office办公软件培训手册(编辑修改稿)

office办公软件培训手册(编辑修改稿)内容摘要：

，页眉和页脚就将打开。 （ 5）提高：创建精致页眉页脚 1） 在首页上放置不同的页眉或页脚，或不放置页眉或页脚 您可以通过设计令人印象深刻的、带有不同页眉和页脚（或根本不带页眉和页脚）的标题页，使文档具备专业水准。 例如，常见的做法是在文档的标题上不包含页码。 这完全可以使用 “ 页眉和页脚 ” 工具栏做到。 您需要单击 “ 页面设置 ” 按钮，然后在 “ 版式 ” 选项卡上，选中 “ 首页不同 ” 复选框。 文档的首页页眉区和页脚区现在将包含下列文字： “ 首页页眉 ” 和 “ 首页页脚 ”。 （这些文字只是为您提供方便，并且只出现在页眉和页脚视图中，而不会出现在文档中。 ）现在您只需键入首页页眉或页脚。 如果您希望 首页不包含页眉或页脚，只需将该区域保留为空白。 既然首页具有不同的页眉和页脚，您可以继续为该页创建一些特殊的内容。 2）使奇数页和偶数页具有不同的页眉和页脚 文档的奇数页和偶数页上的页眉不同。 对于一些文档，使奇数页和偶数页具有不同的页眉和页脚非常好。 例如，您可能已Office 办公软件系列培训手册 作者：刘圣连 单位：南京公交教育培训中心 电话： 13814510941 第 16 页 共 100 页 经注意到，许多书在偶数页上显示书名，而在奇数页上显示章节标题。 您将再次使用 “ 页面设置 ” 按钮。 在 “ 版式 ” 选项卡上，选中 “ 奇偶页不同 ” 复选框。 提示 Word 会在页眉区或页脚区上方添加文字，以表明您是位于奇数页还是位于偶数页。 该提醒信息仍然只 是为您提供方便；它不会出现在文档中，而只出现在页眉和页脚视图中。 但奇数页和偶数页页眉和页脚适用于整个文档，那么如果您具有不同的章节或节，将会怎样。 请继续阅读以便找到答案。 通过分节符可以使用完全不同的页眉和页脚。 长文档常常要求在文档的不同部分使用不同的页眉和页脚。 例如，您需要更改一本书中的章节标题；您不希望第 2 章到第 15 章都显示为 “ 第 1 章 ”。 在不同节中使用不同的页眉和页脚不仅漂亮，而且还使读者可以更轻松地浏览文档。 若要设置不同的页眉和页脚，首先要将文档划分为节。 节是文档的独特部分，包含一组唯一的格式属性（它们不仅用于页眉和页脚）。 若要创建节，必须在文档的各个部分之间插入分节符。 需要从 “ 插入 ” 菜单（ “ 分隔符 ” 命令）完成此操作。 如果您将文档划分为多个节，并且已经设置了奇数页和偶数页以使其不同，请记住奇数页和偶数页贯穿于整个文档。 所以每个节都将设置奇数页和偶数页页眉和页脚。 如果您不希望这样，您将需要调整各个不同节中的奇数页和偶数页设置。 Office 办公软件系列培训手册 作者：刘圣连 单位：南京公交教育培训中心 电话： 13814510941 第 17 页 共 100 页 “ 链接到前一节 ” 按钮。 页眉区或页脚区上方的文字指示该节与上一节具有相同的页眉信息。 在将文档划分为多个节之后，就可以继续创建不同的页眉或页脚了。 这个问题有一点复杂。 尽管您已经将文档分为多个节，但页眉和页脚仍然都相同。 您必须将各节中的页眉或页脚之间的联系（或 “ 链接 ” ）断开。 若要做到这一点，请使用 “ 页眉和页脚 ” 工具栏上的 “ 链接到前一节 ” 按钮。 这会将两个邻接节之间的链接从 “ 打开 ” 切换为 “ 关闭 ”。 这个按钮的名称很让人迷惑：您不仅可以单击该按钮使一个节与上一个节相同，还可以单击它使一个节与上一个节 “ 不 ” 同。 请记住，该按钮起着 “ 打开 ” 和 “ 关闭 ” 开关的作用，但其名称无论在 “ 打开 ” 还是 “ 关闭 ” 时都不更改。 您之所以能够知道该链接是 “ 打开 ” 还是 “ 关闭 ” 的， 是因为页眉或页脚区可以方便地告诉您这一点。 如果该链接 “ 打开 ” ，则页眉区或页脚区与上一节相同，并且 “ 与上一节相同 ” 显示在页眉区或页脚区的左上方，如左侧图片所示。 注意 仅在将文档划分为多个节时， “ 链接到前一节 ” 按钮才可用。 “ 页码格式 ” 对话框。 要记住的重要一点是：必须分别断开页眉和页脚链接。 