总部管理手册(中(编辑修改稿)

总部管理手册(中(编辑修改稿)内容摘要：

凡总部所有房产、店头装潢、营运设备、电气设备、运输设备、通讯、事务机器等营业事业及办公等所需一切设备称为财产。 行业经典资料 仅供参考 Page 10 5． 6． 1． 2 分类方式 公司财产分六大类，每类分若干小类 第一类 —— 不动产类 办公室，仓库，店头卖场。 第二类 —— 机械设备类 冷气空调、照明设备、保全系统、电气用电源配线、保险箱、音响设备、饮水 机、教学用乐器。 第三类 —— 运输工具类 公司用车、及其他配屑公司名下之个人用车。 第四 类 —— 事务机器类 传真机、收银机、电脑、复印机、投影机、碎纸机、幻灯机、电算机、支票机、 电话„„等。 第五类 —— 事务用晶类 办公桌、椅子、柜子、白板、打洞机、汀书机„„等。 第六类一一其他及营业用品类 展示架„„未列入的设备用品每件价值 2 0 O 元以上，均可届之。 5． 6． 2 财产管理、购置及编号 5． 6． 2． 1 财产管理 A总务单位为公司财产的总主管部门。 B 其他各部门，各指定保管人员为辅助行政部门并向主管部门负责。 5． 6． 2． 2 财产购置 连锁总部内购置原材、物料、用品及各项固定资产，要依循公司采购管理办法的申请、采购验收等作业程序和规则办理。 5 6 2 2． 1 公司财产购置除第一类财产，应注意事项 A 购买物品应详细了解：至政府机关了解该建筑物的所有权、设定抵押情形、 买卖的记录及都市计划、使用状况等。 也需实地去了解建筑物占用情形，租赁关系 等。 B 慎选中介公司：建筑物的相关法令很多，专业性也相当高，故选聘专业中介公司是有其必要。 有信用、合法、有执照的费用可能较高，但为避免未来的纠纷和损失，有时仍是值得的。 C 充实相关法律知识：身为公司总务人员，要把工作做好，应该多投入一些时间去了解相关的法令，或请教专家、顾问，学习他们的经验，这对公司、对自己都是有益无害的。 5 6 2 2 2 由使用部门填写签呈，注明设备名称、规格厂牌、数量、使用目的、用途、预期效果、需要日期、购置预算金额等，送总主管部门初审。 5 6 2 2 3 总主管部门于初审时，得请财务部门及营业部门会审。 行业经典资料 仅供参考 Page 11 5 6 2 2 4 经初审通过的签呈，依费用申请及核淮程序核淮。 5 6 2 2 5 经核准购置的财产由 使用部门详填装置、场所、位置、口期等说明书或图面送往总务单位如期采购。 5． 6． 2． 3 财产编号 所有编码的资产均需列人财产清单中，总务单位留存一份总清册，各保管单位则留存所保管之清单 5 6 2 3 l类号：以英文字大写字母 A、 B、 C„„代表。 第一类 —— 不动产类 第二类 —— 机械设备类 第三类 —— 运输 T 具类 第四类 —— 事务机器类 第五类 —— 事务用品类 第六类 —— 其他及营业用品类 5． 6． 2． 3． 2)名称编号 财产名称，例 如办公桌、会议桌、 T 作桌、茶几等。 如办公桌规格有好几种，可将尺寸或特征列入，例如“ 3． 5 办公桌”、“双边抽屉办公桌”或“经理用办公桌”来加以区别，分别编号。 名称编号可视公司内各类财产多少决定。 以阿拉伯数字三位数应可够 J{{，前两数为小类号，后一位为财产名称号。 5． 6． 2． 3． 3 数量序号 每一财产名称在公司内现有的数量，以阿拉伯数字三位数表示，最多可编到 999。 如公司内各单项名称的财产数量并不很多，则两位数也可。 