经典word20xx使用技巧(编辑修改稿)

经典word20xx使用技巧(编辑修改稿)内容摘要：

开文档，按“ Shift+F5”快捷键，输入光标就会迅速跳到上次结束编辑工作 的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。 提示 :Word 可以记录键入或编辑文字的最后 3 个位置，在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。 要进到前两次编辑的位置，继续按下“ Shift+F5”快捷键，直到所需的位置。 在输入中文时可能需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。 但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。 要解决这个问题也不难，按如下步骤操作即可 :先选择需标注拼音的文字，然后单击“格式→中文版式→拼音指南 ”命令，出现拼音指南对话框，系统已经自动为文字加上了拼音，拼音后面的数字是声调，你可以在“拼音文字”栏中进行修改，单击“组合”和“单字”按钮可以让文字组成词组或分成单个的字，最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。 你可以使用快捷键在 Word 文档中插入当前的日期或时间，以下就是具体的操作方法 注意 :在使用这些快捷键插入日期或时间时，你实际上插入了一个在 Word 文档打开或打印时自动更新的域。 段落标记是按下 Enter 键结束一个段落后， Word 在文档中插入的一个非打印符号。 在选中“视图”菜单中的“显示段落标记”命令 时，段落标记在段落尾部显示为一个弯箭头，它包含了段落格式信息。 默认方式下，选中段落中的所有文本时， Word 将自动选择段落标记，并默认段落格式与文本一起复制。 但有时可能你仅需要复制段落中的文本而不需要其格式，那么请关闭自动选择段落标记功能，步骤如下 “使用智能段落选择范围”复选框。 该选项用来确定在选定整个段落文本时，是否自动选定段落标记。 如果在剪切和粘贴段落时包含段落标记，则源文档中不会留下一个空段落，并且所选内容自动包含段落格式 从 Excel向 Word 粘贴过数据的人都知道，如果你选中了含有数据的 Excel 单元格，复制到 Word 文档中以后，文档中显示的数据全部带有虚框。 如果你只想粘贴单元格中的数据，可以使用如下方法 :首先在 Excel 中复制选中的单元格，然后切换到 Word 中，单击“编辑→选择性粘贴”，在打开的对话框中选中“无格式文本”，单击“确定”按钮，粘贴至 Word 文档的文本即按模板默认的字体、字号等显示，倾斜、虚框等从 Excel 带来的格式全部消失。 如果你只想粘贴 Excel 表格中的文本，也可以采用上述方法去除表格线。 对于 @、＊、￥之类的特殊符号，如何将它们标记为索引项呢。 方法如下 :首先选定文档中的单个 符号，然后单击“插入→引用→索引和目录”命令，在出现的对话框中单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，在“主索引项”框中，紧随此符号键入“。 ”，最后单击“标记”按钮。 编制索引时， Word 将符号放在索引的开始部分。 如果所选索引格式包含用于字母组的标题，则符号将归为一组，置于数字标志 标题之下，既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其它标题来替换它。 你是否厌倦了在文档中插入特殊字符的繁琐操作。 以下是一个快速而简便的方法。 Alt 键，并使用小键盘输入字符编码（例如大括号的编码为 123），就可 以插入相应的符号。 注意 :这种方法要求你要记住一些常用的符号编码，要想知道具体的字符编码，请单击“插入”菜单的“符号”命令，并在出现的对话框中查找编码。 我们知道在 Word20xx 中可以用光标控制健移动图像、艺术字或者其它一些自选图形，但是它移动的距离是否让你满意呢。 是不是距离太大了。 其实你可以通过对“绘图网格”的设置来确定它每次移动的距离。 具体步骤如下 “绘图”按钮，选“绘图网格”，打开对话框，将水平间距和垂直间距都变为 厘米（具体大小可根据需要自己调整），单击“确定”按钮。 再移动 对象时，它就听话了。 还有一种方法就是我们可以在移动“对象”的同时按住 Cl 键，也能达到微调的目的。 当你在编辑一篇长文档时，你会发现浏览其中的某个关键部分是一件非常麻烦的事，你需要不断地移动屏幕进行寻找，尽管如此，还是经常找不着。 如果你在关键部分的开头设个书签．那么一切就简单多了。 操作方法如下 :选择“插入→书签”命令，在弹出的“书签”对话框中输入书签的名字，单击“添加”按钮关闭对话框，一个书签就设置好了。 