主管学全书(二(编辑修改稿)

主管学全书(二(编辑修改稿)内容摘要：

对你想托付工作的人来说，让他们视这项工作是一种机会而不是你急于抛开的烫手山芋是相当重要的。 有些人出于偏见，认为你才不会有这么好心把这种机会让给他们呢。 他们会怀疑、会不安、会不断地猜测你的动机，这时候，你就得花些时间来向他们解释清楚你的动机和这么做的原因，以获得他们的信心和支持。 一个工人也许会这样想， “ 为什么我老板会让我来做这件本该由他来做的工作呢。 ” 这时候，做老板的就该让他明白，选他来做 这项工作、有意识地培养他都是对他过往出色工作的一种回报，并且要对他过往的出色工作表示赞赏。 人们应该知道他们所做的哪些工作是为他们的老板所欣赏的。 你可以这样说， “ 我欣赏你昨天劝解小王和小李之间争吵的方式；你很善于处理人际关系， ” 或者， “ 我赞赏你对工作的充分投入，你做了许多额外的工作，你的努力不会不被注意到的， ” 或者， “ 你的工作质量很高，你对再接手一些工作感兴趣吗。 ” 工人们应该明白，他们可以从接受分配的工作这一点上得益几何。 你既可以把工作同时分给几个人做，也可以让某人单独来做，这都和你与你员工之间的关系有关。 下面所列出的，是一些在工作分派中通常用得到的指导原则： 以你所希望的成果为基础分派工作，有些人需要你告知他们工作的程序并详细解释每一个步骤；而另一些人只需你告诉他们，什么是你要他们做的，然后，他们自己会知道要怎么样去做。 比方说吧，如果你让一个员工核对一下你们竞争对手的产品价值，对某些人来说，这信息已经足够了，他会知道该怎么做的；但对有些人来说，你也许不得不交待他们打电话给五个超级市场以及需要租供应商们谈一谈。 你要确定，你没有对那些不需要的人做过多的说明，同时，你也要确定，你给了那些需要的人足够的信息。 设立一些衡量工作好环的标准。 人们需要知道你对成功地完成一件工作的标准是什么。 在必要的时候控制一下正在进行兰中的工作。 一些工人的进度也许需要进行定期的检查。 你得在事先召集他们的时候就和他们讲清楚，这种检查 只是出于整个计划的需要，而不是什么有关信任的问题，有的工人并不喜欢有人中途来检视他们的工作，而喜欢由他们自己来完成整顶工作，因而，你需要给他们一个机会让他们来证明他们的能力。 在你分配工作的时候，有这些方法可供参考： 让你的员工们去做调查，然后向你报告结果，你则参照这些调查结果做出决定并采取适当的行 动。 你的员工们做调查，并提出一些行动方案，然后你对这些方案进行一番推敲评测，继而做出决定、采取行动。 你的员工们做了调查之后，提出一个行动方案，而你则负责对此方案进行评审，同意或是否决掉它。 让你的员工做调查并采取行动，然后将他所采取的行动告知你。 在这儿，要充分显示你对员工能力的信任，并要告诉他和你随时保持接触，以便你及时了解事情的进展。 当你分派一项工作时，你应该（ 1）讲清楚所要的结果是什么；（ 2）制定工作评估的标准；（ 3）给出所有相关的信息；（ 4）只把工作分派给那些素质好、能力强的人；（ 5）在 质量及时间上进行控制。 还记得我们在前面曾经讲到过，人们更倾向于信任那些与他们相象的人这一点吗。 看一看你最信任的人是不是在工作风格、价值观以及生活背景方面与你十分相似。 你要注意别总是自觉不自觉地把工作分派给那些和你相象的人去做，因为，对那些具有相当的能力却不与你相象的人而言，这并不公平。 而且，有可能这些人的能力比你信任的人还要强得多。 下面所列的是你在分派工作时可能遇上的一些麻烦： 你下属出了差错。 因为你得为你部门所出的差错对你的公司负责，所以，你下属所犯的错不仅会令你看起来缺乏判断力，而且还会使你的公司 损失钱财。 当然，一个好的老板会明白，你的冒险是必要的，他并不会为你的错误而苛责你。 你的下属干得比你出邑，这对你的公司而言是有利的，但对你而言则是不利的。 你可以向你的老板指出，你下属之所以于得如此出色是得益于你行之有效的训练方式。 你的下属并不想担负额外的职责，对派给他做的那些外加的工作大加抱怨，这个问题，你真实应该在分配一件工作之前就加以解决。 但是，如果你没有那么做或者你的下属并不明白他所担负的工作的重要性的话，你可以有两种选择：把这件工作交给别人去完成，或者，坚持让他把它作为他工作的一部分来完成，并 向他解释清楚你之所以要这样做的原因。 别的员工们感到妒忌并且出声抱怨。 把你下层确切的新担负的职责向大伙宣布一下，这一点十分重要，而且，在他们干得好的时候，不忘及时地表扬。 