奥力泰格(医药化工中间体)公司行政办公管理制度(编辑修改稿)

奥力泰格(医药化工中间体)公司行政办公管理制度(编辑修改稿)内容摘要：

设备、通信介质和适宜的组网技术与协议， 以及各类系统管理软件和应用软件，将公司计算机和各种终端设备有机地集成在一起，用于培训、公司管理、信息资源共享等方面工作的计算机局域网络系统。 各部门、各地区分部必须按本规定落实电脑及网络管理实施细则，并严格执行。 公司所有计算机由办公室负责。 未经办公室许可，任何人不得更换、损毁；不得改变其物理的位置、性能；不得改变其连接关系、运行状态、系统配置。 办公室负责电脑及外设、备件的计划、采购，同一单位使用的电脑尽量购买同一个品牌，以便于维护和硬件资源共享。 各部门如确需配置电脑，需向公司负责人提出申请。 各部门应该及时在局域网提供本部门制定的规章制度、公司使用各类表格等（已经各部门确认的）必须设定共享。 办公室要切实加强对员工上网的管理和引导。 为避免网上不良信息对计算机侵袭和影响，使用者必须一星期至少进行 3 次电脑杀毒措施；为优化电脑内存，每月进行一次内存空间整理。 北京奥力泰格科技有限公司 第七章共二十章 编号： LAXZSK20200701 第 19 页共 60 页 版本号 A 办公自动化管理制度 第 0 次修改 电脑如在操作过程中发现异常情况， 须立即报本部门负责人，仍不能解决，由办公室作相应处理。 公司网所有使用者应在其上网过程中应该遵守网络礼仪和道德规范，不得从事危害公司利益、影响公司形象、窃取或泄露他人秘密以及其他不良行为。 违反本办法及人为造成网络故障、系统异常使公司遭受经济损失的，其责任由本人自负外，公司给予相应处罚。 信息管理 本着一人负责的原则， 每台电脑必须确定一人负责。 用户对系统和办公室所分配的电脑在在职期内享有专用权，为了防止数据被盗、丢失、系统错乱等现象，须进行必要的密码设置。 任何人未经许可，不得使用。 者必须经过专业培训，未经培训者不得单独上机。 时不准吸烟或进行其他与操作电脑无关的事情。 软件必须经过电脑管理部门的同意方可进行。 信息 资料的复制必须经过本部主管领导的同意方可进行。 工作程序 《通讯管理程序》 相关记录表格 《电话记录 簿 》 《传真记录簿》 《传真、电话处理单》 《传真样本》 北京奥力泰格科技有限公司 第 八 章共 二十 章 编号： LAXZSK20200701 第 20 页共 60 页 版本号 A 行文管理制度 第 0 次修改 一、 目的 为了规范本公司公文处理的标准和要求及 文收、分、传、办以及行文的基本内容、要求、程序 特制定本规定。 二、 适用范围 本制度适用于本公司 所有部门和全体员工。 三、内容 文件种类： 请示：请上级指示和批准，用 “ 请示 ”。 报告：向上级汇报工作，反映情 况，用 “ 报告 ”。 批复：答复请示事项，用 “ 批复 ”。 通知：传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用 “ 通知 ”。 通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项， 用 “ 通报 ”。 决定：对某些问题或者重大行动做出安排，用 “ 决定 ”。 函：平行或不相隶属单位之间互相商洽工作，向有关主管部门询问和答复问题，用 “ 函 ”。 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位 共同遵守执行的，用 “ 会议纪要 ”。 简报：上下左右之间反映工作情况，交流工作经验，主要限于内部使用的，用 “ 简报 ”。 调查报告：为了解决实际问题，掌握客观规律，进行调查，获得对事物本质和规律性认识，用 “ 调查报告 ”。 公司行政文件分为三类： A 类文件：制度、规定、规范、补充规定、规章制度的解释说明等； 北京奥力泰格科技有限公司 第八章共二十章 编号： LAXZSK20200701 第 21 页共 60 页 版本号 A 行文管理制度 第 0 次修改 B 类文件：公告、决定、通告、通函、通知、复函等； C 类文件：公司签呈、文件会签单、收发文确认单等表格单据类。 