使用时按以上步骤打开“书签”对话框，在书签名字上双击左键，即可快速定位到指定处。 “目 录级别”下键入 1 到 9 的数字，表示每种标题样式所代表的级别 注意 :如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如“标题 1”。 ，可选择文本，单击“条目”框，再单击“标记”。 添加条目结束后，请单击“关闭 单击“工具→选项”命令，在“编辑”标签中，选中“用 INS 键粘贴”选项，以后你复制或剪切了文本后，按下“ Insert”键，即可快速将文本插入相应位置。 在 Word 中当输完一些内容后，按下“ Alt+Enter”键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。 其实这个 快捷键对应的就是编辑菜单中的“重复”命令，与此技巧相同的还有“ Cl+Y”快捷键，利用它们都可以达到快速重复输入相同内容的目的。 Word20xx 也具有智能化功能，可以自动进行“记忆式输入”，当你在输入常用词组和常用句子时，用它可以帮上大忙。 方法如下 “插入→自动图文集→自动图文集”命令，这时会弹出一个自动更正对话框 “自动图文集”选项卡下的“显示 39。 记忆式输入’建议”选项，单击“确定”按钮 ，碰到常用的词组或常用的句子时，你只要选定它们，按下“ Alt+F3”组合键，在 弹出的窗口中按下“确定”，即可完成准备工作 ，当你输入这些常用词组或常用句子时，只要输入前几个字符， Word 就会自动给出建议使用的完整词条项，你只要按回车或 F3 即可接受该建议，若不想采用则继续输入其它字符即可。 对于重复性的工作，请使用键盘上的 F4 键。 当你按下该键时，最后一次操作将重复一次。 例如，你可以重复添加边框的操作，重复向所选文字添加加粗格式的操作，重复插入文件或图片的操作。 注意 :格式刷适合于添加复杂的格式，但如果你只需重复简单的操作，还是使用 F4 键吧。 该技巧同样适用于以下程序 :Excel、 PowerPoint。 先单击要选择文本的一角，再按下“ Cl+Shift+F8”组合键，然后按方向键→、←、↑或↓进行选择，也可以单击或拖动鼠标进行选择，此时， Word 也是按列反白显示文本。 按 Esc键或者在被选中的文本上单击鼠标左键，则取消选择。 你可以使用快捷键来访问格式工具栏上的字体或字号框，然后快速更改所选文字的字体或字号。 “ Cl+Shift+F”可访问字体框，按下 Cl+Shift+P 可访问字号框 注意 :这一技巧适用于 Excel、 FrontPage、 PowerPoint。 Word 文档字号的 默认设置最大只能为 72 磅，最小只有 5 磅，那么如何输入比 72 磅还大或者比 5 磅更小的字呢。 操作的步骤是 :先选中要修饰的文本，然后点击“格式→字体”命令，直接在“字号”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为 1～ 1638 之间。 在中文 Word 中，为突出显示汉字与英文之间的区别，汉字与英文字母和数字之间一般都存在一个空格大小的间隔，如果要删除，则进行如下操作 “格式”菜单中的“段落”命令，在“段落”对话框中点击“中文版式”标签 “字符间距”设置框下面，取消“自动调整中文与西文的间距”选项左边的钩即可。 在 Word 文档中，如果你试着打入“ :(”，看看是不是变成了哭丧脸符号。 打入“ :)”，是不是变成了笑脸符号，另外，输入 :)、 :(、 :|、 :|都可以呈现不同的表情符号，非常有意思（注意 :此功能必须在英语输入法状态下才有效）。 这是为什么呢。 其实这是 Word 利用自动更正功能进行替换。 要启用或关闭此功能，可以单击“工具→自动更正选项”命令，在打开的窗口中单击“自动更正”选项卡，将“键入时自动替换”一项选中或取消即可。 选择你想要更改大小的文字并按下“ Shift+F3”键，每次按下“ Shift+F3”键时，文 字格式将在全部大写和小写之间切换。 Word 提供了进行语法错误和拼写错误检查的功能，对于一些常用英语词汇有一定作用。 但是，当遇到一些专业性较强的词汇时，它也会自作聪明，在它认为输入错误的词条下添加波浪线条来提醒你更正。 一般情况下，我们只能用鼠标选中一个词条，然后鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“全部忽略”命令进行更正，之后再选中另一个词条进行更正，这样一条一条的进行操作，方法比较繁琐。 其实我们可以用下面的方法来加快操作 :鼠标左键双击下面状态栏的“拼写和语法状态”标志，选择“全部忽略”进行更正，就可快速执行整 个Word 文档的语法错误和拼写错误检查。 Word 中提供了多种艺术字格式，为用户建立漂亮的文档提供了帮助。 