下面所列的是在你分派一件工作之后，会出现的有益之处。 现在，主管有时间可以集中精力处理别的事务了。 下属的能力在行动和经历中得到了锻炼。 不论他是成功了或是失败了，他都可以从中学到许多东西，从而不断完善自己。 主管现在成了教师和教练。 在目标和成果方面必要的双向讨论，增加了人与人之间的交流。 下属有了展示他们能力的机会，这增加 了他们的自信，同时也让他们 的自尊得到了满足。 在长时间的接触中，彼此增加了信任，增强了信心。 下面是一则主管考虑把一项任务分派给一个员工时，他们之间可能发生的谈话。 周威：小王，我观察你很长一段时间了，我相当欣赏你的工作方式。 你不仅学得快还学得好，工作也很有效率。 我还注意到你不会两次都犯同一个错误，和同事们的关系也处得很好。 你考虑过更进一步的发展吗。 小王：不，没有，我没有往这方面想过。 周威：那么，你有兴趣学学一些新的技能吗。 比如说，管理一个项目。 小王：我不知道我能不能干好。 是什么事呢。 周威：你看 ，到现在为止，我一直在为先把谁的报告打出来之类的问题作决定。 而我作决定的原则是按先后顺序，先交上来的先打。 但是，已经有人在抱怨我一点也不注意事情的大小和紧急与否。 所以我想，你能不能试着搞出一套方法来解决这方面的矛盾，包括对紧急事态处理。 小王：嗯，好吧，让我想想。 我会因此而长工资吗。 周威：哦不，现在还不会。 但是如果你干得好的话，还会有更多机会给你，这样，将来你得到升职或加薪也不足为怪了，是不。 不过，我现在并不能给你任何承诺。 小王：好的，我试试看。 事实上，我已经有点头绪了。 周威：很好，那么，能不能把你的 计划方案让我过目一下。 你看你什么时候可以把 你的计划搞出来呢。 小王：哦，大概 3天吧。 周威：那很好，就这么说定了，我们到时再来具体讨论一下。 现在，我们还要把这 个消息告诉别人。 因为你很年青又是个女的，也许别人还会有些不服气。 你可以想象得到 的，是不是。 小王：是的，我想小李也许会有点不服气。 周威：这就是了，也许这种抵触不会很大，所以，当它出现的时候，我们再谈一谈。 小王：很高兴听到你这样说，谢谢。 周威：好好干，祝你好运。 在上面这则对话里，我们见到了一个有关怎样分派工作的很好的例子。 主管在分派工作 之前，先了解一个工人是否愿意做这项工作以及是否觉得做好准备了，然后他再分派工作，和担任这项工作的员工讨论工作方案，并且向大伙宣布这个消息以确定大家都明白是怎么回事，而且还不忘允诺在有困难的时候伸出援助之手。 从这则对话中，我们可以预见他们的工作会干得很成功。 最终，实际上，这个主管就会慢慢地培养出一个得力助手，可以承担更多的工作。 这其实对你相当有利。 因为在你老板眼里，你不再是一个你目前工作中一刻也少不了的、不可替换的人了、所以也许你老板就会再次升你的职。 要不然的话，既然你对现在工作的部门是如此的不可缺，也许你 永远也不可能升职 ——因为升你的职之后，因无人代替你，公司会遭受损失。 为了为你的晋升作好准备，你必须训练一个人来充当你的臂膀，在你离开的一小段时间里，可以接替你的工作；而在有特殊任务时或工作特别忙的时候又可以协助你工作。 这个人应具备良好的业务水平，能够指导别人的工作，富有首创精神，只需要稍加点拨就可以很好地进行工作，而且与别人能够很好地相处。 你要注意不要把你不喜欢做的工作全推到那个人身上去，而是要派给他们一些富有挑战性的工作去做，从而提高他的各方面的能力，成为你得力的助手。 练习 如果你还没有做过在本章正文 中出现的那些练习，那么，现在就要花点 时间来做一做它们了。 这些练习包括：列出你的三项计划：职业计划、个人计划和人事组织计划；制一个活动的时间分配图；制定每天的工作日程表，把一天中要做的事情都列出来；制作一张你工人的情况表格；做一下有关工作分配的练习。 如何应付工作压力 成为老板的你，一定会对应付这个全新的角色感到压力很大吧。 诚然，你要处理与下属的关系、要了解向一个新上司报告的艺术。 要对你的部门甚至整个公司作一番评估 —— 这一切，都会给你带来压力，因此，了解一些处理压力之法一定会对你大有补益。 压力其实就是一 个适应周围环境的过程。 如果环境对一个人的要求高于他所能达到的，那么，压力就会增大；如果环境对人没什么要求，也不具什么挑战性，更谈不上激动人心的话，那么，人们对这一切总会无动于衷，自然谈不上会有什么压力了；如果环境对人要求太多了，那么，为了应付一切，人们就会出现诸如失眠、心跳增加、胃疼或头疼此类的症状，不同的人在遭遇压力时会有不同的生理反应。 