所以如果您需要相同的页眉Office 办公软件系列培训手册 作者：刘圣连 单位：南京公交教育培训中心 电话： 13814510941 第 18 页 共 100 页 和不同的页脚，您应该仅断开页脚区上的链接。 您可以使用 “ 显示前一项 ” 和 “ 显示下一项 ” 按钮在文档不同节中的页眉和页脚之间迅速移动。 如何编排页码。 在 “ 页码格式 ” 对话框（可以通过单击 “ 设置页码 格式 ” 按钮打开）中，可以指定是从上一节继续编排页码还是重新从您选择的页码开始编排页码。 请确保对于文档中的每个节都选择正确的页码编排选项。 尽管您可能希望索引中的页与正文中的页分别编排页码，但与此相反，您可能希望一本书各章之间的页码能够连续。 三．插入页码 步骤如下： “ 插入 ” 菜单 — “ 页码 ” ，在 “ 位置 ” 选择页码位置，设置 “ 对齐方式 ” ， “ 格式 ”项设置页码格式。 四．插入分隔符 Word 具有自动分页功能，也就是说，当键入的文本或插入的图形满一页时， Word会自动分页。 有时候为了将文档的某一部分内容单独形成一 页，那么可以插入分页符人工分页。 插入分页符：方法１ .“ 插入 ” － “ 分隔符 ” — “ 分页符 ” 方法２ .Ctrl+回车 删除分页符：选定分页符，然后按 Delete 键。 第二节 高级格式设置 一．注释设置 二．格式设置 三．检查，校对及保护 四．文档的打印预览 一．注释设置 在编写文章的时候，常常需要对一些名词或事件加注释。 （ 1） 插入脚注、尾注和批注（都是解释，其区别是：脚注放在每一页面的底端，尾注放在文档的结尾） Office 办公软件系列培训手册 作者：刘圣连 单位：南京公交教育培训中心 电话： 13814510941 第 19 页 共 100 页 （ 2） “ 插入 ” — “ 引用 ” — “ 脚注和批注 ” 删除脚注和尾注：选定要删除脚注或尾注号， 按 Delete 键 （ 3） 插入日期和时间、自动图文集， “ 插入 ” 菜单 — “ 日期和时间 ” 或 “ 自动图文集 ” 二．格式设置 （ 1）分栏效果 在报纸，杂志中，经常可以看到分栏排版，分栏使得版面显得更为生动、活泼，增强可读性， Word 提供了分栏功能。 分栏： “ 格式 ” — “ 分栏 ”。 可以设置各栏宽度或是否加分隔线。 注意：只有在页面视图和打印预览下，才能显示分栏效果。 （ 2）首字下沉 目前，在有些文章用每段的首字下沉来替代每段的首行缩进，使文章醒目。 用 “ 格式 ” 下拉菜单中 “ 首字下沉 ” 命令来设置和取消首字下沉。 段落中的任意位置 II.“ 格式 ” － “ 首字下沉 ” ，设置下沉行数及字体 （ 3）中文版式 调出工具栏： “ 视图 ” — “ 工具栏 ” — “ 其他格式 ”“ 格式 ” － “ 中文版式 ” 包括：拼音指南、合并字符、带圈字符，双行和一，纵横混排 （ 4）文字方向 “ 格式 ” — “ 文字方向 ” ：竖向排版，横向排版 三．检查 ,校对及保护 在 “ 工具 ” 菜单下可以进行：字数统计：选定要统计的字符，即可统计出选定字符的个数。 包括行，段，页数等。 拼写和语法：检查文档中的错误语法和单词。 文档的保护： 如果所编辑的文档是一份机密文件，不希望无关人员查看 此文档，则可以给文档设置密码。 1） “ 文件 ” — “ 保存／另存为 „” — “ 工具 ” — “ 常用选项 ” 或 “ 工具 ” — “ 选项 ” — “ 保存 ”2 ）从保存对话框中设置密码保护 2）限制文档的格式设置和编辑 Office 办公软件系列培训手册 作者：刘圣连 单位：南京公交教育培训中心 电话： 13814510941 第 20 页 共 100 页 a. 限制修订、批注和窗体 您可以根据自身需要选择文档的编辑限制类型。 使用 “ 保护文档 ” 任务窗格，可以保护文档免受意外或未经授权的更改，包括修订（显示文档中被修订的地方的可视标记）和批注。 此外，当您请求他人审阅文档时，您可能需要允许他们批注或编辑某些部分，而不让他们更改其他部分，例如您按照自己的意愿仔细设置了格式的表格。 “ 保护文档 ” 任务窗格可以帮助您实现这一级别的文档控制。 您还可以使用 “ 保护文档 ” 功能来防止窗体被进行除填充域以外的任何其他更改。 