如果将艺术字功能与三维及阴影功能相结合，会使艺术字的形式更多样。 具体操作方法为 ，然后用鼠标单击“插入→图片→艺术字”命令，出现“艺术字”库窗口，然后选中一种艺术字样式，在文档中插入艺术字 ，然后将艺术字作为图片进行编辑，单击“绘图”工具栏中的“阴影样式”或“三维效果样式”按钮对艺术字进行三维或阴影效果处理 、照明角度及表面效果或阴影的位置、颜色等不满意，可点击三维（阴影）效果按钮，进行三维（阴影）设置。 ，格式信息将出现在显示格式任务窗格中 ◆若要更改格式属性，例如字体，可单击带有超链接的文字，然后在出现的对话框中作出更改 ◆要确定格式源，例如格式是否来源于样式，请选中“区分样式源”复选框 ◆要显示格式标记，例如段落标记和制表符，请选中“显示所有格式标记”复选框 ◆要将所选文本格式设置为周围文本的格式，请选定该文本。 然后在所选文字框中，单击箭头，再单击应用周围文本的格式。 要想快速 增大或减小 Word 中文字，首先选中要更改的文字。 如果要加大文字，按下“ Cl+Shift+”。 如果要减小文字，按下“ Cl+Shift+”。 注意 :该技巧在 PowerPoint、 FrontPage 中同样适用。 我们一般都是用一段文字替换另一段文字，但是你想过用图片替换文字吗，可能你以前没试过，因为你无法在“替换为”框中输入图片，事实上这是可以实现的。 它的操作方法是，首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“ ^c”（注意 :输入的一定要是半角字 符， c 要小写），单击“替换”即可。 如果你想为 Word 的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加注释，而又不想让注释出现在文档中，下面 3 种方法中的任意一种可以帮你实现 ，单击“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方 ，单击“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则 在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来） ，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非 Word 格式也行），然后建立一个链接 :选中要加注释的文本，单击“插入→超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键人文件名称或 Web 页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加 注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），按住 Cl 键，点击该文本则可直接打开注释文本所在的文件。 Word 中表示字体大小时，通常采用的单位是号（一号、二号）和磅（ 16 磅、 28 磅）。 如果我们希望设置一种既比某磅（如 24 磅）稍大一些，又比某磅（如 25 磅）稍小一些，我们可以选中字形窗口，直接在其中输入 24． 5 即可。 注意 :此法只支持半（即 0． 5）磅字体，不支持如 0． 2 磅、 0． 7 磅等字体。 这一技巧适合于 Word 和 Excel 中任何字号的 TrueType 字体（比如 ）。 在平时的替换操作中，我们一般 都是进行不同内容的简单文字替换，对文字的格式没有特殊的要求。 如果要将全文中的某个词或者字替换为统一的格式，比如将“电脑报”改为红色、斜体、下划线，一个一个地改当然费时费力。 用下面的方法可以轻松实现批量替换 :打开“替换”对话框，在“查找内容”中输入“电脑报”，在“替换为”中同样输入“电脑报”，然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设置为红色、斜体、下划线，单击“全部替换”即可。 我们将网页保存为文本文件后再用 Word打开后发现有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行，用手工删除整篇文章中无用的换行 符十分麻烦。 利用 Word 的“替换”功能，可以快速删除换行符。 方法是 :单击“编辑→替换”命令，在弹出的替换窗口中单击“高级”按钮，在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”在查找内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”，然后单击“全部替换”按钮，数千个没用的空行瞬间清理完毕。 如果你有特殊的语法和风格的规则，并且想把它应用到每个 Word 文档中（例如 :。