今后有新购相同财产，则依序再编号。 5． 6． 2． 3． 4 保管单位代号 一般所谓保 管单位，即指使用单位。 使用单位对该财产有保管之责，保管单位 代号可以阿拉伯数字一位数表示，即 0～ 9。 如公司单位较多，可用英文字母 AB„„„ Z，可容纳 26 个，单位代号和财产编号间可以“一”连接。 有此单位代号，我们很容易知道此财产的归属，尤其是桌、椅等可以搬动，数 量又多的财产，有助于辩识。 在年度盘点时，可由电脑列印盘点表。 但要注意，在 财产移转时，不要忘了将此代号更改为新使用单位的代号。 5． 6． 2． 3． 5 编码原则 口口口口 口口口 口口 类 名 数 单 号 称 量 位 类 号 号 号 行业经典资料 仅供参考 Page 12 5． 6． 2． 4 财产卡 建卡管理是最基础也是最常见的方式。 财产卡应登录下列资料： A财产名称及编号 B 规格或型号、年份 C 附件、配件 D 厂牌或制造厂 E 购买日期 F 购人价格 G 折旧年数 (折旧方式 )或记录 H 重大维修记录 I 投保金额或设定抵押记录 财产卡原则卜一式三份，会计单位保留一份，总务单位一份，使用该财产的单位一份。 一般两份也可，一份由会计单位留存，并随时记载每年折旧金额、重 大维修或设定抵押记录等，另一份交财产管理单位，应随时注意财产的维修及投保情形，并予记录。 财产卡原则是一件财产一卡，但如果在购时一次采购多数量的相同型式、规格的相同财产，而在同一单位使用时，为方便起见，用同卡也可，但须分别编号。 5． 6． 2． 5 财产编号标签 编号标签一般皆固定于财产表面较不明显处，早期的标签多为铝质，用螺丝钉加以固定。 现多以石化材质印刷，用强力胶质粘于财产表面。 标签的目的在于辩识，在盘点时较为方便。 由财产管理的总务单位统一印制，于财产购人时贴妥。 5． 6． 2． 6 领 用 A财产购入或取得所有权后，根据购人凭证、说明书等填制财产卡 (一式二份 )，由财会单位及总务单位、保管单位 (人 )各保留一份，另应由总务单位编列财产分类目录 (一式二份 )，由总务、财务单位各保留一份。 B 另外应将财产编列财产清册 (一式二份 )，分别由总务单位及所属保管单位或保管人各留存一份，以备待查及移交。 5． 6． 2． 7 保管 A总务单位应将财产登记卡按财产分类目录编号、分类、归档保管。 B 另设 (财产凭证袋 )将各财产取得有关凭证、文件、图说等套人保管。 C 财会部所留存的 (财产登记卡 )，是做为会计补助帐册，按法令规定，每年填入折旧提列金额及残值等记录之用。 D 各部门如需使用总务单位所保管的财产时，使用部门应填财物设备移转的签呈，向总主管部门申请使用。 E 移管或借出的财产，应随 (财产登记卡 )第三联，由使用部门保管使用。 如结束使用，财产 行业经典资料 仅供参考 Page 13 返还总主管部门时亦同。 F 容易搬动的财产，由各使用部门按放置场所分别填写财产设备明细表，填人该场所内所有财产设备的编号、名称、数量，以利保管。 5． 6． 2． 8 清点核查 A总务单位每六个月 (每年 5 月、 11 月 )应指示各财产 使用部门的辅助人员盘 点核查财产，并要求提出盘点表。 B 总务单位得随时核查使用 {部门的现有财产现状及数量是否确实。 C 总务单位得随时核查各财产使用部门，有无管理不善情形，有无有效使用 及闲置情形。 D总务单位如发现第二、三项的不良情况，应随即通知使 j{{部门主管改善，如 情形严重者应呈报总经理处理。 5． 6． 2． 