5控制职能(编辑修改稿)

5控制职能(编辑修改稿)内容摘要：

由于在评价过程中会揭露出工作中存在的缺点，因而也会促使主管人员努力去确定 他们应负的职责并自觉地纠正错误。 ③ 直接控制还可以获得良好的心理效果。 主管人员的素质 提高后，他们的威信也会得到提高，下属对他们的信任和支持也会增加，这样就有利于整个计划目标顺利实现。 ④ 由于提高 了主管人员的素质，减少了偏差的发生，也就有可能减轻间接控制造成的负担，节约经费开支。 但需值得注意的是，采用直接控制方法是有条件的，管理者 必 须对管理的原理、方法、职能以及管理的哲理有充分理解，这就需要管理人员要采取各种途径进行学习，不断提高自己的管理水平。 【对引入案例的分析】： 从案例中，我们注意到苏南机械厂存在的一个重要问题就是“只设定了经营目标，而缺乏对整个实施目标过程的全面控制”， 这样就影响了组织目标的实现 —— 案例中提到，苏南机械厂采用目标管理对销售人员的控制还是比较有效的，销售人员完成销售任务的情况也比较好，可见目标管理是一种比较有效的对中、基层管理人员进行控制的手段；但是，他们采用的目标管理也存在一定的问题，一是给销售人员制定 的目标不够细致；二是老王没有定期检查销售人员的目标完成进度；三是当销售人员没有按照要求完成目标时，缺乏有利的负强化手段。 但是对各分厂的生产进度管理缺乏直接、有效的控制，在案例中几乎没有任何的体现，经营效果上总是不能按时完成生产任务，总公司对各分厂的控制缺乏力度。 建议给各分厂的厂长指定明确的业绩指标，并专设一名负责财务的副厂长进行预算控制，对一线的生产车间要进行严格控制，实施目标管理，甚至是由车间主任进行直接监督。 而案例中关于苏南机械厂的销售人员的大量流失，究其原因，主要有两个方面：一、销售人员不同于普通 的工作人员（正如海、陆、空三军都是军队的重要组成部分，但是空军和陆军在待遇毕竟还有一定的差别，这种差别是由工作性质决定的），虽然厂里已经在薪水上做了倾斜，但是倾斜的力度还是不够；二，企业只注重物质上的激励，而缺乏精神上的激励，尤其是忽视了企业文化在激励和控制上的作用 —— 员工在完成了销售指标后，只是获得了薪酬奖励；企业可以专门为销售人员举办一个“节日”，在这个节日上，向那些为企业做出突出贡献的销售人员进行表彰，为他们颁发奖章，把他们的照片挂在光荣榜上，由他们为新来的员工做演讲、介绍自己的工作经验，使他们除了获 得薪酬外，还获得了荣誉和尊重，他们自己甚至成为构建企业文化的重要一员。 13 控制 的 方 式 【引入案例】： 鸿达建设公司的预算控制程序 鸿达建设公司总经理张润华先生的办公桌上摆着刚刚送来的内部审计报告。 报告中指出，公司的财务预算已明显失控，新拟出的下一年度预算方案也有一大半指标过高。 张先生对此极为重视，将负责编制预算的财务部门主管李红女士和负责支出控制的副总经理陈刚先生请到他的办公室，共同商讨对策。 李红女士首先介绍了财务预算的产生过程。 据她介绍，下一年度的预算，每次都是先由下属项目单 位先报部门预算，然后由财务部门汇总，并进行资金平衡计算。 各下属单位与财务部门都经常采用“下一年度指标 =本年度指标 (1+变动率 )”的公式来试算新的预算指标。 当谈到各项目问经费支持原则时，李琦女说，根据公司惯例，现有工程项目的开支一般获优先保证。 由陈刚先生负责的支出控制委员会是公司内部高层次管理机构，负责预算的审核及监督执行，该委员会并有审查批准追加投资的权力。 陈刚先生指出，委员会每年都接到 20 份左右来自各个部门的预算外追加投资申请，其中获得批准的比例约占 50％。 当问及这些追加投资的主要原因时，陈刚 先生说，较常见的原因有：出现了一些临时性的机会；预期的市场情况发生了变化，使原预算不能顺利执行；产品项目等开发工作出现新的进展，争取经费支持等。 张润华总经理仔细倾听了两人的叙述，然后将审计结果告诉他们。 审计人员的分析使他们十分震惊：公司预算明显偏高；各个项目工程中普遍存在拖延工时和资金浪费现象，如果将同样工程交给其他承包商，至少可节省 20％的费用。 3人一致感到问题的严重性，认为有必要调整公司预算控制程序。 什么是预算。 如何编制预算。 为什么 张润华总经理等人认为有必要调整公司预算控制程序。 控制因对象 、内容和条件的不同，应选择不同的控制方法。 