金碧物业公司分公司档案管理制度规定(编辑修改稿)

金碧物业公司分公司档案管理制度规定(编辑修改稿)内容摘要：

创 优 档 案 14 国家 级创优评比资料 资料形成即归档 永久 秘密 所属 机构 总经理 15 省、市级创优评比资料 资料形成即归档 永久 秘密 16 行业评比资料 资料形成即归档 永久 秘密 17 企业内部创优评比资料 资料形成即归档 永久 秘密 18 企业 ISO9000 认证及其它认证材料 资料形成即归档 永久 秘密 突发重大事件 19 楼宇、交通、治安、公配等方面以及自然灾害的突发重大事件的经过和解决过程的记录及相关材料 资料形成即归档 长期 秘密 所属机构 总经理 人 事 档 案 20 员工人事档案 每月底 长期 秘密 行政人事部经理 或以上 21 人事劳动合同 签订后即归档 长期 秘密 22 员工花名册 每月底 长期 秘密 23 绩效考核类：考勤、绩效考核、转正材料、惩奖 记录等 每月底 长期 秘密 24 员工福利类：社保、公积金等材料 每月底 长期 秘密 25 人才库 每月底 长期 秘密 26 各类培训的相关资料（培训考试试卷等以资料存 放，考试成绩等纳入人事档案管理） 每月底 长期 秘密 业 户 档 案 27 准予入住通知书 当天 永久 机密 客户服务中心总经理 28 购房合同复印件、房产证复印件 当天 永久 机密 29 入伙缴款单（蓝色） 当天 永久 机密 30 前期物业服务协议 当天 永久 机密 31 消防安全责任书 当天 永久 机密 32 房屋钥匙确认书 当天 永久 机密 33 楼宇情况反馈表 当天 永久 机密 34 入伙文件签署发放确认表 当天 永久 机密 35 专项维修基金复印件 当天 永久 机密 36 业主临时公 约、业主公约 当天 永久 机密 37 装修申请书、装修审批记录、装修平面设计图、装修承诺书、装修许可证、装修工人身份证复印件、电力照明设计及用电配置图、给排水设计图、装修验收表、装修违章处理通知单 当天 永久 机密 38 投诉处理档案卡 每月底 永久 机密 39 房屋变更资料 当天 永久 机密 40 业户档案表 当天 永久 机密 三十份以下（不含三十份） 由客户服务中心总经理审批，超过三十份需 同时 经物业分公司总经理审批 41 业主身份证、工作证复印件 当天 永久 机密 设 42 各种设备的合格证、使用说明书、保修卡、图纸、 安装材料等 当天 长期 普通 所属 部门 经理 及 以上 备 资 产 档 案 43 各种设备（特别是大型或公配设备）维修保养报 告书、年检报告及原始记录等 资料形成即归档 长期 普通 44 入库单、出库单、直拨单、资产移交台帐 当天 长期 秘密 所属机构 总经理 45 库存盘点、资产台帐包括固定资产、低值易耗品 当天 长期 秘密 46 各种资产报废、销毁记录 当天 长期 秘密 所属行政人事部经理 及 以上 工 程 档 案 47 房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清 册及表格 资料形成即归档 永久 普通 所属机构部门 经理 及以上人员 48 物业接管验收交接资料，包括验收合格凭证、物 业完好情况、隐蔽工程记录、接管文件 资料形成即归档 永久 普通 49 工程施工图、竣工图、房屋及共用设备（施）的 设计、安装图纸资料目录 资料形成即归档 永久 普通 50 园区规划总平面图 资料形成即归档 永久 普通 51 业主工程维修项目价格表 资料形成即归档 长期 普通 52 公共设施新建 、维修请示、批复、施工、验收材料 资料形成即归档 长期 普通 53 公共配套系统年度保养计划、年检报告等 资料形成即归档 长期 普通 54 维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单、签证单 资料形成即归档 长期 普通 声 像 档 案 55 各个时期公司领导班子参加重要活动及反映公司 各个历史时期建设面貌的声像材料 档案形成后三个工作日内归档完毕 长期 普通 所属机构 部门 经理 及以上人员 56 上级领导来公司检查指导工作，各级领导和著名人物 参加的与本公司有关的重大活动，以及外单位人员来公司参观形成的声像材料 长期 普通 57 公司大型活动、重要庆典、仪式以及公司召开各 种重要会议的声像材料 长期 普通 58 荣获各种荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等的声像 材料 长期 普通 59 本公司有关人员组织或参加的重要会议以及外事 活动中的声像资料 长期 普通 60 其它具有新闻价值和保存价值的声像材料等 