9 遗失损坏处理 A使用或保管中的财产，如有遗失或故意损坏，应由使 J{j 部门详细渊查实情，专案报告总主管部门处理。 B 财产如有损坏或需保养，除订有固定保养期 间者，使用部门应即填写 (财产 修缮申请书 )，申请修理或保养。 5． 6． 2． 10保养及报废处理 财产随时在使用状态，发挥应有的功用，并延长财产的寿命。 这些维修的建筑物费用、重大损坏的原因等，都应在财产卡内留下记录，供财产管理部门随时了解及评估。 对已不能使用或过剩、旧式的财产，应由使用单位提出报废的申请。 A不定期性财产保养由各使用部门在使用期间中，发现需保养及修理时，随时得以 (财产修缮申请书 )申请。 B 定期性财产由总主管部门按财产定期保养规定，按期填写 (财产修缮申请书 )申请。 c 财产的保养及修理，重大的故障，或较精密的仪器、设备、电脑等仍需由原厂商来维修或签定维护合同。 D财产如已不堪使用须报废时，使用部门应即填写 (财产减损单 )向主管部门申请报废。 E 财产的报废，无论使用部门因不堪使用申请报废或总务单位认为必须报废， 均应将财产报废的说明详细载入。 F 财产报废如使用部门申请者，应由总务单位监定财产现状，确认已不能使 用或修理状态时接受，并签认。 G 总务单位变更财产前，应详查 (财产卡 )是否仍有折旧余额，如果卖价低于余 额，则为公司的损失。 故总 务单位应以公司利益为先，寻求有利的买主，以期获得 高价，尽量减少公司的损失。 5． 7 文件资料管理 5． 7． 1 适用范围 行业经典资料 仅供参考 Page 14 5 7 l 1 公司外来文件：包括邮件、电报、 F A X。 5 7． 1． 2 公司对内的签呈，档案归档等。 5 7 l 3 公司对外发文邮件、电报、 F A X 等的处理。 5． 7． 2 对内外行文 5． 7． 2． 1 拟文分类 A人事命令：任免、迁调、奖惩。 B 公告：各单位就主管业务，向公众或特定的对象宣布时使用，其方式得 15 长 贴各单位的布告栏或利用报刊等大众工具广为宣布，例： 征人稿。 C 函：各单位对所执行公务有下列情形时： 上级单位对所属单位有所指示、交办、批复时。 b．下级单位对上级单位有所请求或报告时。 c．平行单位或不相隶属的单位间行文时。 D 简便行文表：答复简单公务的业务，寄送文件、书刊或为一般联系、查询 等事项行文时。 E 行文种类除上述外，尚有报告、便笺、聘书、证明书或聘、雇契约书、纪 录、提案等，依职务、业务性质及处理方式等使用。 5． 7． 2． 2 稿面栏位填写 A文别：依行文的用途书写。 B 受文者：应书明 全称、地址。 非众所周知者，并应注明。 C 行文单位或副本收受者，应分别逐一填明。 D 速别：填“最速件”或“速件”等普通件不必填写。 E 密等：填极机密及解密条件 ?如非密件则不必填写。 F 附件：应注明名称及数量。 G 承办单位：注明主承办单位。 H 承办人：由承办人员签名或盖章，注明办稿的年、月、日。 5． 7． 2． 3 收发管理 A收文：外来文件由行政部统一收件。 B 发文：本公司对外发文，由行政部统一送邮局。 C 分文：行政部应依下列规定处理收 受的文件： a 公务文件：依主办单位别编号登记后，由符部门主管批示后分发各主办单位。 b 私人函件：普通函件送由所届单位转送，挂号函件通知本人签收。 D 会办：案件内容涉及其他单位，应分别会商，以免意见分歧。 各单位收到 会签的文件，应在指定时间内处理完妥，送回原会签单位，以明责任。 行业经典资料 仅供参考 Page 15。