控制的方法有多种，这里仅以企业组织为例介绍几种常用的方法。 预算控制方法 所谓预算，就是用数字、特别是用财务数字的形式来描述企业未来的活动计划，它预估了企业在未来时期的经营收入或现金流量，同时也为各部门或各项活动规定了在资金、劳动、材料、能源等方面的支出不能超过的额度 对于不 同的组织而言，其预算会各不相同，即使同一个组织内 部的不同部门，也会有各种各样的预算。 归纳起来，预算可分为以下几种基本类型： （ 1） 收支预算 收支预算又称营业预算，是指组织在预算期内 以货币单位表示的收入和经营费用支出的计划预算。 其中收入预算应考虑到可能的各方面的收入。 但最基本的收入还是销售收入或财政拨款。 由于组织的收入预算是组织支出预算和盈利预算的基础，所以应尽可能准确地估计各项收入的数量和时间。 各组织费用支出项目往往比组织收入项目多且杂，如企业的经营费用预算科目可能像它会计科目表中的费用分类一样多，如材料费、管理费、水电费、人工费、差旅费、招待费等。 在支出预算时，各种可能产生的费用开支均应尽可能地充分考虑，并适 14 当安排一些不可预见费，以应付一些 额外的开支。 （ 2） 实物量预算 实物量预算又称非货币预算，是指以实物量 预算来作为货币量收支预算的补充和认证。 由于以货币量表示的收支预算会受商品价格波动的影响，因而常常会造成收支预算尚实物量投入产出计划时间的不一致，所以许多预算用实物单位来表示，比用货币单位表示更好。 普遍运用实物单位的预算有：直接工时数、台数、原材料数量、面积、体积、重量、生产量和场地面积等。 （ 3） 投资预算 投资预算又称资本支出预算，是指组织为更新 或扩大规模，投资于厂房、机器、设备等其他有关设施，增加固定资产的各项支出 的预算。 此外，组织的人事发展、新市场的开发、研究和发展规划等投资，由于其数额较大，回归期长，需要慎重考虑，列出专项预算。 这项预算应和组织的长远规划结合起来考虑。 （ 4） 现金预算 现金是指现实的、可随时使用的资金。 组织中 有些用货币量表示的资金，实际上处于实物形态并不能自由使用；也有些资金只是挂在账上，而在实际上并没有到手，这些资金均非现金，它们虽然也是组织的资产，但不能像现金那样自由使用。 拥有一定的现金以偿付到期的债务是组织生存的首要条件。 现金预算，就是要估算计划期可能提供的现金和所需要的现金，以求得平衡。 它是以收入和支出预算中的基本数据为基础编制的。 （ 5） 负债预算 负债经营是组织保持财务收支平衡的重要措 施，包括向银行贷款、社会集资、发行股票等。 负债预算要考虑一定时期的资产、债务和资本账户的状况，预计筹资方式、途径和数量以及还款时间、方式和能力，防止“资不抵债”是负债预算的重要任务。 负债预算通过各部门和各项目的分预算汇总在一起，表明如果组织的各种业务活动达到预先规定的标准，在财务期末组织资产负债会呈何种状况。 另外，通过将本与期预算与上期实际发生的资产负债情况进行对比，还可发现组织的财务状况可能会发生哪些不 利变化，从而指导事前控制。 （ 6） 总预算 总预算是一种对预算期的最后一天 (通常是会计 年度的结尾时 )的财务状况的预测，是由组织中各种预算综合而成 的。 总预算包括预计的资产负债表和资产损益表。 资产负债表预测资产、债务和权益，表达了组织财产的具体情况；资产损益表预计收入、支出及利润，表达了组织的经营状况和成果。 总预算中还需附有编制预算所必须的有关数据和资料，以及可能会出现的情况分析。 总预算的编制要以组织目标和计划为依据。 预算编 制的程序一般包括以下 6个步骤。 1） 组织下属各职能部门制定本部门的预算方案，呈交给归口 负责人审批。 15 2） 各归口负责人对所属部门的预算草案进行综合平衡，并制 定本系统的总预算草案。 3） 各系统将其预算草案呈交预算领导小组。 4） 预算领导小组审查各系统预算草案，并进行综 合平衡。 5） 预算领导小组与最高决策人磋商，拟定出整个组织的预算 方案。 6） 预算领导小组将整个组织的预算方案提交最高领导层审 批之后下发各部门执行。 组织管理中最基本、最为广泛运用的一种控制方法就是预算 控制方法。 预算具有的控制作用表现 在以下一些方面： 1） 便于管理者了解和控制组织的财务状况 预算 通常规划和说明了资金的来源及分配计划，掌握了预算状态，就能有效地控制组织的资金财务状态。 