安徽医药集团办公行政人事管理制度(编辑修改稿)

安徽医药集团办公行政人事管理制度(编辑修改稿)内容摘要：

室应及时组织传达和落 实。 八、 对档案资料必须按年度立卷，各部门、分公司在工作活动中 形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。 各部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。 名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。 因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 九、归档范围：公司会议的原始记录、会议纪要、通知、报告、讲话、决议、决定、合同、协议、报表、客户信息、声像材料等。 十、公司形成的文件材料 ：包括重要的会议材料；公司制发的文件材料及工作中形成的计划、总结、规章制度等。 公司的请示 、报告与上级机关的批复及下级机关的请示、报告与领导的批复；公司机构设置、撤并、改组时形成的有关协议、合同等文件材料；公司制定的发展规划、工作总结；公司名称更改、启用印鉴等文件材料。 ；公司下发的有关劳资方面的文件材料；员工党团员名册；党、团、工等组织形成的有关文件材料。 、协议书等文件材料。 、统计报表、财务报表、审计等文件材料。 、申请及公司所作的重要批示及处理结果。 ，荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物、照片、录像等材料。 ；药品储运、养护方面的档案材料；围绕药品采购销售形成的合同等文件材料。 十一、上级机关的文件材料 ；上级机关颁发的要求公司贯彻执行的文件材料。 、检查公司工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料。 十二、文件材料整理归档立卷的要求 ，须按照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分门别类、区别不同价值整理归档。 归档的文件材料，应按照年度、组织 机构、问题特征分类整理归档。 ，应将正文与附件，印件与定稿，请示与批复，转发件与被转发件分别装订在一起，不得分开。 部门文档管理员保管。 、填写一式两份移交目录，移交档案室统一管理。 十三、档案的借阅及销毁 ，应说明档案的作者、形成时间、内容和利用目的，并履行批准登记手续；经分管领导审批后，在档案室查阅。 借阅档案者，应爱护档案，对其内容注意保密，保持档案的清洁，不得转借、勾画、 涂改、拆散、抽换。 确需外借档案，应经总经理批准，在限期内归还。 内部调阅应经财务负责人同意。 外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意方可借阅。 查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应先登记，经分管副总经理或总经理审批同意方可办理。 ，准确地制定档案的销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经总经理办公室主任审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。 安徽省医药（集团）股份有限公司 印章管理暂行办法 一、总 则 为加强对公司及各部门的印章管理，特制定本办法。 二、印章的定义 （一）公司及各部门的公章。 （二）凡冠以“安徽省医药（集团）股份有限公司”名称的各类合同章、财务章、收发章等； （三）公司法人代表章、签名章及用于公务的负责人名章； （四）经公司办公室鉴别，应列入管理的其它印章。 三、印章的刻制 （一）各部门刻制印章，必须以正式文件为依据，持部门负责人签字的申请，经公司办公室审核、公司领导批准后，有办公室办理报批和刻制手续。 （二）印章的规格按有关规定执行。 四、印章的启用 （ 一）凡属本办法第“二”条规定范围内的各类印章（以下简称印章）的启用，统一由公司办公室主任根据正式文件审批，并由办公室经办人员办理印鉴登记、备案手续。 （二）对于未按规定擅刻印章或未办理印鉴备案手续擅自 启用的，将追究部门主管领导的责任。 （三）公司及各部门印章应由专人保管，严格按规定使用。 五、印章的使用 （一）使用印章应严格执行审批及登记制度。 ，并明确登记使用时间、使用目的、批准人。 （附后），经部门领导同意，报公司领导审批后方 可。 （ 1）凡公司对外签订合作协议、药品（原料药）采购合同、各类销售合同（协议），需要加盖公司公章及法人代表章的，必须经公司董事长审批同意，或经公司董事长授权的公司领导审批同意并严格遵照合同审批权限审批。 （ 2）需加盖公司公章的各类便函、报表、文件、证明、材料等按《公司公文处理规定》程序办理。 （ 3）一般事务性工作需加盖公司公章，由公司总经理或副总经理审批同意。 （二）停止使用的印章应及时办理注销并上缴公司办公室封存或销毁。 六、本制度 自 总经理办公会议讨论 通过后 执行。 七、本办法由公司办公室负责解释。 附件： 安徽省医药 (集团 )股份有限公司 公司印鉴使用审批单 时 间 部 门 经办人 事 由 部门领导 意见 公司领导 意见 公司董事长意见 安徽省医药（集团）股份有限公司 保密及要事报告管理暂行规定 一、公司员工有保守公司秘密的义务，涉及公司业务、财务资料、 GSP资料、招投标资料、合同、企划营销方案等保密内容，未经总经理批准，任何人不得擅自对外发布、传播和篡改。 二、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 三、财务部、开票大 厅系公司收银、开票、做帐所在地，属财务重地，无关人员未经同意不得入内。 四、开票员应对其电脑密码进行保密，严禁对外提供和泄露，如违反此规定，视造成后果扣罚开票员当月绩效工资或调整其工作岗位。 五、财务、统计、业务及有关人员不得将有关报表、合同或其他与公司机密有关的资料、台帐随意摆放，更不允许无关人员使用上述微机。 六、公司的电脑系数据处理及办公所用，所有电脑均不允许运行与公司无关的软件及程序，未经许可不得上网。 七、综合管理部门、财务部等无人时必须随手锁门。 八、严禁私人交往中泄露公司机密，严禁在公共场所谈 论公司机密。 九、员工若发现机密已泄露，应立即报告公司上层领导，并及时做出处理。 十、 员工在工作或经营过程中出现疏漏、错误或损失，不得隐瞒、撒谎、掩盖，应及时向部门负责人、分管副总、直至总经 理报告，如隐瞒不报造成损失者，公司将加重对当事人的处罚。 安徽省医药（集团）股份有限公司 固定资产及日常办公用品管理 暂行规定 一、固定资产、日常办公用品（低值易耗品）等有关资产的添制，本着“节约、合理、有效、使用”和“集中限价采购、统一归 口管理”的原则进行申购。 、办公用品等有关资产的购买实行申报制，办理申请购买手续，并对三家以上具有合法资质的商家进行比价采购，由总经理办公室填写《办公用品申购单》，经分管经理审核，财务部门参与，总经理批准后，送交总经理办公室进行集中统一采购。 500元以下的日常办公用品（低值易耗品）及业务招待用品（烟、酒等）的采购，应按照质量优良，价格合理，供货及时以及售后保障服务的原则，经总经理办公室分管负责人和采购员调查了解，确定相对稳定的供货渠道。 并就供货质量、价格以及售后服务等问题与供货方进行商谈，签订供货合同。 、以劣充优等欺 诈行为，可采取经济索赔、终止合同等办法进行制裁，对情节严重的应追究其法律责任。 二、公司物管员负责接收并清点物品，确认后在《送货清单》上签收。 物管员如发现质量问题，应拒绝接收并及时通知 总经理办公室分管负责人。 经调查核实，根据合同条款，要求供货商进行调换或依法追究其责任。 物管员每半年对日常办公用品的收、发、库存数量进行盘存，并将盘存表上报公司分管领导。 三、办公室根据《计划清单》、《送货清单》，对物品数量及价格审查后，进行结算。 四、办公室对公司购买的大宗固定资产（单价 1000 元以上）统一编码、登记、造册，报 财务部备查。 按照“谁使用，谁负责；谁保管，谁负责”的原则办理领用手续，分别建立固定资产及日用办公用品帐本，详细记录固定资产及日常办公用品的购进及领用。 属员工个人使用的由个人负责，属部门或分公司使用的由部门或分公司负责人负责。 在员工或分公司负责人离开公司时，应办理资产移交手续。 如有丢失或损坏，按原价赔偿。 