公司行政文件编号规则： A 类文件编号规则： AAB－ CCCC－ DDD AA：编文单位及部门。 B：文件类别码， A 类文件的类别码即为 “A”。 CCCC：文件编制的年份。 例如， 2020 DDD：顺序号，是在前三项基础上的大流水号。 例如：《 行政管理规定 》编号为 “ LAXZSK20200701” B、 C 类文件编号规则： AAB－ CCCC－ DD－ EE－ FF A：编文单位及部门。 B：文件类别码。 CCCC：文件编制的年份。 DD：文件编制 控制代码 E：文件编制日。 FF：顺序号，是在前五项基础上的大流水号。 例如： 2020 年 7 月 10 日发布的《 宿舍规定 》，编号为“ LAXZSK202002 公司行政类表格单据类码：表格－部门名称－表格名 例如：财务管理中心的《借款单》，编码为： “ 表格－财务部－借款 单 ” 只有公司职能中心有权签发 A、 B 类文件，签发人必须为公司负责人或职能中心负责人，核发人必须为公司负责人或 行政部。 涉及多个部门配合执行的文件通过知晓人签字的方式完成会签后，方可正式行文。 附于正式文件之后，存于发文部门。 北京奥力泰格科技有限公司 第八章共二十章 编号： LAXZSK20200701 第 22 页共 60 页 版本号 A 行文管理制度 第 0 次修改 文件格式： 公司内部及对外的文件均需打印，无论行文或表格，均应采用标准的页眉及页脚格式。 除固定的表格外， 整篇文章的上下页边距不少于 2 厘米，左右页边距不少于 厘米，连续数页的文章，应于页脚正中连续编号（例如共 5 页的第 2 页标为 “ 第 22 页 共 60 页 ” ，字体一律用简体宋体，主标题二号字体，副标题三号字体，正文小四号字体，正文行间距为固定值 24 磅 ；文件标题之下均需注明文件编号；文件结尾须有签发部门 发人、核发人、抄报、送、抄发行等。 文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号等。 文件纸一般用 A4 纸，中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补， 裁切折叠，使其整齐划一。 内部行文可以用 各部门的 名义行文， 各部门 不得联合行文，各 部门之间不要用发文形式解决一般性问题。 各行文单位一般不得越级行文，特殊情况必须越级行文的，应当抄报越过的单位。 向上级请示的公文应一文一事， 主送一个单位，不要同时抄送下级单位， 不要直接送领导人（除直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。 对外行文的字号： 公司： X1X2（ X3）总字第 0000 号。 X1X2 为公司简称； X3 为地区类别，不需分地区者省略； 0000 为公司收（发）文流水号。 北京奥力泰格科技有限公司 第八章共二十章 编号： LAXZSK20200701 第 23 页共 60 页 版本号 A 行文管理制度 第 0 次修改 对于企业对外行文编号由 行政部 统一制定管理。 管理内容和要求 ： 保证及时、准确地处理公文，反对积压和紊乱， 注意文件的安全，防止失密泄密，是公 文处理的基本原则。 及时，就是要时刻注意文件的时间性，保证及时、迅速地处理公文，解决问题， 不积压， 不拖拉， 不误时，不误事。 一般公文的处理以不超过一周为限， 紧急公文随到随办。 准确，就是要时刻注意文件办理的准确性，行文文字要简明、确切， 条理要清楚。 文件收发运转要准确无误， 不出差错。 收文 有外单位送本公司的公文，统一由 行政部 签收、拆封、登记。 做到当日来文，当日拆封。 如发现漏页、漏附或误送， 应立即联系发文单位。 因故未能将当日来文拆封处理时，应将收到的文件全部看一遍，急件急办， 以防误压。 “ 亲收 ” 、 “ 亲启 ” 的文件，一定要有收件人或指定人员亲自收启。 可视情况进行登记。 “ 绝密 ” 文件， 一定要由公司负责人或指定的人员拆封。 某些不重要的，今后又无参考价值的文件， 如一般的会议通知、便函等 可不作登记。 在拆封登记时， 要按登记本所列项目逐项认真登记清楚。 登记本的项目。 一般应包括：收文日期、收文编号、来文单位、来文编号、来文摘由、附件密级。 随文附来的各种附件（包括文字、表格），要在专栏里将份数登记清楚。 分文 ： 来文经过登记手续后，按各部门分文，并要求签收。 分文、批办、签注意见时，一定要写清楚主办、协办部门、 北京奥力泰格科技有限公司 第八章共二十章 编号： LAXZSK20200701 第 24 页共 60 页 版本号 A 行文管理制度 第 0 次修改 阅知部门；哪些领导、部门负责人阅知、阅批。 凡是职责不清，难以确定主办部门的文件，先由总经办与有关部门联系后确定主办部门，如经联系后仍不能解决的，则送请领导指定部门主办。 运转 领导阅示。 某 部门办的文：先领导，后其他部门。 领导阅。 某部门阅的文：先领导，后部门。 办文 承办人收到文件后，拟办文稿，连同来文一并提交领导审核签发。 来文如有前案，承办人应将前案处理情况摘要说明。 需要会办会签的公文，会办会签前，主办部门必须与有关部门 交换意见，取得一致意见后，由主办部门负责迅速拟稿，并办理会签。 如需以上级名义行文时，要求内容正确，注意公文体式和文字、标点，必须根据问题的性质、内容和涉及范围，确定公文的文种、发放范围 （主送、抄报、抄送）、缓急程度（特急、紧急、急）、机密程度（绝密、机密、秘密）等。 签发 凡以公司名义发出的公文，均由 行政部助理 拟稿、打印，主管 核稿，总经理签发。 各 部门 发出的公文，由各 部门 专人拟稿、打印， 部门主管 核稿， 总经理 签发。 发文 凡经领导签发的公文，必须由 行政部 收发人员登记编号。 发 北京奥力泰格科技有限公司 第八章共二十章 编号： LAXZSK20200701 第 25 页共 60 页 版本号 A 行文管理制度 第 0 次 修改 文登记按登记本所列项目逐项认真登记清楚。 登记本的项目， 包括顺序、发文日期、发往公司或部门、文件份数、密级等。 文件封发时，应检查份数，附件是否相符，是否盖章，文件中的收文机关和信封上是否一致，检查无误后进行包封登记。 并在文件原稿和发文簿上注明发出日期。 缮印和校对 凡由 行政部 拟办的各类公文、简报、信息、会议日程、上报材料等由 行政助理 拟稿， 行政主管 校对，并送公司 总经理 核准后，方可打印。 各 部门 拟办的各类公文、简报、信息、上报材料等由 各部门专人拟稿 ， 部门主管 校对， 并送公司领导 总经理 核准后，方可打印。 公文打印按文件缓急程度依次排列，一般情况公文不超过两天，急件必须当日完成。 文件递送 和收文人在同一区域内，可采取文件直接递送，并且收文单位的收文人须在《发收文件登记表》上签字确认。 公司间的文件递送可用传真、邮寄（挂号信）、快递。 传真事项： 所有传真资料必须经责任部门负责人签字（相关财务时，必须有财务主管签字）。 清楚填写 “ 收发文确认单 ” ，以回传的确认单由 行政部 按日期统一归档。 以便备查。 邮寄事项： 如需邮寄、快递的所有物品或资料，都须经部门负责人同意，由部门负责人通知前台文员寄送。 并在《信件 /快递发件登记表》以及 北京奥力泰格科技有限公司 第八章共二十章 编号： LAXZSK20200701 第 26 页共 60 页 版本号 A 行文管理制度 第 0 次修改 快件底单上签字确认。 行政部 负责各部门需公告文件公告与收回交存工作，原则上公司文件公告期为 5 天；凡在岗员工均须在公告文件上签名以示知悉， 行政部 负责统计未签名之员工 ，并给予处罚；每次 10 元。 相关工作流程 《发文管理流程》 《收文管理流程》 《文件、货物收发管理流程》 相关记录表格 《 收 发文登记表》 《信件 /快递发件登记表》 《 相关函件格式》 北京奥力泰格科技有限公司。