又由于预算是用货币来表示的，这为衡量和比较各项活动的完成情况提供了一个清晰的标准，从而使管理者可通过预算的执行情况把握组织的整体情况。 2） 有助于管理者合理配置资源和控制组织中各项 活动的开展 组织中各项活动的开展，几乎没有不与资金打交道的，资金作为一种重要的杠杆，调节着各项活动的轻重缓急及其规模大小。 预算范围内的资金收支活动，由于得到人力物力的支持 而得以进行，没有列入预算的活动，由于没有资金来源，也就难以开展活动，预算外的收支，会使管理者及时了解情况而被纳入控制。 因此，管理者可通过预算，合理配置资源，保证重点项目的完成，并控制各项活动的开展。 3） 有助于对管理者和各部门的工作进行评价 由 于预算为各项活动确定了投入产出标准，要能正确运用，就可以根据预算的执行情况，来评价各部门的工作成果。 同时，由于预算还可控制各级管理人员的职权，明确他们各自应承担的责任，做到责、权、利的落实，达到有效控制的目的。 4） 可以使管理者在财务上做到精打细 算，杜绝铺 张浪费的不良现象，有效地控制和降低成本，提高效益。 运用预算控制应注意以下两个问题： 1） 预算要有一定的弹性，不能过细、过死。 对于主要活动及其费用的支出，应严格控制。 但对一些细小的活动，不必面面俱到，以免主次不分或顾此失彼。 2） 预算目标不能取代组织目标。 预算是为实现组织目标服务的，有的管理者热衷于使自己部门的费用支出不超过预算，而忘记了自己的首要职责是千方百计地去实现组织目标，这是不可取的。 非预算控制方法 1. 会计控制方法 会计控制是管理控制中的一个综合性控制方法，具有从价值 角度 进行综合性管理的特 16 点。 它同组织中的各个部门、各项活动都有着紧密的联系，并渗透到组织活动的全过程。 会计控制主要包括控制的目标、主要内容和主要措施等 三 个 方面。 (1) 确定控制目标和主要内容 在一个组织中，会计控制的主要目标和内容是资金的控制，主 要包括： 1） 资金收支计划 主要是按年、季、月编制货币资金收支计 划，规定收支项目和收支总额，作为组织资金平衡和调度的依据。 2） 收入控制 主要是保证所有收入的资金来源清楚、数额无 误、账账相符 、账物相符、及时入账。 3） 支出控制 资金的支出必须有合法的凭证，有严密的授 权，有完备的签字批准和支付手续。 4） 库存数控制 定期或不定期地进行盘点核对，对库存资金 要指定专人盘点核对，对库存资金要指定专人盘点。 (2)采取适当的控制措施 1） 建立控制机构 要根据组织的具体情况设置必要的管理 机构，使会计记录和资料合法、完整和准确。 2） 明确的职责分工 组织中的各级管理者，只能按照所授予 的权限和规定的标准办事。 既不能超越权限，也不能推卸责任。 采取这些 措施后，可以在组织的各类经济业务发生时就加以控制。 3） 实行内部牵制制度 内部牵制制度是在资金、凭证的转 移传递过程中，建立牵制手续，防止错误和弊端的发生，保证资金的安全和凭证的正确传递。 4） 建立会计稽核制度 会计稽核的目的，是通过对财务成本 计划和财务收支的审查，以及对会计凭证和账表的复核，及时发现会计中存在的问题，以便及时采取纠正措施。 5） 业务处理程序制度化 这项控制措施是把企业中与财务 及会计有关的重要业务，按照会计核算和控制的要求，规定标准的处理程序，以防止财产 物资的浪费和损失，使组织内部各部门之间在处理各项经济业务时，都有条不紊，协调配合，相互制约，提高效率。 2. 审计控制法 审计是对反映组织的资金运动过程及其结果的会计记录及财 务报表进行审核、鉴定，以判断其真实性和可靠性，从而为控制和决策提供依据。 审计是一种常用的控制方法，主要包括财务审计、业务审计和管理审计等三 种形式。 17 (1) 财务审计 财务审计是以财务活动为中心内容，以检查并核实账目、凭 证、财物、债务以及结算关系等客观事物为手段，以判断财务报表中所列出的综合的会计事项是否正确无误， 报表本身是否可以依赖为目的的控制方法。 通过这种审计还可以判明财务活动是否符合财经政策和法令。 财务审计一般分为外部财务审计和内部财务审计。 1） 外部财务审计 外部财务审计是由非本组织成员的外部 专门审计机构和审计人员，如国家审计部门、。