太多的压力会让你感到应顾不暇，于是事情就一件件地积压，无法完成，然后你就会感到不安、焦虑、或者担惊受怕。 而压力过少的话，又会让你觉得手头上的时间太多了，因而会觉得枯燥乏 味、倦惫或失望，认为生活一点也没有意思。 压力并非总是件坏事。 比如说吧，当你在一大群听众面前作讲演的时候，你会感到压力。 你心跳加快、呼吸急促，还感到胃部痉挛；但同时，你也对这种兴奋感到乐在其中，而且对作讲演这回事还很渴望，因为由此带来的压力给你动力。 在考试的时候，适度的紧张又增加肾上腺素的分泌，这也许会使应付者得益非浅；但是，如果过分紧张，造成了肾上腺素分泌过多，那么产生的效果就会恰好相反 —— 无法集中精神。 造成经理们压力的一个主要原因就是他们总是马不停蹄，夜以继日地奔忙。 而他们的工作往往又是不断地变化着的。 所以，你想想，这意味着什么。 在美国，有人曾做过一项研究，调查了 个工头的工作，发现他们在八小内平均要有 3项活动，这就是每隔 秒就得采取一个行动，这个调查表明，他们总是一刻不停地在干着什么。 别的研究也证明了这一点。 例如，在英国， 0位经理都发现，每隔两天，他们才会有半小时左右不受任何事或人打断的时间。 所有这方面的研究都显示，主管们队这个问题跳到那个问题，对当时的需要作出种种反映，一点也不得空。 而一半以上的管理行为持续不到 9分钟。 是不是就没有时间静下来想一想。 没时间不受打断地干一件事或想一个计划。 没时间透一 口气。 是不是许多主管们都处于压力之下。 你要怎么做方能避免这种情况。 在你知道一整天都得在持续的快节奏下工作之后，你就得计划着让自己休息放松一下，比如，每隔一个半小时，就休息 5至 分钟，什么也别干，坐着想些事，放松、深呼吸、伸伸腿，喝杯茶或咖啡。 别让你自己老是被人推挤着往前走，因为如果你不停下来加加油的话、你的效率会降低。 当然了，如果你已经对你将要遇到的情况 —— 不断地采取行动、不断地被打断、疲于奔命等等，不一而足 —— 做好了充分的心理装备的话，你应付这一切也许会容易些。 大量的压力都来源于那些没有达成的期望， 包括你自己的和别人的。 在工作中，一般遇到的情况是，你老板的要求没有达到，但是，有时候，如果你给你自己设立了不切实际的高标准，情况也许还要糟糕。 我们也会因为家庭事务而感到处于压力之下。 我们因担心生病的孩子而不安，为我们另一半的工作焦虑，或者对和朋友吵了架深感愤怒或自责。 压力也来自于你对那些也许永远也不会出现的问题的担心。 比如说，有人会在乘飞机时感到很紧张，因为担心飞机会失事；有人在面试之前紧张之极，因为害怕会失败。 对待因担心这些也许永不会出现的事而产生的压力，最要紧的就是分析一下这些问题，看它们会在什么样的 情况下出现，你碰上这种事的几率是多少。 有避免之法吗。 一旦你这样做了，你就会明白你该怎么做以克服这些无谓的担心了。 你也可以问问你自己，有理由担心这些事吗。 它们会出现吗。 如果你认为出现的几率几乎等于零的话，还有什么可担心呢。 如果你总是希望自己去完成比自己所能完成的要多得多的工作，那么，一天下来，你就会因完成的工作比计划的要少而感到沮丧不安。 你现在应该努力地改善这种状况，依靠你先前所能完成的工作量来决定你的工作量，因而，使自己不会因为完成了比计划中要少的工作而对自己感到失望。 精疲力竭的先兆 什么是精疲力竭。 这 是因工作过度或压力过大而产生的沮丧或精力的衰竭。 如果你在任何时间都很疲倦的话，你就会感受到精疲力竭的滋味。 如果你对你所做的一切全无兴趣；如果你觉得每件事都难以企及；如果你觉得自己毫无目标，如果你觉得精力无法集中或无法完成一项任务；如果你总是把东西放错了地方、忘记约会、听不清别人到底在讲些什么、记不住别人刚刚和你谈了些什么；如果你发现自己总是重复地在读同一个段落；如果你发现自己干一件事花的时间比别人长 —— 以上种种，全会让你感到精疲力竭，整个人好象被榨空似的。 休息一下，渡几天假或许会对你有所帮助，但同时，你也需 认识到，你回来之后要面对的仍是相同的境况，所以，逃避并不是解决问题之法，最重要的是要改变这种情况。 于是，问题又来了，你必须要决定，你可以把什么授权给你下属去做，怎样合理地安排时间，以及怎样使自己松弛一下。 你需要给自己充充电、加加油，这样，象一台机器一样，你又可以获得足够的能量来充分发挥你的功用了。 如果你不想让自己精疲力竭，那么，和你朋友谈一下，寻求一下这方面的专业人士的帮助、重新调整一下你的工作甚至于改变它，或许是很有必要的。 某些人处理压力的方法 人们可能用下面所列。