对员工没有办理资产移交手续而离开公司的，公司将直接追究所在部门负责人的责任，如造成公司资产损失的，将由所在部门负责人承担。 五、 日常办公用品发放。 各部门、分公司于每周一、周三下午到办公室领取办公用品。 安 徽省医药（集团）股份有限公司 证照管理暂行规定 一、证照范围包括：公司及分公司《药品经营许可证》、《医疗器械经营许可证》、《营业执照》、《 GSP证书》、《协会登记证》、《协会组织机构代码证》、《进出口企业资格证书》、《海关注册登记证书》等。 二、证照管理员负责办理证照的年检、变更、注销、审批等手续，并建立档案。 三、公司证照的正、副本原件由质量部负责保管。 各部门、分公司的证照正本原件由相应的分公司、部门负责人签收，悬挂在办公场所明显位置，副本原件由质量部负责保管。 四、因工作需要，证照登记内容需要变更时， 由申请变更的分公司、部门提出申请，经分管副总经理、总经理批准后，证照管理员按程序及时办理。 五、分公司、部门需要公司、分公司证照复印件的，由相应的分公司、部门提出申请，质量部负责人批准，并履行登记、签字手续。 安徽省医药（集团）股份有限公司 GSP 资料管理暂行规定 一、 GSP资料是指公司在开展 GSP工作过程中，形成的各种 GSP软件资料、管理方法和理念。 二、各分公司、部门指定专人负责保管 GSP资料，对本部门所有 GSP资料进行整理、汇总、归档，并接受企管部的指导。 三、公司员工查阅 GSP相关资料，必须经 所在分公司、部门负责人及分管经理同意，登记后方可查阅。 四、任何部门、个人不得擅自将公司 GSP资料提供或变相提供给任何其他企业、个人；不得擅自接待外单位和个人的参观、学习、咨询等活动。 如有上述行为，一经发现、核实，视情节给予相应处理，并责成责任人收回所提供的一切资料并消除影响。 安徽省医药（集团）股份有限公司 对外出租或租赁房屋合同管理暂行规定 一、合同签订的原则 ，必须遵守《中华人民共和国经济合同法》及有关法律和行政法规的规定。 、无歧义、无缺项，具有法律效力。 公证。 二、合同签订的程序 附具体意见报公司总经理办公室。 出租房屋一律由总经理办公室对外办理，价格市场化。 ，配合有关部门人员到租赁房所在地进行考察调研。 经理室，由经理办公会确定是否签约。 同意签约的，由总经理办公室按有关规定拟订合同草案，并经总经理审签。 三、合同的履行和管理。 总经理办公室存档一份、财务部一份、需租 赁房屋的部门及科室一份，对方一份。 ，并协助财务部 及时收取、支付租金。 安徽省医药（集团）股份有限公司 水电管理暂行规定 一、员工在洗手间、卫生间冲刷和洗手时，用完水后必须关闭水龙头开关，不得放任自流，浪费水资源。 如遇临时性停水、停电，各部门必须及时切断电源和水源。 二、公司各用电场所的电源线、照明灯、插座等，由专业人员安装，非公司指定的人员，不得进行上述工作。 使用电器，注意用电安全，如违章操作，造成电器损坏，由当事人赔偿相关损失。 离开办公场所，要关闭电源开关，违 者一次扣罚该室每人 50元。 三、办公和营业场所的空调设备应在下列温度范围内开启：制冷的开启在温度 31℃以上（以天气预报为准，下同），制热的开启为最高温度 6℃以下或最低温度 0℃以下（含0℃），违者一次扣罚该室每人 50 元（会议室以及特定场所除外）。 四、经营部门用电按月计量收费，收费标准从属供电局。 五、公司各场所，严禁使用电炉、电水壶。 安徽省医药（集团）股份有限公司 安全管理暂行规定 一、安全管理包括：火灾、水灾、盗窃、风灾、地震等灾害及身体伤害预防的抢救措施。 二、本公司安全管理，除依政府法令规定外 ，悉依本准则办理。 三、每季度至少组织召开一次安全方面的会议，布置、解决本部门业务经营中的安全问题，并将业务活动中的法制教育，运输过程中的安全及职业道德教育有机结合起来。 四、业务人员在出差过程中应加强自身安全和物资安全，防止意外事故的发生。 五、各零售部门对夜间值班人员要进行经常性的安全教育和管理，杜绝各种不安全隐患，以保证公司财产及人身的安全。 六、物流配送中心是公司安全工作的重点，要加大安全防范措施的落实，常抓不懈，确保万无一失。 仓库红线以内严禁吸烟及携带引火物品。 按 GSP的要求，严格药品存放中的安全 规范。 物流中心经理必须每天对仓库各部位进行安全巡查，对不安全的隐患提出整改措施，限期整改。 兼职消防员。