在 “ 工具 ” 菜单上，单击 “ 保护文档 ”。 任务窗格即在程序的右侧打开。 在任务窗格中，选项被分别编号为 2 和 3。 这可能会令人迷惑，因为您无须按该顺序完成它们。 实际上，我们下面将从选项 2 开始。 单击复选框 “ 仅允许在文档中进行此类编辑 ” 时，将显示更多选项。 单击下拉箭头时，可以选择要设置的编辑限制的类型，具体由您保护文档的方式决定。 选择 “ 未作任何更改 (只读 )” 以防止人们进行更改。 选择此 选项以使文档成为只读文档时，将显示一个 “ 例外项 ” 区域，您可以在此选择允许其对文档进行处理的用户。 使用 “ 填写窗体 ” 可以限制对窗体所做的更改，这样用户在填充域时就不会意外地对窗体本身进行更改。 如果您想让用户留下批注但不能进行其他更改，请选择 “ 批注 ”。 单击 “ 修订 ” 以确保对其他用户进行的任何更改进行跟踪，以便您能够进行审阅。 Office 办公软件系列培训手册 作者：刘圣连 单位：南京公交教育培训中心 电话： 13814510941 第 21 页 共 100 页 其他用户无法关闭修订，也无法接受或拒绝修订。 选择了编辑限制后，可以通过单击选项 3 下的 “ 是，启动强制保护 ” 来强制文档保护。 在对话框中，指定一个密码以开始保护。 任何时候如果您要停止保护 文档，请在 “ 工具 ” 菜单上，单击 “ 取消文档保护 ” ，然后输入您的密码。 注意 为您方便起见，您可以通过单击任务窗格底部的 “ 限制权限 ” （在 “ 请参阅 ”下）指定能够访问您的文档的人员，此操作将打开 IRM“ 权限 ” 对话框。 b) 限制文档中的格式设置 将格式设置限制到您批准的那些样式。 在 “ 保护文档 ” 任务窗格中，在 “ 格式设置限制 ” 下，选中 “ 限制对选定的样式设置格式 ” 复选框，然后单击 “ 设置 ”。 当您限制文档的格式设置时，其他用户仅能使用您批准他们使用的那些样式来设置文本的格式。 实际上，当这种限制生效时，大多数格式设置 工具（如 “ 格式 ” 工具栏上的工具）都可用，并且 “ 样式和格式 ” 任务窗格中将仅显示您已经批准的样式。 这意味着没有人能够破坏您设置的编号列表或带项目符号的列表。 在 “ 格式设置限制 ” 对话框中，可以选择要允许其他用户使用的样式。 通常， “ 推荐的样式 ” 选项是最佳选择，这是因为它允许其他用户更改某些更常用的样式，但是限制对更复杂样式的更改。 注意 当您应用格式设置限制时，对于所有可以对您的文档进行更改的用户，这些限制都有效。 Office 办公软件系列培训手册 作者：刘圣连 单位：南京公交教育培训中心 电话： 13814510941 第 22 页 共 100 页 c)限制文档的某些特定部分 选择要允许的编辑限制类型，如 “ 批注 ”。 指定允许其处理文档 的组或个人。 文档的区域将根据被允许对其进行编辑的用户进行颜色标记。 d)应用密码 如果想让其他用户知晓并输入密码以便关闭文档保护，可以设置一个密码。 在 “ 保护文档 ” 任务窗格中指定了要使用的限制类型后，请单击 “ 是，启动强制保护 ”。 在显示的对话框中，可以应用一个密码，以使收到您的文档的用户必须输入您所创建的密码才能取消对文档的保护。 使用密码有助于在与同事协作时保护文档的格式和内容。 当您与一组可靠的同事共同处理文档时，使用 “ 保护文档 ” 功能是理想的选择。 但是，该密码不是加密的，不能保护文档免受恶意 干扰的损害。 四．文档的打印 Office 办公软件系列培训手册 作者：刘圣连 单位：南京公交教育培训中心 电话： 13814510941 第 23 页 共 100 页 当文档编辑，排版完成之后，就可以打印输出了，但是，为了节省纸张， Word 提供了打印预览功能，使我们在打印前先查看一下排版是否理想。 如果满意，则打印，否则可继续修改排版。 文档预览窗口中有一预览工具栏。 工具栏中的 “ 显示比例 ” 是最常用的。 打印若干页： 单击 “ 文件 ” 菜单上的 “ 打印 ” 命令。 在 “ 页码范围 ” 框中指定要打印的部分文档。 （如果单击 “ 页码范围 ” 选项，则应该键入页码或页码范围，或同时键入页码和页码范围。 ） 只打印奇数页或偶数页： 单击 “ 文件 ” 菜单上的 “ 打印 ” 命令。 单。