有些人员只对入库物资的品种进行检查确认，对于其他项目没有按规定清点验证，而是按照采购订单副联和供应商提供的货运单直接填写入库单。 这样，一旦供应商的货运单发生错误，贵公司的入库记录就将随之发生错误，库存帐簿的记录也将出现错误，库存物资管理就会出现混乱。 一旦发现某种库存物资短缺，根本无法确认是库存保管问题，还是入库验收问题，更无法确认是哪个供 应商存在问题，所造成的损失，就只能由贵公司自己承担。 产生这个问题的原因是，仓储部有关工作人员认为，供应商是采购部通过规定程序确定的，都是管理方面很规范的公司，不可能发生实际入库物资与货运单不符的情况，他们的工作只不过是例行公事而已。 我们建议，必须执行严格入库物资清点验收制度，对于在清点验收过程中发现的实际清点与货运单不符的情况，应立即通知采购部与该供应商沟通，以保证与采购订单相符。 同时，该通知单还可做为采购部考核和更换供应商时的重要参考。 已验收入库物资暂估入库制度执行不力。 制度规定，对于已验收入 库但由于单据文件不完整的业务，不得按正常的方式报销入帐，必须按估定的价格做暂估入库处理。 但在我们的检查中发现， 2020 年贵公司共发生此类业务 104 笔，我们按统计抽样的要求检查了 15 笔（可靠程度 95%），发现有 3 笔没有办理暂估入库手续，占所抽查业务的 20%。 其金额合计为 784， 329 元。 这种情况的发生，严重影响了库存物资核算的准确性，导致库存物资信息失真，损害管理层决策的准确性。 产生这个问题的原因是，仓储部有些工作人员认为，这些物资入库单据文件不完整是暂时的，所短缺的单据文件很快就会补齐，没有必要劳神费力去办理暂估入库手续，其后，所短缺的单据文件由于种种原因没有补齐，他们因忙于其他事务而忘记了办理暂估入库手续。 我们建议，必须严格执行单据文件不完整的物资采购暂估入库手续制度，仓储部有关负责人员应不定期观察物资入库业务，一旦发现此种情况，应及时处理并按规定给予有关责任人必要的处理。 库存物资定期盘点制度流于形式。 制度规定，仓储部 定期对库存物资进行盘点，以便及时掌握物资的实际库存情况。 财务部应在每年年未前对库存物资进行抽查，以确保仓储部有关库存物资的报告的正确性。 但据我们检查发现，贵公司的库存物资定期盘点检 查制度没有得到切实的执行。 2020年 12 月 15 日贵公司仓储部编报的库存物资盘点表显示，贵公司的库存物资实际盘点数与帐面库存数完全相符，没有一点差异。 贵公司财务部在 2020 年 12 月27 日编报的库存物资抽查表中，反映被抽查的 15 种物资的实际库存数量与帐面数量也完全相符。 从这两份文件中，似乎贵公司的库存物资管理水平非常高。