长期 普通 实 物 档 案 61 受到上级单位奖励的奖状、奖牌、奖杯、奖章和 荣誉证书等 档案形成后 三个工作日内归档完毕 长期 普通 所属机构部门 经理 及以上人员 62 物业分公司大型活动中形成的有重要价值的锦旗、礼品、纪念品（册）、上级领导题词及本单位对外交往中获赠的重要纪念品等 长期 普通 63 上级领导、知名人士等赠送给本单位的题词、锦 旗、牌匾、字画、工艺品等 长期 普通 64 物业分公司成立以来使用过的牌、匾及各种标识、 标志和 CI 系统等 长期 普通 65 物业分公司已废止或停用的印章等其它有保存价 值的实物 长期 普通 物业公司总经理 二、资料类 客 户 服 务 66 业主、住户问卷调查表 每月底 三年 普通 客户服务中心 部门经理 及总经理 67 住户接待记录 每月底 三年 普通 68 业主（住户）回访记录 每月底 三年 普通 69 业主投诉记录、投诉处理档案卡 每月底 三年 普通 70 住户卡申请表 每月底 三年 普通 71 管家部值班、交接班记录，日报表 每月底 三年 普通 资 料 客 户 服 务 资 料 72 客户服务部工作单 每月底 三年 普通 73 管家部巡查日志 每月底 三年 普通 74 楼宇巡查签到表 每月底 三年 普通 75 维保修信息统计表 每月底 三年 普通 76 装修台帐登记表 每月底 三年 普通 77 装修巡查日志 每月底 三年 普通 78 装修工人出入证登记表 每月底 三年 普通 79 装修押金退还登记表 每月底 三年 普通 80 业务联系单、内部通启 每月底 三年 普通 81 物品出入放行条 每月底 三年 普通 82 交楼日报表 每月底 三年 普通 83 空置房登记表 每月底 三年 普通 84 突发事件处理记录、预防措施报告 每月底 三年 普通 业主委员会 资料 85 业主委员会筹备函 资料形成即归档 永久 秘密 客户服务中心 及物业分公司 总经理 86 业主委员会成立批复 资料形成即归档 永久 秘密 87 历届业委会委员个人简历 资料形成后三日内 五年 秘密 88 业主大会及业委会会议纪要 资料形成后三日内 五年 普通 社 区 文 89 社区大型庆典、文化活动材料 资料形成 后五日内 三年 普通 所属部门 经理 及以上人员 90 社区文艺体育活动材料 资料形成后五日内 三年 普通 化 资 料 91 团组织及青年文明号活动材料 资料形成后五日内 三年 普通 92 社区科普教育、社会公益性活动材料 资料形成后五日内 三年 普通 93 各类专题座谈会、学习参观考察活动材料 资料形成后五日内 三年 普通 94 和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活 动材料 资料形成后五日内 三年 普通 95 人文事件方面材料 资料形成后五日内 三年 普通 96 员工文化生活材料 资料形成后五日内 三年 普通 物业经营 资料 97 会所、泳池、停车场等设施的经营报表、台帐等 资料 当天 五年 秘密 客户服务中心行政人事 部经理 及以上人员 98 其他经营资料 当天 五年 秘密 工 程 维 修 资 料 99 工程维修单 每月底 三年 普通 部门经理 及总经理 100 住户维修日报表 每月底 三年 普通 101 值班、交接班记录，工作台帐 每月底 三年 普通 102 维修跟踪表 每月底 三年 普通 103 业务联系单、内部通启 每月底 三年 普通 104 公共照明系统保养计划、灯光系统运行检修记录 每月底 三年 普通 设 备 运 行 资 料 105 机电设备台帐 每月底 三年 普通 部门经理 及总经理 106 供水、供电设备汇总表、月统计表 每月底 三年 普通 107 变压器运行日志 每月底 三年 普通 108 低压配电运行日志 每月底 三年 普通 109 高、低压配电室操作记录 每月底 三年 普通 110 供水、供电设备值班、操作运行及保 养、检查记录 每月底 三年 普通 111 电梯运行检修记录、值班巡视检查记录表、电梯 维修保养报告书、电梯年检报告及原始记录 资料形成即归档 长期 普通 112 电梯故障（事故）处理单 资料形成即归档 三年 普通 113 泳池系统保养 每月底 三年 普通 114 音乐喷泉、背景音乐保养 每月底 三年 普通 115 瀑布泵保养 每月底 三年 普通 116 给排水系统保养、二次生活给水泵运行记录 每月底 三年 普通 117 维修中心、消防中心、 配电室交接班记录 每月底 三年 普通 治 安 工 作 资 料 118 保安指挥中心值班、交接班记录，各个岗位值班 记录 每月底 三年 普通 保安部经理及 客户服务中心 总 经理 119 装修施工。